淺談事業(yè)單位檔案信息化管理

◎劉新穎 鄧慶軍

（灤平縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理中心 河北 灤平 068250；中石油河北承德銷售分公司 河北 承德 067000）

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案工作具有一定的特殊性，隨著社會(huì)服務(wù)工作范圍擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加，檔案工作和事業(yè)單位整體發(fā)展愈加密不可分。事業(yè)單位檔案管理工作面臨著信息化發(fā)展的新要求，這也成為當(dāng)下需要深入研究和實(shí)踐的重大課題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多問題，影響了檔案管理信息化進(jìn)程。

第一，對(duì)檔案信息化工作重視程度不足。對(duì)檔案工作缺乏足夠重視，是阻礙檔案工作信息化的主要因素。在現(xiàn)實(shí)工作中主要體現(xiàn)在從事檔案信息化管理人員專業(yè)性不足，對(duì)于檔案管理工作考核力度不夠。據(jù)調(diào)查顯示，當(dāng)前在事業(yè)單位對(duì)檔案工作人員的年齡、能力等條件限制都較為寬松，不利于檔案工作信息化效率的提高，不利于充分發(fā)揮檔案管理工作功能。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的文件整理、信息記錄，并不需要較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，也不需要投入過多的人力資源；許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的考核并不嚴(yán)格，甚至沒有建立關(guān)于檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案信息化管理工作開展。

第二，檔案信息化工作管理制度不完善。事業(yè)單位檔案信息化需要內(nèi)部各個(gè)部門的有效銜接和配合，需要根據(jù)單位工作實(shí)際需求建立完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為各項(xiàng)工作開展提供借鑒和幫助。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作明顯滯后，主要表現(xiàn)在管理制度建設(shè)不足，管理方法存在明顯滯后性。相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前檔案工作仍然受到傳統(tǒng)模式的局限。通過紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)來實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的調(diào)取和利用，這樣的管理方式不僅僅使檔案利用效率較低，也容易使檔案出現(xiàn)損壞，對(duì)于檔案工作的監(jiān)管也主要依靠傳統(tǒng)攝像頭的記錄，并不全面。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)手段的利用不足，檔案管理沒有進(jìn)行科學(xué)的精細(xì)化管理，制約了事業(yè)單位整體信息化建設(shè)。

第三，檔案信息化專業(yè)人才缺乏。隨著檔案信息化的推廣和應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員的要求越來越高，不僅要求他們具備專業(yè)的檔案管理能力，還要具備高水平的檔案信息處理能力，能夠熟練運(yùn)用各種檔案管理軟件。但是從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，現(xiàn)有檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專門的技術(shù)培訓(xùn)，不能滿足當(dāng)前檔案信息化工作的新要求；許多事業(yè)單位沒有建立一支專業(yè)化的檔案信息化工作隊(duì)伍，不能充分發(fā)揮檔案信息在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案信息化觀念

檔案管理人員要根據(jù)事業(yè)單位工作出現(xiàn)的新變化和新特點(diǎn)，摒棄以往簡單的工作方式，全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案資源在事業(yè)單位工作中的重要作用。為了適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，事業(yè)單位檔案管理人員要協(xié)調(diào)好管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)，充分開發(fā)各種檔案資源，不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，采用現(xiàn)代化管理模式，樹立檔案信息整合共享理念，提升自身業(yè)務(wù)水平，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作健康發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)等現(xiàn)代化手段都能為檔案工作提供技術(shù)支持，電子檔案建設(shè)也是未來檔案工作的重要方向之一。事業(yè)單位要加大信息化投入，積極建設(shè)電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)存儲(chǔ)和修改，保證檔案的準(zhǔn)確性和保存的長久性，解決紙質(zhì)檔案管理的局限問題。電子檔案建設(shè)需要事業(yè)單位加強(qiáng)專業(yè)人才的聘用，以高素質(zhì)的隊(duì)伍來推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。要進(jìn)一步提升自身辦公自動(dòng)化水平，擴(kuò)大檔案信息資源服務(wù)范圍，提升內(nèi)部服務(wù)能力，提高電子檔案利用率，豐富檔案內(nèi)容，為事業(yè)單位發(fā)展提供借鑒和幫助。與此同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理，建立完善的安全技術(shù)防范體系，提升檔案信息安全技術(shù)管理水平，做好日常安全管理保護(hù)工作，健全信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為整個(gè)檔案信息化工作提供保障。

（三）完善檔案信息化管理制度

事業(yè)單位要做好“頂層設(shè)計(jì)”，從宏觀上做好檔案信息化工作指導(dǎo)，規(guī)范管理流程，建立完善的管理制度，保證后續(xù)工作正常開展。要對(duì)檔案工作制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)，明確任務(wù)目標(biāo)和權(quán)責(zé)分配，提高檔案工作效率；實(shí)現(xiàn)自我檢視、自我建設(shè)、自我完善；針對(duì)檔案信息化工作存在的問題、針對(duì)不同工作環(huán)節(jié)，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，促使各項(xiàng)管理制度落實(shí)到位。

（四）優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化內(nèi)容

事業(yè)單位要根據(jù)自身工作實(shí)際需求，堅(jiān)持循序漸進(jìn)原則，有步驟、有選擇地開展檔案信息化工作。嚴(yán)格按照國家制定標(biāo)準(zhǔn)，做好信息化檔案和電子文件歸檔工作，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，做好重點(diǎn)檔案管理；保證信息化檔案格式符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行規(guī)范化處理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，真正把內(nèi)部檔案資源信息化開發(fā)和利用納入標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。在進(jìn)行檔案信息編研過程中，要對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整理和加工，提升檔案信息化服務(wù)水平，為事業(yè)單位發(fā)展提供重要信息支撐。

三、結(jié)語

檔案工作對(duì)于事業(yè)單位的決策制定、人事調(diào)動(dòng)、統(tǒng)籌規(guī)劃等各項(xiàng)工作都有著重要作用，事業(yè)單位檔案信息化是需要我們?cè)诮窈蠊ぷ髦胁粩嗵剿鞯闹匾n題。面對(duì)新形勢(shì)，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變檔案信息化工作觀念，創(chuàng)新檔案工作管理方式，建立現(xiàn)代化檔案信息化管理系統(tǒng)，完善檔案工作信息化管理制度，促進(jìn)檔案信息化工作持續(xù)發(fā)展。