試論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

李國華

[摘要] 目的 對醫(yī)院檔案管理工作進行檔案管理模式改革，并分析檔案管理模式改革所取得的應(yīng)用效果。方法 將2017年6月—2018年5月該院的檔案管理模式之下的相關(guān)成果設(shè)置為對照組，將2018年6月—2019年5月該院檔案管理模式之下的相關(guān)成果設(shè)置為觀察組。對照組在進行檔案管理的過程中通過傳統(tǒng)檔案管理模式進行應(yīng)用，觀察組則落實檔案管理模式改革進行管理，對檔案管理所取得的效果進行評價。結(jié)果 觀察組經(jīng)過管理以后所收獲的效果比對照組優(yōu)越，兩組比較，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05）。結(jié)論 在醫(yī)院進行檔案管理工作的過程當(dāng)中，完善相關(guān)檔案管理制度能夠有效促進醫(yī)院檔案管理工作效率。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案;檔案管理;改革;醫(yī)院管理

[中圖分類號] R197.322 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）11（a）-0091-03

Discussion on the Application of File Management Mode Reform in Hospital Archives Management

LI Guo-hua

Baicheng Hospital of TCM， Baicheng， Jilin Province， 137000 China

[Abstract] Objective To reform the file management mode of hospital file management and analyze the application effect of the file management mode reform. Methods The relevant results under the file management mode of the hospital from June 2017 to May 2018 were set as the control group of this paper. The relevant results under the file management mode of the hospital from June 2018 to May 2019 will be set as the observation group of this article. The control group was applied through the traditional file management mode in the process of file management， and the observation group implemented the management of file management mode reform to evaluate the effect achieved by file management. Results The effects of the observation group after management were superior to those of the control group. There was a statistical difference between the two groups（P<0.05）. Conclusion In the process of file management in hospitals， it is worthwhile to improve the relevant file management system to effectively promote the efficiency of hospital file management.

[Key words] Hospital file; File management; Reform; Hospital management

醫(yī)院是治病救人的一個重要場所，在以往的研究過程中管理中，在醫(yī)院管理中往往重視對于醫(yī)療化方面的建設(shè)工作，卻忽視了對醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)，為了促進醫(yī)院更好地轉(zhuǎn)型，就需要對現(xiàn)有的檔案管理工作進行分析，總結(jié)醫(yī)院在檔案管理當(dāng)中所存在的問題，并且根據(jù)相關(guān)問題制定有效的檔案管理策略，以便促進檔案管理效率的提升[1-3]。雖然現(xiàn)如今學(xué)術(shù)界很多關(guān)于醫(yī)院檔案管理模式改革的相關(guān)探討，但大部分文獻都集中在對醫(yī)院檔案管理問題的收集和對相關(guān)策略的探討，所得的內(nèi)容過于理論化，而不具備有實踐研究價值，并沒有將對醫(yī)院進行檔案管理模式改革所取得的效果進行量化分析，所以在醫(yī)院進行檔案管理模式改革所取得的效果也沒有被真正地折射出。所以該文主要以論著的形式分析檔案管理模式改革應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的效果，并且將相關(guān)的效果數(shù)據(jù)指標(biāo)進行量化，以便于反映檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用效果，現(xiàn)報道如下。

1 ?資料與方法

1.1 ?一般資料

該文將2017年6月—2018年5月該院的醫(yī)院檔案管理模式之下的相關(guān)成果設(shè)置為對照組，同時將2018年6月—2019年5月該院檔案管理模式之下的相關(guān)成果設(shè)置為觀察組，對觀察組和對照組的相關(guān)成果以及數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌，并作出回顧性分析。該文的所有調(diào)查對象均為調(diào)查期間該院的檔案管理部門的相關(guān)工作人員，共涉及檔案工作人員23名，其中男性12名，女性11名;年齡區(qū)間為22～52歲，平均年齡（32.5±12.4）歲。

1.2 ?方法

對照組在進行檔案管理的過程中通過傳統(tǒng)檔案管理模式進行應(yīng)用，觀察組則落實檔案管理模式改革進行管理，對檔案管理所取得的效果進行評價。

對兩組調(diào)查對象進行不同檔案管理以后，對檔案管理情況進行量表調(diào)查并進行評分。主要對檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)情況、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理等檔案管理落實情況進行評價，對檔案管理的成果進行評價，調(diào)查檔案管理人員對檔案管理工作的認識、工作積極性和工作效率等情況。其量表如下。

1.2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) ?總計36分。其中包括對檔案管理部門等相關(guān)規(guī)定，也包括相關(guān)檔案工作的列入事宜，檔案工作的各個部門綜合的工作計劃，能夠執(zhí)行檔案管理部門關(guān)于相關(guān)檔案工作的規(guī)定等，每個項目都為9分。

1.2.2 統(tǒng)一制度 ?總計16分。主要包括對于醫(yī)院的執(zhí)行檔案歸檔情況;但工作人員的相關(guān)職責(zé)等兩個項目，每個項目都為8分。

1.2.3 統(tǒng)一管理 ?總計48分。主要包括是否可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定和條件來成立檔案室;醫(yī)院的檔案統(tǒng)一管理是否能夠集中進行，醫(yī)院檔案管理的各個類型的文件移交管理等情況;醫(yī)院檔案管理的相關(guān)檔案管理器材的清潔性;醫(yī)院檔案管理檔案柜號、標(biāo)識等相關(guān)情況是否能夠按照相關(guān)要求進行;醫(yī)院的檔案統(tǒng)計工作是否及時有效;是否能夠主動對醫(yī)院的檔案信息進行利用，查閱登記工作是否及時。共涉及到6個條目，每個條目即為8分。

