ERP系統(tǒng)中現(xiàn)金流量表的制作方法和操作流程

劉依恬

【摘要】 ?在ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成現(xiàn)金流量表是會(huì)計(jì)信息化不可或缺的一個(gè)部分，但由于多種原因，當(dāng)前很多企業(yè)并不能在ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成現(xiàn)金流量表，尤其是補(bǔ)充資料部分大多由人工來(lái)編制，致使其會(huì)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量受到影響。因此，企業(yè)和會(huì)計(jì)人員需要采取相應(yīng)的措施，充分領(lǐng)會(huì)ERP系統(tǒng)的作業(yè)流程配置和技術(shù)要點(diǎn)，選擇合適的現(xiàn)金流量表編制方法，在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案和現(xiàn)金流量表的編制工具中設(shè)置合適的報(bào)表生成條件，以盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金流量表編制的自動(dòng)化。

【關(guān)鍵詞】 ? 現(xiàn)金流量表;ERP系統(tǒng);取數(shù)公式

【中圖分類號(hào)】 ?F232 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 ?A ?【文章編號(hào)】 ?1002-5812（2019）22-0106-03

一、引言

當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)都啟用了較為先進(jìn)的ERP系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化處理，如用友ERP、SAP等，極大地提高了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算工作的質(zhì)量和效率，但ERP的運(yùn)用也存在一個(gè)較為明顯的缺陷，就是很多企業(yè)并不能有效利用ERP系統(tǒng)來(lái)自動(dòng)編制現(xiàn)金流量表，而是要借助一定的人工手段來(lái)編制，這樣，既降低了現(xiàn)金流量表的質(zhì)量，又使會(huì)計(jì)信息化失去了完整性。出現(xiàn)這種情況的原因有以下幾個(gè)方面：一是ERP系統(tǒng)中現(xiàn)金流量表的制作不像資產(chǎn)負(fù)債表那樣有明確的套路，操作者不是很清楚其基本操作規(guī)程。二是現(xiàn)金流量表的編制有工作底稿法、T型賬戶法和分析填列法等方法，ERP系統(tǒng)中沒(méi)有給出這幾種方法的應(yīng)用技術(shù)，并且現(xiàn)金流量表還有主表和補(bǔ)充資料兩部分，它們的取數(shù)公式要用戶去設(shè)置，許多用戶還不能完全勝任這項(xiàng)操作。三是會(huì)計(jì)信息化的教育和培訓(xùn)相對(duì)滯后，目前大多數(shù)高校（包括職業(yè)技術(shù)學(xué)院）的會(huì)計(jì)專業(yè)教學(xué)中，雖然有會(huì)計(jì)信息化課程，但沒(méi)有包括現(xiàn)金流量表的完整制作部分，各種會(huì)計(jì)信息化（或會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)）的教材中也幾乎沒(méi)有介紹現(xiàn)金流量表，尤其是補(bǔ)充資料部分如何制作的內(nèi)容。四是軟件供應(yīng)商在對(duì)客戶從業(yè)人員的培訓(xùn)中幾乎沒(méi)有這部分內(nèi)容。這些原因直接導(dǎo)致了許多會(huì)計(jì)人員不能有效應(yīng)用軟件來(lái)編制現(xiàn)金流量表。為了提供更準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)報(bào)表信息，自動(dòng)生成現(xiàn)金流量表非常必要。筆者結(jié)合在會(huì)計(jì)信息化教學(xué)和實(shí)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，以用友ERP-U8系統(tǒng)的運(yùn)用為例，對(duì)現(xiàn)金流量表的編制技術(shù)要領(lǐng)和作業(yè)流程做一介紹，以供相關(guān)會(huì)計(jì)人員參考。

二、現(xiàn)金流量表編制的基本流程

在ERP系統(tǒng)中，由于實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)處理的一體化，現(xiàn)金流量表應(yīng)該是依托平時(shí)的財(cái)務(wù)核算資料在每個(gè)會(huì)計(jì)期末自動(dòng)生成的。其作業(yè)實(shí)施流程是：（1）在ERP系統(tǒng)中啟用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系列中的多個(gè)模塊，包括總賬、固定資產(chǎn)等模塊，總賬模塊中有用友報(bào)表操作項(xiàng)，其中有現(xiàn)金流量表的制作部分。（2）對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行相應(yīng)的初始化設(shè)置，以保證日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的順利進(jìn)行。（3）對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算（生成會(huì)計(jì)憑證），其中自然會(huì)生成現(xiàn)金流量表數(shù)據(jù)。（4）期末（年末）通過(guò)總賬模塊中的用友報(bào)表操作項(xiàng)編制現(xiàn)金流量表。

