計(jì)算機(jī)技術(shù)在本科院校學(xué)籍管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用研究

何 柳

(武漢商學(xué)院，湖北 武漢 430056)

0 引言

自從學(xué)籍管理工作實(shí)現(xiàn)信息化后，學(xué)籍管理工作人員更像是一個(gè)信息管理員，將獲得的學(xué)生數(shù)據(jù)、表單、申請(qǐng)等各種信息進(jìn)行處理后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)設(shè)備或上傳到信息管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版只是作為備案存檔之用。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理人員可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理，學(xué)生能在智慧校園或者掌上校園里查詢學(xué)分、查到自己的學(xué)籍狀態(tài)并進(jìn)行異動(dòng)申請(qǐng)，管理人員能下載實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)及時(shí)地傳遞給需要的部門使用、進(jìn)行畢業(yè)審核等等。計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍管理中扮演著十分重要的角色，它是現(xiàn)代化學(xué)籍管理的手段與方法。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 學(xué)籍注冊(cè)

教育部規(guī)定，每學(xué)年初新生需要進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)、老生需要進(jìn)行學(xué)年注冊(cè)，國(guó)家有專門的“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”供大學(xué)生查詢學(xué)籍和學(xué)歷信息，高校學(xué)籍管理人員有配套的“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)”上傳學(xué)籍注冊(cè)信息。學(xué)籍管理人員對(duì)內(nèi)還要負(fù)責(zé)教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍模塊的運(yùn)行，每學(xué)年初采集到學(xué)生的報(bào)到情況后都會(huì)先在教務(wù)系統(tǒng)里處理，保證手頭數(shù)據(jù)的時(shí)效性，然后再在“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)”上傳注冊(cè)信息。兩個(gè)系統(tǒng)的同時(shí)運(yùn)用，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1.2 學(xué)籍異動(dòng)

每學(xué)期初是學(xué)籍異動(dòng)的高峰期，學(xué)生可以在教務(wù)系統(tǒng)里依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行異動(dòng)申請(qǐng)，管理人員及時(shí)審核，學(xué)生能看到自己的審核結(jié)果。同時(shí)，每學(xué)期轉(zhuǎn)專業(yè)也幾乎在教務(wù)系統(tǒng)里完成，由學(xué)生申請(qǐng)到所在學(xué)院審核、轉(zhuǎn)入院系筆試面試、轉(zhuǎn)入院系審核、教務(wù)處審核幾大環(huán)節(jié)構(gòu)成，紙質(zhì)版匯總表只是作為備案使用。上述過(guò)程借助計(jì)算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)上得以實(shí)現(xiàn)，這極大方便了學(xué)籍異動(dòng)管理，讓學(xué)籍管理人員從繁多的申請(qǐng)表中解放出來(lái)，提升了學(xué)籍管理的效率。

1.3 數(shù)據(jù)處理

學(xué)籍信息包含很多字段，每個(gè)管理系統(tǒng)和每個(gè)部門需要的字段不同，往往在處理字段內(nèi)容和格式上花費(fèi)很多功夫，借助一些計(jì)算機(jī)輔助軟件，能將自己需要的字段名篩選出來(lái)，并且處理成需要的格式。新生平均分班也可以使用計(jì)算機(jī)小程序，過(guò)去都是直接在Excel里手動(dòng)分班，不僅容易出錯(cuò)，而且無(wú)法保證一定做到平均，計(jì)算機(jī)程序能通過(guò)內(nèi)部設(shè)置達(dá)到預(yù)期效果，大大提升了工作效率。

1.4 考試報(bào)名

專升本考試、四六級(jí)考試報(bào)名，都是學(xué)生自己在相應(yīng)的網(wǎng)站里申請(qǐng)?zhí)顖?bào)。比如專升本考試，學(xué)生在報(bào)名系統(tǒng)里填報(bào)了相關(guān)信息，管理員進(jìn)行審核，經(jīng)過(guò)考試后，被錄取的學(xué)生進(jìn)校后的第一手資料就是從報(bào)名系統(tǒng)里導(dǎo)出的，學(xué)生的基本信息和照片信息，都能整理后上傳到教務(wù)系統(tǒng)里供后續(xù)教學(xué)使用，減輕了學(xué)籍管理人員的工作量。

