淺談單位印章的管理與使用

◎張洪霞

（吉林省核工業(yè)地質(zhì)局 吉林 長(zhǎng)春 130062）

印章在社會(huì)各個(gè)行業(yè)都是不可缺少的。在日常工作中，印章的管理和使用涉及方方面面。管理人員要注意每一個(gè)細(xì)節(jié)部分，處理好這些細(xì)節(jié)問(wèn)題，才能管理好、使用好印章，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

一、嚴(yán)格遵守國(guó)家對(duì)印章管理的有關(guān)規(guī)定

新中國(guó)成立后，國(guó)家對(duì)印章管理工作曾經(jīng)在1979年、1993年和1999年出臺(tái)了相應(yīng)的有關(guān)印章的管理規(guī)定。1993年國(guó)務(wù)院印發(fā)了《國(guó)務(wù)院關(guān)于行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》（國(guó)發(fā)〔1993〕21號(hào)），對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)格、制發(fā)和管理重新作了統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)以前相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有些規(guī)定條款已不再適用，在1999年國(guó)務(wù)院印發(fā)了《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國(guó)發(fā)〔1999〕25號(hào)），對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體印章的制發(fā)收繳和管理做了新的規(guī)定，使之更完善更適合當(dāng)今社會(huì)的需要；《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》更詳細(xì)地對(duì)印章的規(guī)格、式樣、制發(fā)、印章的名稱、文字、字體、圖案、印章的材質(zhì)等做出規(guī)定，具有很強(qiáng)的操作性。

二、制定與本單位職能相適的印章管理辦法

一個(gè)單位要制定出相應(yīng)的印章管理辦法，對(duì)印章管理的一些具體事項(xiàng)逐一進(jìn)行規(guī)范，是管理印章有法可依、有章可循，按一定程序辦事、按部就班工作，避免一些不該發(fā)生的問(wèn)題，使工作達(dá)到規(guī)范化制度化管理。本單位印章管理辦法，主要包括以下五部分內(nèi)容。

第一，印章的刻制、啟用、本單位印章的刻制由辦公室按規(guī)定到公安機(jī)關(guān)指定的刻制單位刻制；各處室需要刻制業(yè)務(wù)印章的必須經(jīng)法人同意、由辦公室統(tǒng)一辦理，任何部門(mén)和個(gè)人均不得自行刻制公章。

第二，印章的保管。單位的公章、鋼印、主要領(lǐng)導(dǎo)人的個(gè)人名章，由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，各處室的業(yè)務(wù)印章由本處室負(fù)責(zé)人指定專人保管。未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得私自轉(zhuǎn)交他人代管。印章的管理者要妥善保管《用印登記簿》。印章應(yīng)放置于防盜性能可靠的鐵皮柜或?qū)ｉT(mén)加鎖的抽屜內(nèi)保存。

第三，印章使用審批與登記。單位的印章要經(jīng)過(guò)審批才能用印。使用單位公章須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；凡需要加蓋領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名章須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人或辦公室主任批準(zhǔn)；使用各業(yè)務(wù)處室印章，須經(jīng)各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；制發(fā)的公文以單位法人簽發(fā)為用印依據(jù)；其他用印事項(xiàng)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)做好用印登記。凡蓋章出具的介紹信、證明信必須保留存根，原則上不出具空白介紹信。嚴(yán)禁在空白紙上、空白獎(jiǎng)狀和證書(shū)等上面蓋章。

第四，印章的使用范圍。（1）使用黨委印章：以黨委名義制發(fā)的公文、辦理的審批事項(xiàng)、報(bào)出的各種報(bào)表及頒發(fā)的各類獎(jiǎng)狀、證書(shū)；開(kāi)具黨委的各類介紹信、證明信。（2）使用本單位印章：以本單位名義制發(fā)的公文、辦理的審批事項(xiàng)，報(bào)出的各類報(bào)表、考核表，頒發(fā)的各類獎(jiǎng)狀、證書(shū)；開(kāi)具本單位的各類介紹信、證明信，同有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、委托書(shū)等。（3）根據(jù)具體業(yè)務(wù)工作的需要，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)使用相應(yīng)的印章。

