對新時期檔案信息化建設(shè)發(fā)展的思考

◎欒 嵐

（公主嶺市發(fā)展和改革局 吉林 公主嶺 136100）

大數(shù)據(jù)時代為檔案管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，檔案管理模式也在不斷進步與革新，以更好地適應(yīng)社會的需求，充分發(fā)揮檔案信息化的管理優(yōu)勢促進整個行業(yè)服務(wù)效率的提高。

一、檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容與任務(wù)

檔案的信息化建設(shè)，即是通過運用專業(yè)信息技術(shù)提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。經(jīng)過調(diào)研分析重新定位檔案管理水平的發(fā)展情況、新的原則及理論，以這些因素確立網(wǎng)絡(luò)檔案管理及服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)與策略，來推進檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化進程。通過系統(tǒng)性應(yīng)用信息技術(shù)生成，由此實現(xiàn)管理開發(fā)利用檔案的過程。

在操作層面，檔案的信息化以信息記錄的方式組織文件，方便管理人員使用文件。從宏觀的角度看，檔案的信息化建設(shè)可以分為整體和細(xì)節(jié)兩大類。從一般角度來看，檔案信息是一個非常復(fù)雜的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。將通過信息構(gòu)建來闡明這種關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，對信息進行匯總，然后將信息與各個行業(yè)集成以使檔案信息化。施工情況以透明的方式在管理者面前公開，方便了檔案部門經(jīng)理的檔案整合和檔案使用[1]。再次，查看詳細(xì)信息，文件信息是內(nèi)部問題，是文件的分支，與文件在公司中的位置有關(guān)。

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，在檔案信息建設(shè)方面也取得了巨大成就。存檔信息的記錄更加全面和詳細(xì)，并且也很容易找到。您可以在答案中快速找到實際的文件信息，供文件管理人員使用。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)從全局和細(xì)節(jié)兩方面入手，以便更全面地建設(shè)更有效的檔案信息化，并能跟上現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐。

隨著科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在運營過程中需要各種資源管理系統(tǒng)來支持，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在形勢的需要。所以，必須提升對檔案管理的重視度程度，提升檔案管理效率，規(guī)范檔案管理。在檔案管理過程中，檔案管理人員可以對于檔案信息進行無縫銜接，建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)；應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范來約束檔案管理工作，對檔案管理員及時進行培訓(xùn)，對兼職的檔案管理員也要進行相應(yīng)的培訓(xùn)考核，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，提升工作效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

目前社會大數(shù)據(jù)時代背景，檔案管理的工作呈現(xiàn)出不同的方式特點。檔案管理信息化與目前檔案工作的需求相符，信息資源的價值能夠被有效分析利用，這樣才能創(chuàng)立檔案工作的新局面。

基于檔案信息化建設(shè)，信息資源的價值會被有效分析和利用，而互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息的交流與交換速度迅猛，在各個行業(yè)的檔案管理部門均形成了龐大的體系，為檔案工作增添了很大的難度。從檔案室以及自身數(shù)據(jù)，還有新增的數(shù)據(jù)來說，都是一種海量存在的狀態(tài)。由于檔案管理工作量大，所以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以對這些數(shù)據(jù)信息進行高效的科學(xué)管理，減輕檔案管理員的工作壓力，以此來提高工作效率，并且通過信息技術(shù)，可以對信息進行深層的挖掘以及分析探索，可以更好的利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的最大化[2]。

通過現(xiàn)在的信息技術(shù)來對現(xiàn)有檔案進行信息數(shù)據(jù)的整合與資源共享。而傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于這一點是很難實現(xiàn)的，數(shù)據(jù)的聯(lián)動整合與資源共享，在操作上有很大的難度?，F(xiàn)代化信息技術(shù)可以實現(xiàn)這一點，呈現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化，建立數(shù)據(jù)化信息平臺，實現(xiàn)資源整合共享。海量的信息數(shù)據(jù)在存儲方面，現(xiàn)在我們互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，各個領(lǐng)域行業(yè)的檔案管理單位答案信息的數(shù)據(jù)都是很大的，各事業(yè)單位都要做好自己數(shù)據(jù)的存儲工作。傳統(tǒng)的檔案載體是紙質(zhì)版形式，而現(xiàn)在電子文件大量形成，目前來說工作就是信息的安全存儲。尤其是機關(guān)單位行業(yè)也對于檔案管理的密級有了高度的要求，這也是信息存儲技術(shù)方面所面臨的挑戰(zhàn)。需要搭建穩(wěn)定的資源防護體系，來保證電子資源能夠永久讀取，且保證其機密性，信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用加強檔案信息存儲的問題。

檔案信息的資源量巨大，傳統(tǒng)的管理模式會造成檔案管理工作量巨大信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效的解決這一點，使檔案管理工作效率得以有效提升，也因此促進了海量信息資源激增，從這些信息中提取有用的信息難度較大。在這方面，需要花費一些精力去做好歸納。當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)上投資巨大，基礎(chǔ)設(shè)備都是可以滿足信息化建設(shè)的工作需要。但如果因為檔案管理員操作水平低、對于信息化設(shè)施使用不規(guī)范，容易導(dǎo)致工作效率下降。因此對于檔案信息化管理人員的信息化技術(shù)，需要不斷加以培養(yǎng)和提升。

三、推動科研檔案管理信息化建設(shè)的策略

第一，完善檔案信息管理化系統(tǒng)，提高資源共享程度。要建立健全相應(yīng)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，加強信息化建設(shè)的重視程度，加大投資基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保證檔案信息化工作的正常開展。作業(yè)人員在收集數(shù)據(jù)時，務(wù)必保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性，工作流程的規(guī)范化，以減少檔案泄露的可能性。要改變管理人員的傳統(tǒng)觀念，實現(xiàn)資源共享[3]。要制定切實可行的檔案信息化建設(shè)管理體系，以科學(xué)合理的方式進行檔案管理，明確整個信息建設(shè)的具體流程，發(fā)揮信息化建設(shè)的功能。

第二，強化檔案信息化管理人員培訓(xùn)。在整個檔案管理過程中，管理人員是工作的主力，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響到信息化建設(shè)的質(zhì)量。因此應(yīng)該定期的組織信息化建設(shè)培訓(xùn)，使檔案管理員于計算機系統(tǒng)的操作更加熟悉和專業(yè)，提高檔案管理員現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用能力，從而提高單位整體的檔案管理工作質(zhì)量，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求。

第三，開展交流合作，強化信息系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)與信息系統(tǒng)公司合作，加強檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，增強管理的流暢性，建設(shè)更便捷細(xì)化的檢索模塊等，為開展檔案信息化工作提供更好的支撐，降低人力物力財力的消耗，提升工作效率。通過開展合作，促進資源之間的交流，讓各個單位意識到開展檔案信息化管理的重要性，運用先進技術(shù)完善檔案信息管理建設(shè)工作，提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案信息的真實性與時效性，提升信息利用率，推動行業(yè)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在目前大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)通過各種的科學(xué)技術(shù)手段，能夠透徹分析檔案的資源情況，對于有效信息的過濾更加快速；通過信息化技術(shù)，使檔案管理的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中更加便捷優(yōu)化，降低檔案管理成本，提升工作效率，提升信息化管理的整體水平；要堅持推進檔案信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，采取有效措施進行網(wǎng)絡(luò)安全防護，促使檔案管理的信息化建設(shè)跨入數(shù)字化檔案管理的新時代。