新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

趙唯茳

通?？h中醫(yī)醫(yī)院 云南玉溪 652700

一、引言

信息化時(shí)代的迅速發(fā)展帶動(dòng)了許多行業(yè)的發(fā)展，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也是如此隨之進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的管理工作的重要環(huán)節(jié)。雖然依據(jù)發(fā)達(dá)的現(xiàn)代技術(shù)可以把醫(yī)學(xué)檔案積極進(jìn)行升級(jí)創(chuàng)新，但是畢竟檔案管理方式的更新速度趕不上信息化發(fā)展速度，這使得在檔案管理的融入現(xiàn)代化過(guò)程中，由于受傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式影響，會(huì)出現(xiàn)很多難以及時(shí)改正的問(wèn)題，這需要我們充分了解這些問(wèn)題，在今后改革中積極改變創(chuàng)新。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題

（一）缺乏健全的管理體制

管理體制是任何單位企業(yè)必備的，尤其是對(duì)于檔案保存要求極其嚴(yán)格的單位來(lái)講檔案管理體制可以說(shuō)是核心體制?，F(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院的檔案管理在管理制度上存在著與社會(huì)發(fā)展不協(xié)調(diào)問(wèn)題，管理制度的不健全，使得在檔案的基本管理上出現(xiàn)混亂，也會(huì)造成各類醫(yī)學(xué)基本設(shè)備、用材出現(xiàn)分類混亂、模糊現(xiàn)象。醫(yī)院的檔案管理一般是按照科室進(jìn)行劃分管理的，不健全的管理體制會(huì)造成各科室之間工作分工以及交接不協(xié)調(diào)，使得檔案管理無(wú)法按照正常的管理秩序進(jìn)行，根本無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用，甚至?xí)霈F(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案的丟失，嚴(yán)重影響醫(yī)學(xué)檔案的完整性保存、查找困難等情況。

（二）專業(yè)管理人員缺乏

現(xiàn)階段的檔案管理還沒(méi)有完全達(dá)到信息化和人工智能化管理，仍然需要專業(yè)的關(guān)了能源進(jìn)行管理，醫(yī)院檔案在進(jìn)行專業(yè)管理的過(guò)程中，很多人員不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行兼職性管理，而在行政、醫(yī)技和行政上都沒(méi)法進(jìn)行管理。兼職管理人員相對(duì)專業(yè)管理人員而言缺乏相關(guān)的職業(yè)技能和檔案管理工作經(jīng)歷以及對(duì)檔案管理的專業(yè)性，使得檔案管理在整體水平上就會(huì)出現(xiàn)誤差，使得醫(yī)院檔案管理進(jìn)入一種不規(guī)范性管理狀態(tài)。

（三）缺乏檔案管理投入

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理都是分散型管理，由醫(yī)院各科室自主管理檔案，缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，不規(guī)范、不專業(yè)的管理以及很低的支持力度，使得檔案管理水平一直處于落后狀態(tài)，現(xiàn)代化水平很低。現(xiàn)在很多的醫(yī)院為了提高醫(yī)療水平只是在單方面的重視醫(yī)療設(shè)備的更新，完全忽視了醫(yī)學(xué)檔案的管理，使得醫(yī)院軟件設(shè)備水平十分落后，完全與硬件設(shè)備不相匹配，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)改工作的新趨勢(shì)。

（四）檔案管理的不規(guī)范性

檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理方法陳舊，使得檔案管理工作嚴(yán)重被忽視，形成檔案管理者不能根據(jù)醫(yī)療工作發(fā)展的現(xiàn)代化趨勢(shì)狀況。現(xiàn)在醫(yī)院對(duì)檔案的管理普遍存在不規(guī)范性和隨意性，使得在醫(yī)院檔案的收集、制作、保存方面出現(xiàn)層出不窮的現(xiàn)象，更嚴(yán)重的還出現(xiàn)檔案的重復(fù)保存和檔案丟失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性，或者各科室在對(duì)醫(yī)學(xué)檔案移交或者交接時(shí)出現(xiàn)檔案散亂，缺失是的檔案的再次保存難度加大，嚴(yán)重影響醫(yī)院管理工作效率。

（五）檔案安全機(jī)制缺失

傳統(tǒng)的分散新管理方式，容易造成檔案安全性缺失，材料遺失、錯(cuò)誤、混位等現(xiàn)象。醫(yī)院缺乏完善的檔案管理監(jiān)管機(jī)制，使得檔案管理使用過(guò)程出現(xiàn)很大隨意性。信息化的高速發(fā)展，檔案電子管理模式盛行，但是對(duì)于紙質(zhì)檔案都存在很大的管理缺陷，電子檔案更會(huì)面臨巨大的安全隱患。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題的對(duì)策

（一）健全檔案管理制度

制度是管理最基本的準(zhǔn)繩，醫(yī)院檔案管理制度是完善檔案的保管工作的基本保證。根據(jù)醫(yī)院的具體情況制定相應(yīng)的策略，設(shè)立檔案保管期限制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)制化管理；成立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性，保證醫(yī)院檔案管理制度可以有序的進(jìn)行。根據(jù)信息化發(fā)展背景，成立專業(yè)的檔案管理小組，合理劃分工作職責(zé)，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題就可以及時(shí)的探討，及時(shí)對(duì)借閱檔案進(jìn)行監(jiān)督管制，制定切實(shí)可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

（二）提高管理意識(shí)

專業(yè)的檔案管理需要檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，專業(yè)性較低，對(duì)檔案管理的人員沒(méi)有正規(guī)培訓(xùn)和考核。提高醫(yī)院檔案管理水平，積極組織檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多方位對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行考核。發(fā)揮管理人員主觀能動(dòng)性，走創(chuàng)新發(fā)展路線，提高醫(yī)院所有人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，加大院方對(duì)檔案管理的支持，提高全院對(duì)檔案管理的重視，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念，把醫(yī)院檔案管理制度滲透到管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)促進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展，提高業(yè)務(wù)水平。

（三）引入電子檔案

檔案現(xiàn)代化管理就是利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)以往的、現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管制、利用。引入計(jì)算機(jī)電子檔案管理，不僅僅可以減少檔案的儲(chǔ)存空間，操作簡(jiǎn)便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高檔案管理的工作效率。電子檔案管理模式是信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物，是大時(shí)代發(fā)展之必需。用電子數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)，極大地?cái)U(kuò)大了檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和范圍，延長(zhǎng)了儲(chǔ)存時(shí)間。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況逐漸發(fā)展，循序漸進(jìn)走向醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，避免資源浪費(fèi)，通過(guò)醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見(jiàn)病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。

（四）檔案的保密信息化

檔案的保密、利用機(jī)制信息化共分為以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)于不同檔案資料設(shè)定不同的保密級(jí)別，與之對(duì)應(yīng)的設(shè)置不同的管理密鑰，尤其對(duì)高級(jí)別的檔案資料來(lái)說(shuō)，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負(fù)責(zé)；第二，檔案利用機(jī)制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型檔案利用機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理手段、管理流程也需不斷優(yōu)化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個(gè)方面入手不斷創(chuàng)新工作方式，同時(shí)還須加強(qiáng)信息化人才建設(shè)和管理制度建設(shè)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面，開(kāi)拓信息化時(shí)代下檔案管理工作新方式。