三、做好編制現(xiàn)金流量表的基礎(chǔ)工作

用ERP系統(tǒng)編制現(xiàn)金流量表要做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作，包括啟用模塊、確定現(xiàn)金流的范圍和確定報(bào)表的編制方法等。

（一）啟用模塊。現(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)是從企業(yè)的日常會(huì)計(jì)核算資料中提取的，企業(yè)會(huì)計(jì)核算所要啟用的模塊，也就是編制現(xiàn)金流量所需要的模塊，現(xiàn)金流量表的編制工具在“總賬”模塊中。從當(dāng)前的情況看，大企業(yè)一般會(huì)在ERP系統(tǒng)中啟用總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、薪資管理、采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理和存貨核算等多個(gè)模塊。中小企業(yè)一般啟用總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理和薪資管理等幾個(gè)模塊。這些模塊都能滿足現(xiàn)金流量表的編制。

（二）確定現(xiàn)金流量的范圍。現(xiàn)金流量表中的現(xiàn)金包括現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物。但在現(xiàn)金流量表編制實(shí)務(wù)中，有的企業(yè)包括了現(xiàn)金等價(jià)物，有的企業(yè)為簡(jiǎn)便起見(jiàn)沒(méi)有包括現(xiàn)金等價(jià)物，后者在ERP系統(tǒng)中的編制就要簡(jiǎn)單一些。對(duì)于現(xiàn)金流量表的補(bǔ)充資料部分，由于數(shù)據(jù)的提取方法有些復(fù)雜，有些企業(yè)便用人工的方法來(lái)編制。顯然，為了提供現(xiàn)金流量表的可靠信息，合適的做法是現(xiàn)金流量中應(yīng)該包括現(xiàn)金等價(jià)物，并且，主表部分和補(bǔ)充資料部分的編制都應(yīng)該自動(dòng)完成。

（三）確定報(bào)表的編制方法。手工會(huì)計(jì)中，現(xiàn)金流量表的編制有三種方法可供選擇，各有優(yōu)缺點(diǎn)。ERP系統(tǒng)由于其會(huì)計(jì)核算的高效性，平時(shí)涉及現(xiàn)金流的會(huì)計(jì)分錄會(huì)非常方便地歸入現(xiàn)金流量臺(tái)賬，因此，ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)金流量表采用現(xiàn)金流量臺(tái)賬編制法最為方便，工作底稿法和T型賬戶法等并不是最好的選擇。

四、初始化設(shè)置

在ERP系統(tǒng)中現(xiàn)金流量表是通過(guò)“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”這個(gè)工具來(lái)編制的，在使用該工具時(shí)還需要完成以下初始化設(shè)置：

（一）各個(gè)模塊的初始化設(shè)置。包括總賬、固定資產(chǎn)等各個(gè)已啟用模塊的初始化設(shè)置，以保證日常會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)核算工作的順利進(jìn)行，這是現(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)來(lái)源保證，具體各個(gè)模塊的設(shè)置按會(huì)計(jì)核算的要求去進(jìn)行。

（二）對(duì)現(xiàn)金類會(huì)計(jì)科目做特別設(shè)置。由于ERP系統(tǒng)中現(xiàn)金流量表是通過(guò)“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此，要在基礎(chǔ)檔案的“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置中，將“庫(kù)存現(xiàn)金”“銀行存款”“其他貨幣資金”和“交易性金融資產(chǎn)”四個(gè)科目設(shè)成有“項(xiàng)目核算”。否則，這幾個(gè)科目進(jìn)不了“項(xiàng)目檔案”設(shè)置表。

（三）將現(xiàn)金類科目指定為現(xiàn)金流量表科目。在基礎(chǔ)檔案的“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置主頁(yè)面點(diǎn)擊“編輯”菜單，選中其中的“指定科目”命令，進(jìn)入“指定科目”設(shè)置頁(yè)面，選定“現(xiàn)金流量表科目”按鈕，將四個(gè)現(xiàn)金類科目選入其中。該設(shè)置不能缺少，否則，到期末生成的現(xiàn)金流量表會(huì)是一張空表。

