財務共享模式下內(nèi)部控制問題探析

程紅

（北京城建集團有限責任公司工程總承包部，北京 100000）

一、財務共享和內(nèi)部控制基本概述

（一）財務共享概念和發(fā)展現(xiàn)狀

財務共享服務是依托信息技術(shù)對財務信息進行處理，從而達到提高信息傳遞效率、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務流程的目的，并以市場為導向向內(nèi)外部客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務。作為一種管理模式，其具有綜合性和全面性的特點，且實施目的多元化，能夠為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟價值[1]。

財務共享模式是在20世紀80年代由福特公司提出的概念，而我國具體的引入時間是在19世紀末，一些跨國企業(yè)為了降低生產(chǎn)經(jīng)營成本而引入了國外先進的財務管理理念。財務共享模式的出現(xiàn)讓我國企業(yè)的管理模式能夠跟得上企業(yè)的發(fā)展速度，對我國的經(jīng)濟發(fā)展具有重大意義[2]。但同時財務共享模式的應用還需要在借鑒其他國家成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上結(jié)合我國本土的經(jīng)濟市場發(fā)展特點，與企業(yè)的內(nèi)部控制制度更好地融合，最終才能最大限度地促進我國企業(yè)與國際市場接軌，為企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展迎來新局面。

（二）財務共享的局限性和風險

財務共享模式并不是盡善盡美的，在實際操作中也存在著一些弊端，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、初期內(nèi)部合作效率低下

財務共享機構(gòu)在最初建立時需要承擔向集團內(nèi)子公司提供服務，但子公司的業(yè)務處理從自主處理模式變成了由財務共享機構(gòu)負責，在一定程度上可能延遲公司的業(yè)務完成時間，并造成一些內(nèi)部矛盾，從而影響了合作效率。

2、依賴業(yè)務流程程度較強

財務共享模式以業(yè)務流程為核心內(nèi)容，依靠公司已經(jīng)制定好的業(yè)務流程進行運作，其本身并沒有判斷業(yè)務流程是否科學的功能。一旦業(yè)務實施過程中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，將影響到整個機構(gòu)的運行[3]。

3、基層員工技術(shù)含量低

由于財務共享中心只是按照公司安排的業(yè)務流程進行機械化的執(zhí)行，因此其工作技術(shù)含量比較低，所需要配備的人力資源也不需要具備較高的工作能力。導致一些公司在配備人力資源的時候讓一些工作能力強的員工無法在這一崗位上發(fā)揮其工作能力，不但造成了人力資源的浪費，還挫傷了員工的工作積極性，給企業(yè)發(fā)展造成一定的負面影響。

（三）財務共享對內(nèi)部控制的影響和要求

內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高經(jīng)濟效益，達成既定的管理目標，從合理配置資源入手，對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務程序和組織機構(gòu)不斷進行優(yōu)化、調(diào)整的一個過程，對企業(yè)防范未知風險、提高企業(yè)運營效率有著至關(guān)重要的作用。而財務共享模式的應用在會計處理和風險管理上與內(nèi)部控制有一些不同，主要影響體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、財務共享重構(gòu)了業(yè)務審核方式

財務共享模式下，財務共享中心的工作人員只需要對業(yè)務流程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進行處理，而對這些數(shù)據(jù)的來源以及所經(jīng)歷的經(jīng)濟活動并不了解。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制下，業(yè)務審核方式是在財務人員對該項業(yè)務的信息數(shù)據(jù)進行調(diào)查和了解后才進行數(shù)據(jù)處理。

2、財務共享對控制質(zhì)量的要求更高

內(nèi)部控制模式下，財務信息經(jīng)過每一層級的傳遞和審批已經(jīng)在這一過程中篩選出錯誤的部分；而財務共享模式是將企業(yè)內(nèi)所有財務數(shù)據(jù)集中到一起進行處理，很難避免在批量處理業(yè)務數(shù)據(jù)過程中的人為失誤，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟風險。

3、財務共享模式下，內(nèi)部控制更需要注重信息的安全管理

財務共享中心的運行主要依托信息技術(shù)，通過對信息的集成處理，可以減少企業(yè)對人力和財力資源的浪費。但同時，在當前信息網(wǎng)絡環(huán)境安全性不高的背景下企業(yè)建立、推行財務共享中心，一旦發(fā)現(xiàn)財務信息泄露或不法分子侵入系統(tǒng)篡改數(shù)據(jù)、盜取信息等，都會給企業(yè)的財務數(shù)據(jù)帶來安全隱患[4]。

