基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

曹紅嫻

摘要：現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，ERP系統(tǒng)的施行迫在眉睫，ERP系統(tǒng)在給企業(yè)帶來的巨大收益的同時(shí)也帶來的內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)不但對于改進(jìn)公司的經(jīng)策略與方針提供了強(qiáng)有力的工具，更為公司的績效考核提供了有力證據(jù)。ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施給企業(yè)創(chuàng)造巨大價(jià)值，大大節(jié)約了成本，提升了公司的價(jià)值創(chuàng)造力與競爭力。在ERP系統(tǒng)實(shí)施的過程中，也出現(xiàn)了不少的問題。本文重點(diǎn)闡述了ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要性及實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的問題和應(yīng)對策略等。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)：內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)管理

一、引言

ERP系統(tǒng)是一種集系統(tǒng)、信息與控制為一體的應(yīng)用方式，包含采購、銷售、供應(yīng)鏈接、人力資源、財(cái)務(wù)等其為現(xiàn)代控制提供了有力支持。它運(yùn)用先進(jìn)的管理思想和管理模式，幫助企業(yè)將客戶的各種需求、供應(yīng)商的采購資源以及企業(yè)本身的運(yùn)營活動(dòng)等進(jìn)行有效地整合，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)的一體化。企業(yè)管理層可實(shí)時(shí)了解與掌握各種財(cái)務(wù)信息，并對業(yè)務(wù)流程開展動(dòng)態(tài)監(jiān)控，切實(shí)提高了內(nèi)部控制效率與效果，同時(shí)在控制成本等方面起到了極大的促進(jìn)作用，提高了企業(yè)的經(jīng)營效率，是企業(yè)發(fā)展必不可少的有力工具。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP將企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)、銷售、采購、人力等資源結(jié)合起來，對物流、資金、信息統(tǒng)一管理，為企業(yè)提高效率、集中化的管理奠定了基礎(chǔ)。ERP通過功能模塊，實(shí)現(xiàn)資源整合，包含對財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、物流、人力全面管理。實(shí)施ERP和企業(yè)內(nèi)部控制管理都是為了提高企業(yè)運(yùn)營效率，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。在系統(tǒng)性全面性方面，ERP將企業(yè)各項(xiàng)資源相結(jié)合，形成鏈條式管理。ERP背景下，企業(yè)內(nèi)部控制需涉及到對企業(yè)各個(gè)部門的管理，避免經(jīng)營和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。企業(yè)內(nèi)部控制需重視各部門的溝通聯(lián)系，通過信息溝通，分析成功經(jīng)驗(yàn)及失敗教訓(xùn)。信息及溝通在內(nèi)部控制中有重要作用，合理的信息溝通能保障信息傳遞穩(wěn)定，及時(shí)解決企業(yè)內(nèi)部管理中存在的問題，提升管理水平和決策效率。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

1.對采購風(fēng)險(xiǎn)控制的影響

ERP系統(tǒng)可以建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)，通過供應(yīng)商管理檔案及產(chǎn)品目錄，選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品，總部采購部下達(dá)采購訂單。商品采購入庫后自動(dòng)進(jìn)入庫存系統(tǒng)，增加該產(chǎn)品的庫存，當(dāng)銷售完畢后，自動(dòng)減少庫存，達(dá)到閉環(huán)式操作，一體化管理。通過ERP里的最低庫存，提醒采購人員根據(jù)銷售計(jì)劃進(jìn)行采購，提請采購申請，由不相容職務(wù)人員進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。通過SAP系統(tǒng)，總部采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，給每個(gè)子公司做采購單。采購單包括的內(nèi)容有：供商名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率等。待子公司驗(yàn)收入庫后，由收貨人員確認(rèn)收貨，自動(dòng)進(jìn)入各子公司的庫存，并生成應(yīng)付暫估憑證。如有產(chǎn)品質(zhì)量不合格的，由收貨人員拒收，并與總部采購人員進(jìn)行溝通，通過文字、拍照等方式在采購部的企業(yè)微信群里反饋，按實(shí)際收貨的數(shù)量確認(rèn)收貨，自動(dòng)進(jìn)入庫存系統(tǒng)，增加存貨的數(shù)量。ERP系統(tǒng)大大減少了人工成本，減輕了工作量，降低了人工控制的疏漏。

