事業(yè)單位會計檔案工作管理之優(yōu)化

會計檔案是反映一個事業(yè)單位財務(wù)情況的重要歷史證據(jù)，良好的會計檔案管理工作能體現(xiàn)一個單位發(fā)展程度和工作質(zhì)量。然而，我國部分事業(yè)單位會計檔案管理工作存在問題較多。本文通過對現(xiàn)存錯誤的分析，進而提出相關(guān)優(yōu)化路徑和解決辦法。

事業(yè)單位會計檔案工作的管理模式存在的問題

（一）缺乏對會計檔案管理工作的正確認(rèn)識

一方面，事業(yè)單位部分檔案管理人員沒有接受過相關(guān)知識的專業(yè)培訓(xùn)，缺少檔案管理工作的基本理論知識，對檔案管理的操作流程了解度不足，對會計檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不清晰，整合后的檔案不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，致使查閱困難。還有部分事業(yè)單位不具備專職的檔案管理工作人員，單位內(nèi)部各個科室均只負責(zé)管理本部門的檔案資料，且會計檔案由公司財務(wù)部直接管理。另一方面，部分事業(yè)單位在進行檔案管理工作過程中，不按照國家相關(guān)規(guī)定并結(jié)合自身實際情況進行檔案管理。

（二）事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)化會計檔案管理程序

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作基礎(chǔ)力量較差，首先，部分單位雖然有具體的檔案管理工作制度，但是落實程度較低，工作制度難以成為約束工作人員自身行為和操作流程的工具，形式主義過于嚴(yán)重。其次，部分單位缺乏統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案管理程序，或沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，難以將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，致使檔案組卷混亂無章。第三，部分單位對檔案管理工作重視度不足，檔案鑒定工作遲遲得不到正式開展，進而造成工作人員在處理檔案資料的過程中，出現(xiàn)本應(yīng)正常保存的資料和檔案在沒有進行備份的情況下便擅自銷毀的現(xiàn)象。

（三）會計檔案管理設(shè)施落后人員計算機水平較低

當(dāng)前，由于我國對不同事業(yè)單位的重視度存在差異性，且對不同單位的財政支持力度不同，一方面，造成部分事業(yè)單位缺乏檔案管理工作的資金，與檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備陳舊簡陋。另一方面，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門缺乏專門的工作場所，沒有專用檔案儲存室，致使檔案存放于人員辦公區(qū)，在日常繁多的工作中與工作材料混淆，進而造成檔案泄露或丟失。此外，檔案管理人員大部分為中老年人群，對現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)掌握度不足，致使信息化檔案管理工作難以展開。

（1）完善會計檔案管理規(guī)章制度。首先，事業(yè)單位應(yīng)建立或完善檔案管理相關(guān)制度規(guī)章，在不影響單位正常工作進度與職能需求的同時，結(jié)合單位自身條件和具體發(fā)展情況，契切合實際建立檔案管理規(guī)章制度。其次，擬定事業(yè)單位檔案管理制度規(guī)章的過程中，應(yīng)體現(xiàn)出制度規(guī)章的實用性，建立系統(tǒng)化、正規(guī)化的檔案管理制度規(guī)章，使其應(yīng)有的功能發(fā)揮到事業(yè)單位檔案管理工作中。最后，事業(yè)單位全體人員，尤其是檔案管理工作人員必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度對檔案進行相應(yīng)操作，此過程應(yīng)注意規(guī)章制度對全體員工包括單位決策層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)均發(fā)揮實際效應(yīng)，不得出現(xiàn)以權(quán)謀私現(xiàn)象。

（2）建立會計檔案管理賞罰制度。事業(yè)單位從決策層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工均應(yīng)提高對檔案管理工作的重視度，將實現(xiàn)良好的檔案管理成為事業(yè)單位的重要工作目標(biāo)。首先，事業(yè)單位應(yīng)建立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督制度，在賦予領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)權(quán)利的同時，同時也為其增加責(zé)任，一旦檔案管理工作出現(xiàn)錯誤造成不良后果，領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員同時受到相應(yīng)處罰，從而提升單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。

其次，事業(yè)單位應(yīng)建立符合單位具體情況和需求的檔案管理能力考核系統(tǒng)，對檔案管理人員進行標(biāo)準(zhǔn)化考核工作，通過考核發(fā)現(xiàn)管理人員在管理檔案過程中存在的缺點和不足，加強相關(guān)知識的培訓(xùn)。最后，事業(yè)單位在不影響單位正常發(fā)展的情況下，制定針對檔案管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行具體操作，并對工作任務(wù)完成較好的人員進行物質(zhì)獎勵或精神鼓勵，對無法正常完成工作任務(wù)或工作中出現(xiàn)紕漏的人員進行相應(yīng)懲罰。

（3）將信息技術(shù)應(yīng)用于會計檔案管理。首先，為防止會計檔案的丟失，事業(yè)單位應(yīng)實行計算機電子檔案備份制度，遇到格式特殊的會計檔案應(yīng)與其讀取軟件一同備份，同時做好計算機網(wǎng)絡(luò)防護系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)防火墻、殺毒軟件等。其次，提升電子檔案管理人員計算機應(yīng)用水平，對其進行系統(tǒng)化培訓(xùn)，促使管理人員獲得練電子檔案管理技巧。再次，行使用可完整、準(zhǔn)確發(fā)送或接受、讀取會計檔案電子文檔的計算機系統(tǒng)，配備高清照相機和打印機，作為錄入與印刷紙質(zhì)檔案的工具。最后，應(yīng)建立優(yōu)質(zhì)的會計電子檔案管理系統(tǒng)，使電子檔案的查找、提取、錄入具有便捷性、高效性特點，避免混亂無章的將電子檔案存儲于計算機。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的會計檔案是其財務(wù)發(fā)展、經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要體現(xiàn)載體，會計檔案管理工作至關(guān)重要，因此，我國事業(yè)單位必須加強對會計檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化改革管理方式，提升管理質(zhì)量。