推進企業(yè)電子檔案管理建設(shè)的對策分析

◎李 敏

（國家能源準能集團有限責任公司 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著全球電子信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛運用，在各個行業(yè)不同領(lǐng)域的各類活動中產(chǎn)生了大量的電子文件；而由電子文件轉(zhuǎn)化而來的電子檔案管理工作，給檔案部門提出了新的課題與挑戰(zhàn)。

一、當前電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理觀念的局限性問題

在企業(yè)檔案管理中，部分人受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，認為檔案應(yīng)該以紙質(zhì)文件為主，電子文件可以作為副本來保管和應(yīng)用。無紙化辦公是未來的發(fā)展趨勢，但同時容易導致一些新的問題。如過于重視電子檔案的便捷性和快速性特點，導致儲存的文件只是保存、沒有及時打印，一旦發(fā)生難以修復的故障，或者受到病毒的影響，容易導致文件丟失；同時，盲目打印各種電子信息及文件，也會造成大量資源浪費。

（二）企業(yè)電子檔案的原始性界定問題

很多紙質(zhì)檔案作為一手資料，具有非常高的保存價值，能夠充分發(fā)揮其記載歷史的作用，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要依據(jù)。而電子文件基于其原理很容易被修改，難以對其原始性進行界定，尤其是在傳遞和生成電子文件時，容易被篡改導致其原始性被破壞。

（三）企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)問題

數(shù)字檔案館的建立和應(yīng)用，其主要目的是便于檔案文件信息的遠程操作、獲取以及下載，從而為企業(yè)檔案應(yīng)用提供便利?；谄洳僮鞯墓δ芎蛢?yōu)勢，主要具有以下特點：首先，電子檔案通過搭建虛擬環(huán)境和信息組織，儲存方式上具有自己的特點[1]。其次，通過網(wǎng)絡(luò)化的方式來對檔案信息進行儲存，因此運行方式具有自己的特點。最后，在檔案定位功能上能夠發(fā)揮自己的特點，便于企業(yè)存取及應(yīng)用。

（四）保密性、安全性、真實性、可靠性問題

檔案管理引入計算機技術(shù)，能夠進一步提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量。但是在安全性和保密性方面難以有效保障，比如檔案管理權(quán)限設(shè)置不合理、檔案加密設(shè)置不科學等問題，都會造成檔案信息失密、泄密、竊密等情況。電子文件能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行數(shù)字化歸檔，即使雙方相距甚遠，依舊能夠進行電子文件的發(fā)送和接收，只需簡單操作就能夠?qū)n案歸檔；但是如果因特殊原因?qū)е挛募h除或丟失，是否能夠通過在線檔案為電子文件的安全提供保障，是電子檔案管理需要解決的問題之一。

（五）專業(yè)人才培養(yǎng)問題

在開展電子檔案管理和電子文件歸檔工作過程中，企業(yè)檔案人員既要具備良好的檔案業(yè)務(wù)知識，同時需要具備專業(yè)的計算機技術(shù)與知識。而現(xiàn)實情況中，大部分企業(yè)檔案管理部門工作人員的綜合能力不強，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)信息處理方面的綜合性人才比較少[2]。所以，企業(yè)缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業(yè)的人才，是大多數(shù)檔案部門共同面臨的問題，致使企業(yè)電子檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展受到一定影響。

二、推進企業(yè)電子檔案管理建設(shè)的對策

（一）確保檔案管理的原始性與真實性

必須嚴格規(guī)定電子文件歸檔保存時的文件格式類型，確保其原始性與真實性。要確保電子文件歸檔具備以下幾項功能：使用、可轉(zhuǎn)換、顯示一致、不綁定應(yīng)用軟件以及格式開放。在電子文件進行歸檔、收集、形成時，要提前對其進行格式轉(zhuǎn)換，便于后期的應(yīng)用。同時，充分發(fā)揮通用格式的作用，基于PNG、TIF、DOCX、WPS、RTF等格式，有效進行文件板式的組合，比如電子文件涵蓋照片文件，則最好以TIF、JPG格式來進行保存和歸檔；如果電子文件是由錄像類內(nèi)容組成，則通過AVI、FLV、MP4、MPG相關(guān)格式來進行保存和歸檔。且所有電子文件都必須保證在傳輸、移交、存儲各環(huán)節(jié)都不可進行更改，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過一次性寫入光盤實施，確保電子文件的原始性和真實性。

