水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)方法的探索與應(yīng)用

陳淑云 劉軍利 王愛勤

【摘 要】本文介紹了水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)現(xiàn)狀，分析填報(bào)用時(shí)長(zhǎng)的原因。制定方案，對(duì)比方案。最終采取了鏈接錄入數(shù)據(jù)和設(shè)置計(jì)算公式兩項(xiàng)措施，填報(bào)時(shí)間由5天縮短至1.5天。

【關(guān)鍵詞】水量;統(tǒng)計(jì)報(bào)表，填報(bào)方法，比對(duì)，鏈接數(shù)據(jù)，設(shè)置公式

水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表是水電廠對(duì)外結(jié)算水費(fèi)的依據(jù)。每月由供水大隊(duì)負(fù)責(zé)抄表、數(shù)據(jù)收集、整理、核對(duì)、并完成報(bào)表等各項(xiàng)復(fù)雜的工作，目前時(shí)常出現(xiàn)用戶到水電廠營業(yè)大廳繳納水費(fèi)，水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表沒有完全統(tǒng)計(jì)出來，不能按時(shí)將數(shù)據(jù)提交給營業(yè)中心，影響了用戶正常結(jié)算水費(fèi)。

1.水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)現(xiàn)狀

1.1水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表及基礎(chǔ)報(bào)表內(nèi)容

水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表包含魏崗、澗河和雙河三個(gè)地區(qū)的所有居民、商戶、油田單位、附近農(nóng)村和周邊地方單位水量。水量基礎(chǔ)報(bào)表含有1554個(gè)水量數(shù)據(jù)，按照地理區(qū)域編排順序，統(tǒng)計(jì)油區(qū)每一塊表的真實(shí)抄見量。水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表含有1460個(gè)水量數(shù)據(jù)，按照單位性質(zhì)編排順序，統(tǒng)計(jì)的是用戶的明細(xì)水量和匯總水量。

1.2水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)工序和用時(shí)

水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求高。水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)主要工序包含錄入明細(xì)表數(shù)據(jù)、計(jì)算明細(xì)表數(shù)據(jù)、核對(duì)明細(xì)表數(shù)據(jù)、錄入?yún)R總表數(shù)據(jù)、計(jì)算匯總表數(shù)據(jù)、核對(duì)匯總表數(shù)據(jù)等六個(gè)步驟。任何一個(gè)數(shù)據(jù)出錯(cuò)，都需要檢查整個(gè)輸入數(shù)據(jù)。如果遇到兩、三個(gè)錯(cuò)誤，就需要大范圍反復(fù)查找輸入數(shù)據(jù)，費(fèi)工費(fèi)時(shí)，延誤報(bào)表上報(bào)時(shí)間，影響收費(fèi)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

目前整個(gè)報(bào)表填報(bào)用時(shí)5天，其中：錄入數(shù)據(jù)耗時(shí)2.7天，占比54%;計(jì)算數(shù)據(jù)耗時(shí)1.5天，占比30%;核對(duì)數(shù)據(jù)耗時(shí)0.8天，占比16%。由此分析找出報(bào)表填報(bào)用時(shí)長(zhǎng)的癥結(jié)：計(jì)算數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)兩個(gè)環(huán)節(jié)耗時(shí)較長(zhǎng)。

2.計(jì)算、錄入數(shù)據(jù)耗時(shí)長(zhǎng)的原因分析

2.1查找影響因素

統(tǒng)計(jì)人員從主觀因素、客觀因素等多方面進(jìn)行分析，初步找出統(tǒng)計(jì)人員變動(dòng)、填報(bào)表不熟練、未使用公式計(jì)算、手工計(jì)算效率低、不能從相關(guān)數(shù)據(jù)表自動(dòng)導(dǎo)入有用數(shù)據(jù)、手工逐個(gè)錄入效率低、基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)不能批量使用、基礎(chǔ)表與明細(xì)表用戶順序排列不同、水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)區(qū)域多、和查找數(shù)據(jù)用時(shí)長(zhǎng)等多個(gè)原因，隨后又進(jìn)一步分析，排除掉其它因素，查出五條影響因素，分別是：統(tǒng)計(jì)人員變動(dòng)、基礎(chǔ)表與明細(xì)表用戶順序排列不同、水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)區(qū)域多、未使用公式計(jì)算、不能從相關(guān)數(shù)據(jù)表自動(dòng)導(dǎo)入有用數(shù)據(jù)。

2.2分析影響要因

（1）不能從相關(guān)數(shù)據(jù)表自動(dòng)導(dǎo)入有用數(shù)據(jù)。

個(gè)體結(jié)算、上市公司明細(xì)、存續(xù)公司明細(xì)等報(bào)表中，約有768處水量需要依照基礎(chǔ)報(bào)表分區(qū)逐個(gè)手工錄入為當(dāng)月數(shù)據(jù)。以下統(tǒng)計(jì)表是2016年7-12月份錄入數(shù)據(jù)用時(shí)。由該表看出，手工錄入數(shù)據(jù)平均需要2.7天完成，占到總時(shí)間的54%，對(duì)錄入用時(shí)影響非常大。

