基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法研究

李楊玲

0 引言

隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化社會(huì)正在快速形成，各個(gè)年齡段的民眾利用電腦、手機(jī)、平板等終端設(shè)備從網(wǎng)絡(luò)世界上獲取大量的信息資源，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代大大提高了信息的傳播速度，有利于人民群眾的社會(huì)生活，同時(shí)也推動(dòng)了我國(guó)的信息化改革。在信息大爆炸的今天，全球各國(guó)都在積極建設(shè)國(guó)家信息化，國(guó)內(nèi)的信息化建設(shè)也正健康有序的開(kāi)展。檔案館作為檔案資料搜集和保管機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)接收、采集、管理檔案，且對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用[1]。

一、基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法

（一）建立電子方案集中平臺(tái)

按照集成化、精細(xì)化管理理念，聯(lián)系高校檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)條件，設(shè)計(jì)出科學(xué)有效的電子檔案管理方案，構(gòu)建便捷快速且經(jīng)濟(jì)實(shí)用的信息集中平臺(tái)，有助于改進(jìn)高校檔案管理難的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。在高校檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建過(guò)程中，有三點(diǎn)需要做到：第一，確保檔案管理模塊與檔案自動(dòng)化模塊之間的連接，保證各個(gè)單位對(duì)檔案材料的使用和檔案管理活動(dòng)進(jìn)行及時(shí)對(duì)接。第二，推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建工作，主要是針對(duì)其中某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，保證進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)，提供網(wǎng)絡(luò)咨詢、信息共享以及上門服務(wù)等項(xiàng)目[3]，還有必要根據(jù)信息化管理平臺(tái)對(duì)高校檔案信息資源庫(kù)加以優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加方便、有效、實(shí)用的檔案檢索功能，推動(dòng)檔案利用率的提高。第三，推進(jìn)高校檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建工作，可以努力爭(zhēng)取和科研單位、合作企業(yè)以及其他高校進(jìn)行交流合作，多方一起建立一個(gè)大型的檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)而能夠?qū)⒏咝?nèi)部一些具備實(shí)用價(jià)值的檔案分享到大眾網(wǎng)絡(luò)之中，從而充分發(fā)揮出檔案資源的功能，實(shí)現(xiàn)有效開(kāi)發(fā)。

（二）創(chuàng)新信息化檔案管理系統(tǒng)

在信息化建設(shè)上，需要結(jié)合不同檔案類型的具體特征、檔案信息記載狀況，努力對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)式的創(chuàng)新，借助數(shù)字化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，逐漸提升檔案管理的信息化水準(zhǔn)。管理系統(tǒng)主要是以“時(shí)間、區(qū)域、校區(qū)、教師、學(xué)科、班級(jí)”6個(gè)基本要素為坐標(biāo)構(gòu)建大數(shù)據(jù)庫(kù)，6個(gè)要素之間互相交匯，構(gòu)成“校區(qū)—教師、教師—學(xué)科、時(shí)間—校區(qū)”等36個(gè)子數(shù)據(jù)庫(kù)，全面具體的對(duì)全區(qū)教師發(fā)展情況進(jìn)行分析歸納。教師利用管理平臺(tái)及時(shí)查詢到自身的成長(zhǎng)軌跡和教學(xué)狀態(tài)，借助成長(zhǎng)數(shù)據(jù)對(duì)自身發(fā)展進(jìn)行反思和分析；學(xué)校和教育主管單位能夠通過(guò)授權(quán)對(duì)本層級(jí)教師的管理信息進(jìn)行有關(guān)查詢，合理剖析教師建設(shè)隊(duì)伍在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的種種狀況，提高決策的科學(xué)性和措施的合理性。高校檔案管理信息化建設(shè)中，有必要對(duì)數(shù)字檔案的安全性問(wèn)題加以充分的重視。通常來(lái)說(shuō)，檔案應(yīng)用者只會(huì)單純地對(duì)數(shù)字檔案在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用過(guò)程中的方便性加以重視，可卻對(duì)其安全性缺乏關(guān)心。而對(duì)于檔案管理工作人員而言，有必要努力提高信息技術(shù)的安全程度，可以熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)和工具，對(duì)高校內(nèi)部的數(shù)字檔案加以安全管理，保證檔案信息的安全性和實(shí)用性。另外一方面，有必要對(duì)計(jì)算機(jī)病毒及黑客入侵加以合理有效的防范，不僅需要對(duì)檔案信息管理平臺(tái)的安全性加以強(qiáng)化，也需要制定出更加完整、全面的管理體制，自覺(jué)樹(shù)立安全意識(shí)，在平時(shí)的工作學(xué)習(xí)中避免出現(xiàn)人為的失誤，可以借助設(shè)置高級(jí)密碼、系統(tǒng)備份等方法來(lái)提升檔案管理平臺(tái)的安全性和私密性。

