大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理要點探究

◎唐長秀

（龍巖市第三醫(yī)院 福建 龍巖 364000）

大數(shù)據(jù)時代，信息更迭出現(xiàn)前所未有的速度與效率，信息傳遞通道和傳遞途徑更加廣泛，這些都推動檔案管理工作的進步與發(fā)展。檔案是機關(guān)、組織及個人在社會活動中形成的，可作為歷史記錄儲存的，儲存方式可為文字、聲音、圖像及其它方式或載體。

學(xué)者尚子田在研究中指出，電子檔案有利于促進智慧城市建設(shè)，實現(xiàn)電子文件管理和相應(yīng)的儲存?zhèn)浞莨ぷ鳎瑵M足檔案館的需求，實現(xiàn)信息的整體性調(diào)度[1]。李穎在研究中提出利用大數(shù)據(jù)對醫(yī)院的不同信息進行分層管理，提高信息數(shù)據(jù)處理的針對性和有效性；也可將檔案管理工作與云計算技術(shù)相結(jié)合，并聯(lián)系醫(yī)藥企業(yè)大數(shù)據(jù)，保證醫(yī)院檔案信息和數(shù)據(jù)的完整性[2]。周思施分析醫(yī)院電子檔案管理的可行性，指出新常態(tài)下醫(yī)院在開展信息化建設(shè)時,存在著檔案信息管理高度集中、計算難度大、匯總分析指標多等多重問題,這在一定程度上為數(shù)據(jù)融合及檔案高效運行提供了機會,促使平臺模式逐步轉(zhuǎn)變[3]。

認真分析電子檔案的優(yōu)勢以及電子檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議，期望對電子檔案的應(yīng)用與管理有所借鑒。

一、電子檔案的優(yōu)勢分析

（一）提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)時代，我們工作中的諸多方面都與計算機和互聯(lián)網(wǎng)互相滲透，同時資源共享也幫我們進一步提高資源獲取的便捷性和有效性。推動電子檔案的管理與發(fā)展，是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的保持和改進，也是逐漸適應(yīng)信息化時代的一種趨勢。利用電子檔案對不同文字、圖片以及影像資料等分類收集，實現(xiàn)針對不同層級工作人員開放不同級別的電子信息化，利用關(guān)鍵字搜索，使信息獲取更加高效，有利于提高工作效率。同時，電子檔案管理平臺可以讓各部門之間信息共享更加便捷，信息調(diào)度和及時更新具有可操作性，跨部門合作的阻力更小，更有利于矩陣式的工作結(jié)構(gòu)發(fā)展。

（二）推動檔案管理信息化進程

檔案管理信息化是諸多企事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向。目前，檔案管理不僅與各個行業(yè)自身發(fā)展相關(guān)，對于相應(yīng)的監(jiān)督管理部門，檔案管理的電子化同樣具有重要作用，既節(jié)約行政成本，同時可以保證監(jiān)管工作的順利高效開展。檔案管理信息化將推動國家統(tǒng)一信息平臺的建立，對于監(jiān)察和審查部門工作的便利性以及信息獲取的真實性具有重要意義，可以有效防止信息篡改和做假賬等事情發(fā)生。在實際的檔案存儲過程中，信息化可以最大程度保證聲音等影像資料的完整度和真實性，電子檔案作為先進的檔案存儲技術(shù)，迎合今后信息產(chǎn)生和傳播的方式，便于多種媒體信息的獲取和錄入。

（三）有利于文檔保密

在實際工作中，紙質(zhì)檔案管理占據(jù)大量的空間，同時由于保存不善以及相應(yīng)的監(jiān)督管理制度存在問題，比如一些利益相關(guān)者可以借助相應(yīng)的人際關(guān)系，輕易篡改個人檔案。電子檔案管理可以設(shè)置相應(yīng)的查看范圍，為電子檔案管理人員設(shè)置專業(yè)的IP地址，一旦有檔案泄露情況，將會追蹤到相應(yīng)的泄密人員，使電子檔案整體處于相應(yīng)的監(jiān)控狀態(tài)，防止泄露信息[1]。專業(yè)性較高的電子檔案，可以采用設(shè)置安全網(wǎng)的形式，加強身份驗證，保證檔案安全，從而推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。以醫(yī)院管理為例，伴隨著醫(yī)療改革，推行跨省間的醫(yī)保制度，不同層級和跨區(qū)域的醫(yī)保檔案傳遞和調(diào)用將面臨信息泄露的風險。對此，更要設(shè)置相應(yīng)的信息保密措施，確保醫(yī)療事業(yè)健康有序發(fā)展。

