大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

張靜

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-124-01

摘 要 檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，通過對各類檔案信息和數(shù)據(jù)的收集整理和分類，能夠為事業(yè)單位各項活動的開展以及管理決策提供最基礎(chǔ)的依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的運作模式，力求發(fā)展與創(chuàng)新，充分的利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，來提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)技術(shù) 事業(yè)單位 檔案管理

事業(yè)單位將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，符合當(dāng)前事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性的工作，主要是留存和記錄事業(yè)單位在運行過程中所產(chǎn)生的各類管理信息、人事檔案以及重要活動和決策信息等等，按照一定的步驟和規(guī)范對這些資料進行整理歸檔，能夠提高檔案資源的利用程度。

一、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性

（一）有利于提升檔案管理水平

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，由于內(nèi)部組織機構(gòu)的不斷完善和職能的細(xì)化，使得各個部門在日常工作中所產(chǎn)生的各類資料和信息在種類和數(shù)量上都呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢，這無疑給事業(yè)單位的檔案管理工作增加了一定的難度。如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將很難實現(xiàn)對這類信息資源的整合利用。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)則能夠有效的提升事業(yè)單位檔案管理水平，借助于大數(shù)據(jù)高效的信息收集和分析處理能力，能夠大大簡化檔案管理工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

（二）有利于促進事業(yè)單位的信息化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，越來越多的事業(yè)單位都認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，這不僅符合信息時代的發(fā)展趨勢，更能夠進一步提高事業(yè)單位的組織運行效率。以在檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為開端，可以逐步的建立健全事業(yè)單位內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多個部門的聯(lián)結(jié)和配合，進而實現(xiàn)信息技術(shù)和計劃管理方式的普及，這對事業(yè)單位的健康、有序和穩(wěn)定發(fā)展是極為有利的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理數(shù)字化程度不高

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的不足，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。首先就表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化程度不高，也就是說在進行檔案資料和信息的整理與保存時，許多事業(yè)單位仍然是沿用比較傳統(tǒng)的檔案管理形式，以紙質(zhì)檔案為主，并沒有實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲。這在一定程度上降低了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平，同時由于紙質(zhì)檔案的保存和管理要求都比較高，否則就很容易發(fā)生損毀或者霉變，這在一定程度上增加了事業(yè)單位的檔案管理成本，不利于事業(yè)單位構(gòu)建高效和集約化的檔案管理工作體系。

（二）檔案管理工作效率低下

目前許多事業(yè)單位檔案管理工作還存在著效率低下的問題。造成這一問題的主要原因一是事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)不足，在具體執(zhí)行檔案管理時，從信息的收集、資料整理、分類、歸檔以及查詢都有著復(fù)雜的管理流程，一些部門或工作人員在進行信息傳遞和檔案查閱的過程中存在著一定的阻礙，從而降低了檔案資料的利用率。二是由于缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，相應(yīng)的檔案信息資料的補充、上傳以及查詢工作都存在著一定的滯后性，這就嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案真實性和準(zhǔn)確性，降低了檔案管理工作效率。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)平臺

要提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用水平，最關(guān)鍵的就是要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理大數(shù)據(jù)平臺，為事業(yè)單位檔案管理工作方式方法的改革與創(chuàng)新提供物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。首先我們可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強大的云存儲功能，來拓寬事業(yè)單位檔案信息資料的存儲空間，可以將事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過利用掃描儀、影像儀等的設(shè)備用掃描的方式對檔案信息和數(shù)據(jù)進行數(shù)字化的處理，從而生成相應(yīng)的電子檔案，存儲到大數(shù)據(jù)平臺之中，只要做好相關(guān)的備份和安全加密工作，就可以保證這些檔案資料和信息的永不丟失。其次，事業(yè)單位還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速分析、數(shù)據(jù)整合和處理功能，對同一類別的檔案資料進行精準(zhǔn)識別和提取，這樣不僅可以實現(xiàn)科學(xué)的檔案分類管理，同時還能夠幫助事業(yè)單位進行數(shù)據(jù)分析與決策，大大提升了檔案資源的利用水平。

（二）完善信息化系統(tǒng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)功能

事業(yè)單位檔案管理工作在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，還必須要不斷的健全和完善信息化系統(tǒng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)功能。事業(yè)單位進行檔案管理的最終目的就是對，檔案資源加以利用，但是在過去的紙質(zhì)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)精準(zhǔn)和快速的信息收集、整理、查找與檢索幾乎是不可能的。而通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以直接建立檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理人員只需要通過聯(lián)網(wǎng)操作就可以收集和整理各個部門的信息資料，不僅加強了事業(yè)單位內(nèi)部的溝通和聯(lián)系，還有效的提升了檔案管理工作效率，同時也方便及時的補充、修改和插入檔案信息，保證了檔案資料的完整性和真實性。

四、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們的生產(chǎn)和生活方式都發(fā)生了一定的改變，事業(yè)單位更應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，探索對大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應(yīng)用。將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，能夠改變事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，切實的提高檔案管理水平和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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