信息化背景下高校檔案利用工作研究

余 珍

（福建農(nóng)林大學(xué) 福建農(nóng)林大學(xué)校辦，福建 福州 350002）

信息化的發(fā)展為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，檔案部門(mén)可以借助新技術(shù)，將工作人員從傳統(tǒng)的手工勞作中解脫出來(lái)。通過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，編制全文檢索、目錄檢索、專(zhuān)題檢索等多種形式的檢索工具，極大提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，提高檔案利用效率。高校檔案是高等學(xué)校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。通過(guò)對(duì)高校檔案利用現(xiàn)狀的分析，結(jié)合檔案信息化帶來(lái)的機(jī)遇，尋求新的方式方法，為高校檔案利用提供新思路、新策略是我們高校檔案工作者所要解決的重要問(wèn)題。

一、高校檔案利用工作現(xiàn)狀

（一）提供利用方式單一。

目前許多高校仍然以提供紙質(zhì)檔案復(fù)制件為主，數(shù)字化程度較低，查找手續(xù)繁瑣且效率低下。而對(duì)紙質(zhì)原件的反復(fù)利用，也不利于檔案原件的保護(hù)。隨著檔案管理軟件的引入應(yīng)用，許多高校已擺脫傳統(tǒng)手工目錄檢索方式，借助檔案管理軟件形成了電子文件目錄管理，但仍然只停留在目錄檢索。與手工目錄檢索相比，雖然檢索速度提高了很多，然而目錄檢索仍無(wú)法滿足高效的檔案利用需求，對(duì)查全率和查準(zhǔn)率無(wú)法保障。電子目錄檢索需要提供較為準(zhǔn)確的關(guān)鍵字，關(guān)鍵字一旦不對(duì)，便無(wú)法檢索出所需的信息?，F(xiàn)有的高校檔案管理軟件對(duì)文件題名的字?jǐn)?shù)往往有一定的限制，很多用戶在利用檔案時(shí)，往往只是記得材料大概內(nèi)容，僅僅通過(guò)目錄檢索無(wú)法準(zhǔn)確檢索出相應(yīng)信息，漏檢率很高，經(jīng)常無(wú)法滿足用戶需求。檔案工作人員往往花費(fèi)了一番功夫，結(jié)果卻無(wú)法得償所愿。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的利用還有一定的獨(dú)占性，當(dāng)某個(gè)用戶在使用時(shí)，其他人便無(wú)法同時(shí)利用，無(wú)法像電子文件一般具有高度的共享性。

（二）檔案利用手續(xù)繁瑣。

由于出于安全考慮等種種原因，許多高校檔案館（室）借閱手續(xù)還比較繁瑣，不接受電話及電子郵件、傳真查詢，需要本人或攜帶委托書(shū)的人員攜帶各種有效證件親自來(lái)館查詢。當(dāng)利用者需要利用檔案時(shí)，其所需要付出的成本較高。對(duì)于校內(nèi)借閱者而言，有些檔案借閱手續(xù)也不簡(jiǎn)便。以我?？蒲袡n案為例，要求專(zhuān)利、課題等只能提供給第一作者，其他作者利用時(shí)，需提供第一作者的身份證原件及委托書(shū)。在檔案部門(mén)而言是為了安全著想，很多老師能夠理解，但也存在一些老師不理解的情況，尤其是導(dǎo)師有時(shí)為了幫助學(xué)生，將專(zhuān)利第一作者讓與學(xué)生，但在學(xué)生畢業(yè)后，導(dǎo)師需要利用該專(zhuān)利時(shí)，再聯(lián)系學(xué)生要身份證及委托書(shū)就不是那么便捷，這樣老師會(huì)覺(jué)得利用不方便，對(duì)檔案館（室）有一定的排斥情緒。

（三）檔案信息化程度參差不齊。

高校之間的檔案工作發(fā)展極不平衡，其信息化程度也參差不齊。就地域而言，沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，高校檔案信息化水平較高，許多高校已將檔案信息化工作列入學(xué)校“數(shù)字校園”建設(shè)整體規(guī)劃，有些已完成檔案信息化的資源建設(shè)階段，而內(nèi)陸地區(qū)受限于經(jīng)濟(jì)投入，信息化水平往往較低，許多院校甚至完全沒(méi)有開(kāi)始。就辦學(xué)層次而言，“985工程”“211工程”學(xué)校整體發(fā)展水平高，而一般普通院校受重視程度較低，因此檔案信息化開(kāi)展也較為緩慢。美國(guó)在上世紀(jì)90年代中期就建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)（NALR），實(shí)現(xiàn)了全國(guó)高校數(shù)字檔案資源的網(wǎng)上集成化查詢檢索和利用，成為世界上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國(guó)家。目前通過(guò)美國(guó)檔案信息總網(wǎng)站，可檢索到200多個(gè)高校檔案館的數(shù)字化檔案。[1]而在我國(guó)高校中，尚未形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化，許多高校都是自己內(nèi)部開(kāi)展信息化工作，各高校之間信息資源并不共享，形成一個(gè)又一個(gè)信息孤島。信息化程度的高低在一定程度上也影響著檔案利用效果。

