醫(yī)院藥品“兩票制”的信息化管理

劉純彤，李桂茹*，劉向陽，張福海，王勝坤

0 引言

為深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，規(guī)范藥品流通秩序，減少流通環(huán)節(jié)，降低虛高藥價，增強(qiáng)人民群眾的醫(yī)改成果獲得感，國務(wù)院醫(yī)改辦于2017年1月印發(fā)《關(guān)于在公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購中推行“兩票制”的實施意見》的通知(國醫(yī)改辦發(fā)[2016]4號)精神[1]。2017年4月，遼寧省衛(wèi)生計生委辦公室印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)遼寧省公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購“兩票制”實施細(xì)則(試行)的通知》(遼衛(wèi)發(fā)[2017]29號)，推動在全省公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購中落實“兩票制”。

1 “兩票制”文件的落實及現(xiàn)狀

1.1 文件要求 文件要求公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)在藥品驗收入庫時必須驗明票、貨、賬三者一致方可入庫、使用，同時要向配送藥品的流通企業(yè)索要、驗證發(fā)票，還應(yīng)當(dāng)要求流通企業(yè)出具加蓋印章的由生產(chǎn)企業(yè)提供的進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件，兩張發(fā)票的藥品流通企業(yè)名稱、藥品批號等相關(guān)內(nèi)容互相印證，且作為公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)支付藥品貨款的憑證，納入財務(wù)檔案管理。

1.2 管理現(xiàn)狀及面臨的問題 隨著“兩票制”相關(guān)政策的貫徹與實施，商業(yè)購進(jìn)發(fā)票復(fù)印件的管理成為了醫(yī)院藥庫管理的一項重要內(nèi)容。目前醫(yī)院實行“兩票制”管理的西藥、中成藥和草藥合計近1 600種，每周藥庫均發(fā)送1～3次不等的藥品采購計劃，每次藥品采購都伴隨著大量商業(yè)購進(jìn)發(fā)票復(fù)印件。由于“兩票制”管理模式推行時間較短，國內(nèi)大部分醫(yī)院仍處于紙質(zhì)化管理狀態(tài)，紙質(zhì)化管理形式主要存在以下缺點(diǎn)：①傳遞不便，效率低下；②人工管理，容易出錯；③文件龐雜，費(fèi)用較高；④存檔保管，查閱不便，不利監(jiān)管。因此，急需一種既能滿足國家政策要求，又具有快速準(zhǔn)確查詢功能的管理模式。

1.3 擬定解決方案 醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)不僅可以提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，而且也是提高醫(yī)院整體競爭力的重要手段[2]。目前，在醫(yī)院藥品采購環(huán)節(jié)，采購計劃信息的傳遞可以通過建立供應(yīng)鏈信息平臺完成，該平臺搭建是實現(xiàn)醫(yī)院信息化系統(tǒng)(Hospital Information System，HIS)與商業(yè)公司信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接[3]。要實現(xiàn)藥品購進(jìn)發(fā)票的高效管理，以電子化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工紙質(zhì)化管理才能從根本上解決問題。在供應(yīng)鏈信息平臺的基礎(chǔ)上，結(jié)合我院現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)，我部門提出了全新的藥品購進(jìn)發(fā)票電子化管理方式，商業(yè)公司按照要求將每批藥品“兩票”的電子掃描文稿上傳至供應(yīng)鏈信息平臺，并建立服務(wù)器統(tǒng)一保存和管理，便可實現(xiàn)對藥品“兩票”的電子化管理。

2 建立“兩票”管理方式

2.1 供應(yīng)鏈信息平臺的搭建 醫(yī)院藥品供應(yīng)鏈信息平臺是由醫(yī)院HIS系統(tǒng)和商業(yè)公司信息系統(tǒng)組成的[4]，兩者的信息對接互動，實現(xiàn)采購計劃電子訂單-EDI方式實時傳遞，取代電話、傳真、紙質(zhì)計劃，匯總發(fā)票，減少票據(jù)量，批量入庫，降低入庫工作量，基于條形碼的智能化入庫驗收以及檢驗報告和冷鏈溫度記錄的電子化上傳等功能，提高藥品信息的可追溯性和準(zhǔn)確性[5-6]?；诂F(xiàn)有平臺，與計算機(jī)工程師共同研究開發(fā)了發(fā)票信息傳遞功能模塊，程序編寫基本信息見表1。

表1 供應(yīng)鏈平臺系統(tǒng)的編寫

2.2 平臺運(yùn)行及使用 采購員上傳藥品采購計劃至醫(yī)院供應(yīng)鏈平臺，商業(yè)公司登陸平臺獲取計劃內(nèi)容，生成銷售訂單，信息傳遞至公司物流(Warehouse Management System，WMS)系統(tǒng)，生成條碼后進(jìn)行快速分揀、出庫作業(yè)，由(Transportation Management System，TMS)系統(tǒng)生成車輛配送任務(wù)。商業(yè)公司將本次計劃涉及的銷售和購進(jìn)發(fā)票信息一并回傳至醫(yī)院供應(yīng)鏈平臺，傳遞過程如圖1所示。