財務信息共享模式與內(nèi)部控制制度在某些方面還存在著操作差異性，企業(yè)財務信息共享模式也并不是十全十美的。因此，企業(yè)需要盡快找到財務信息共享模式與內(nèi)部控制制度融合的新思路，提高財務信息共享模式在企業(yè)中的應用水平。

二、財務共享模式構(gòu)建的風險

（一）構(gòu)建過程中的風險

1、業(yè)務范圍確定風險

由于國內(nèi)的企業(yè)最初引入財務共享模式根本目的是為了加強集團企業(yè)的控制監(jiān)管力度，規(guī)范企業(yè)會計核算，因而財務共享中心最初的工作職能就是對一些收付款、財務報銷等簡單數(shù)據(jù)進行處理。但隨著企業(yè)涉及業(yè)務范圍越來越廣泛，如何劃分財務部門與財務共享中心的職能范圍成為企業(yè)必須規(guī)避的風險。

2、組織架構(gòu)變革風險

國內(nèi)一些集團性的企業(yè)本身的組織結(jié)構(gòu)都比較復雜，在建構(gòu)財務共享中心的時候要注意區(qū)分這一機構(gòu)組織隸屬于集團企業(yè)之下還是獨立于集團企業(yè)的組織。此外，對于財務共享中心內(nèi)人員的管理還需要注意崗位的劃分和績效考核等。

3、流程再造風險

企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心時需要將子公司原本的業(yè)務處理流程與標準化處理流程進行改造和融合，在納入財務共享中心后要建立統(tǒng)一的核算模式進行核算。而管理層在重新規(guī)劃流程并利用當下的信息技術(shù)進行流程設計、改造和重建時勢必有一定的風險。

（二）運營過程中的風險

1、業(yè)財分離風險

財務共享中心的職能是對企業(yè)內(nèi)經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行分析，并為企業(yè)的決策和投資提供準確的數(shù)據(jù)信息支持。但實際上，財務共享中心的人員是從企業(yè)內(nèi)部抽取出來的，與企業(yè)業(yè)務施行和操作情況并沒有實踐經(jīng)驗，使他們在處理票據(jù)和信息時無法判定票據(jù)或信息的真實性，繼而也不能察覺數(shù)據(jù)信息的差異和錯誤，無法真實反映企業(yè)的經(jīng)營狀況[5]。

企業(yè)傳統(tǒng)的財務管理模式下，企業(yè)的財務會計人員都身處業(yè)務發(fā)生地，熟悉外部市場環(huán)境，也了解業(yè)務的資金消耗狀況，因此能夠更準確地進行財務數(shù)據(jù)審核。而財務共享中心是將這些財務會計人員從原來的崗位上調(diào)集到一個地方，財務會計人員在長期脫離實際工作、專注于簡單的財務核算工作后可能影響到財會人員本身的工作水平，對企業(yè)內(nèi)資金的使用規(guī)劃以及企業(yè)未來的發(fā)展方向等毫不知情，導致業(yè)財分離的風險。

2、信息傳遞風險

財務共享中心內(nèi)的財會人員脫離了原本的工作狀態(tài)，在進行數(shù)據(jù)處理時，要想保證工作的效率和質(zhì)量，必須與企業(yè)的業(yè)務部門相互聯(lián)結(jié)。但據(jù)調(diào)查顯示，國內(nèi)大部分財務共享機制與企業(yè)業(yè)務部門之間缺乏溝通環(huán)境和平臺，導致企業(yè)內(nèi)部信息溝通渠道阻塞，影響了企業(yè)整體的工作效率。此外，當業(yè)務部門的人員與財務共享中心的人員對某一業(yè)務處理產(chǎn)生不同意見時也會增加二者之間的矛盾，使部門與部門之間難以相互配合，不利于企業(yè)內(nèi)部控制制度的建構(gòu)。

3、系統(tǒng)適應性風險

財務共享中心在初期建立時，整體的信息傳遞效率比較低，財務整合能力不足，使財務共享中心的發(fā)展受到局限。一般情況下，成熟的財務共享中心包括會計核算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、費用控制系統(tǒng)、稅務管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護系統(tǒng)等[6]，財務共享中心在接到費用報銷的任務后要通過各系統(tǒng)之間的對接才能同步傳遞信息，顯然，當前很多企業(yè)的財務共享中心還不能及時有效的完成業(yè)務對接。此外，財務共享中心的界面操作復雜、會計核算方式難以統(tǒng)一等問題也會影響財務共享中心的工作效率。