2.對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的影響

由于ERP操作多是系統(tǒng)自動(dòng)化操作，減少了人為操作的漏洞和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，為會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性和完整性提供了有力支持。ERP系統(tǒng)可以大大簡化會(huì)計(jì)核算，ERP系統(tǒng)通過采購模塊、銷售模塊、人力資源模塊、資金管理、供應(yīng)鏈管理、庫存模塊、財(cái)務(wù)模塊等，通過信息傳遞和共享，減少了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，縮短了會(huì)計(jì)處理的時(shí)間，減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，減少了錯(cuò)誤的發(fā)生率，提高了工作效率。通過ERP系統(tǒng)月初1號(hào)便生成了財(cái)務(wù)報(bào)表及成本費(fèi)用類分析報(bào)表，給管理層及時(shí)提供了有利決策。由于ERP系統(tǒng)都是自動(dòng)化操作，避免了人工操作的錯(cuò)誤，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保了財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性、完整性、可靠性。

以A公司為例，總部財(cái)務(wù)人員根據(jù)總部采購人員做的采購單，通過金稅接口與航天諾諾開票軟件相連，自動(dòng)開出增值稅專用發(fā)票。分公司根據(jù)總公司開據(jù)的采購發(fā)票，在SAP系統(tǒng)里進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)操作，自動(dòng)生成應(yīng)付總部貨款的憑證，從應(yīng)付暫估科目轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款科目。子公司發(fā)貨核單人員掃碼過賬后生成出庫單，財(cái)務(wù)人員自動(dòng)生成銷售憑證，計(jì)入應(yīng)收賬款及主營業(yè)務(wù)收入和銷項(xiàng)稅。公司人員通過OA報(bào)銷各項(xiàng)費(fèi)用，財(cái)務(wù)人員審批時(shí)直接在OA系統(tǒng)里填寫科目、稅率、金額、部門、供應(yīng)商、客戶、現(xiàn)金流量等，待審批通過后由出納人員從網(wǎng)銀付款，付款后再由出納人員推送到SAP，自動(dòng)生成憑證。ERP系統(tǒng)大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，減少了出錯(cuò)率，層層把關(guān)，把財(cái)務(wù)工作推向了一個(gè)新的高度。

每月初財(cái)務(wù)人員從SAP系統(tǒng)中導(dǎo)出上月存貨毛利分析表，包括每個(gè)貨品的名稱、型號(hào)、銷售數(shù)量、銷售單價(jià)、不含稅銷售金額、含稅銷售金額、毛利、毛利率、銷售占比、銷售折扣等做出分析，包含每個(gè)貨品的優(yōu)惠券使用情況。為財(cái)務(wù)分析管理提供了有利工具，提高了分析決策能力和效率，為管理層提供了有效決策。

3.對內(nèi)部控制管理對象的影響

ERP系統(tǒng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)的流程體現(xiàn)，體現(xiàn)了企業(yè)管理的效益和質(zhì)量，保證了企業(yè)的精細(xì)化管理。ERP系統(tǒng)將企業(yè)、供應(yīng)商、客戶三者緊密聯(lián)系在一起，層層相連，互相牽制，共同發(fā)展。實(shí)施ERP后，將企業(yè)的物流、現(xiàn)金流、信息流、人力資源等進(jìn)行集成并及時(shí)傳遞，信息的實(shí)時(shí)共享，讓管理者不受時(shí)間與空間的影響，及時(shí)掌握企業(yè)的動(dòng)態(tài)，調(diào)整企業(yè)策略，把握時(shí)機(jī)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)為企業(yè)提高經(jīng)營效率和效果提供技術(shù)保證。

