新時(shí)代國有企業(yè)辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)探析

方思宇

中交四航局第五工程有限公司辦公室, 福建 福州 350008

0 引言

新時(shí)代下國有企業(yè)發(fā)展面臨著自我革新、自我突破的新任務(wù),辦公室作為企業(yè)的中樞和綜合協(xié)調(diào)服務(wù)部門,面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn),這對(duì)辦公室人員的能力素質(zhì)也提出更新、更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。雖然大部分辦公室人員政治過硬、品行過硬、素質(zhì)過硬、紀(jì)律過硬、作風(fēng)過硬,但也有部分人員不同程度地存在政治意識(shí)不強(qiáng)、學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)、質(zhì)量意識(shí)不強(qiáng)、協(xié)作意識(shí)不強(qiáng)、補(bǔ)位意識(shí)不強(qiáng)、奉獻(xiàn)意識(shí)不強(qiáng)的情況,這嚴(yán)重影響了辦公室職能的有效發(fā)揮。因此,如何打造一支“開口能講、提筆能寫、問策能對(duì)、遇事能辦”的高素質(zhì)辦公室人員隊(duì)伍,充分發(fā)揮辦公室“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查、服務(wù)保障”等職能作用,為國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)保障,是國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考、深入研究的重要課題。

1 國有企業(yè)辦公室工作呈現(xiàn)新特點(diǎn)

相較于其他類型企業(yè),無論是思想政治工作,還是生產(chǎn)經(jīng)營管理,對(duì)國有企業(yè)均有著更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)格的要求。作為國有企業(yè)的核心部門,辦公室承擔(dān)著更為重要的責(zé)任和更為光榮的使命,在工作中自然也呈現(xiàn)出較多新的特點(diǎn)。

1.1 重要性更加凸顯

辦公室作為國有企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)服務(wù)部門,責(zé)任重大,肩負(fù)著總開關(guān)、總樞紐、總調(diào)度的使命任務(wù)。國有企業(yè)辦公室的工作性質(zhì),決定了其有別于其他業(yè)務(wù)職能部門,承擔(dān)著政治把關(guān)、參謀助手、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督辦落實(shí)、運(yùn)行保障等職能,不僅要做好企業(yè)本部各部門之間、本部和基層單位之間的協(xié)調(diào)工作,還要通過對(duì)企業(yè)整體運(yùn)行情況的把握,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策建議和全方位服務(wù),保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利、有序推進(jìn)?？梢?做好國有企業(yè)辦公室工作意義十分重大,是企業(yè)做強(qiáng)、做優(yōu)、做大的重要支撐力量。

1.2 復(fù)雜性更為突出

在新時(shí)代背景下,國有企業(yè)辦公室無論是單獨(dú)設(shè)立,還是采取合署辦公的形式,其工作內(nèi)涵與工作外延均在不斷拓展、延伸,除了承擔(dān)行政會(huì)務(wù)、收文發(fā)文、對(duì)外協(xié)調(diào)、后勤保障、印章管理、機(jī)要保密、來信來訪、檔案管理、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦等日常工作外,還包括督查督辦、應(yīng)急處突、決策協(xié)調(diào)、制度建設(shè)等工作,參謀助手、服務(wù)保障、牽頭抓總的職能更加凸顯。同時(shí),辦公室還要承擔(dān)大量臨時(shí)性、應(yīng)急性的工作和其他部門沒有明確的職責(zé),可見,國有企業(yè)辦公室工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜,變化無常,經(jīng)常是大事要事交織、急事難事疊加、瑣事碎事堆集。

1.3 規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)

隨著新一輪國有企業(yè)改革深化提升行動(dòng)的深入實(shí)施,國有企業(yè)邁入從速度規(guī)模型向質(zhì)量效率型發(fā)展轉(zhuǎn)變的新階段,對(duì)國有企業(yè)辦公室的工作規(guī)范、各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的合規(guī)管理提出更多、更高要求。規(guī)范化是辦公室工作的本質(zhì)要求,是保證工作有條不紊、忙而有序的基礎(chǔ)。通過建立和完善現(xiàn)代企業(yè)制度,進(jìn)一步激發(fā)國有企業(yè)活力和創(chuàng)造力,是國有企業(yè)改革的方向。

