淺談基層行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

◎周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會保障局 新疆 伊犁 835600）

在信息時代，基層行政事業(yè)單位必須充分發(fā)揮信息技術(shù)對檔案管理的推動作用，結(jié)合基層單位特點(diǎn)探索信息時代檔案管理的有效方法，明確檔案管理工作信息化建設(shè)面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，借助改革創(chuàng)新推動基層行政事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義及現(xiàn)狀

信息化建設(shè)，使檔案管理模式得以轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾恚欣谪S富檔案資料的內(nèi)容。借助信息技術(shù)，檔案管理可以收集到圖片、音頻、視頻等多種資料，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字保存，留存?zhèn)浞菟胁僮饔涗?，豐富檔案的原始內(nèi)容，提升檔案管理效率。信息化建設(shè)可以簡化檔案管理工作，不僅降低了人力成本，還提高了檔案管理的效率，為檔案資源的流通和共享創(chuàng)造平臺。

當(dāng)前，基層行政事業(yè)單位檔案管理存在思想上重視不夠、資金投入不足等問題。信息技術(shù)可以消除傳統(tǒng)檔案管理中存在的管理效率不高、管理質(zhì)量差等缺陷，提升檔案管理的整體水平。但是部分單位的檔案管理部門缺少創(chuàng)新主動性，沒有意識到信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢，致使檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展受到了制約，信息化發(fā)展受到了影響。

一些行政事業(yè)單位的檔案管理還沒有全面引入信息技術(shù)，基礎(chǔ)設(shè)施更新較慢，改革創(chuàng)新較為滯后。其主要原因，是由于不同地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在差異，檔案管理信息化改革存在不平衡；部分地方對檔案管理的信息化建設(shè)缺少資金支持，缺少功能先進(jìn)的設(shè)備，或者是有設(shè)備但是技術(shù)力量不足，檔案管理平臺沒有同步發(fā)展。另外，軟件平臺的應(yīng)用存在局限性，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)大范圍的共享，使檔案資源開發(fā)受到影響。

二、信息化檔案管理改革的目的

（一）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

由于管理體制的制約，在實(shí)際管理工作中仍面臨著文書管理部門與檔案管理部門各自為政的現(xiàn)狀，存在重復(fù)勞動，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。所以，要發(fā)揮信息化建設(shè)的作用，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將各級文件直接錄入檔案數(shù)據(jù)庫，降低檔案管理人員的重復(fù)錄入，不僅可以提升檔案管理效果，還可以減輕檔案管理人員的工作量。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

檔案信息化建設(shè)，可以推進(jìn)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子文件同步歸檔，并與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案統(tǒng)一管理。在信息技術(shù)的支持下，無紙化辦公得以實(shí)現(xiàn)，電子文件的作用更加凸顯，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要改變。由于電子文件的應(yīng)用、存儲方式的改變，檔案管理體系也發(fā)生了變化。檔案“雙軌制”管理體系需要紙質(zhì)與電子檔案并存，這種管理體系不僅會引發(fā)管理方式的調(diào)整擴(kuò)充，還從根本上改變了原有的檔案管理模式。在管理體系構(gòu)建中，要結(jié)合知識管理的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對信息、數(shù)據(jù)的挖掘、融合，對知識管理加以規(guī)范。

（三）優(yōu)化檔案管理機(jī)制

為保證信息安全，基層行政事業(yè)單位的檔案管理要建立完善的管理機(jī)制，消除管理漏洞。比如針對檔案信息的調(diào)用，單位要為不同的部門制定不同級別的使用權(quán)限，記錄的修改也要設(shè)置權(quán)限。通過管理機(jī)制的優(yōu)化，避免人為篡改信息事件的發(fā)生。此外，大數(shù)據(jù)作為新型的統(tǒng)計(jì)分析工具，可以對錄入數(shù)據(jù)庫的信息加以分析，記錄存在的關(guān)鍵詞。因此，檔案管理部門可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)工具的作用，定期對電子檔案的數(shù)據(jù)加以核對；在核對的過程中，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以依據(jù)需要獲取檔案關(guān)鍵詞，對不同電子檔案進(jìn)行對比。

（四）優(yōu)化檔案管理模式

基層行政事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，制定“雙軌制”體系下的管理制度，明確基層行政事業(yè)單位信息化條件以及檔案管理的相關(guān)流程，以充分利用檔案信息資源。管理模式創(chuàng)新要結(jié)合信息管理的需要，發(fā)揮信息技術(shù)對檔案管理的推動作用，提升檔案管理的質(zhì)量，消除“信息孤島”。基層行政事業(yè)單位要意識到檔案管理與信息技術(shù)融合的重要作用，借助信息化建設(shè)提升檔案管理的整體效果，要考慮如何創(chuàng)設(shè)有利于融合管理的環(huán)境和條件。

三、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）發(fā)揮檔案信息管理平臺的作用

行政事業(yè)單位要將提升檔案管理的質(zhì)量和效率作為信息化建設(shè)的目標(biāo)。為保證檔案資源的高效管理，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和檔案信息的快速收集、傳遞與保存。檔案管理部門要結(jié)合行政事業(yè)單位的特點(diǎn)，建立相應(yīng)的信息化檔案管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)對檔案管理的推動作用，提升檔案管理的質(zhì)量，注重檔案管理數(shù)據(jù)庫的開發(fā)利用，發(fā)揮信息大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。

（二）開發(fā)檔案管理軟件

行政事業(yè)單位要充分認(rèn)識信息化檔案管理的重要性，注重對相關(guān)軟件的開發(fā)，保證軟件的適用性，以推動檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)化是推動信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，檔案管理信息化要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，提升網(wǎng)絡(luò)平臺的功能性，這有利于充分挖掘檔案資源的價(jià)值，擴(kuò)大其應(yīng)用范圍。網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的內(nèi)容更加豐富、儲存量會更高，檔案信息的結(jié)構(gòu)會更優(yōu)化，檔案資源的作用也會提升。另外，還要注重管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，結(jié)合行政事業(yè)單位管理特點(diǎn)，開發(fā)與檔案管理融合的項(xiàng)目管理平臺。

（三）注重對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

檔案管理工作的創(chuàng)新，需要人才的保障。人力資源部門要有信息化人才的培訓(xùn)制度，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作人員的信息處理能力。培訓(xùn)可以采取多種形式，比如定向培養(yǎng)、專題講座等，還應(yīng)該注重與同行的技術(shù)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。此外，行政事業(yè)單位還要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，組建技術(shù)過硬的檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)，在研發(fā)行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用軟件的同時，保證檔案信息的安全。

（四）注重與信息技術(shù)的深度融合

在檔案管理信息化建設(shè)中，要結(jié)合行政事業(yè)單位的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提升檔案信息化管理的水平。應(yīng)依據(jù)大數(shù)據(jù)平臺，挖掘行政事業(yè)單位檔案管理的各類數(shù)據(jù)，將其功能充分體現(xiàn)出來。檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合行政事業(yè)單位實(shí)際，利用管理平臺為行政事業(yè)管理提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高檔案信息化管理和服務(wù)效能。