信息化時(shí)代水利檔案資源的整合與管理

李精武

摘要：信息化時(shí)代水利檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和多元化的特點(diǎn)，但同時(shí)新的工作方式和思路也給水利檔案管理問(wèn)題帶來(lái)了新問(wèn)題。檔案管理規(guī)范化的缺乏和檔案利用率低制約了水利檔案的持續(xù)健康發(fā)展。對(duì)此，水利部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思路，豐富檔案利用方式，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，助力我國(guó)水利工作和檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;水利檔案

信息化時(shí)代檔案管理工作也得以迅速的發(fā)展和創(chuàng)新，水利檔案作為我國(guó)水利事業(yè)和檔案管理事業(yè)的重要組成部分，在信息化時(shí)代呈現(xiàn)出資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、利用多元化的特點(diǎn)。但與此同時(shí)，這也給檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)水平和管理水平提出了更高的要求。在信息化背景下，我們不僅要對(duì)水利檔案資源有著更加深入的認(rèn)識(shí)，還用不斷創(chuàng)新管理方式、轉(zhuǎn)變管理理念，不斷探索水利檔案管理的新方法和新路徑。

一、信息化時(shí)代水利檔案資源的特點(diǎn)

隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，水利檔案資源信息化管理的進(jìn)程也在不斷推進(jìn)。當(dāng)前，水利檔案管理以逐漸趨于信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)字資源和網(wǎng)絡(luò)傳輸已逐漸取代傳統(tǒng)的水利檔案管理模式，在這一背景下，水利檔案資源呈現(xiàn)出如下的特點(diǎn)。

1.檔案資源數(shù)字化。傳統(tǒng)水利檔案資源的載體多以實(shí)物為主，如紙質(zhì)文本檔案、圖片檔案、磁帶檔案等。實(shí)物檔案一方面需要占用較多的存儲(chǔ)空間，另一方面其長(zhǎng)期的保存也需要消耗大量的人力物力進(jìn)行維護(hù)。而隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，水利檔案資源的載體也呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)。目前，水利檔案存儲(chǔ)的載體主要包括移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、軟盤(pán)等，且其容納的格式也十分多元，文本、表格、影音等格式都能夠有效地兼容。相比于傳統(tǒng)實(shí)體檔案的保存方式，數(shù)字檔案資源具有突出的優(yōu)勢(shì)，首先是占用的空間小，能夠節(jié)省出庫(kù)房等存儲(chǔ)空間，同時(shí)存儲(chǔ)的容量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)實(shí)物檔案。第二是后期維護(hù)和管理的成本較低，一般來(lái)說(shuō)數(shù)字化的檔案資源只要保證存儲(chǔ)設(shè)備的有效期即可，其面臨的檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小。

2.檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)水利檔案的管理模式下，檔案的收集、歸檔和傳輸?shù)热粘９芾砉ぷ饕允止し绞綖橹?，這就造成了兩方面的問(wèn)題：一是檔案管理和利用的空間受時(shí)間和空間的影響較大，檔案管理效率低下;檔案管理的流程冗長(zhǎng)，水利檔案資源流通率較低。在信息化背景下，水利檔案以數(shù)字化資源為主，這也給其收集、歸檔和傳輸?shù)裙ぷ鞯木W(wǎng)絡(luò)提供了基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化傳輸給水利檔案資源的整合和管理帶了兩方面的優(yōu)點(diǎn)：一是方面了檔案的收集與傳輸工作。在過(guò)去，受限于地理環(huán)境，很多基層水利檔案的收集工作效率低、周期長(zhǎng)，而在信息化時(shí)代，基層水利檔案得以高效的收集，進(jìn)一步豐富了水利檔案資源，也給檔案資源的利用提供了更多的參考;二是能夠推動(dòng)各級(jí)水利檔案資源的共享。傳統(tǒng)水利檔案管理模式下，首先于實(shí)體檔案的缺陷，各級(jí)水利檔案管理部門(mén)的資源無(wú)法有效流通，檔案的整合和管理工作效率低。而借助網(wǎng)絡(luò)化的傳輸，各級(jí)水利檔案管理部門(mén)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享和互通，為水利檔案的利用提供豐富的資源基礎(chǔ)。