1.4 創(chuàng)新性要求更高

創(chuàng)新是做好一切工作的靈魂和不竭動(dòng)力。尤其是進(jìn)入新時(shí)代,國有企業(yè)面臨日益激烈的國際競爭和轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大挑戰(zhàn),辦公室作為國有企業(yè)的核心部門,應(yīng)在肩上負(fù)重?fù)?dān)的情形下砥礪奮進(jìn)、勇毅前行,其創(chuàng)新性就顯得尤其重要。一方面,隨著數(shù)字化、智能化和信息化的深入推進(jìn),為新時(shí)代國有企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新發(fā)展提供了有力支撐,通過信息技術(shù)、智能系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)的廣泛應(yīng)用,可實(shí)現(xiàn)流程化處事、平臺(tái)化服務(wù)、數(shù)據(jù)化決策、遠(yuǎn)程化溝通,實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量與工作效率雙提升;另一方面,現(xiàn)代企業(yè)管理新理念、新方法、新工具的不斷涌現(xiàn),要求辦公室人員與時(shí)俱進(jìn),隨時(shí)更新工作理念與知識(shí)觀念,善于靈活運(yùn)用各種先進(jìn)管理技術(shù)、管理平臺(tái)和管理工具,持續(xù)推進(jìn)企業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

2 國企辦公室人員能力素質(zhì)新要求

新時(shí)代國有企業(yè)辦公室工作呈現(xiàn)新的特點(diǎn),要求其工作人員應(yīng)有新的作為和新的擔(dān)當(dāng)。新時(shí)代國有企業(yè)辦公室人員應(yīng)具備以下能力素質(zhì)。

此組數(shù)據(jù)表明，ESP教學(xué)中，教師不能沿用EGP課程的教學(xué)方法，而應(yīng)該采用適合ESP課程特點(diǎn)的新方法。此外，學(xué)生的需求還表明，大學(xué)英語教師從事ESP教學(xué)時(shí)需要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，這對(duì)大學(xué)英語教師提出了新的挑戰(zhàn)。

2.1 過硬的政治素質(zhì)

過硬的政治素質(zhì)是新時(shí)代國有企業(yè)工作的生命線,也是對(duì)辦公室人員最根本的素質(zhì)要求。

1)應(yīng)筑牢信仰之基。身處辦公室須堅(jiān)定政治信心,把牢政治方向,增強(qiáng)政治定力。

2)應(yīng)筑牢大局觀念?！吧碓诒?胸為帥謀”,這就要求辦公室人員在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí),至少要做到“三看”:一看國家政策,幫助領(lǐng)導(dǎo)精準(zhǔn)把握社會(huì)大勢和時(shí)代潮流的基礎(chǔ)上為公司找到發(fā)展的切入點(diǎn);二看集團(tuán)戰(zhàn)略,幫助領(lǐng)導(dǎo)厘清集團(tuán)戰(zhàn)略的發(fā)展邏輯,緊跟集團(tuán)發(fā)展方向,依托集團(tuán)的強(qiáng)大力量實(shí)現(xiàn)高起點(diǎn)上的快發(fā)展;三看公司實(shí)際,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映公司的新情況、新問題、新矛盾,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的高層次信息。

3)應(yīng)筑牢保密防線?！叭娭?莫重于密”,辦公室人員崗位職責(zé)特殊,較易成為居心叵測者的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。這就要求辦公室人員須著眼于打贏網(wǎng)絡(luò)保密攻堅(jiān)戰(zhàn),時(shí)刻做好保密工作。

2.2 過硬的業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力是開展一切工作的保證。國有企業(yè)辦公室工作的復(fù)雜性和多樣性,要求工作人員須具有較高的業(yè)務(wù)綜合能力。

