計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的運(yùn)用分析

文/汪燕，上海市黃浦區(qū)盧灣二中心小學(xué)

教育事業(yè)向來都是國家工作的重中之重，是國家最為看重的一項(xiàng)工程。因此，許多中小學(xué)都普遍獲得國家的資助，擁有了自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其中行政管理工作則采用最為先進(jìn)的技術(shù)。而在中小學(xué)的日常管理過程中，檔案管理工作是最為核心的。它記錄著學(xué)校發(fā)展歷史、日常管理工作、獎(jiǎng)懲制度及對各位師生的評價(jià)、學(xué)?？蒲谐晒?、等眾多方面的內(nèi)容。因此，在現(xiàn)代管理形式的幫助之下，中小學(xué)怎樣做到通過對計(jì)算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)的使用來檔案管理工作圓滿成功，這可以促進(jìn)整個(gè)學(xué)校行政管理工作大膽的向著現(xiàn)代化新旅程發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理工作的具體作用

近些年，計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展給我國行政管理工作帶來了極大的益處，在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的幫助之下，很多單位的工作都因此產(chǎn)生了自動(dòng)化與數(shù)字化的鼎新。如學(xué)校的工作便引入了新型的計(jì)算機(jī)技術(shù)，其中中小學(xué)檔案管理工作在整個(gè)行政管理工作鼎新中效果最為明顯。因此，很有必要對計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理工作中作用進(jìn)行探索分析，也有利于相關(guān)的工作人員清楚地認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案管理工作的重要性。

1.1 方便檔案的錄入與收集

在以前，檔案收集管理工作基本上都是人工一個(gè)個(gè)錄入信息、紙質(zhì)檔案管理的形式，其工作量可想而知，并且其中發(fā)生錯(cuò)誤的幾率也特別高。同時(shí)隨著年歲的積累，檔案的堆積會(huì)占用檔案室大量的空間，使得管理人員越來越難以管理，難度系數(shù)也在不斷攀升，而且校上人員來查詢檔案也是特別不方便，這樣一來，會(huì)延誤校上人員的工作行程，造成不必要的損失。但是現(xiàn)在不一樣了，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，為中小學(xué)創(chuàng)建科學(xué)有效的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，從而完成所有檔案的信息輸入管理、檔案校正錯(cuò)誤信息、儲(chǔ)存各種有用檔案等各種環(huán)節(jié)，并且現(xiàn)在整個(gè)檔案庫都會(huì)使用數(shù)據(jù)化方式，而不需要紙質(zhì)檔，占用極小的空間便可，工作人員管理起來也是特別的輕易快捷。

而其中不乏有一些特別重要的紙質(zhì)檔案，管理人員可以在計(jì)算機(jī)新技術(shù)的幫助之下，創(chuàng)建新的電子版目錄，不僅可以使檔案的分類更加方便，也可以加強(qiáng)對檔案的目錄的規(guī)范。

1.2 有利于提高檔案管理工作的效率

中小學(xué)需要管理很多師生，因此中小學(xué)需要管理的日常事務(wù)也是很多的，工作任務(wù)多，工作"步伐"快，而且管理的內(nèi)容會(huì)一直都很多，隨著時(shí)間的積累，其工作任務(wù)更會(huì)逐步加劇。因此，很多時(shí)候檔案管理工作都很難和日常管理工作的同步開展。但是現(xiàn)在完全不一樣了，在采用計(jì)算機(jī)新技術(shù)幫助檔案管理工作以后，在日常管理工作的開展中是完全可以做到與檔案管理工作完全同步的。

第一，管理人員需要提前進(jìn)行初步的編纂翻譯綱要或者模型，再在后面的時(shí)間進(jìn)行常規(guī)的工作以及修改錯(cuò)誤內(nèi)容，并在最后需要校正信息并輸入新的正確信息。這與以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，具有了更加方便的錄入信息方式和修改錯(cuò)誤內(nèi)容的方式，這在很大程度上提高了整個(gè)檔案管理工作的效率。

第二，在日常工作的開展過程中，檔案管理工作人員有了電子檔案管理目錄以及整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的幫助，可以最大程度的縮減整個(gè)檔案查詢、尋找所需要糜費(fèi)的時(shí)間，直接提高了工作效率。

1.3 有利于縮減檔案管理人員的使用數(shù)目，從而大大為學(xué)校節(jié)省了一筆不小的人力成本開支

因?yàn)橛辛擞?jì)算機(jī)新技術(shù)的幫助，中小學(xué)?？梢酝ㄟ^創(chuàng)建電子式檔案管理系統(tǒng)直接完成對輸入信息、儲(chǔ)存信息、搜索信息的工作。因此，原本需要很多位檔案管理人員共同進(jìn)行匯總處理的檔案現(xiàn)在通通不需要了，只需要一位檔案管理工作人員和計(jì)算機(jī)便能輕松完成所有的檔案管理工作。以此為角度來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅減輕了中小學(xué)檔案管理工作量，還為中小學(xué)節(jié)約了大量的人力成本支出，可謂是一石二鳥的好方法。