二、當前電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施缺失

目前，在電子檔案管理中比較顯著的問題是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不足。以醫(yī)院檔案管理為例，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門更愿意將資金投入到效益較高的科室和購買專業(yè)檢查設(shè)備，對電子檔案管理的重視程度不足且提供資金有限。電子檔案獲取需要相應(yīng)的掃描儀以及影視拍攝錄像器材，檔案管理資金不足的問題使得設(shè)備不完善且相對簡陋，無法適應(yīng)當下檔案管理的需求；對于紙質(zhì)檔案的整理及錄入，需要專門的數(shù)據(jù)編碼和影像資料復(fù)刻，由于專業(yè)攝影和讀取設(shè)備缺失，電子檔案管理發(fā)展受到明顯的制約；對于紙質(zhì)檔案保存，需要做到防潮和防蛀，由于設(shè)施相對比較落后，導(dǎo)致圖片以及字跡變得模糊不清，影響檔案的保存質(zhì)量。

（二）缺乏相應(yīng)的電子檔案管理制度

電子檔案管理是相對較新的管理形式，目前各行業(yè)檔案管理基本還是沿襲紙質(zhì)檔案管理時代的制度，忽視信息重新錄入的重要性，對于信息的安全性和保密性重視程度不夠。傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重對于工作人員的約束，而對檔案管理的實際操作以及相應(yīng)的保護措施規(guī)定不到位。此外，電子檔案管理的績效評估也存在問題，對于檔案管理中出現(xiàn)的檔案丟失以及檔案存檔日期、定期更新等問題監(jiān)督不到位，檔案管理工作并未落實到個人。同時還缺乏對于檔案管理人員的激勵機制，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏工作積極性，影響團隊工作氛圍。

（三）檔案管理人員素質(zhì)亟需提升

在對檔案管理人員進行招聘過程中，存在準入門檻較低、部分員工從其他科室調(diào)入或兼職的現(xiàn)象。因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，缺少專業(yè)的檔案管理人才，不利于檔案管理工作發(fā)展[2]。新時期電子檔案應(yīng)用及大數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計，更加凸顯專業(yè)檔案管理人員不足的問題。由于檔案管理人員長久以來習(xí)慣紙質(zhì)檔案管理，信息技術(shù)能力不足，對于檔案管理信息系統(tǒng)的搭建和后期的維護更新能力不足，不利于行業(yè)信息化發(fā)展。

（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案并存

在醫(yī)療行業(yè)，由于醫(yī)療保障制度的延續(xù)性，醫(yī)院在多年間建立的紙質(zhì)檔案記載了大量信息，這些信息都是實施醫(yī)保政策以及醫(yī)保人員享受補貼的重要憑證；隨著醫(yī)療改革的推進，醫(yī)院的醫(yī)保信息、諸多的藥物價格變動和補貼等信息更加龐雜。但是由于紙質(zhì)檔案的信息數(shù)據(jù)過于龐大，在向電子檔案過渡過程中容易出現(xiàn)疏漏，影響整體電子檔案信息的完整性，也不利于電子檔案中數(shù)據(jù)的進一步開發(fā)。另外，紙質(zhì)檔案中存在字跡潦草無法辨認，或是信息編碼出現(xiàn)問題的情況，在錄入過程中難以解決；并且由于時間跨度大，無法考證信息的真實性。對此，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存將成為今后很長一段時間內(nèi)醫(yī)院檔案管理的常態(tài)化局面。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的完善措施