圖1 電子化上傳“兩票”流程圖

為了實現(xiàn)儲存后的數(shù)據(jù)能夠依據(jù)指定關(guān)鍵詞調(diào)取和查閱，我們對商業(yè)公司回傳的數(shù)據(jù)提出了相關(guān)要求，包括各商業(yè)公司必須以指定原則命名商業(yè)購進(jìn)發(fā)票PDF文件，方可上傳至平臺，文件名

稱包括醫(yī)院藥品ID、商業(yè)購進(jìn)發(fā)票號和藥品批號3個部分。當(dāng)商業(yè)上傳購進(jìn)發(fā)票PDF文件時，系統(tǒng)會將文件名稱中的字段與銷售信息中的內(nèi)容進(jìn)行比對，如購進(jìn)發(fā)票號與藥品批號不一致，系統(tǒng)視為“無購進(jìn)記錄”。為了加強(qiáng)監(jiān)管，系統(tǒng)中植入商業(yè)公司電子印章，如圖2所示。每個公司的電子印章在相關(guān)部門備案后才能使用，該方式得到衛(wèi)健委和藥檢部門認(rèn)可，解決了文件的合法性問題。

圖2 商業(yè)公司電子印章

藥品入庫時，利用智能化設(shè)備掃描貨箱條碼，快速顯示對應(yīng)的發(fā)票、藥檢、冷鏈運(yùn)輸溫度等信息，如圖3所示。電子發(fā)票信息可通過移動終端觸摸屏點(diǎn)擊“查閱”進(jìn)行放大查看，內(nèi)容全面且清晰可見，包括藥品的名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量以及批號等。

系統(tǒng)運(yùn)行初期，我們在系統(tǒng)后臺可維護(hù)兩票和集團(tuán)內(nèi)調(diào)貨品種信息，系統(tǒng)便可以完成自動核查并彈窗提示，如商業(yè)公司未上傳購進(jìn)發(fā)票文件或所驗收品種為集團(tuán)內(nèi)部調(diào)貨品種，系統(tǒng)彈窗提示“無購進(jìn)發(fā)票文件”或“集團(tuán)內(nèi)部調(diào)貨品種，請仔細(xì)核對購進(jìn)發(fā)票”，如圖4所示。當(dāng)出現(xiàn)異常入庫信息時，醫(yī)院推送至對應(yīng)商業(yè)公司，公司可在線查閱、核對和補(bǔ)傳文件。入庫確認(rèn)后，所有信息文件將鎖定，禁止修改。

圖3 電子購進(jìn)發(fā)票查看界面

圖4 兩票以及集團(tuán)內(nèi)調(diào)貨品種提示界面

此外，該系統(tǒng)具備財務(wù)審核功能，利用關(guān)鍵詞檢索，便可調(diào)取對應(yīng)商業(yè)購進(jìn)發(fā)票的PDF文件，財務(wù)人員在線進(jìn)行審核。如圖5所示。

圖5 財務(wù)核查與備份界面

2.3 平臺運(yùn)行前后時間成本對比 統(tǒng)計系統(tǒng)運(yùn)行前(2017年5月8日至6月5日)后(2017年9月1-30日)的入庫情況，記錄藥品驗收入庫單月時間成本。如圖6所示。藥品入庫驗收過程中發(fā)票整理歸檔環(huán)節(jié)消耗時間從每月8 050 min降至每月134.1 min，降幅達(dá)98.33%。

圖6 系統(tǒng)運(yùn)行前后藥品驗收入庫時間成本分析

3 討論

利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，藥品“兩票”以電子文件的形式實現(xiàn)信息的快速交互和有效傳遞，整個過程由服務(wù)器自動完成，受外界因素影響小，確保發(fā)票信息驗收審核精準(zhǔn)無誤。電子發(fā)票能有效節(jié)省紙質(zhì)打印費(fèi)、人工管理費(fèi)等多種費(fèi)用。在查閱、驗收、審核、上級監(jiān)管和審查等方面能夠快速響應(yīng)。日常工作中，移動工作站實時驗收及查閱入庫信息，系統(tǒng)自動校驗，省去人工核對過程，而且還能夠根據(jù)藥品相關(guān)信息，快速查詢和追溯相關(guān)歷史記錄，提升藥品管理，保障藥品渠道安全。

4 結(jié)語

2017年國家頒布“兩票制”相關(guān)政策后，我院率先開發(fā)“兩票制”文件智能化管理系統(tǒng)并于2017年9月1日成功投入使用，在相關(guān)領(lǐng)域處于國內(nèi)領(lǐng)先水平。經(jīng)過多次改進(jìn)和完善，逐步實現(xiàn)平板電腦實時顯示“兩票制”文件信息、系統(tǒng)提醒是否“集團(tuán)內(nèi)部調(diào)貨品種”、兩票信息是否齊全、系統(tǒng)自動校驗電子發(fā)票是否與銷售信息對應(yīng)、按藥品批次管理兩票信息以及財務(wù)人員二次核查等諸多功能，提高信息可追溯性，為醫(yī)院節(jié)省了大量人力、物力成本，提高了工作效率和工作質(zhì)量。