以A公司為例，財(cái)務(wù)部通過SAP系統(tǒng)把采購人員做的采購單，自動(dòng)生成應(yīng)付款的憑證，并自動(dòng)進(jìn)入庫存系統(tǒng)。由客戶在手機(jī)APP上下單，訂單人員接收到訂單，打印訂單，配貨人員根據(jù)訂單配貨，核單人員掃碼核單出庫，自動(dòng)在SAP里生成出庫單。財(cái)務(wù)人員根據(jù)出庫單，自動(dòng)生成銷售憑證，并自動(dòng)減少庫存。ERP系統(tǒng)將供銷存聯(lián)系在一起，避免了人為操作的不可控性。分公司財(cái)務(wù)人員的工作職責(zé)是自動(dòng)生成銷售憑證、報(bào)銷憑證，銀行流水的錄入及核對，折舊計(jì)提，應(yīng)收應(yīng)付客戶及供應(yīng)商清賬與重分類，折舊計(jì)提，準(zhǔn)確計(jì)算稅金并計(jì)提。由總部總賬會(huì)計(jì)人員及稅務(wù)人員審核，審核通過后，由總部總賬人員關(guān)閉上月賬期，并打開下月賬期。分公司財(cái)務(wù)人員在結(jié)賬后，提取數(shù)據(jù)并核對，上傳到BPC合并報(bào)表系統(tǒng)，由總部總賬會(huì)計(jì)人員生成合并報(bào)表。從銷售訂單的生成到合并報(bào)表的生成，幾乎全部是軟件操作，減少了財(cái)務(wù)人員的數(shù)量，節(jié)約了人力成本，避免了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為公司長遠(yuǎn)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展提供了保證。

4.對信息化安全的影響

ERP系統(tǒng)關(guān)系到整個(gè)公司的運(yùn)營，安全性尤其重要，主要依賴網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全及應(yīng)用安全等措施來保證ERP系統(tǒng)的運(yùn)營。以A公司為例，客戶通過手機(jī)APP系統(tǒng)支付訂單的方式有，微信支付、支付寶支付、工商銀行卡支付。A公司與工商銀行簽了支付協(xié)議，當(dāng)天收取的加盟商貨款直接進(jìn)入工商銀行的后臺(tái)，第二天早上9點(diǎn)進(jìn)入公司的收款賬戶。每天財(cái)務(wù)人員從SAP里導(dǎo)出銷售訂單，核對每筆收款，并自動(dòng)生成收款憑證。極少數(shù)情況下，會(huì)出現(xiàn)客戶重復(fù)支付貨款，也就是說一個(gè)訂單會(huì)支付兩次。這樣客戶重復(fù)支付貨款后非常擔(dān)心，財(cái)務(wù)部人員可以登錄網(wǎng)銀，查詢實(shí)際收款情況，如果確實(shí)是一筆訂單支付了兩次，客服人員會(huì)與客戶溝通是否退款或是讓財(cái)務(wù)人員給該客戶手工錄入客戶賬戶余額。公司還和工商銀行簽訂了資金歸集協(xié)議，每天下午5點(diǎn)，各分公司當(dāng)天收取的貨款直接轉(zhuǎn)入總公司賬戶，便于集團(tuán)資金部統(tǒng)一管理下屬公司資金，合理安排資金需求，提高資金使用效率，避免了資金風(fēng)險(xiǎn)。

5.對生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)的影響

ERP為生產(chǎn)管理的專業(yè)化提供了強(qiáng)有力的保證，ERP通過各個(gè)部門的計(jì)劃，將各個(gè)部門聯(lián)系在一起，提高了生產(chǎn)管理水平和工作質(zhì)量，使產(chǎn)品質(zhì)量得到大大提升。以A公司為例，通過加盟商訂貨系統(tǒng)及收款情況，運(yùn)營部會(huì)對每個(gè)產(chǎn)品的銷量進(jìn)行分析，反饋采購部門，采購部門，根據(jù)銷量情況向集團(tuán)內(nèi)的食品生產(chǎn)企業(yè)和外部供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。集團(tuán)內(nèi)食品生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)訂單及各部門根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，做好統(tǒng)計(jì)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)正常進(jìn)行有序生產(chǎn)，環(huán)環(huán)相扣，大大提高了生產(chǎn)效率。