2 計(jì)算機(jī)新技術(shù)在中小學(xué)校檔案管理工作中的運(yùn)用

自從計(jì)算機(jī)新技術(shù)在中小學(xué)校工作中被大量使用后，便鼎新了整個(gè)管理的內(nèi)容，大大的提高了管理的效率，進(jìn)一步完善了整個(gè)校園的管理工作。因此，很有必要的探索計(jì)算機(jī)新技術(shù)在中小學(xué)校檔案管理中的作用，并特別注意探索計(jì)算機(jī)新技術(shù)在檔案管理中的使用，以此來驗(yàn)證計(jì)算機(jī)新技術(shù)在檔案管理工作中使用是否可行

2.1 開展管理工作內(nèi)容的數(shù)字化鼎新

在很多中小學(xué)日常管理工作中都會(huì)普遍的接觸到各種紙質(zhì)檔案文件，因此容易形成慣性思維，在開展檔案管理工作的過程中基本上都會(huì)直接輕忽對數(shù)字化檔案的創(chuàng)建工作。但是隨著新型模式逐漸被學(xué)校使用后，日常工作中產(chǎn)生的各種紙質(zhì)檔案都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式并被完整的保存下來。比如，學(xué)校從建校到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、關(guān)于對學(xué)生的日常管理工作的記錄、各位優(yōu)秀骨干教師的科研成果以及優(yōu)秀學(xué)生的學(xué)習(xí)成果等。同時(shí)檔案管理的目錄也可以通過計(jì)算機(jī)的輔助完成對電子檔案的建設(shè)，由原來的紙質(zhì)檔案目錄變?yōu)楝F(xiàn)在的電子檔案目錄，或者可以通過客戶端直接對所有的檔案進(jìn)行管理。只有徹底完成這些工作，才能幫助工作真正的實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化和高效化。

2.2 引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)新技術(shù)是通過相關(guān)軟件在工作中的使用，從而使各項(xiàng)工作能夠在較短的時(shí)間內(nèi)快速完成。因此，如果想要計(jì)算機(jī)新技術(shù)在工作中發(fā)揮巨大的作用，就必須根據(jù)學(xué)校的實(shí)際需求情況，招聘具有專業(yè)技術(shù)的團(tuán)隊(duì)為學(xué)校量身定做一套合理的檔案信息管理系統(tǒng)，以此來保證檔案管理工作在軟件的幫助下能夠高效便捷的運(yùn)轉(zhuǎn)。雖然引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)會(huì)為學(xué)校帶來一些管理支出，但是在數(shù)字化管理工作開展以后，便可以長時(shí)間的節(jié)省不少的人工支出并且也會(huì)長時(shí)間的提高檔案管理工作的質(zhì)量，這些都是不可估量的好處。

2.3 規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的使用

計(jì)算機(jī)新技術(shù)的使用可以輕易的和整個(gè)管理工作相匹配。比如，資料的收集整理、信息的輸入、信息的修改與存檔、信息的查詢等都可以加入計(jì)算機(jī)新技術(shù)的使用。但是在實(shí)際使用的過程中，學(xué)校必須要注意加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)新技術(shù)的正確使用，并且很有必要設(shè)置相關(guān)權(quán)限的需要。

在計(jì)算機(jī)新技術(shù)為管理工作提供方便的途徑，但是有些工作人員為了自己的簡潔，便直接忽略了一些內(nèi)容或者是格式的設(shè)置也存在不規(guī)范的操作。針對這些現(xiàn)象，學(xué)校系統(tǒng)必須要制定相關(guān)的規(guī)則，以此來規(guī)范錄入電子檔案數(shù)據(jù)。

3 結(jié)語

自從中小學(xué)大規(guī)模的使用計(jì)算機(jī)新技術(shù)以后，大大的提高了工作的質(zhì)量，也催使工作的方式發(fā)現(xiàn)了巨大的改良。通過新型的計(jì)算機(jī)技術(shù)及中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合，不僅提高了檔案管理工作的工作效率，還能給今后的工作帶來方便。教育具有特殊性以及日常工作的瑣碎性，才會(huì)使得檔案管理工作也具有瑣碎復(fù)雜的特點(diǎn)。因此，合理使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、迅速建立電子檔案、定期對管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)、軟件定時(shí)更新變得尤其重要了。只有這樣才能更好的發(fā)揮計(jì)算機(jī)新技術(shù)在工作中的作用，盡最大可能的提高整個(gè)中小學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。