（四）被動(dòng)利用的多，主動(dòng)提供利用的少。

目前檔案館（室）主要的利用方式是利用者上門(mén)查閱檔案，工作人員根據(jù)利用者需求提供相關(guān)檔案資料，而主動(dòng)發(fā)布檔案信息還比較少。許多高校檔案部門(mén)沒(méi)有把握時(shí)機(jī)，主動(dòng)介入學(xué)校的發(fā)展，對(duì)許多重大活動(dòng)的參與極少，沒(méi)有主動(dòng)為學(xué)校的重大活動(dòng)提供服務(wù)，只是被動(dòng)的坐等他人上門(mén)利用。我國(guó)高校檔案館是作為學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與國(guó)家公共檔案館性質(zhì)有所不同，它所服務(wù)的對(duì)象大多也局限于本校機(jī)關(guān)各部門(mén)、教職員工、學(xué)生以及校友，對(duì)社會(huì)其他各界、各部門(mén)提供服務(wù)較少，有時(shí)基于檔案保密規(guī)定，高校檔案并不提供給社會(huì)利用。社會(huì)各界對(duì)高校檔案利用意識(shí)也比較薄弱，一般情況下較少會(huì)主動(dòng)到高校檔案館（室）利用檔案。

（五）檔案工作人員素質(zhì)不斷提高。

隨著檔案學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，許多建立檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的高校每年為社會(huì)輸送大量畢業(yè)生，包括許多研究生。同時(shí)，由于高等院校對(duì)工作人員學(xué)歷學(xué)位的要求不斷提高，進(jìn)入高校工作的人員很多需要具有碩士學(xué)位，新進(jìn)檔案工作人員的學(xué)歷要求也相應(yīng)提高。因此，近些年來(lái)，高校檔案工作者高學(xué)歷隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，工作人員綜合素質(zhì)不斷提高，為高校檔案工作帶來(lái)了新鮮血液。隨著高校檔案工作人員素質(zhì)的不斷提高，高校檔案部門(mén)不再是傳統(tǒng)意義上的偏冷部門(mén)，高校檔案工作人員積極改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，努力探索檔案利用工作的新途徑和新方法，更好地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，為全校師生提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。

二、檔案利用工作新舉措

（一）開(kāi)展檔案信息化工作，改變傳統(tǒng)利用方式方法。

信息化已經(jīng)成為歷史的潮流，檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不能固步自封。高校檔案部門(mén)應(yīng)加快與學(xué)校其他部門(mén)信息系統(tǒng)的對(duì)接，如OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，將其形成的電子文件信息直接與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，及時(shí)獲取各業(yè)務(wù)部門(mén)所形成的電子數(shù)據(jù)，并保存歸檔。同時(shí)，將館（室）藏檔案逐步進(jìn)行掃描和數(shù)字化，有效開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案信息資源。有條件的高?？蓪n案數(shù)字化工作采取外包的方式，以最快的速度實(shí)現(xiàn)本校檔案信息資源的數(shù)字化加工；對(duì)于尚無(wú)條件完全數(shù)字化的高校，可將利用率高的檔案先行數(shù)字化，分步進(jìn)行、逐步開(kāi)展。在數(shù)字化檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過(guò)全文檢索，可大大提高查全率與查準(zhǔn)率，減少查閱檔案的時(shí)間。例如，新生錄取花名冊(cè)歷來(lái)是利用率較高的一類(lèi)教學(xué)檔案，尤其在畢業(yè)季利用率極高。在傳統(tǒng)的利用中，工作人員需根據(jù)年級(jí)、省份、專(zhuān)業(yè)、姓名進(jìn)行手工一頁(yè)頁(yè)翻閱查找，而將其掃描數(shù)字化整理后，通過(guò)簡(jiǎn)單的名字檢索即可快速定位，直接打印，不僅節(jié)約了時(shí)間成本，同時(shí)也大大減少了對(duì)錄取花名冊(cè)原件的反復(fù)利用，極大保護(hù)了檔案原件。畢業(yè)生的學(xué)籍證明等檔案材料也屬于利用較為頻繁的一類(lèi)檔案，筆者所在學(xué)校開(kāi)發(fā)了一個(gè)學(xué)籍證明自助打印系統(tǒng)，通過(guò)教務(wù)處、研究生院畢業(yè)生信息的導(dǎo)入，可在電子設(shè)備上自動(dòng)生成畢業(yè)生所需的中英文學(xué)歷證明、學(xué)位證明，在校期間成績(jī)等材料。畢業(yè)生在自助打印系統(tǒng)上讀取身份證信息，便可快速獲取這些材料，極大方便了利用者。

