企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

文/李敏，正元地理信息集團股份有限公司山東分公司

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)欠缺對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

一直以來，檔案管理工作的作用和重要性在企業(yè)中常常受到忽視，不管是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還是具體的檔案管理工作人員都欠缺對檔案管理工作的正確認(rèn)識。一些工作人員只把檔案管理工作看成是簡單的對文件保存的工作，這種工作枯燥乏味，既不能為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利益，又沒有為企業(yè)的成長貢獻力量。這種錯誤的認(rèn)識導(dǎo)致檔案管理工作長期被忽視，員工工作積極性降低，沒有創(chuàng)新的動力，最終和企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展相脫節(jié)。

1.2 檔案管理制度不完善

當(dāng)前，我國的企業(yè)檔案管理沒有一個完善的管理制度，這樣就會造成企業(yè)的檔案管理過程中出現(xiàn)混亂。一個良好的管理制度可以規(guī)范企業(yè)的管理人員與工作行為，并對具體的工作提供重要的參考規(guī)范，有利于企業(yè)檔案管理的正規(guī)化與完善。

1.3 檔案管理電子信息化進展緩慢

檔案管理電子信息化要求企業(yè)要配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備，為檔案管理電子信息化提供外部保障。同時，檔案管理工作人員也要有良好的電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠滿足檔案管理電子信息化的工作需要。但是，由于企業(yè)對檔案管理認(rèn)識水平的欠缺，導(dǎo)致檔案管理電子信息化的設(shè)備不足，不能滿足工作要求。另一方面，檔案管理工作人員中很大一部分中老年群體，這部分工作人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)欠缺敏感度，不能熟練應(yīng)用電子信息技術(shù)。種種原因?qū)е铝似髽I(yè)檔案管理電子信息化進展緩慢，不能滿足企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

2 企業(yè)檔案管理電子信息化重要性

隨著信息化時代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，人們的生活已經(jīng)離不開手機和電腦等設(shè)備，很多業(yè)務(wù)和需求都是在信息化手段的支持下完成，企業(yè)檔案管理工作也是一樣，將信息化技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作融合，產(chǎn)生的企業(yè)檔案管理電子信息化對于企業(yè)未來的發(fā)展十分關(guān)鍵。企業(yè)檔案管理電子信息化會根據(jù)專業(yè)性技術(shù)和財務(wù)工作將所有的資料與文件歸納分類，形成集成化管控，工作人員尋找什么只要通過信息化技術(shù)就可以，提高了全體的工作效率，所有的信息實現(xiàn)平臺共享，各個部門的人無需四處尋找文件，只要通過電腦下載即可。減輕了企業(yè)檔案管理的工作量，提高了工作人員的管理效率。

企業(yè)檔案管理電子信息化可以將文件完好的保存下來，重要的文檔保存下來，為公司未來的發(fā)展和經(jīng)營提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，員工在尋找文件的時候可以使用信息化手段下載文件，無需接觸原文件，無形中對原文件進行了保護，提高了企業(yè)檔案管理的原件保存度。企業(yè)檔案管理電子信息化突破了原有的地域限制障礙，只要有互聯(lián)網(wǎng)的地區(qū)，就能夠查詢到跨地區(qū)和跨時空的檔案數(shù)據(jù)，通過企業(yè)檔案管理電子信息化的建立，有利于企業(yè)加快自主創(chuàng)新的步伐，完善對企業(yè)實時動態(tài)的管理與跟蹤，有利于企業(yè)宏觀決策的制定。

3 強化企業(yè)檔案管理電子信息化的措施

3.1 國家相關(guān)的管理規(guī)章制度

企業(yè)的檔案管理工作具有自己的特點與保密的要求，不同級別的管理者對于檔案資料的管理與使用權(quán)限也是不一樣的。使用相關(guān)的計算機軟件系統(tǒng)可以對使用者的權(quán)限與密碼進行設(shè)定。這樣可以為檔案管理提供重要的保密支持與管理工作。2012年8月29日，國家檔案局印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7 號）第一條為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密安全的要求。

3.2 實時收集檔案資料

檔案的實時性是管理檔案中重要的環(huán)節(jié)，收集檔案資料，及時確認(rèn)企業(yè)檔案的完整性，對檔案進行清晰的認(rèn)定和歸檔是公司企業(yè)檔案管理中重要的一環(huán)。首先，企業(yè)管理中應(yīng)清晰的分配給檔案管理部門具體的業(yè)務(wù)及崗位職責(zé)，為其定檔案室，明確的制定文書管理、材料整理、檔案歸類等相應(yīng)制度，明確落實員工崗位責(zé)任，將任務(wù)安排到個人，全方位確保檔案的及時歸檔，并定期對其進行整理補充，確保檔案信息的完整與實時性。

3.3 劃分多級權(quán)限

如果根據(jù)各個企業(yè)所屬的行業(yè)特征，為企業(yè)的檔案信息設(shè)置保密等級，從而在企業(yè)檔案電子信息化管理工作中設(shè)定一定檔案查閱權(quán)限，在企業(yè)檔案電子信息化管理系統(tǒng)中，無論是平臺修改還是查詢都應(yīng)該有著相應(yīng)的權(quán)限范圍，并且嚴(yán)格設(shè)定瀏覽器的應(yīng)用權(quán)限，將企業(yè)檔案電子信息化管理的保密性落實到實處，根據(jù)檔案信息的保密等級，確定該檔案是否可以查閱、下載或者打印，整個應(yīng)用軟件在企業(yè)檔案電子信息化管理平臺中都應(yīng)做好加密處理，從而有效的保證了企業(yè)經(jīng)營活動的穩(wěn)定安全，保證信息資源的完整以及高度機密，既能實現(xiàn)資源共享，方便所有的人查閱，保護原文件，又能實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的等級制度，只有這樣才能對工作人員起到約束的作用，權(quán)責(zé)分明，責(zé)任明確，將企業(yè)檔案電子信息化管理工作真正落實。

4 結(jié)束語

在企業(yè)的檔案管理工作中使用電子信息化技術(shù)可以提高檔案管理的真實與準(zhǔn)確，這對企業(yè)的經(jīng)營提供重要的基礎(chǔ)支持，有利于實現(xiàn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等），要向本單位檔案機構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對重要電子檔案實行異地異質(zhì)備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全。建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子文件、電子檔案長期保存和利用。