關(guān)于高校教學(xué)檔案信息自動化管理的探討

◎張曉妍

（武漢大學(xué)信息中心 湖北 武漢 430072）

高校教學(xué)檔案類歸檔范圍包括：綜合類、專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、教材建設(shè)、實驗實訓(xùn)及實習(xí)基地建設(shè)、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、畢業(yè)（課程）設(shè)計（論文）、教學(xué)評價和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)研究與教學(xué)改革以及招生工作等。高校教學(xué)檔案信息自動化建設(shè)工作，目的是提升業(yè)務(wù)效率，保證其檔案的可靠性和真實性，規(guī)范和保障科研教育和教學(xué)管理。本文試圖分析高校教學(xué)檔案信息自動化管理的現(xiàn)狀，解決傳統(tǒng)模式下存在的各類問題，給實際業(yè)務(wù)的推進提供理論依據(jù)。

一、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

建設(shè)資金投入不足。如今已有很多高校開展了基于自身業(yè)務(wù)實際情況的檔案信息自動化管理探索，但是仍存在著建設(shè)資金投入不足、資金利用不集中、實際使用效率低下等問題，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)始終缺乏實質(zhì)性進展。如表1所示，華北地區(qū)高校檔案信息自動化投入資金，在各個高校中的狀況有很大差別。

整體管理方式有待改善。傳統(tǒng)模式下的教學(xué)檔案工作可以反映高校的教學(xué)情況，也可以從側(cè)面對比出高校的教學(xué)科研水平以及整體的發(fā)展脈絡(luò)，是學(xué)校十分重要的寶貴資料。然而整體建設(shè)效果不佳、可操作性差。部分高校管理人員對于信息技術(shù)很熟悉，但是對于檔案知識和分類標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，導(dǎo)致檔案信息自動化管理不夠規(guī)范，使師生在閱讀和查閱時十分不方便；一些工作人員對于教學(xué)業(yè)務(wù)有足夠了解，但對信息技術(shù)又不是很熟悉，在模式轉(zhuǎn)換過程中存在許多困難，這都直接影響了檔案信息自動化建設(shè)的步伐。

表1 華北地區(qū)高校檔案信息自動化投入資金

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。目前管理人員的整體素質(zhì)較低、專業(yè)程度不足，對于信息技術(shù)以及相關(guān)平臺的掌握也不夠，不利于自動化業(yè)務(wù)的落實和推進。如表2所示，高校檔案管理人員專業(yè)程度差別很大。

二、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）有利于教學(xué)檔案規(guī)范化管理

高校教學(xué)檔案信息自動化管理需要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)來進行檔案教學(xué)資源的收集、整理以及利用。信息技術(shù)具有較強的數(shù)據(jù)采集、整理、分析、儲存能力，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息自動化管理有助于實現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，借助于統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、高效的管理方案能夠提升檔案管理工作效率，為教學(xué)改革提供服務(wù)。同時，在高校教學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以使檔案管理人員有更多的時間和精力用于鉆研業(yè)務(wù)，掌握專業(yè)知識及技術(shù)，從而提升檔案管理水平。

（二）有利于充分利用教學(xué)檔案資源

完善的高校教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，可以滿足教師、學(xué)生的日常需求。在信息系統(tǒng)權(quán)限允許的情況下，不同的群體能夠通過系統(tǒng)進行信息檢索、查詢、下載，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息共享，滿足高校教學(xué)、研究的需要，提升教學(xué)檔案的應(yīng)用價值。教學(xué)檔案管理人員通過計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案一體化管理，實現(xiàn)檔案立卷、目錄、內(nèi)容信息的無縫銜接，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式，在保護檔案的基礎(chǔ)上，充分利用教學(xué)檔案資源。

