信息化工程建筑檔案管理方法研究

文/姜鵬，濟(jì)寧經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)開發(fā)建設(shè)局

1 工程建筑檔案的特點(diǎn)

工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書，上級(jí)部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場(chǎng)的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲(chǔ)存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開竣工的報(bào)告、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等；同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點(diǎn)包括：（1）一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套；（2）確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況；（3）實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實(shí)用性較強(qiáng)。

2 基于信息化的工程建筑檔案管理方法

2.1 增強(qiáng)工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進(jìn)展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實(shí)際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無法為工程建筑提供時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實(shí)行有機(jī)結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫和書架儲(chǔ)存的模式，從而避免實(shí)物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2.2 加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會(huì)對(duì)工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實(shí)現(xiàn)我國工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會(huì)，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對(duì)管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力；管理單位還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識(shí)，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對(duì)工程建筑檔案管理工作實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，就要加強(qiáng)工程建筑檔案庫的信息化管理建設(shè)。將需實(shí)施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實(shí)施自動(dòng)歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺(tái)內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實(shí)現(xiàn)共享。

2.4 強(qiáng)化信息化管理的安全意識(shí)

科技信息的迅速發(fā)展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。但是日新月異的信息化發(fā)展，也為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機(jī)會(huì)，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會(huì)導(dǎo)致檔案外泄，給施工企業(yè)及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。因此，相關(guān)的檔案管理部門需在實(shí)施工程建筑檔案信息化建設(shè)中，將工程建筑檔案內(nèi)的重要內(nèi)容進(jìn)行加密處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高機(jī)密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，還需注重對(duì)紙質(zhì)工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

在信息化的基礎(chǔ)上實(shí)施工程建筑檔案管理建設(shè)，不但能提高工程建筑檔案管理的有效性，而且能確保建筑工程項(xiàng)目實(shí)施過程的安全性及可靠性。但是目前我國的工程檔案管理信息化尚處在起步階段，還存在諸多的不足之處，因此，建筑工程檔案管理單位在今后的發(fā)展中，還需遵循建筑行業(yè)進(jìn)行信息化發(fā)展的規(guī)章制度，并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，推進(jìn)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)向前發(fā)展。

3 小結(jié)

總的來說，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)與傳統(tǒng)的管理方法相比的確很有優(yōu)勢(shì)，它的普及運(yùn)用可以在一定程度上對(duì)提高施工的安全性?，F(xiàn)在我國的工程檔案管理信息化只是處于初創(chuàng)階段，各項(xiàng)工作都不完善，但是我相信相關(guān)的工作人員和從業(yè)者認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī)，遵循相關(guān)規(guī)定，在實(shí)踐中不斷地進(jìn)步，在學(xué)習(xí)中不斷地積累發(fā)展，不斷地推進(jìn)全行業(yè)的工程建筑檔案管理信息化深入發(fā)展，以便使工程檔案發(fā)揮更大的作用。