（一）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

針對(duì)高校檔案管理工作中數(shù)據(jù)量較為龐大、類別繁多、程序復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，檔案管理單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄和儲(chǔ)存時(shí)，可利用數(shù)據(jù)集成的方式，統(tǒng)一集成標(biāo)準(zhǔn)，借助云平臺(tái)，將不同來(lái)源、不同類別、不同格式的數(shù)據(jù)完成集成。集成的同時(shí)還需要注意確保數(shù)據(jù)的及時(shí)清洗，借以過(guò)濾掉冗余性數(shù)據(jù)、補(bǔ)全殘缺性數(shù)據(jù)、更正失誤數(shù)據(jù)。在集成后，還要對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有機(jī)整合歸納。面對(duì)結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，在現(xiàn)實(shí)處理過(guò)程中，無(wú)法以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存模式作為所有數(shù)據(jù)的格式。所以，必須采用“分而治之”的方法，建立分布式儲(chǔ)存模式，先將不同種類、格式的數(shù)據(jù)分別儲(chǔ)存在適宜的系統(tǒng)應(yīng)用中，再通過(guò)構(gòu)建多種數(shù)據(jù)儲(chǔ)存引擎的有效“連接器”，建立各儲(chǔ)存系統(tǒng)之間的有機(jī)結(jié)合，從而完成對(duì)各類數(shù)據(jù)間的融會(huì)貫通和整合分析。大數(shù)據(jù)信息中心的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的工程，首先，必須從大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的獨(dú)有優(yōu)勢(shì)出發(fā)，利用多種方式完成數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)化、信息化管理，為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的構(gòu)建創(chuàng)造較好的條件。利用高校檔案館數(shù)據(jù)信息中心的有關(guān)建設(shè)，能夠確保學(xué)校各個(gè)工作部門、學(xué)院的每一項(xiàng)數(shù)據(jù)信息可以全部進(jìn)行有效整合分析，提升數(shù)據(jù)信息的綜合管理和控制水準(zhǔn)。其次，及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、交換機(jī)以及路由器等信息處理儀器進(jìn)行更新、升級(jí)，構(gòu)建獨(dú)立的、自主化的檔案管理信息化服務(wù)器，加以專職人員進(jìn)行專門維護(hù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)保存歸檔，更新數(shù)據(jù)包等。最后，在高校信息數(shù)據(jù)量快速膨脹的時(shí)代，購(gòu)買先進(jìn)的信息化管理軟件，借助不同的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)信息來(lái)源、數(shù)據(jù)信息特征等構(gòu)建完整的信息平臺(tái)中心，為數(shù)據(jù)信息的有效訪問(wèn)、即時(shí)性查詢以及全面管理創(chuàng)造優(yōu)越的條件。學(xué)校有必要擴(kuò)大在硬件設(shè)施和系統(tǒng)軟件上的投資成本，便于更好的服務(wù)于檔案管理工作的實(shí)施。在檔案管理工作中，需要對(duì)現(xiàn)有模式的不足之處進(jìn)行及時(shí)升級(jí)和創(chuàng)新，在做好檔案歸納工作的同時(shí)，有必要結(jié)合檔案信息的具體內(nèi)容進(jìn)行迅速分類，以便為后續(xù)檔案信息的管理和整合提供技術(shù)上的支持。比如可以對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集中化處理，提高數(shù)據(jù)處理的速度，進(jìn)而優(yōu)化和改善檔案管理工作效率和質(zhì)量，在確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全穩(wěn)定的同時(shí)完成建設(shè)目標(biāo)。有關(guān)管理人員也有必要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要意義，在對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合、分類、歸納的同時(shí)，提高檔案管理的即時(shí)性效果。

二、實(shí)驗(yàn)與效果分析

為了更加直觀的看出本文提出的基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法的實(shí)際應(yīng)用效果，特與傳統(tǒng)的檔案信息化管理方法進(jìn)行對(duì)比，對(duì)其管理效率能力進(jìn)行比較。

（一）實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備

為保證實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)確性，在保證其他條件不變的情況下，將兩種檔案信息化管理方法置于相同的試驗(yàn)環(huán)境之中，進(jìn)行管理能力的相關(guān)實(shí)驗(yàn)。

（二）實(shí)驗(yàn)結(jié)果分析

實(shí)驗(yàn)過(guò)程中，通過(guò)兩種不同的檔案信息化管理方法同時(shí)在相同環(huán)境中進(jìn)行工作，分析其管理效率的變化。具體的實(shí)驗(yàn)效果對(duì)比圖如下圖所示。

圖1 實(shí)驗(yàn)結(jié)果對(duì)比圖

根據(jù)實(shí)驗(yàn)結(jié)果可以明顯看出，本文提出的基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法在檔案信息管理上的效率遠(yuǎn)勝于傳統(tǒng)處理方法，基本維持在70%以上，具有一定的實(shí)用性。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法進(jìn)行分析，依托計(jì)算機(jī)信息和大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合，根據(jù)檔案信息管理的分析，對(duì)其管理方法進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)本文設(shè)計(jì)。實(shí)驗(yàn)論證表明，本文設(shè)計(jì)的方法具備極高的有效性。希望本文的研究能夠?yàn)榛诖髷?shù)據(jù)的檔案信息化管理的方法提供理論依據(jù)。