1)公文寫作能力。無論是起草公司文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要,還是撰寫計(jì)劃總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、信息報(bào)道,都應(yīng)做到站位高、內(nèi)容實(shí)、表述準(zhǔn)、篇幅簡,決不能讓錯(cuò)情、錯(cuò)文、錯(cuò)字影響領(lǐng)導(dǎo)決策。

2)調(diào)查研究能力。辦公室人員應(yīng)綜合運(yùn)用座談訪談、問卷調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析等方式,充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)開展調(diào)查研究[1],掌握公司實(shí)情,發(fā)現(xiàn)問題,剖析原因,研究對(duì)策,當(dāng)好公司的“智囊團(tuán)”。

3)應(yīng)急處突能力。若公司發(fā)生突發(fā)事件或緊急狀態(tài)等危機(jī)時(shí),辦公室人員更應(yīng)沖在前、干在先,善于攻堅(jiān)啃硬,始終把公司的利益扛在肩上,當(dāng)好公司的“救火隊(duì)員”。

4)組織協(xié)調(diào)能力。辦公室人員應(yīng)從公司全局出發(fā),分清輕重緩急、主次先后,牽頭抓總,加強(qiáng)計(jì)劃管理,善于統(tǒng)籌各方資源,確保整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)有序、高效。

5)狠抓落實(shí)能力。辦公室人員應(yīng)按照確定的目標(biāo),發(fā)揚(yáng)“釘釘子”精神,抓好落實(shí)的同時(shí),還要發(fā)揮“中樞”的作用,確保公司各項(xiàng)決策部署的落實(shí)落地,練就公司督查督辦的“火眼金睛”。

2.3 過硬的工作作風(fēng)

淬煉過硬的工作作風(fēng),是提高工作質(zhì)效的良方。

1)要有極端負(fù)責(zé)的擔(dān)當(dāng)。辦公室工作無小事,任何一個(gè)細(xì)微的差錯(cuò)、紕漏,都可能對(duì)公司全局工作產(chǎn)生重大影響,引發(fā)不良后果。因此,辦公室人員應(yīng)勤勉履職,追求卓越,對(duì)各項(xiàng)工作都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,做到精細(xì)謀劃、精心組織、精準(zhǔn)落實(shí),做勇于擔(dān)當(dāng)、敢于負(fù)責(zé)的職業(yè)人。

2)要有吃苦奉獻(xiàn)的精神。辦公室工作繁瑣、壓力大,十分辛苦,又是典型的“清水衙門”。這就要求工作人員應(yīng)強(qiáng)化職業(yè)操守,樹立職業(yè)追求,穩(wěn)得住心神,守得住欲望,在埋頭苦干、奉獻(xiàn)企業(yè)的奮斗歷程中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

3)要有優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念。這就要求辦公室人員須樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí),不管是對(duì)內(nèi)部員工,還是對(duì)外來人員,都要用心做好接待和溝通工作,在職責(zé)范圍內(nèi)真心、貼心地為他們排憂解難,堅(jiān)決摒棄“衙門習(xí)氣”。

4)要有廉潔自律的定力。辦公室人員應(yīng)懷德自重,嚴(yán)守廉潔紅線,做到“勤撣‘思想塵’、多思‘貪欲害’、常破‘心中賊’”[2],習(xí)慣在監(jiān)督和約束下工作生活。

3 加強(qiáng)國企辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)新策略

建設(shè)一支忠誠、干凈、有擔(dān)當(dāng)?shù)母咚刭|(zhì)辦公室人員隊(duì)伍,既是提升國有企業(yè)辦公室工作水平的時(shí)代要求,也是做強(qiáng)做優(yōu)做好國有資本的現(xiàn)實(shí)需要。目前,加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室人員隊(duì)伍建設(shè),使之發(fā)揮企業(yè)“中樞神經(jīng)”的作用,需要從以下方面切入。

3.1 嚴(yán)格準(zhǔn)入資格,確保人員素質(zhì)