（四）設(shè)置憑證類別。在基礎(chǔ)檔案的“憑證類別”設(shè)置中，將憑證類別設(shè)成收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三類，并設(shè)定收款憑證借方必有四個(gè)現(xiàn)金類科目，付款憑證貸方必有四個(gè)現(xiàn)金類科目。這樣，便于日后涉及現(xiàn)金流量的會(huì)計(jì)憑證的錄入和查詢。

（五）設(shè)置現(xiàn)金流量表項(xiàng)目大類要素。進(jìn)入到基礎(chǔ)檔案的“項(xiàng)目檔案”中，在項(xiàng)目大類列表框中選擇“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”，將顯示在代選框中的四個(gè)現(xiàn)金科目，選到現(xiàn)金流量表項(xiàng)目的選入框中。見(jiàn)圖1。

這樣，在日常的會(huì)計(jì)分錄編制中，如果是收款憑證或付款憑證，就會(huì)彈出現(xiàn)金流量對(duì)話框，支持用戶輸入現(xiàn)金流量信息，并歸入到現(xiàn)金流量臺(tái)賬。見(jiàn)圖2。

值得注意的是，現(xiàn)金流量表的“項(xiàng)目分類”和“項(xiàng)目目錄”兩項(xiàng)的主要部分用戶不用去設(shè)置，系統(tǒng)已經(jīng)預(yù)設(shè)好。

（六）交易性金融資產(chǎn)科目的特別處理。交易性金融資產(chǎn)中不都是現(xiàn)金等價(jià)物，其中短期股票部分不能進(jìn)入現(xiàn)金流量表，這樣，就出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，當(dāng)錄入交易性金融資產(chǎn)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證時(shí)，會(huì)彈出錄入現(xiàn)金流量信息的對(duì)話框，這時(shí)用戶可能要錄入數(shù)據(jù)（短期債券或基金業(yè)務(wù)），也可能不能錄入數(shù)據(jù)（短期股票業(yè)務(wù)），但不錄入數(shù)據(jù)，此對(duì)話框不能關(guān)閉。這樣就要對(duì)交易性金融資產(chǎn)科目數(shù)據(jù)錄入時(shí)做特別處理，具體方法是在“項(xiàng)目檔案”對(duì)話框中的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”下增設(shè)“非現(xiàn)金等價(jià)物增減業(yè)務(wù)”，見(jiàn)圖3。

然后再點(diǎn)擊“項(xiàng)目目錄”操作項(xiàng)，進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”表，在表中增設(shè)“27 非現(xiàn)金等價(jià)物增減業(yè)務(wù)”“28 非現(xiàn)金等價(jià)物減少業(yè)務(wù)”。這樣，在錄入“交易性金融資產(chǎn)”業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證時(shí)，如是不增減現(xiàn)金流量的憑證，就選這兩個(gè)項(xiàng)目，問(wèn)題就解決了。見(jiàn)圖4。

五、現(xiàn)金流量表的編制流程

現(xiàn)金流量表的編制是在每個(gè)會(huì)計(jì)期末進(jìn)行的，它是在完成當(dāng)期的日常會(huì)計(jì)核算工作并完成會(huì)計(jì)期末處理事務(wù)后，再進(jìn)入到“總賬”模塊的報(bào)表工具（UFO報(bào)表）頁(yè)面去完成作業(yè)，具體流程如下：

（一）積累現(xiàn)金流量表主表中的數(shù)據(jù)。在日常的會(huì)計(jì)核算中，每生成一張記賬憑證時(shí)（在實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)核算和會(huì)計(jì)核算一體化的ERP系統(tǒng)中，記賬憑證大多是根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)生成的，而不是由手工填制），如果是收款憑證或付款憑證，要在其彈出的現(xiàn)金流量錄入對(duì)話框中錄入其所歸屬的現(xiàn)金流量項(xiàng)目數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其歸入現(xiàn)金流量臺(tái)賬，這樣現(xiàn)金流量表主表部分的數(shù)據(jù)就能在平時(shí)的作業(yè)中歸類并積累好了。

