事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

馮婭

（山東省菏澤市成武縣衛(wèi)生健康局，山東菏澤 371723）

檔案記錄了整個(gè)社會(huì)發(fā)展歷程，做好檔案管理工作能夠更好地回顧分析歷史，然后基于此來進(jìn)行決策制定，促進(jìn)社會(huì)良好發(fā)展與進(jìn)步。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位在整個(gè)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展之中起到了較為顯著的促進(jìn)作用，可以說是為群眾提供服務(wù)的重要載體，能夠起到滿足群眾需求、促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步等多項(xiàng)作用。現(xiàn)如今，國家所有事業(yè)單位都面臨著轉(zhuǎn)型等現(xiàn)狀，在這種趨勢之下事業(yè)單位相較于之前也有了明顯的發(fā)展，而做好事業(yè)單位檔案管理工作則能夠進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位得以發(fā)展和進(jìn)步。為此，事業(yè)單位檔案管理工作人員在實(shí)際工作中，也應(yīng)該要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求進(jìn)行工作創(chuàng)新與優(yōu)化，這樣才能更好地促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

就目前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來分析的話，事業(yè)單位檔案管理工作明顯還是存在著一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 檔案管理制度存在缺陷

就目前事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情形來分析的話，管理制度存在缺陷是較為明顯的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，管理制度本身就能夠起到約束員工行為的效果，但是事業(yè)單位內(nèi)部部分檔案工作人員對(duì)于這一項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不足，沒有定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，更甚至還會(huì)出現(xiàn)管理制度難以落實(shí)的情況，最終制約了事業(yè)單位發(fā)展。其次，部分事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)以及實(shí)際進(jìn)行合理分析，無法將檔案管理的價(jià)值有效地發(fā)揮出來。此外，還有部分單位在制定管理制度時(shí)，沒有從多角度來進(jìn)行分析，管理制度也就無法滿足管理的需求，最終也就無法提升檔案管理質(zhì)量。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

事業(yè)單位檔案管理過程中，除了管理制度存在缺陷之外，檔案管理人員綜合素質(zhì)也存在一定的缺陷，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠全面，覺得檔案管理部門存在的價(jià)值就是保管資料，所以在人員安排上也不夠合理，過于隨意不夠?qū)I(yè)。其次，因?yàn)闆]有意識(shí)到這一項(xiàng)工作的重要性，事業(yè)單位也很少會(huì)對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行綜合素質(zhì)培養(yǎng)與教育，所以工作人員綜合素質(zhì)與能力也無法得到提升，促使檔案管理人員在管理過程中出現(xiàn)專業(yè)性不強(qiáng)等問題。最后，檔案管理工作人員自身缺少自主學(xué)習(xí)意識(shí)，在檔案管理過程中沒有結(jié)合時(shí)代需求進(jìn)行學(xué)習(xí)，所以綜合素質(zhì)與能力也就無法得到提升。

1.3 現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不足

就目前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不足也是問題之一，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，檔案管理形式也發(fā)生了變化，工作人員可以積極應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，檔案管理分析效率相較于之前能夠得到明顯的提升，但是因?yàn)槭聵I(yè)單位之中缺少足夠的資金投入，所以信息化水平也就明顯不足，在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量也就無法得到保障。其次，現(xiàn)如今雖然檔案管理技術(shù)相較于之前已經(jīng)得到了推廣與使用，但是部分事業(yè)單位在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，沒有結(jié)合單位實(shí)際需求進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，最終也就無法將其價(jià)值有效地發(fā)揮出來。

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化原則

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化，在實(shí)際優(yōu)化過程中需要遵守以下幾點(diǎn)原則。

2.1 兼顧統(tǒng)一化與差異化

事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)施的過程中，需要兼顧工作之中的統(tǒng)一化與差異化，具體而言，在制定檔案管理制度時(shí)候，需要將國家所提出的檔案管理法律法規(guī)來作為依據(jù)，然后再遵守法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行管理，這是統(tǒng)一化的表現(xiàn)；另外，在制定的過程中同時(shí)也需要結(jié)合單位實(shí)際情況來制定出與本單位實(shí)際相符的管理制度，這則是差異化的表現(xiàn)。

2.2 強(qiáng)調(diào)制度與執(zhí)行并重

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作優(yōu)化的過程中，一定要結(jié)合單位實(shí)際來制定出適合的單位管理制度，這也是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的前提與基礎(chǔ)，可是制度若只是建設(shè)卻不落實(shí)是無法將其價(jià)值有效發(fā)揮出來的。為此，各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作優(yōu)化的時(shí)候，還需要做好監(jiān)督工作，真正確保制度的執(zhí)行與落實(shí)，通過制度與執(zhí)行的并重來有效提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 工作人員權(quán)益與職責(zé)的統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到優(yōu)化，檔案管理工作人員可謂是其中的重要部分，其自身工作積極性以及熱情都會(huì)直接對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成影響，而對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作人員工作熱情造成影響的因素較多，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面是工作人員自身權(quán)益是否能夠得到保障； 另一方面則是工作人員職責(zé)有沒有明確，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一定要重視檔案管理工作人員權(quán)益與職責(zé)的統(tǒng)一與明確，這樣才能真正激發(fā)檔案管理工作人員的熱情與積極性，讓檔案管理工作有效的落實(shí)下去。