（2）未使用計(jì)算公式。水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表計(jì)算集中在四部分，分別是臨時(shí)數(shù)據(jù)報(bào)表、兩張匯總表、用戶水量合并與沖減、核對(duì)糾錯(cuò)數(shù)據(jù)的計(jì)算，約有797個(gè)數(shù)據(jù)，占到報(bào)表總數(shù)據(jù)的54%，用時(shí)1.5天，占總用時(shí)30%。人工計(jì)算數(shù)據(jù)對(duì)用時(shí)影響大。

3.錄入數(shù)據(jù)和計(jì)算數(shù)據(jù)方案比對(duì)

3.1從相關(guān)數(shù)據(jù)表自動(dòng)導(dǎo)入有用數(shù)據(jù)的方案對(duì)比

以自動(dòng)導(dǎo)入有用數(shù)據(jù)的為目的，統(tǒng)計(jì)人員對(duì)比了兩種方案：篩選排序用戶水量和鏈接用戶數(shù)據(jù)，并分別嘗試了兩種方案。篩選排序用戶水量的方案采用Excel篩選、排序功能，形成月水量報(bào)表里的明細(xì)表，但匯總表需要人工填報(bào)，兩人合作2.5天完成。鏈接用戶數(shù)據(jù)的方案采用Excel鏈接功能，明細(xì)表和匯總表均能形成，且一次鏈接今后長(zhǎng)期使用，第一次工作用時(shí)20天，今后不再耗時(shí)，因此，該方案可以采用。

3.2使用計(jì)算公式的方案對(duì)比

以使用計(jì)算公式為目的，也對(duì)比了兩種方案：填寫臨時(shí)計(jì)算表和設(shè)置計(jì)算公式。填寫臨時(shí)計(jì)算表的方案需要繪制計(jì)算數(shù)據(jù)臨時(shí)工作表，集中計(jì)算數(shù)據(jù)，兩人合作一天能夠完成;但人工查找數(shù)據(jù)難度較大，這個(gè)方案不采用。設(shè)置計(jì)算公式的方案是在工作表中，直接設(shè)置計(jì)算公式，其中95%數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算;每次用時(shí)僅一小時(shí);數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，錯(cuò)誤少，雖然第一次工作量大用時(shí)七天，今后都能使用，這個(gè)方案可以采用。

通過調(diào)查、分析、試驗(yàn)，從實(shí)施性和可靠性等方面進(jìn)行綜合對(duì)比，確定了最優(yōu)方案：鏈接用戶數(shù)據(jù)、設(shè)置計(jì)算公式。

4.鏈接用戶數(shù)據(jù)、設(shè)置計(jì)算公式兩方案的實(shí)施

4.1鏈接需要錄入的數(shù)據(jù)

（1）建立數(shù)據(jù)源。在水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表中新建數(shù)據(jù)源，讓此數(shù)據(jù)源與各區(qū)域的基礎(chǔ)報(bào)表數(shù)據(jù)源用戶排列順序一致，兩個(gè)報(bào)表能共用一個(gè)數(shù)據(jù)源。既解決無數(shù)據(jù)源問題又避免重復(fù)填寫。同時(shí)，結(jié)合水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、19張基礎(chǔ)報(bào)表和抄表人員多年形成的習(xí)慣，將數(shù)據(jù)源按照用戶性質(zhì)分為四個(gè)工作表即：個(gè)體、公表、營業(yè)表后和運(yùn)輸商戶。

（2）數(shù)據(jù)源排序。四個(gè)工作表均按照區(qū)域一區(qū)至八區(qū)、運(yùn)輸區(qū)的順序排列。既方便鏈接又兼顧抄表人員多年抄表習(xí)慣。

（3）數(shù)據(jù)鏈接。統(tǒng)計(jì)人員耗時(shí)近一個(gè)月時(shí)間，先梳理出單位與每塊水表水量的關(guān)系，再將上市公司、存續(xù)公司等明細(xì)表中的所有用戶名和水量?jī)身?xiàng)均與四張數(shù)據(jù)源工作表做了鏈接。

隨后又將匯總表中各單位水量按照魏崗、澗河、雙河三個(gè)區(qū)域的生產(chǎn)水量、生活水量與明細(xì)表數(shù)據(jù)鏈接。

4.2設(shè)置計(jì)算公式和驗(yàn)證公式

（1）設(shè)置計(jì)算公式。水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表中大量數(shù)據(jù)需要人工計(jì)算，統(tǒng)計(jì)人員決定設(shè)置計(jì)算公式。例如：五一社區(qū)魏崗地區(qū)生活水量=公用G191+公用G192+公用G243-營業(yè)表后G256。

（2）設(shè)置驗(yàn)證表和公式。為防止明細(xì)表中的用戶水量出現(xiàn)差錯(cuò)，統(tǒng)計(jì)人員嘗試設(shè)置明細(xì)驗(yàn)證表。驗(yàn)證表含兩組數(shù)據(jù)，先將明細(xì)表數(shù)據(jù)分三級(jí)。一組數(shù)據(jù)用魏崗、澗河和雙河分報(bào)表二級(jí)數(shù)據(jù)驗(yàn)證，一組用本報(bào)表三級(jí)數(shù)據(jù)驗(yàn)證。