（二）強化運作和管理，加快數(shù)字檔案館建設(shè)進程

數(shù)字檔案館建設(shè)進程直接影響企業(yè)電子檔案工作的步伐，它強調(diào)提高用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利性。在搭建對應(yīng)的數(shù)字檔案館過程中，要完善電子檔案信息管理系統(tǒng)，這需要強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支撐。只有實現(xiàn)了電子文件網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上借閱，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后上傳到信息系統(tǒng)，才能真正實現(xiàn)電子文件的價值。同時，應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

（三）制定與實際相適應(yīng)的規(guī)章制度、技術(shù)標準

為保證企業(yè)電子檔案的完整、準確、安全，保證電子文件管理的高效和科學，應(yīng)建立嚴格的管理制度，清楚了解有關(guān)電子檔案和電子文件在管理和歸檔過程中的具體分工情況，明確相關(guān)從業(yè)人員的責任和義務(wù)[3]。第一，企業(yè)檔案部門的主要工作是管理電子檔案和歸檔對應(yīng)的電子文件信息，并依照對應(yīng)的標準和要求來實施，因此要進行統(tǒng)一的培訓，為文件的處置、編目以及接收工作提供有效保障；第二，負責文件形成的部門做好相關(guān)工作，包括電子文件的歸檔移交、編著目錄文件整理以及文件收集工作；第三，相關(guān)部門在搭建對應(yīng)的信息系統(tǒng)時，要嚴格遵守相關(guān)的標準，確保檔案信息系統(tǒng)各項功能的有效性，為企業(yè)檔案管理提供信息化支持。

（四）正確處理利用、保密與開放的關(guān)系

針對電子檔案管理的需求與標準，要明確其開放、保密、利用的層級以及對應(yīng)關(guān)系，從而依照對應(yīng)的原則和標準來實施檔案的調(diào)閱，并根據(jù)對應(yīng)的密集層次來實施相關(guān)管理工作。如果在查閱電子檔案時，采取的是在線或通訊傳輸模式，要以加密的方式來對相關(guān)信息內(nèi)容進行處理，同時要不定期更換對應(yīng)的加密密碼；對不同層級的檔案管理人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，企業(yè)檔案部門應(yīng)對利用的全過程進行有效跟蹤監(jiān)控，避免由于誤操作帶來不可挽回的損失。

（五）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

在管理電子檔案過程中，要積極樹立電子檔案風險管理意識，有效完善風險預防機制；提升從業(yè)人員專業(yè)技能水平，保障不同環(huán)節(jié)的安全性。從業(yè)人員要提升自身的專業(yè)能力水平，具備熟練的檔案業(yè)務(wù)技能，還必須掌握文字處理、聲音、圖像等操作和處理多媒體文件的技能和專業(yè)知識，積極引入權(quán)限控制和身份識別等功能。這樣才能保障電子文件操作和歸檔工作的安全性，提升企業(yè)電子檔案管理的科學化和合理化，發(fā)揮檔案管理重要作用。

三、結(jié)語

推進企業(yè)電子檔案管理建設(shè)，是社會變革賦予檔案工作者的重要職責。電子檔案管理涉及多個專業(yè)和多種技術(shù)，不僅要保管好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而且要保管好與之相關(guān)的電子檔案；要加大宣傳力度，強化依法治檔意識，科學、合理地制定管理制度，充分發(fā)揮電子檔案的功能和作用，滿足企業(yè)應(yīng)用需求，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供保障。