1.5 畢業(yè)證管理

畢業(yè)審核如果單單依靠線下審核，各個(gè)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書分身乏術(shù)，而且這種老式的審核方式極容易出錯(cuò)。借助教務(wù)系統(tǒng)的畢業(yè)管理功能，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)學(xué)分審核及畢業(yè)數(shù)據(jù)處理，保證了畢業(yè)審核環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和效率。

1.6 資格審核

大多高校在校生報(bào)考資格審核工作交由學(xué)校學(xué)籍科完成，學(xué)籍科不僅需要審核所提交資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還要審核學(xué)生本人是否與證件相符，這項(xiàng)工作就需要借助身份證閱讀器進(jìn)行身份證掃描。但目前大多數(shù)高校使用的身份證閱讀器只是單純驗(yàn)證身份證芯片里存儲(chǔ)的圖像和文字信息，沒有對(duì)到場(chǎng)學(xué)生本人面部進(jìn)行識(shí)別并與身份證圖像進(jìn)行智能化比對(duì)，人工校對(duì)照片的方法難免會(huì)有誤判，這項(xiàng)工作還有進(jìn)步的空間。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理應(yīng)用中存在的問題

2.1 學(xué)籍管理系統(tǒng)更新不夠及時(shí)

學(xué)籍管理制度和管理理念與學(xué)籍管理系統(tǒng)不匹配，造成了管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值不能完全體現(xiàn)出來(lái)[1]。計(jì)算機(jī)技術(shù)作為管理手段應(yīng)當(dāng)為學(xué)籍管理服務(wù)，而不是學(xué)籍管理被計(jì)算機(jī)技術(shù)絆住腳，所以管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，跟隨學(xué)籍管理改革的步伐。

2.2 學(xué)籍管理人員計(jì)算機(jī)水平欠缺

學(xué)校應(yīng)當(dāng)更多地為教學(xué)管理人員提供培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技能的機(jī)會(huì)，并且引進(jìn)計(jì)算機(jī)類人員，為高校教學(xué)管理信息化建設(shè)提供保障。

2.3 教師與學(xué)籍管理人員信息化建設(shè)思想認(rèn)知度不夠

部分教師覺得系統(tǒng)操作過(guò)程麻煩，不接受信息化工具，甚至覺得計(jì)算機(jī)軟件具有不可控性，擔(dān)心系統(tǒng)出錯(cuò)，以上原因?qū)е掠行┙處熑匀皇褂藐惻f的方法管理學(xué)籍。所以，高校應(yīng)該多培養(yǎng)教師的信息化建設(shè)意識(shí)，讓教師們接受新事物，適應(yīng)信息化管理手段，從而提高管理質(zhì)量和辦事效率[2]。

2.4 計(jì)算機(jī)軟件需要專門人員維護(hù)

高校的教學(xué)管理系統(tǒng)是校內(nèi)最重要的管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)軟件難免有故障或者出錯(cuò)的時(shí)候，所以需要高校配備專門的系統(tǒng)維護(hù)人員來(lái)保障正常的教學(xué)秩序。

2.5 學(xué)籍管理資金需合理投入

高校學(xué)籍管理的信息化少不了適應(yīng)時(shí)代需求的科技產(chǎn)品作為支撐，高校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)學(xué)籍管理資金的投入力度。信息化建設(shè)需要軟件實(shí)施，也需要硬件設(shè)施，高校對(duì)學(xué)籍管理信息化的支持力度決定著學(xué)籍管理的質(zhì)量與效率。教育機(jī)構(gòu)是我國(guó)教書育人的重要場(chǎng)所，高校更是培養(yǎng)我國(guó)素質(zhì)人才的搖籃，所以各個(gè)部門都應(yīng)當(dāng)重視高校的教學(xué)管理發(fā)展，將學(xué)籍管理信息化納入長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃中去。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍管理中的應(yīng)用展望