三、財務共享模式下內(nèi)部控制問題分析

（一）內(nèi)部環(huán)境存在的問題

1、業(yè)財分離問題

傳統(tǒng)企業(yè)的財務核算中，財務管理人員有直接參與到企業(yè)業(yè)務和經(jīng)濟活動中的經(jīng)驗，因此在進行財務數(shù)據(jù)處理時可以結(jié)合業(yè)務執(zhí)行的實際情況準確判斷數(shù)據(jù)來源的準確性和數(shù)據(jù)的真實性。而建立財務共享中心后，財會人員雖然具備專業(yè)的財務管理知識，但簡單的數(shù)據(jù)錄入工作以及封閉阻塞的信息溝通環(huán)境使他們與其他部門和實際業(yè)務接觸的機會比較少。財會人員對相關(guān)業(yè)務不了解，也不清楚企業(yè)的重點業(yè)務，難以對數(shù)據(jù)進行真實規(guī)范的錄入。對于一些涉及業(yè)務范圍較廣泛的企業(yè)來說，一些牽涉資金數(shù)額比較大的項目和業(yè)務需要財務會計人員更加謹慎的處理，但財務會計人員遠離一線工作，僅根據(jù)合同確認收入，一旦發(fā)生判斷失誤的情況很可能影響公司整體的利潤。以供貨類合同為例，這類業(yè)務比較復雜，而財務共享中心的人員只是在業(yè)務發(fā)生期間向財務人員提交驗收報告。而在實際操作中，交易雙方可能調(diào)整合同細則，在這種情形下就會出現(xiàn)收入確認時間與實際不符的問題。

2、人員管理問題

財務共享中心的工作內(nèi)容比較簡單，就是依據(jù)企業(yè)制定的業(yè)務流程進行數(shù)據(jù)錄入和核算，企業(yè)派遣一些能力過高的職員，可能導致職員在這種無壓力的工作環(huán)境下能力退化，無法發(fā)揮其真正的價值。另一方面，職員長期從事這樣機械化的工作也會產(chǎn)生懈怠情緒，影響工作效率和工作質(zhì)量。

（二）控制活動存在的問題

企業(yè)隨著發(fā)展會不斷擴大業(yè)務范圍，為了保證財務共享中心的工作能夠緊跟企業(yè)的發(fā)展，必須對財務共享中心的系統(tǒng)進行及時升級和開發(fā)。而管理者在經(jīng)營過程中往往忽視了這一點，使一些業(yè)務層次更加復雜的項目在處理過程中效率低下，內(nèi)部控制流程中無效環(huán)節(jié)過多，浪費了審核和審批的時間，導致企業(yè)整體的控制活動比較松弛。

（三）信息與溝通存在的問題

信息溝通過程中主要存在兩方面的問題，首先是信息傳遞不完整的問題，企業(yè)業(yè)務范圍的拓寬隨之帶來的是合同、票據(jù)、憑證的多種多樣，無論是在管理方面還是在信息傳遞方面都增加了財務相關(guān)部門的工作難度。對財務共享中心來說，他們的信息溝通只是單方面地將所接收到的財務信息傳遞到共享平臺，但無從掌握財務資料是否完整。在企業(yè)進行后期審核的時候發(fā)現(xiàn)這一問題，財務人員再找業(yè)務相關(guān)負責人進行詢問和索要憑證會極大地降低財務管理的工作效率。同時，財務信息傳遞不完整很可能使接收這些信息的部門人員利用信息進行決策或業(yè)務處理時造成一定的判斷失誤，給企業(yè)帶來風險。另一方面就是信息傳遞滯后的問題，企業(yè)業(yè)務輻射面廣，財務共享中心的溝通對象也隨之增加，遠程溝通受到系統(tǒng)的限制，可能出現(xiàn)信息缺失或傳遞滯后的現(xiàn)象，影響了信息的時效性和準確性。

（四）風險評估存在的問題

由于財務共享中心對信息化技術(shù)的依賴程度比較高，但當前的網(wǎng)絡環(huán)境管理不到位，員工泄密或數(shù)據(jù)保存潛在風險等問題時有發(fā)生。其次，企業(yè)所有信息都歸集到財務共享中心內(nèi)，給財務會計人員的工作加大了難度，也不能保證信息處理的準確性。另一方面，人員風險伴隨著信息風險，一些財務會計人員缺乏風險意識，在處理信息的過程中只是將信息數(shù)據(jù)進行核算。再加上企業(yè)希望利用財務共享中心節(jié)約人力，而企業(yè)實際的財務處理工作并沒有變少，使財務會計的工作量增多，人為失誤也難免增加，內(nèi)部控制制度形同虛設。