6.對銷售系統(tǒng)的影響

銷售的管理從產(chǎn)品的銷售計(jì)劃開始，通過對銷售產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售客戶的分析統(tǒng)計(jì)，可對每個(gè)產(chǎn)品的銷售數(shù)量、金額、利潤、客戶的類型做出全面分析。客戶自己在手機(jī)APP上下單，減少了代理下單的錯(cuò)誤，隨時(shí)隨地的下單和退換貨品，減少了客服的工作量，降低了人工成本。

以A公司為例，ERP系統(tǒng)建立有客戶清單系統(tǒng)，包括客戶的編碼、客戶類型（加盟、直營、裝修隊(duì)）、客戶的省份、客戶區(qū)域、客戶詳細(xì)地址、客戶級(jí)次（代理商、重裝店或轉(zhuǎn)址店），便于銷售人員和財(cái)務(wù)人員查詢，對客戶進(jìn)行分類制定不同的銷售計(jì)劃。

每月1號(hào)上午9點(diǎn)，A公司財(cái)務(wù)人員對上月全部的銷售訂單，進(jìn)行開票處理，自動(dòng)生成銷售憑證。并導(dǎo)出全部上月全部客戶的匯總明細(xì)，該明細(xì)包含了每個(gè)客戶的整個(gè)月度的銷售不含稅金額、稅額、價(jià)稅合計(jì)金額、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、銷售區(qū)域、客戶性質(zhì)，等包括加盟店和直營店，為計(jì)算銷售人員的業(yè)績提成提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。

公司與客戶簽訂加盟協(xié)議后，公司會(huì)統(tǒng)一組織加盟商與直營店人員到總部進(jìn)行操作培訓(xùn)。信息部的人員會(huì)給客戶做指導(dǎo)，包括從手機(jī)下載客戶的訂貨APP，到客戶在手機(jī)APP上下單購買貨品，以及后續(xù)維護(hù)服務(wù)等，提供全面的咨詢服務(wù)，包括購買貨品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、收貨人、聯(lián)系方式、物流配送方式（自配送與三方配送）、收貨地址等。亦訂貨系統(tǒng)和我們的SAP相連，訂單人員接收到訂單，打印出出庫單，配貨人員安排配貨。這一流程減少了訂單與客戶的溝通環(huán)節(jié)，全部是自動(dòng)化操作、節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

1.提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

一是對信息部員工組織培訓(xùn)，加強(qiáng)防范意識(shí)。ERP系統(tǒng)具有管理變革性意義，只有員工掌握了操作技能，才能保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)營。

二是做好系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)，積極修補(bǔ)漏洞。以A公司為例，因?yàn)橄到y(tǒng)存在漏洞，微信支付出現(xiàn)了問題，導(dǎo)致不能支付，只能采用銀行卡支付，而銀行卡支付一般都會(huì)有限額，客戶無法在手機(jī)APP上支付，影響客戶采購，從而影響公司銷售業(yè)績，給公司造成損失。為了防止此事項(xiàng)發(fā)生，公司做出了決定，讓客戶直接付款到公司賬戶，再由財(cái)務(wù)人員，手工去做到客戶余額里，不影響加盟商的購買。這樣手動(dòng)操作一旦財(cái)務(wù)人員手工錄入金額錯(cuò)誤，將加大了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，給公司造成損失。這個(gè)事件本公司的信息部無法處理，又聯(lián)系軟件商騰訊，在軟件人員的努力下，終于恢復(fù)正常。

2.完善企業(yè)組織架構(gòu)

ERP系統(tǒng)有固定的流程走向，可以優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)，ERP流程涉及各部門層層審批，有些不必要的部門可以剔除，減化流程的審批，提高工作效率。ERP流程各部門有嚴(yán)格的審批權(quán)限，責(zé)任明確，每個(gè)環(huán)節(jié)都有不同的審批人，不得越權(quán)限操作，確保不相容職務(wù)相分離。ERP系統(tǒng)還可以加強(qiáng)各部門間的合作與溝通，避免信息孤島，在工作中互相咨詢與協(xié)商，增加磨合的幾率，使得企業(yè)工作氛圍融洽，提升工作效率。A公司設(shè)置多個(gè)部門，比如物流費(fèi)用的審批，首先由各分公司的負(fù)責(zé)人，填寫OA報(bào)銷審批，再由物流部經(jīng)理審批，再由區(qū)域經(jīng)理審批，再由分公司財(cái)務(wù)審批，總部財(cái)務(wù)審批，總經(jīng)理審批，出納付款，推送SAP生成憑證。各審批環(huán)節(jié)層層把關(guān)，如有疑問可以上向上級(jí)審批人進(jìn)行咨詢或是添加審批評(píng)論，以確保審批無誤，減少了人為操作的失誤，提高工作效率。