為使國有企業(yè)辦公室日益精化、更具活力,需要從源頭控制準(zhǔn)入資格,擇優(yōu)選擇人員。首先,基于國有企業(yè)的政治屬性及辦公室的職能定位,決定了辦公室人員須從政治、思想、道德的角度對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行考察;其次,應(yīng)聘者應(yīng)取得相應(yīng)的學(xué)位,確保入職人員對(duì)工作崗位和職責(zé)擁有大格局和整體觀,能夠更從容地應(yīng)對(duì)辦公室的工作,更深刻地理解和把握國資國企改革政策與發(fā)展方向;再次,應(yīng)注重考察應(yīng)聘者的學(xué)習(xí)能力與工作態(tài)度,需求具備對(duì)各項(xiàng)工作都極為耐心、細(xì)心、責(zé)任心以及周全考慮、多方協(xié)調(diào)的能力,因此,應(yīng)著重考察應(yīng)聘人員在校的學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)潛力,以及溝通、協(xié)調(diào)、應(yīng)變能力、工作責(zé)任心和耐心程度等,從而確保招聘人員符合辦公室工作要求;最后,適當(dāng)考察應(yīng)聘者的性格特點(diǎn)、職業(yè)興趣和發(fā)展方向,辦公室每個(gè)工作崗位對(duì)人員的性格特點(diǎn)都有相對(duì)的傾向性,若某崗位符合應(yīng)聘者的職業(yè)興趣和職業(yè)發(fā)展取向,就有利于隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn),提升履職能力

為實(shí)現(xiàn)高效率工作和高水平服務(wù),應(yīng)不斷加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí),提升業(yè)務(wù)能力的方法具體為以下幾點(diǎn)。

1)完善學(xué)習(xí)制度,打造學(xué)習(xí)型辦公室。通過落實(shí)“第一議題”學(xué)習(xí)制度與“三會(huì)一課”、每周學(xué)習(xí)日互為補(bǔ)充,通過定期組織集體學(xué)習(xí)、研討交流、課題研究和個(gè)人自學(xué)等方式,全方位推進(jìn)“創(chuàng)建學(xué)習(xí)型部門,爭做知識(shí)型員工”活動(dòng),著力提升辦公室工作科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2)建立培訓(xùn)體系,提升隊(duì)伍素質(zhì)。除結(jié)合崗位性質(zhì)開展工作所需要的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)外,還鼓勵(lì)辦公室人員不斷提高學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱,提供一定的經(jīng)費(fèi)支持開展與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)課題的研究,提升辦公室人員的研究能力和創(chuàng)新能力。同時(shí),積極邀請(qǐng)專業(yè)人士開展國企管理制度、信息手段使用等相關(guān)講座,確保辦公室人員能力素質(zhì)能順應(yīng)時(shí)代要求。

3)注重學(xué)習(xí)效果,練就過硬本領(lǐng)。堅(jiān)持以解決問題、破解難題實(shí)效作為檢驗(yàn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)成效的唯一標(biāo)尺,使學(xué)習(xí)培訓(xùn)真正成為辦公室人員更加準(zhǔn)確地把握辦公室職能定位、更加有效地發(fā)揮辦公室職能作用、更加扎實(shí)有力地推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的“加油站”。

3.3 注重績效考核,建立激勵(lì)機(jī)制

保證公司生產(chǎn)經(jīng)營有序、有效運(yùn)行,需要各部門相互配合、統(tǒng)籌安排。辦公室發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)職能至關(guān)重要。如前所述,辦公室人員工作繁雜,事務(wù)千頭萬緒,但由于沒有參與一線生產(chǎn)經(jīng)營,較難見到具體成績,以致于工作士氣有時(shí)低落,待遇相對(duì)較低。為了穩(wěn)住這一管理隊(duì)伍,提升他們的能力素質(zhì),可根據(jù)國有企業(yè)薪酬管理制度,通過建立健全績效考核制度,解決他們的薪酬待遇問題。