3.檔案利用多元化。水利檔案資源的數(shù)字化和傳輸網(wǎng)絡(luò)化給其開(kāi)發(fā)和利用提供了資源和技術(shù)上的支撐，推動(dòng)了水利檔案利用的多元化發(fā)展。在傳統(tǒng)水利檔案管理模式下，水利檔案利用模式單一，且效率較為低下。而在信息化時(shí)代，通過(guò)對(duì)水利檔案信息資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用，水利檔案的利用率和利用方式都得以拓展。目前，已有大部分的水利檔案管理部門(mén)已實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)，省級(jí)水利檔案管理部門(mén)也開(kāi)始普及檔案信息管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)工作。這給水利檔案利用帶來(lái)了兩點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：一是提高檢索效率。檔案查詢(xún)與檢索如今仍是水利檔案最普遍的應(yīng)用，傳統(tǒng)管理模式下水利檔案檢索效率較低。而在信息化時(shí)代，檔案檢索方式更加多元，關(guān)鍵詞、元數(shù)據(jù)的多元化設(shè)置能夠進(jìn)一步提高檔案檢索的準(zhǔn)確率，可視化的操作界面也讓檔案檢索更加智能;二是推動(dòng)水利檔案利用的可持續(xù)發(fā)展。在信息化環(huán)境下，以數(shù)據(jù)分析和信息資源為基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)水利檔案利用，增強(qiáng)了檔案利用的針對(duì)性和客觀性，有助于檔案利用的可持續(xù)發(fā)展。

二、水利檔案資源整合與管理面臨的問(wèn)題

1.檔案利用率低。長(zhǎng)期以來(lái)，水利檔案管理部門(mén)尤其是基層單位存在著“重保管輕利用”的思想，對(duì)于水利檔案的規(guī)劃和撥款都不足。首先是經(jīng)費(fèi)分配不均的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)層較為重視檔案的日常保管工作，對(duì)于硬件管理設(shè)備、庫(kù)房建設(shè)、檔案裝訂上投入的經(jīng)費(fèi)比重較多，實(shí)體檔案的保存與管理工作開(kāi)展的較好。而對(duì)于水利檔案信息資源的整合和開(kāi)發(fā)就不夠重視，這也使得水利檔案保持著較多的數(shù)量和較高的裝訂美觀度，而實(shí)際的應(yīng)用卻較為缺乏。大多數(shù)水利檔案自歸檔裝訂后就一直處于塵封狀態(tài)，一些具有較高憑證和參考價(jià)值的檔案無(wú)法得到較好的利用，從長(zhǎng)期看極不利于水利檔案的持續(xù)健康發(fā)展。上文中提到，信息化給水利檔案的利用帶來(lái)的新的思路，但無(wú)論是數(shù)字化檔案資源、網(wǎng)絡(luò)化的傳輸方式和多元化的利用方式，都要以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息設(shè)備為基礎(chǔ)。從我國(guó)各級(jí)水利檔案管理部門(mén)來(lái)看，省一級(jí)的信息化建設(shè)都較為完善。但基層管理單位受限于經(jīng)費(fèi)的缺乏和技術(shù)水平的不足，在檔案信息化建設(shè)上進(jìn)展較為緩慢，沒(méi)有與上級(jí)或平行單位建立其良好的網(wǎng)絡(luò)貢獻(xiàn)機(jī)制。而在信息化建設(shè)較為完善的部門(mén)，也存在著信息孤單的情況，各個(gè)單位缺乏高效的溝通機(jī)制，一體化趨勢(shì)發(fā)展極為緩慢，檔案工作分散性強(qiáng)，這也就導(dǎo)致了各部門(mén)無(wú)法建立起良好的信息共享平臺(tái)，水利檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用受限，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案整合與管理創(chuàng)新面臨著重重阻礙。

2.檔案管理缺乏規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化缺乏的問(wèn)題在當(dāng)前水利檔案管理中普遍存在。長(zhǎng)期以來(lái)水利檔案管理工作一直處于封閉式的管理環(huán)境之下，在檔案管理工作發(fā)展的不同歷史階段對(duì)于檔案管理工作的要求也是不一樣的，這就導(dǎo)致了水利檔案管理部門(mén)存在著大量格式不統(tǒng)一、保存質(zhì)量不同的檔案。如在實(shí)體檔案管理方面就存在著很多遺留問(wèn)題，檔案的編制，案卷的命名不規(guī)范，裝訂的形式五花八門(mén)，檔案管理無(wú)法更直觀的了解到檔案內(nèi)容，這也給檔案的查詢(xún)、檢索等利用工作帶來(lái)了極大地不便。此外，檔案組卷方式的不標(biāo)準(zhǔn)和不規(guī)范也是影響檔案信息資源整合與管理的主要問(wèn)題之一。如在對(duì)檔案進(jìn)行排序和排列時(shí)，不同部門(mén)采取的計(jì)數(shù)單位不統(tǒng)一，有的用“卷”，有的用“件”，這也使得后續(xù)的管理者無(wú)法高效的對(duì)檔案資源進(jìn)行整合。第二，在數(shù)字化檔案資源管理上不規(guī)范的情況就更為突出。首先是大多數(shù)的水利檔案管理部門(mén)沒(méi)有根據(jù)自身單位的情況有針對(duì)性制定數(shù)字檔案資源的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，由于在新西湖背景下數(shù)字化檔案存儲(chǔ)的格式更加的豐富，存儲(chǔ)方式的不統(tǒng)一不僅會(huì)帶來(lái)系統(tǒng)兼容的問(wèn)題，更給數(shù)字化檔案的規(guī)范化管來(lái)帶來(lái)了難度。如在水利檔案中使用較多的設(shè)計(jì)圖紙檔案，其中就包含了數(shù)碼照片信息、圖片信息和影響資料等，缺乏規(guī)范化的收集和整理，不僅會(huì)出現(xiàn)信息無(wú)法調(diào)閱、兼容性出現(xiàn)問(wèn)題的情況，更使得水利檔案的參考價(jià)值大打折扣。