3 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化路徑

3.1 完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化，一定要先對(duì)事檔案管理制度進(jìn)行完善，畢竟做好這一項(xiàng)工作就能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有序落實(shí)。首先，在上述分析中我們就有提到管理制度能夠有效約束員工行為，而要想真正構(gòu)建出完善的檔案管理制度，可以讓檔案管理人員先對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)，然后結(jié)合實(shí)際來制定出針對(duì)性的管理制度，這樣才能更好地保障制度的科學(xué)性。其次，為了確保制度的落實(shí)，還可以積極構(gòu)建出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠促進(jìn)制度的落實(shí)，讓事業(yè)單位有序運(yùn)行下去。最后，在構(gòu)建出事業(yè)單位檔案管理制度的時(shí)候，單位還需要結(jié)合國家需求來進(jìn)行合理的分析，真正兼顧統(tǒng)一化與差異化原則來制定出相應(yīng)的管理制度，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化這一目的。

3.2 提高檔案管理重視程度

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化，還需要單位內(nèi)部工作人員都重視這一項(xiàng)工作，真正在管理過程中做好優(yōu)化與完善。事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不足才會(huì)出現(xiàn)管理制度不完善、 管理意識(shí)不足等問題，進(jìn)而就會(huì)引發(fā)檔案管理疏漏，所以事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理工作的時(shí)候，可以做好宣傳與教育，讓事業(yè)單位檔案管理工作人員真正意識(shí)到這一項(xiàng)工作的價(jià)值，通過教育與宣傳來提高單位內(nèi)部工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這樣就能有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化，檔案管理人員自身意識(shí)、 專業(yè)素質(zhì)以及信息技術(shù)應(yīng)用水平都是較為重要的因素，所以在優(yōu)化過程中還需要提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。現(xiàn)如今，部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員招聘的時(shí)候，招聘方式不夠合理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)專業(yè)能力不高的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理的情況，嚴(yán)重降低了檔案管理質(zhì)量，為了能夠有效改善這一問題，事業(yè)單位可以及時(shí)對(duì)單位招聘制度進(jìn)行調(diào)整，例如可以安排專人負(fù)責(zé)面試，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)、信息技術(shù)水平、工作經(jīng)驗(yàn)等多方面進(jìn)行考察，這樣就能確保檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，對(duì)于單位內(nèi)部檔案管理工作人員，可以對(duì)其進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的方式來讓檔案管理人員真正做到與時(shí)俱進(jìn)，從而提高檔案管理工作水平。例如，單位可以積極聘請(qǐng)檔案管理專家來為檔案管理人員進(jìn)行講解與教育，也可以讓其進(jìn)入信息技術(shù)學(xué)習(xí)之中，這樣就能提高檔案管理水平。

3.4 配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到優(yōu)化，在發(fā)展過程中還需要積極配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，以此來有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。在信息技術(shù)環(huán)境下，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的使用可謂是十分的重要，做好這一項(xiàng)工作能夠有效提高檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平得以提升。為此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，一定要加大資金投入力度，按照時(shí)代發(fā)展趨勢來購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，這樣就能保障這一項(xiàng)工作的有序?qū)嵤┡c落實(shí)。其次，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，信息安全問題可謂十分的重要，所以在優(yōu)化過程中，還需要對(duì)檔案系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，這樣才能有效提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

3.5 對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到優(yōu)化，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。上述分析中有提到現(xiàn)如今事業(yè)單位部分檔案管理人員對(duì)于這一項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)還是不足，沒有真正從恰當(dāng)?shù)慕嵌葋碓O(shè)置檔案管理形式，這也直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展，要想改變這一問題，管理人員在檔案管理的時(shí)候一定要先明確管理目標(biāo)，之后再對(duì)檔案信息范圍進(jìn)行擴(kuò)大，按照《檔案法》來對(duì)管理模式進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，這樣就能真正保障檔案管理工作效率和質(zhì)量。其次，為了能夠有效推進(jìn)檔案管理方式的優(yōu)化，事業(yè)單位檔案管理部門還可以定期進(jìn)行檔案管理會(huì)議，以此來及時(shí)了解其現(xiàn)狀以及問題，然后基于此來進(jìn)行調(diào)整與完善。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化是事業(yè)單位得以有效發(fā)展的重要手段，而要想真正有效做好這一項(xiàng)工作，則需要在發(fā)展過程中改變傳統(tǒng)管理方式，積極進(jìn)行現(xiàn)代化管理，在檔案管理過程中借助于先進(jìn)的設(shè)備以及信息技術(shù)制定出相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，這樣才能更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，從而有效發(fā)揮出事業(yè)單位服務(wù)于群眾的職能。