大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/陳淑慧，清遠(yuǎn)廣播電視臺財務(wù)部

1 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

企業(yè)的實際決策必須在擁有足夠數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上才能順利進(jìn)行，檔案作為企業(yè)數(shù)據(jù)信息的一部分主要是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有普遍保存價值的各類形式的文件材料。企業(yè)檔案的信息提示作用顯著，它能夠幫助企業(yè)有效采集、檢索各類信息，以最簡易的方式為企業(yè)管理提供重要的信息數(shù)據(jù)，最終推進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新決策活動并且提升其綜合競爭力。企業(yè)檔案屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)范疇，本身就具有真實性和可參考性，為企業(yè)的基本決策提供了不少適于再次加工并積極創(chuàng)新的依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的大時代背景之下，大數(shù)據(jù)分析的方法被運用到各個領(lǐng)域當(dāng)中，并在實踐的過程中獲得了多方的認(rèn)可與重視，其在企業(yè)檔案資源管理中的運用便是一個重要的體現(xiàn)。

2 當(dāng)前環(huán)境下大數(shù)據(jù)分析方法面臨的問題

2.1 成本較高

大數(shù)據(jù)分析方法的使用必須配合相關(guān)工具同時花費較長的運算時間，特別是對于某些冗余繁雜的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)通常難以通過財務(wù)預(yù)算的方法控制其具體投入成本。此時企業(yè)內(nèi)部管理層就必須對大數(shù)據(jù)的運行規(guī)則展開一定了解，在日常管理投入的基礎(chǔ)上合理分配與大數(shù)據(jù)信息相關(guān)的資金成本，有效提升自身的資金規(guī)劃能力并盡量做到在投入較少資金的同時獲得較多的信息。以該目標(biāo)為前提，積極配合性能較好的大數(shù)據(jù)分析工具來展開基本數(shù)據(jù)存取運作，一邊減少投入成本，一邊獲取更多的企業(yè)利潤。

2.2 時效性不強(qiáng)

動態(tài)變化是大數(shù)據(jù)中較為顯著的特性，如果經(jīng)常開展數(shù)據(jù)分析類工作，那么這種變動就容易給人造成一定的困擾。對于某些變化性極強(qiáng)的信息，必須在獲取數(shù)據(jù)的當(dāng)下就進(jìn)行及時的處理，以免數(shù)據(jù)信息過期降低其時效性。所以想要發(fā)揮起大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理活動中的重要作用，就必須重視時效性的問題，在其建模的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的高敏感度和高靈活性，以保證模型和新數(shù)據(jù)信息之間的契合度，加強(qiáng)建模環(huán)節(jié)的實際意義。

2.3 忽視人文情感

在大數(shù)據(jù)信息本身性質(zhì)不變的前提下，大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案的具體運用中一直存在著忽視人文情感、缺乏人文關(guān)懷的缺點，不僅難以切實表達(dá)用戶的情感，在其心理需求的滿足上也顯得較為無力。這一點總的來說是難以解決的問題，畢竟從大數(shù)據(jù)分析的本質(zhì)來說，它就是一種理性的機(jī)器算法運作方式，雖然它可以方便又快捷地處理企業(yè)內(nèi)部的各種相關(guān)檔案資源并且善于提取海量信息，但是在滿足用戶的具體情感需求上還是很難擁有新突破，這是促使大數(shù)據(jù)分析在企業(yè)檔案管理中順利應(yīng)用必須重視的一個環(huán)節(jié)。