1.2.4 工作人員對檔案管理的認識 ?總計40分

1.2.5 工作人員對檔案管理的工作積極性 ?總計30分

1.2.6 工作人員對檔案管理工作的效率評分 ?總計30分

1.3 ?觀察指標(biāo)

對該文兩組調(diào)查對象統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)評分、統(tǒng)一制度評分和統(tǒng)一管理評分，調(diào)查相關(guān)檔案管理工作人員對檔案管理的認識評分、工作積極性評分、工作效率評分等，對兩組的管理差錯發(fā)生情況進行比較。

1.4 ?統(tǒng)計方法

啟動IBM，SPSS 25.0統(tǒng)計學(xué)軟件對所有數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計學(xué)檢驗和分析，計量資料（x±s）行t檢驗，P<0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 ?結(jié)果

對觀察組和對照組選擇采用自制量表進行評價，分析觀察組和對照組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)評分、統(tǒng)一制度評分和統(tǒng)一管理評分，調(diào)查相關(guān)檔案管理工作人員對檔案管理的認識評分、工作積極性評分、工作效率評分等，觀察組明顯優(yōu)于對照組，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05）;觀察組調(diào)查時間之內(nèi)未出現(xiàn)檔案管理差錯事件，對照組調(diào)查期間存在檔案管理差錯事件3起，兩組比較差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05）。見表1。

3 ?討論

3.1 ?當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

從當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作角度來說所存在的問題相對較多，簡單來說體現(xiàn)在3個方面。首先就是管理的模式相對較為老舊，醫(yī)院的日常檔案管理工作沒有進行自身方法的創(chuàng)新，在管理手段和新理念方面都沒有進行改革導(dǎo)致管理工作效率較低[4]。在進行醫(yī)院檔案管理的時候，針對于突發(fā)和特殊情況沒有引起高度的重視，所以，無法發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性原則，也無法適應(yīng)現(xiàn)如今環(huán)境的發(fā)展需求。從管理制度角度而言，醫(yī)院檔案管理制度不健全，醫(yī)院檔案管理激勵手段相對不足，甚至有很多醫(yī)院的檔案管理表現(xiàn)為零激勵，這會導(dǎo)致很多檔案管理工作人員沒有工作的積極性，而且在進行工作過程當(dāng)中，靈活性相對較差?，F(xiàn)如今管理制度在不斷地更新?lián)Q代，沒有根據(jù)國家最新頒布的管理理念和方法來進行相關(guān)的管理制度更改，這樣也會導(dǎo)致管理制度當(dāng)中的漏洞，表現(xiàn)得越突出[5-6]。第3點因素是管理人員的能力不夠，主要表現(xiàn)為檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低。相關(guān)檔案管理工作人員并沒有在工作理念和技能上進行深入學(xué)習(xí)，沒有完善自己和給自己充電，這樣會導(dǎo)致管理手段不能夠符合現(xiàn)如今的檔案管理需求，特別是在進行一些電子檔案管理的過程中，無法進行計算機的相關(guān)應(yīng)用。而且管理人員在日常工作過程當(dāng)中，也不能夠按照團隊工作方式來完成，導(dǎo)致在管理過程中存在有較多的獨立性[7]。

3.2 ?醫(yī)院檔案管理模式改革

為促進醫(yī)院檔案管理模式的改革，應(yīng)針對上述所提的相關(guān)問題進行整改。在進行檔案管理模式改革的過程中，應(yīng)該根據(jù)時代的需求和國家的標(biāo)準(zhǔn)來進行持續(xù)性的跟進改革，對于一些問題的處理的過程中，要應(yīng)用正確的標(biāo)準(zhǔn)進行評判。醫(yī)療設(shè)備檔案能夠幫助醫(yī)院進行相關(guān)信息的了解，他對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層進行醫(yī)療器械的購買決策等都能提供相關(guān)依據(jù)[8]。醫(yī)療檔案能夠充分對醫(yī)療設(shè)備功效加以發(fā)揮，也能夠避免醫(yī)院重復(fù)購買和閑置醫(yī)療器械設(shè)備的情況出現(xiàn)。要保證檔案的管理效率，能夠有效地確保醫(yī)院的各個工作都能順利地正常運轉(zhuǎn)，所以對傳統(tǒng)呆板的管理模式加以調(diào)整，要按照正確的方針和路線來進行逐一改善，彌補相關(guān)的損失。除此以外也要對于檔案管理制度進行更改，對于檔案管理的制度改革，需要根據(jù)醫(yī)院的實際性質(zhì)、不同的科室和部門來進行全局的統(tǒng)籌，對于制度的差異性進行設(shè)定，保證各項制度都具有較高的針對性，而且對患者和醫(yī)療人員能提供更多的保障。在進行管理制度完善的過程中，要從不同的角度和層面進行深入的剖析，特別要強化各項問題的判定和解決原則，嚴(yán)格落實國家所出臺的新的政策，和對行業(yè)熱點時事進行探討，以便提升檔案管理的價值和效率。第三就是要強化對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，要求所有的檔案管理工作人員能夠在自身專業(yè)素養(yǎng)基礎(chǔ)之上獲得良好的更新和提升，強化其溝通能力和判斷能力，并根據(jù)檔案管理工作的情況進行學(xué)習(xí)。強化管理培訓(xùn)工作，注重團隊合作，要促進檔案管理模式的改革，最大程度發(fā)揮團隊的作用。

綜上所述，在醫(yī)院進行檔案管理工作的過程當(dāng)中，通過對檔案管理模式的改革，完善相關(guān)檔案管理制度，強化對于相關(guān)檔案人員的培訓(xùn)等，能夠有效的促進醫(yī)院檔案管理工作效率的提高，提升相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重視，是值得推廣應(yīng)用的一種管理模式。

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（收稿日期：2019-08-03）