計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍了，現(xiàn)代高校大多是計(jì)算機(jī)輔助辦公，但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和學(xué)籍管理要求的不斷細(xì)化與變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍管理中還可以有更深入的應(yīng)用形式[3]。

3.1 學(xué)年注冊(cè)智能化

學(xué)生在學(xué)年初報(bào)到繳費(fèi)后可憑繳費(fèi)單去學(xué)院輔導(dǎo)員處刷一卡通，讀卡器終端將信息返回給電腦中的管理系統(tǒng)，整個(gè)報(bào)到環(huán)節(jié)在二級(jí)學(xué)院完成統(tǒng)計(jì)，輔導(dǎo)員起到監(jiān)督提醒和登記未報(bào)到原因的作用。教務(wù)處學(xué)籍管理人員只需要打開教務(wù)系統(tǒng)，就可以看到各個(gè)學(xué)院的報(bào)到情況，可以在線形成匯總數(shù)據(jù)，清晰地看到哪些學(xué)生沒來(lái)報(bào)到、是什么原因。該方式極大地提高了工作效率，減少了學(xué)籍管理人員的工作量。

3.2 畢業(yè)證打印智能化

目前許多高校畢業(yè)證打印采用的是Excel和Word聯(lián)用中的郵件合并功能，需要對(duì)Word進(jìn)行排版，打印中頁(yè)數(shù)多了后經(jīng)常反應(yīng)較慢，打印過(guò)程中也需要監(jiān)管把關(guān)。其實(shí)完全可以使用線下的計(jì)算機(jī)輔助軟件，可以設(shè)定模板，導(dǎo)入Excel后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化打印，還可以在軟件里看到哪些學(xué)生的畢業(yè)證已經(jīng)被打印了、哪些還在進(jìn)程中。同時(shí)，如果有學(xué)生信息需要修改，也可以快速找到那張畢業(yè)證進(jìn)行更改。

3.3 資格審核智能化

在未來(lái)，學(xué)籍管理或者考務(wù)管理中可以使用人臉識(shí)別設(shè)備，將考生本人面部通過(guò)人臉識(shí)別技術(shù)與計(jì)算機(jī)中的身份證圖像信息進(jìn)行比對(duì)，從而判斷是否為本人。這項(xiàng)技術(shù)在移動(dòng)互聯(lián)領(lǐng)域用得比較多，但在教學(xué)管理領(lǐng)域還比較少。

3.4 成績(jī)管理智能化

學(xué)生如果需要打印成績(jī)單或者學(xué)籍證明，需要前往自己所在學(xué)院的教學(xué)科，找相應(yīng)的教學(xué)秘書打印，教學(xué)秘書經(jīng)常忙不過(guò)來(lái)。其實(shí)只需要一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)智能終端設(shè)備，放在教學(xué)樓的大廳內(nèi)供學(xué)生自助查詢打印。相信不久以后，智能化終端將在校園內(nèi)普及。

4 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理過(guò)程中的諸多難題，為高校辦學(xué)質(zhì)量的提高提供支撐[4]。學(xué)籍管理是本科院校教學(xué)管理中的重要環(huán)節(jié)，學(xué)生從入學(xué)時(shí)的學(xué)籍信息電子注冊(cè)到每年開學(xué)初的學(xué)年注冊(cè)、每學(xué)期的學(xué)籍異動(dòng)、成績(jī)管理、畢業(yè)審核、畢業(yè)時(shí)的畢業(yè)證發(fā)放等等皆與學(xué)籍管理相關(guān)，學(xué)籍管理的成效直接決定著教學(xué)管理的質(zhì)量。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效地簡(jiǎn)化學(xué)籍管理過(guò)程，提升學(xué)籍管理的工作質(zhì)量和效果，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的現(xiàn)代化與信息化。學(xué)籍管理的信息化之路還有待更深入探索，需要教學(xué)管理工作者繼續(xù)為之努力。