（二）完成當(dāng)期的期末處理工作。在完成利潤(rùn)的計(jì)算、憑證登賬及結(jié)賬工作后，現(xiàn)金流量表的補(bǔ)充資料部分就可通過(guò)賬中取數(shù)來(lái)完成了。

（三）現(xiàn)金流量表主表項(xiàng)目取數(shù)公式設(shè)置。期末進(jìn)入到“報(bào)表工具”頁(yè)面，點(diǎn)擊“格式”菜單，從“報(bào)表模板”項(xiàng)中選擇“現(xiàn)金流量表”，點(diǎn)擊“確定”，便會(huì)調(diào)出現(xiàn)金流量表編制頁(yè)面，見(jiàn)圖5。

該頁(yè)面的左下角有一個(gè)狀態(tài)按鈕，點(diǎn)擊它可進(jìn)行兩種狀態(tài)的切換，在“格式”狀態(tài)下，是要定義表中各個(gè)項(xiàng)目的取數(shù)公式，除了各個(gè)合計(jì)項(xiàng)直接在單元格中輸入計(jì)算公式外，其余各個(gè)實(shí)體項(xiàng)目的取數(shù)公式最好借助公式向?qū)?lái)設(shè)置，在公式的錄入單元格中點(diǎn)擊插入函數(shù)按鈕，會(huì)彈出調(diào)用函數(shù)的對(duì)話框，在函數(shù)類別中選中“賬務(wù)函數(shù)”，再在這個(gè)類別內(nèi)選入“XJLL”函數(shù)，見(jiàn)圖6。

在圖6中選中“XJLL”函數(shù)，會(huì)彈出一個(gè)“XJLL”函數(shù)設(shè)置對(duì)話框，見(jiàn)圖7。

在這個(gè)對(duì)話框中去設(shè)置具體的取數(shù)公式，如“銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金”項(xiàng)目，就在“XJLL”函數(shù)中選擇“01”，在現(xiàn)金流方向框中輸入“流入”。按照此方法去設(shè)置現(xiàn)金流量表中其他項(xiàng)目的取數(shù)公式?，F(xiàn)金流量表中的所有項(xiàng)目取數(shù)都用XJLL函數(shù)。

（四）現(xiàn)金流量表補(bǔ)充資料部分的取數(shù)公式設(shè)置。進(jìn)入“報(bào)表工具”頁(yè)面，點(diǎn)擊“格式”菜單，從“報(bào)表模板”項(xiàng)中選擇“現(xiàn)金流量表附表”，點(diǎn)擊“確定”，便會(huì)調(diào)出“現(xiàn)金流量表補(bǔ)充資料”頁(yè)面，然后在“格式”狀態(tài)中設(shè)置各個(gè)項(xiàng)目的取數(shù)公式，取數(shù)公式也是借助向?qū)?lái)設(shè)置，見(jiàn)圖8。

但各個(gè)項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)不盡相同。如“凈利潤(rùn)”項(xiàng)目的取數(shù)公式是“=JE（4103，月，，）”，其中4103是本年利潤(rùn)科目的代碼。再如，當(dāng)年“應(yīng)收款項(xiàng)減少項(xiàng)目”的取數(shù)公式是應(yīng)收賬款賬戶的年初數(shù)減年末數(shù)，其輸入公式見(jiàn)圖9。

其他項(xiàng)目的取數(shù)公式設(shè)置方法同理。

（五）生成當(dāng)期的現(xiàn)金流量表主表和補(bǔ)充資料。設(shè)置了報(bào)表的取數(shù)公式，在每個(gè)會(huì)計(jì)期末就要生成當(dāng)期的現(xiàn)金流量表，這就要進(jìn)入到報(bào)表的“數(shù)據(jù)”狀態(tài)中去生成，操作方法是進(jìn)入到現(xiàn)金流量表的編制頁(yè)面，點(diǎn)擊左下角的“格式”按鈕，它就切換到“數(shù)據(jù)”按鈕，然后在頁(yè)面的“關(guān)鍵字”菜單項(xiàng)中錄入單位名稱、報(bào)表所屬的年份或月份。點(diǎn)擊“確定”，就能生成當(dāng)期的現(xiàn)金流量表。主表部分和補(bǔ)充資料部分要分開來(lái)生成，兩者的生成方法相同。

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