三、信息化時(shí)代水利檔案資源整合與管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)水利檔案利用。針對(duì)水利檔案利用率低的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分提高認(rèn)識(shí)，依托信息化建設(shè)不斷豐富檔案利用方式，提高檔案利用率。首先，就要打造完善的水利檔案利用體系，推動(dòng)水利檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)，以加快水利檔案數(shù)字化資源和網(wǎng)絡(luò)化傳輸建設(shè)工作的進(jìn)行。在檔案共享平臺(tái)建設(shè)方面，省級(jí)水利檔案管理中心應(yīng)牽頭進(jìn)行，綜合利用現(xiàn)有的檔案信息資源，增加檔案的流通率。同時(shí)，借助省級(jí)單位較為完善的信息化管理系統(tǒng)，搭建上下級(jí)單位和平行單位檔案資源對(duì)接系統(tǒng)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用建立基礎(chǔ)，擴(kuò)大檔案利用和檔案服務(wù)的覆蓋面，推動(dòng)更多的單位和個(gè)人參與到水利檔案利用中。對(duì)于基層的水利檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，更要注重資源體系的搭建，加強(qiáng)實(shí)物檔案的數(shù)字化工作，著力將數(shù)字化檔案資源錄入到資源共享平臺(tái)中。同時(shí)，做好基層檔案利用需求的收集工作，并將結(jié)果及時(shí)反饋給上一級(jí)部門(mén)，促進(jìn)檔案利用的循環(huán)創(chuàng)新與發(fā)展。第二，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的平衡發(fā)展。針對(duì)各級(jí)水利檔案管理部門(mén)信息化建設(shè)不平衡的情況，要制定差異化的發(fā)展策略，縣級(jí)及以下的單位應(yīng)投入經(jīng)費(fèi)進(jìn)行資源建設(shè)，同時(shí)搭建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)高效率的信息資源傳輸工作。省級(jí)單位則要深入開(kāi)發(fā)檔案利用，如檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)、智能檢索服務(wù)等等。第三，優(yōu)化檔案使用流程，在保證檔案保密性的基礎(chǔ)上進(jìn)一步簡(jiǎn)化使用流程，將檔案使用流程網(wǎng)絡(luò)化，拓寬檔案利用的場(chǎng)景，進(jìn)一步提高水利檔案的利用率。

2.規(guī)范水利檔案管理。首先要著力建立統(tǒng)一化的水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。水利檔案覆蓋面廣且內(nèi)容也十分繁多，這也給檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化提出了新的要求。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)厮ぷ鞯默F(xiàn)狀、特點(diǎn)以及未來(lái)的工作規(guī)劃，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行充分的調(diào)研，制定出有前瞻性的檔案管理規(guī)范。同時(shí)，與平行單位和上級(jí)水利檔案管理部門(mén)做好溝通工作，在檔案管理規(guī)范的大方向上保持一致，以促進(jìn)檔案資源的高效流通和利用。此外，按照水利檔案的種類(lèi)進(jìn)行差異化的管理，如根據(jù)水利工程的大小進(jìn)行劃分、根據(jù)水利檔案的種類(lèi)進(jìn)行劃分，水利工程、水利灌溉檔案要根據(jù)各自工作的特點(diǎn)進(jìn)行管理，不能一枚的追求檔案格式的統(tǒng)一而系統(tǒng)了檔案資源的豐富性。通過(guò)完善的檔案分類(lèi)規(guī)范化管理，也能夠促進(jìn)檔案管理部門(mén)對(duì)高價(jià)值檔案的管理和利用，提高檔案資源的利用率。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。人是檔案管理工作有序開(kāi)展和創(chuàng)新發(fā)展的核心和基礎(chǔ)。水利檔案涉及多方面的工作，具有綜合性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，與農(nóng)業(yè)、氣象、水文等行業(yè)密切相關(guān)。這也要求了檔案管理人員既要具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，也要對(duì)水利專(zhuān)業(yè)有一定了解。對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)工作，對(duì)計(jì)算機(jī)操作水平、檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和水利知識(shí)做出新的要求，使其不斷提高現(xiàn)代化的檔案管理能力，以為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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