第五，印章的停用、銷毀。因單位撤銷、名稱變更、印章?lián)p壞等因素造成印章停用，應(yīng)及時(shí)將原印章交回辦公室，辦理交接手續(xù)，停用的印章將形成實(shí)物檔案進(jìn)行封存留檔。印章?lián)p壞的應(yīng)停止使用，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

三、不斷提升印章管理人員綜合素質(zhì)

辦公室是一個(gè)單位面向社會(huì)的窗口，工作人員的言行舉止影響著單位的形象。因此，辦公室工作人員要注重道德修養(yǎng)，提高綜合文化素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。被指定為專門(mén)管理印章的工作人員，不光要具有上述的一些素質(zhì)，還要具有更高的要求。首先，在政治上可靠，要求有一定的政治面貌；其次，對(duì)工作忠誠(chéng)、負(fù)責(zé)，要忠于職守；第三，要崇高的道德修養(yǎng)、優(yōu)秀的個(gè)人品質(zhì)、愛(ài)崗敬業(yè)的精神，對(duì)所從事的工作兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)認(rèn)真真做好每件小事。

印章管理人員要掌握正確用印的方法。有的同志拿過(guò)來(lái)就蓋，不注意細(xì)節(jié)，結(jié)果不是歪了就是模糊了，看著不好看，而且也缺乏嚴(yán)肅性。對(duì)印章的使用一般要求是位置恰當(dāng)，形態(tài)端正，字跡清晰，這是基本的要求。為達(dá)到這一基本要求，在用印時(shí)要防止歪、倒、偏、斜、糊（模糊不清）現(xiàn)象的發(fā)生。怎樣防止呢？最簡(jiǎn)單的辦法是在印章上做一個(gè)清晰的記號(hào)，這個(gè)記號(hào)要做到兩點(diǎn)，一是要正向，二是要對(duì)印章所刊文字行找出中間位置，做好這兩點(diǎn)就可以解決用印歪、倒、偏、斜問(wèn)題。

對(duì)于模糊不清問(wèn)題，要從以下三點(diǎn)來(lái)認(rèn)識(shí)和解決。一是主觀問(wèn)題，由于用印人在用印時(shí)不穩(wěn)造成用印模糊不清，解決這一問(wèn)題主要是加強(qiáng)用印人在用印時(shí)的熟練性和認(rèn)真性。二是印泥質(zhì)量問(wèn)題，如有發(fā)生及時(shí)更換印泥便可以解決。三是如果缺少印油而造成用印不清楚，及時(shí)添加印油就可以解決。用印時(shí)不僅要做到上述幾點(diǎn)，還要注意用印的位置。公文用印在正文后右下方落款處，用印時(shí)做到上沿不壓正文；下沿略壓年月日，做到騎年蓋月。

四、推進(jìn)印章管理工作制度化、精細(xì)化

一個(gè)單位印章管理工作不做出相應(yīng)的規(guī)定，難免出現(xiàn)麻煩。用印不登記，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)審批，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，但由于沒(méi)有記載，責(zé)任不清，互相推卸責(zé)任，到最后沒(méi)有一個(gè)具體結(jié)論，不了了之。這都是對(duì)工作不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。要加強(qiáng)用印領(lǐng)導(dǎo)審批制度，要建立健全用印登記制度，做好用印登記。用印登記包括用印時(shí)間、用印部門(mén)、用印人、用印事由、批準(zhǔn)人、用印份數(shù)等項(xiàng)。印章管理人對(duì)用印要有監(jiān)督，對(duì)于不合法或不合乎用印審批手續(xù)的用印，有權(quán)拒絕或提出異議，不能有求必“印”。節(jié)假日印章要封存在鐵皮柜內(nèi)，不得輕易交他人代管。印章管理人員如因工作需要有變動(dòng)時(shí)，應(yīng)建立完善的交接手續(xù)，以明確各自的責(zé)任范圍。

總之，在印章管理上要講究制度化、精細(xì)化管理。工作人員要注意每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)環(huán)節(jié)，用心去做每一件事情，嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定要求來(lái)工作、按工作程序辦理，秉公辦事講究原則，在點(diǎn)滴中體現(xiàn)出對(duì)工作的高度責(zé)任感和敬業(yè)精神。