3.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督

隨著ERP系統(tǒng)越來越廣泛的應(yīng)用，與ERP系統(tǒng)相關(guān)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督也成為了急需解決的問題。

一是對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制體系進(jìn)行測試和評(píng)估，對內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)做出正確評(píng)價(jià)，促進(jìn)建成合理的內(nèi)部控制體系，合理安排審計(jì)重點(diǎn)，對存在的舞弊和差錯(cuò)準(zhǔn)確定位，提高審計(jì)工作效率。

二是加強(qiáng)對ERP原始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性與完整性的抽查，從源頭上防止舞弊和錯(cuò)誤的發(fā)生。

三是提高內(nèi)審人員素質(zhì)和技能。由于ERP環(huán)境下全是自動(dòng)化控制對審計(jì)人員的要求也提高了。審計(jì)人員不僅要有會(huì)計(jì)、審計(jì)的技能，還要有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技能。大力加強(qiáng)審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，以適應(yīng)現(xiàn)在審計(jì)工作的要求。

以A公司為例，信息部有個(gè)員工，將加盟商的收款信息誤入為另一個(gè)加盟商的信息，而整個(gè)信息部的人競無人審核該項(xiàng)操作，導(dǎo)致該加盟商的門店銷售貨款全部進(jìn)入到另一個(gè)加盟商的賬戶中。該事項(xiàng)對公司造成了非常不利的影響，首先一方面公司與加盟商進(jìn)行協(xié)商先從公司賠付其銷售額損失，另一方面起訴了誤收款的加盟商，要求其返還不當(dāng)?shù)美?。這個(gè)事項(xiàng)公司吸取了教訓(xùn)，重新建立起了監(jiān)督審核機(jī)制。

4.確保流程設(shè)計(jì)合理與數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

ERP系統(tǒng)是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程，要求每個(gè)環(huán)節(jié)每個(gè)人都有各自的權(quán)限，在節(jié)點(diǎn)上錄入信息，相互之間達(dá)到資源共享，相互聯(lián)系，加強(qiáng)了部門之間的協(xié)作，提高了生產(chǎn)經(jīng)營效率。

以A公司OA系統(tǒng)為例，所有員工都在企業(yè)微信里操作，根據(jù)每個(gè)員工的崗位，設(shè)置的權(quán)限不同，審批的內(nèi)容也不相同。例如員工發(fā)起報(bào)銷的付款審批，應(yīng)填寫報(bào)銷類型、部門、金額、收款人賬號(hào)，名稱，附件照片等。第一審批人是直屬部門領(lǐng)導(dǎo)，第二審批人為部門經(jīng)理，第三審批人是分公司財(cái)務(wù)，第四審批人是集團(tuán)財(cái)務(wù)，第五審批人是集團(tuán)總監(jiān)，審批通過后，轉(zhuǎn)到出納付款，最后由資金部經(jīng)理推送到SAP生成憑證。以上操作員工可以在手機(jī)APP上操作，隨時(shí)隨地的保持在工作狀態(tài)，隨時(shí)審批，大大提高了工作效率。

五、結(jié)束語

ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制，極大地提升了管理效率，降低了管理風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)在積極有效的環(huán)境下快速發(fā)展。ERP軟件的實(shí)施達(dá)到了企業(yè)的綜合性管理，培養(yǎng)了團(tuán)隊(duì)精神，把企業(yè)發(fā)展帶到了一個(gè)新的高度。因此加強(qiáng)對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制，更是重中之重，實(shí)施有效的內(nèi)部控制管理策略，使得公司可持續(xù)發(fā)展，增加公司價(jià)值。

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