（三）有利于信息資源共享要求

寫得新形勢下，高校教學(xué)要做到與時俱進，不斷深化教學(xué)改革。高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化管理，為高校的長久發(fā)展奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)與其他院校、科研機構(gòu)之間的合作，進一步開發(fā)、實行電子檔案，實現(xiàn)教學(xué)檔案跨院校、跨行業(yè)應(yīng)用與教學(xué)檔案信息資源的共享。

三、完善高校檔案信息自動化管理的策略

（一）提升和規(guī)范信息化管理

實現(xiàn)檔案管理工作整體的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案信息自動化的重要保障。檔案信息自動化建設(shè)的制定和實施，要有嚴(yán)格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)做依據(jù)，并結(jié)合學(xué)校實際需求和相關(guān)的教學(xué)改革，重新制定檔案管理規(guī)定，進一步規(guī)范各項規(guī)章制度。特別是對于信息技術(shù)的使用，健全檔案歸檔、保管、保密等相關(guān)工作制度，對收集、整理、歸納等各個環(huán)節(jié)提出明確的要求，對平臺和系統(tǒng)的使用方法，在實際建設(shè)過程中也應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。通過為檔案信息自動化管理建設(shè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的內(nèi)容，不斷提升教學(xué)檔案管理工作效率。

（二）提升系統(tǒng)建設(shè)水平

系統(tǒng)建設(shè)水平能夠直接決定最終業(yè)務(wù)的質(zhì)量。高校教學(xué)檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，要充分考慮信息技術(shù)發(fā)展以及學(xué)校的實際情況，結(jié)合實際需求來購置與之適配的硬件和軟件，在專業(yè)人士的指導(dǎo)下安裝和配置相關(guān)環(huán)境，保證實際業(yè)務(wù)的推進。高層管理者應(yīng)結(jié)合實際業(yè)務(wù)需求予以人力、財力、物力的支持，保證整體的系統(tǒng)建設(shè)滿足業(yè)務(wù)需求及時代發(fā)展需求。在實際建設(shè)中，應(yīng)結(jié)合自身特點和基礎(chǔ)組織業(yè)務(wù)調(diào)研和論證，保證建設(shè)項目的科學(xué)合理性，提高資金使用效率。必須要做好相關(guān)調(diào)研工作，使信息技術(shù)所帶來的整體優(yōu)勢能夠真正得到落實，使建設(shè)系統(tǒng)能夠發(fā)揮其真正的作用，為業(yè)務(wù)水平的提升提供保障。

數(shù)據(jù)庫是檔案信息自動化管理中最為重要的一個單元，也是最為重要的一個系統(tǒng)項目。應(yīng)運用先進的技術(shù)，對傳統(tǒng)模式下各類檔案資料信息做出科學(xué)合理的歸檔，在此基礎(chǔ)上努力構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，將其加入新的數(shù)據(jù)庫中。在數(shù)據(jù)庫運行過程中，應(yīng)以文件信息管理系統(tǒng)理念作為灌輸方式，分別從觀念轉(zhuǎn)變和技術(shù)落實兩方面入手來提升從業(yè)者的水平，使數(shù)據(jù)庫的價值得到真正凸顯，信息化整體作用得到實際展示。

（三）打造專業(yè)管理團隊

推進高校教學(xué)檔案信息自動化管理，應(yīng)打造一支專業(yè)的團隊，提升整體業(yè)務(wù)效率，保證業(yè)務(wù)質(zhì)量。高校應(yīng)定期組織集中培訓(xùn)，以提升相關(guān)從業(yè)者的專業(yè)技術(shù)水平為目標(biāo)，努力做好人才培養(yǎng)工作；要圍繞技術(shù)和管理技能兩個方面建立外部培訓(xùn)認(rèn)證和內(nèi)部研討機制，鼓勵信息化人員不斷學(xué)習(xí)和深造，提高個人知識和技能，更有效地履行工作職責(zé)。通過多種措施，為新時期高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供人力資源保障，不斷提高業(yè)務(wù)效率、提升業(yè)務(wù)質(zhì)量。