（一）加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入

加強對電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，必須加大對檔案管理的資金投入，引進國內(nèi)外先進的檔案管理技術(shù)，從而保證檔案管理系統(tǒng)的實用性；要注重對于人才的投資，為檔案管理科室配備具有專業(yè)計算機技能和檔案管理技術(shù)的專業(yè)人才，采用較高的薪酬，引進高層次人才；在必要的條件下，投入資金，發(fā)展檔案管理工作外包業(yè)務(wù)，從而減少內(nèi)部人員招聘，減少編制壓力，提高檔案管理工作的效率；聘請專業(yè)人才設(shè)計檔案管理系統(tǒng)，從而保證檔案管理的專業(yè)性和針對性[3]。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存和管理，也要購置先進的防潮防蛀設(shè)備，從而保護紙質(zhì)檔案留存的信息。

（二）完善電子檔案管理制度

新形勢下電子檔案越來越重要，必須及時更新和完善相應(yīng)的電子檔案管理制度。要明確規(guī)定電子檔案的密級，對于密級較高的電子檔案，要嚴格保證其保密程度，防止信息泄露；對于電子檔案管理中出現(xiàn)電子信息泄露以及檔案遺失等檔案受損問題，要做出明確的規(guī)定，制定檔案管理懲罰措施；要完善電子檔案的定期更新和檢查制度，內(nèi)部監(jiān)督管理部門要排查檔案管理中出現(xiàn)的問題，做到責任到人；要完善檔案管理的績效考核制度，采用嚴格的考核方法，多維度對電子檔案管理人員進行考核。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員素質(zhì)，最重要的是要提高相應(yīng)的信息安全意識和應(yīng)對問題的應(yīng)變能力。在進行檔案管理人員招聘時，應(yīng)相應(yīng)提高招聘門檻，注重選拔綜合性人才，融合檔案管理和信息技術(shù)的實用型人才；要加強對工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培訓(xùn)和提升，提高計算機和多媒體技術(shù)的應(yīng)用能力和統(tǒng)計工具的使用能力，從而實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和應(yīng)用；要加大資金投入，采用外聘教師或技術(shù)培訓(xùn)等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)；要注重不同行業(yè)檔案管理工作的學(xué)習(xí)和交流，互相合作，共同提高。

（四）分散檔案信息錄入

目前，電子檔案管理信息錄入工作主要集中在檔案管理科室。與此同時，其他科室及部門的信息也在不斷產(chǎn)生，并且最終匯總到檔案管理科室進行整理和錄入，這無形中加大了電子檔案管理人員的工作量和工作壓力。分散檔案管理的信息錄入，應(yīng)將檔案信息錄入在產(chǎn)生的環(huán)節(jié)就實現(xiàn)基本信息入網(wǎng)，檔案管理人員只需做最后的檢查和篩查即可[4]。這就需要開發(fā)與檔案管理終端相匹配的電子檔案信息錄入客戶端，各個崗位人員在每一個環(huán)節(jié)中都要實現(xiàn)信息的基本錄入，減少信息由第三方錄入導(dǎo)致的信息模糊和不確定性；設(shè)置信息錄入錯誤提醒，檔案管理人員根據(jù)檔案管理標準和最終錄入的數(shù)據(jù)，設(shè)置相應(yīng)的參數(shù)和預(yù)警值，一旦錄入出現(xiàn)問題，可以由信息錄入環(huán)節(jié)相關(guān)工作人員及時更改，從而保證信息錄入的規(guī)范性。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)對于電子檔案管理是項基礎(chǔ)性工作。檔案管理面臨大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，一成不變的紙質(zhì)檔案將逐漸成為過去式。目前，各個行業(yè)仍然不可丟棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在電子檔案和紙質(zhì)檔案沒有實現(xiàn)完全整合的情況下，兩種檔案并存的局面將會在今后很長一段時間內(nèi)保持。一方面，我們對傳統(tǒng)檔案的真實性和可靠性很依賴；另一方面，電子檔案尚處于初級階段，存在很多需要完善的地方。

未來，檔案管理工作將面臨更大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)以及云計算的使用，也給信息安全管理帶來更高的要求。作為檔案管理工作人員，要提高自身的檔案管理意識，增強基本信息安全常識，強化電子檔案管理技術(shù)攻關(guān)，支撐電子檔案管理體系的運行和發(fā)展；在相應(yīng)的硬件設(shè)備上，要加大資金投入力度，保證技術(shù)設(shè)備先進，注重電子檔案和紙質(zhì)檔案的銜接與整合，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的最終過渡，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。