3 利用大數(shù)據(jù)分析方法進(jìn)行企業(yè)檔案管理的具體做法

3.1 充分掌握企業(yè)信息資源

要想合理運用大數(shù)據(jù)分析方法進(jìn)行企業(yè)檔案管理就必須做到全面充分地掌握信息資源，以推動企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和各項管理決策活動的發(fā)展。數(shù)據(jù)信息總歸擁有一定的運作周期，在此過程中，系統(tǒng)地整理與統(tǒng)合數(shù)據(jù)，并在必要時候?qū)ζ溥M(jìn)行格式化操作，對企業(yè)綜合信息管理活動的開展起到了積極的推動作用。現(xiàn)在常用的大數(shù)據(jù)分析方法主要有提升檔案資源質(zhì)量、可視化海量數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析、語義搜索引擎、數(shù)據(jù)資料勘探、前景預(yù)測分析五種。前幾年的國家政策就已經(jīng)明確指出大數(shù)據(jù)的主要發(fā)展方向，即結(jié)合云計算、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)開展對談交流，并有效促進(jìn)大數(shù)據(jù)和各領(lǐng)域的結(jié)合，推動我國相關(guān)產(chǎn)業(yè)的繁榮與發(fā)展。大數(shù)據(jù)變革的時代已悄然來臨，不管是在商業(yè)領(lǐng)域、文化領(lǐng)域還是政治領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)信息都發(fā)揮了以往信息技術(shù)難以企及的作用，不僅對人類日常生活的諸多方面產(chǎn)生著影響，還有力改善了企業(yè)的生存環(huán)境與其內(nèi)部管理機(jī)制。

3.2 積極挖掘企業(yè)檔案數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)挖掘主要指企業(yè)從自身數(shù)據(jù)庫中提取必要的信息資源加以處理和運用，以發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在規(guī)律的模式。作為大數(shù)據(jù)分析方法的核心，積極進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案所具備的隱性價值。而對于企業(yè)的日常運作而言，數(shù)據(jù)挖掘的檔案數(shù)據(jù)資源主要包含企業(yè)日常運行管理過程中形成的檔案數(shù)據(jù)資源和企業(yè)普通運行流程里儲存在互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)信息兩個部分，前者主要通過分類、整合、聯(lián)想等方式對企業(yè)檔案庫中的深層信息進(jìn)行挖掘，并總結(jié)出其中潛在的運行規(guī)律，給企業(yè)的優(yōu)秀管理者提供創(chuàng)新決策的契機(jī)；后者是通過跟蹤網(wǎng)絡(luò)輿論風(fēng)向來獲取競爭對手以及各類市場發(fā)展的最新消息，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行企業(yè)商業(yè)模式調(diào)整，并制定相應(yīng)的市場應(yīng)對策略，以降低企業(yè)資本運作的風(fēng)險。

3.3 有效運用可視化分析模式

大數(shù)據(jù)可視分析主要是指在大數(shù)據(jù)自動分析挖掘方法的前提下，利用支持信息可視化的用戶界面以及支持分析過程的人機(jī)交互方式和技術(shù)，有效融合計算機(jī)的計算能力和人的認(rèn)知能力，以獲得對于大規(guī)模復(fù)雜數(shù)據(jù)集的洞察力。所以有效運用可視化分析來進(jìn)行的企業(yè)檔案管理就是一種把企業(yè)內(nèi)部信息資源轉(zhuǎn)化為圖像、視頻、表格等直觀形式的具體方法，這樣的可視化進(jìn)程不僅有助于企業(yè)管理者進(jìn)一步理解和使用其內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)作出科學(xué)的決策，還有助于宣傳企業(yè)的核心價值觀，在擴(kuò)大消費群體的同時增強(qiáng)客戶黏度。

4 結(jié)語

綜上所述，在萬物離不開信息與數(shù)據(jù)的時代，大數(shù)據(jù)分析的運用可謂是給各個領(lǐng)域中的企業(yè)發(fā)展提供了便捷的信息獲取和存儲渠道，在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的管理與利用中，我們可以不斷挖掘大數(shù)據(jù)分析的新方式，在實現(xiàn)其本身重要意義的前提下，幫助企業(yè)在龐大的檔案數(shù)據(jù)庫中篩選出有利的數(shù)據(jù)資源并開展分析活動，有效挖掘出潛藏在數(shù)據(jù)或者信息背后的知識規(guī)律，推動企業(yè)管理的優(yōu)化、決策的創(chuàng)新以及其自身生產(chǎn)技術(shù)水平的提升，同時要積極解決大數(shù)據(jù)分析在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的過程中有關(guān)成本高、時效性不強(qiáng)、人文關(guān)懷不夠等問題，促使企業(yè)占領(lǐng)市場高地，發(fā)展得更為穩(wěn)定高效。