1)完善績效考核制度,推行全員差異化考核體系。例如對(duì)熬夜加班寫材料的人員,在考勤方面可以給予一定靈活性;對(duì)后勤保障人員可通過設(shè)定明確的流程和操作規(guī)范,注重考核服務(wù)品質(zhì);對(duì)事務(wù)性工作實(shí)行“扣分制”考核;對(duì)臨時(shí)性、突發(fā)性、創(chuàng)新性工作,實(shí)行“加分制”考核,且加分上限可不封頂。

2)采用“360°考核法”,優(yōu)化績效考核方式,使之既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的考核打分,又有同事、下屬、基層單位的評(píng)價(jià)打分。

3)注重考核結(jié)果應(yīng)用,建立健全獎(jiǎng)優(yōu)罰劣機(jī)制。對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的人員,除了給予獎(jiǎng)金、榮譽(yù)稱號(hào)和證書外,還可以宣傳表彰、安排更具挑戰(zhàn)性工作和給予學(xué)習(xí)、晉升機(jī)會(huì)等;對(duì)考核結(jié)果不合格人員,除了扣減獎(jiǎng)金外,還可以考慮增加培訓(xùn)、調(diào)崗降薪、解除勞動(dòng)合同等。

3.4 暢通發(fā)展通道,形成良性循環(huán)

國有企業(yè)辦公室人員較少有時(shí)間學(xué)習(xí)進(jìn)修、體驗(yàn)一線生產(chǎn)經(jīng)營等,加上晉升空間受限,不利于個(gè)人職業(yè)發(fā)展和隊(duì)伍穩(wěn)定。要解決這些問題,需要從各個(gè)角度暢通辦公室人員職業(yè)發(fā)展通道,促進(jìn)辦公室人員隊(duì)伍形成良性循環(huán)。

1)完善人員崗位設(shè)置。隨著國有企業(yè)改革的縱深推進(jìn),辦公室所要承擔(dān)的工作越來越多、越來越復(fù)雜,需要適當(dāng)增補(bǔ)崗位名額,使人員分工更加科學(xué)、合理,使每個(gè)人在完成工作任務(wù)之余,還有時(shí)間參加必要的進(jìn)修、培訓(xùn)和總結(jié)工作中各種問題的時(shí)間,促進(jìn)其能力素質(zhì)進(jìn)一步提高。

2)完善崗位晉級(jí)體系。應(yīng)制定保證辦公室人員有足夠的晉升空間的相關(guān)政策。例如,除職務(wù)晉升以外,還可以通過設(shè)立非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)和完善職稱評(píng)定政策,讓“想干事、能干事、干成事”的人員“有干頭、有勁頭、有甜頭、能出頭”。

3)完善崗位輪崗交流機(jī)制。對(duì)于新入職人員,可先安排其到機(jī)關(guān)各部門和生產(chǎn)經(jīng)營一線實(shí)習(xí),使他們掌握企業(yè)整體運(yùn)行情況。鑒于辦公室人員大多是跨專業(yè)或半路轉(zhuǎn)行,他們的思維眼界、業(yè)務(wù)能力會(huì)有局限,因此有必要通過內(nèi)部交流輪崗,與企業(yè)其他部門進(jìn)行互動(dòng)交流或掛職鍛煉,從而提升綜合能力。這樣既可減少和消除他們的職業(yè)倦怠,又可以為其提供成長平臺(tái)。

4 結(jié)束語

國有企業(yè)辦公室既是全局發(fā)展的“前哨”,也是整個(gè)單位的“后院”,既要當(dāng)好“參謀助手”,又要發(fā)揮“中樞神經(jīng)”作用。因此,國有企業(yè)各級(jí)各部門應(yīng)高度重視和關(guān)注辦公室人員隊(duì)伍建設(shè),共同尋求建設(shè)一支忠誠、穩(wěn)定、高效、蓬勃發(fā)展的辦公室人員隊(duì)伍,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展賦能增效。