（二）開(kāi)設(shè)檔案選修課，提高學(xué)生檔案利用意識(shí)。

2008年新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中再次強(qiáng)調(diào)有條件的高校，可以開(kāi)設(shè)檔案管理選修課或創(chuàng)設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地等。目前，全國(guó)有33所高校開(kāi)設(shè)有檔案學(xué)（本科）專(zhuān)業(yè)。需要注意的是，檔案公選課應(yīng)避免過(guò)度專(zhuān)業(yè)化，而應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，融知識(shí)性與趣味性于一體，旨在普及檔案知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，提高學(xué)生認(rèn)識(shí)和利用檔案的能力和水平。[2]通過(guò)開(kāi)設(shè)檔案選修課，加大檔案宣傳，讓在校師生對(duì)檔案不那么陌生，消除其神秘感。通過(guò)檔案宣傳，也能讓師生對(duì)檔案部門(mén)有所了解，當(dāng)其需要查閱相關(guān)檔案資料時(shí)，能知道到哪里尋求幫助。同時(shí)，可結(jié)合本校校史，開(kāi)展相應(yīng)專(zhuān)題課程，宣傳本校文化，從而達(dá)到利用檔案弘揚(yáng)本校文化傳承的目的。

（三）簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，多渠道提供利用。

檔案用戶利用體驗(yàn)的好壞程度與其之后需要利用檔案時(shí)向檔案部門(mén)求助的意愿強(qiáng)烈程度成正比。若其每次去檔案部門(mén)皆能獲得所需材料，且所需利用成本低，即利用體驗(yàn)良好，那之后當(dāng)其有所需求時(shí)，便會(huì)主動(dòng)到檔案部門(mén)查詢；反之，將不愿再入檔案館（室）。高校檔案部門(mén)作為學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，可嘗試簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高用戶需求體驗(yàn)。通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)，將校內(nèi)部門(mén)所需利用的檔案提供網(wǎng)絡(luò)化利用的方式，這樣可以免去利用者到現(xiàn)場(chǎng)所花費(fèi)的時(shí)間，極大方便了利用者。同時(shí)，檔案工作人員可將館（室）藏檔案根據(jù)需求，通過(guò)系統(tǒng)編研工作編制不同的專(zhuān)題目錄，并且實(shí)現(xiàn)甚至全文檢索。例如有關(guān)人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、歷史沿革、規(guī)章制度等專(zhuān)題，在利用者有需求時(shí)，能在最短的時(shí)間內(nèi)提供專(zhuān)題服務(wù)。這類(lèi)目錄具有直觀性，便于特性檢索，同時(shí)能反映某個(gè)方面的歷史沿革，對(duì)于編寫(xiě)學(xué)校校史也具有極為便捷的參考作用。

（四）打破“信息獨(dú)享”，從獨(dú)享走向共享。

隨著我國(guó)高等院校近些年來(lái)在社會(huì)文化事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的影響力逐漸增大，社會(huì)科學(xué)研究與人文交流領(lǐng)域需要高校參與其中，并發(fā)揮重要的知識(shí)導(dǎo)向作用，而高校也需要社會(huì)的大平臺(tái)支持進(jìn)行學(xué)校自身的深化改革與發(fā)展，而扭轉(zhuǎn)“信息鴻溝”問(wèn)題，打破“信息獨(dú)享”問(wèn)題成為高校檔案管理機(jī)構(gòu)，乃至高校決策層急需解決的問(wèn)題。[3]加快高校檔案數(shù)字化進(jìn)程，全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，整合現(xiàn)有的檔案資源，力求早日建成全國(guó)性的高校檔案信息聯(lián)網(wǎng)檢索系統(tǒng)，達(dá)到“資源共享”，方便用戶利用。同時(shí)，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，編制適用于各類(lèi)人群的檢索工具，包括檔案工作者管理使用的以及用戶利用的檢索工具，使不同身份的人能根據(jù)自己的身份和需求使用相應(yīng)的檢索工具，快速檢索到自己所需信息。

檔案利用服務(wù)工作是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量高校檔案工作水平的一個(gè)重要指標(biāo)。在數(shù)字化背景下，高校檔案部門(mén)只有借助信息化這個(gè)“東風(fēng)”，通過(guò)多方努力，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式方法，切實(shí)改變工作作風(fēng)，用活檔案資源，才能更好的提升高校檔案服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。