（五）內(nèi)部監(jiān)督存在的問題

內(nèi)部監(jiān)督存在的問題主要表現(xiàn)在兩方面，即內(nèi)部審計職能和憑證復核環(huán)節(jié)的缺失。雖然一些發(fā)展比較成熟的企業(yè)已經(jīng)建立了內(nèi)部審計部門，并與企業(yè)的財務共享中心相聯(lián)結(jié)，通過數(shù)據(jù)信息共享追蹤審計執(zhí)行情況，使企業(yè)的財務監(jiān)督工作有了保障。但審計方式的落后以及僅停留在事后審計，使企業(yè)常常出現(xiàn)賬實不符的問題。憑證復核環(huán)節(jié)就是憑證輸入時沒有專員進行復核，錄入出現(xiàn)差錯，影響財務報告的準確性。

四、財務共享模式下內(nèi)部控制體系建構(gòu)的對策

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制流程

對于財務共享中心內(nèi)部控制的建設，其中最重要的環(huán)節(jié)就是流程再造，即通過梳理業(yè)務流程改善企業(yè)成本、服務方面的績效，因此，企業(yè)首先要分析業(yè)務流程環(huán)節(jié)，判斷業(yè)務流程中的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化，對流程出現(xiàn)的頻率、操作方式以及是否具有預期性進行評估，以結(jié)構(gòu)化流程作為主要內(nèi)容設置信息程序自動操作系統(tǒng)；其次，企業(yè)要優(yōu)化業(yè)務流程和系統(tǒng)，消除不增值環(huán)節(jié)，以業(yè)務單位現(xiàn)有的流程為基礎(chǔ)，對納入財務共享中心的業(yè)務進行歸納梳理和分析總結(jié)，并對流程進行模擬測試，保證每個流程具有可操作性，且符合企業(yè)的發(fā)展；最后，企業(yè)要逐步完善業(yè)務流程，滿足企業(yè)的戰(zhàn)略目標，依據(jù)企業(yè)的業(yè)務拓展對財務共享中心進行持續(xù)完善和優(yōu)化。

（二）構(gòu)建完善的財務共享中心系統(tǒng)

系統(tǒng)的優(yōu)化需要設置固定的系統(tǒng)維護周期和臨時系統(tǒng)維護標準，前者是針對季度財務報表的生成進行定期系統(tǒng)更新，后者是在企業(yè)發(fā)生重大業(yè)務或章程變革時進行的臨時性維護。此外，企業(yè)還要更新系統(tǒng)審核環(huán)節(jié)，拓寬服務接口，減少企業(yè)因監(jiān)督不力和信息傳遞不及時出現(xiàn)的經(jīng)濟風險，最終實現(xiàn)部門內(nèi)暢通的聯(lián)絡機制，加強信息溝通的有效性。

（三）加強對財務人員的績效考核

針對財務共享中心這一機構(gòu)的建設，企業(yè)在進行人力資源管理時可以從兩方面出發(fā)，一方面要改善財務共享中心的人才培養(yǎng)機制，關(guān)注機構(gòu)內(nèi)職員的專業(yè)培訓、職業(yè)生涯規(guī)劃以及團隊建設等，同時，鼓勵員工進行知識能力的創(chuàng)新，對員工進行集體培訓，建立合理的崗位升降機制，有效形成內(nèi)部的競爭；另一方面，企業(yè)也要完善績效激勵體系，從績效評估引發(fā)員工的責任心和風險意識，利用平衡計分卡作為評價標準。既要關(guān)注財務共享中心成本指標，也要關(guān)注業(yè)務運營效率指標，建立以財務指標、客戶指標、內(nèi)部指標、學習指標為主體的績效考核評價體系，調(diào)動員工的工作積極性，加強財務共享中心人才隊伍的建設。

（四）完善內(nèi)部監(jiān)督體制

由于財務共享中心的建立加大了企業(yè)財分離的風險，因此企業(yè)必須針對財務共享中心建立內(nèi)部審計機構(gòu)，對機構(gòu)內(nèi)潛在的業(yè)務風險和人員風險進行評估和分析，保證財務共享中心內(nèi)的工作標準化、規(guī)范化。另外，企業(yè)還要借鑒跟蹤審計模式，利用財務共享中心信息交互的能力對倉庫內(nèi)的固定資產(chǎn)和資源等進行編碼和系統(tǒng)錄入，并對固定資產(chǎn)的使用進行實時跟蹤，將現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的方法相結(jié)合，保證企業(yè)賬實相符。最后，企業(yè)還要發(fā)揮獨立董事會在內(nèi)控評價中的作用，客觀支出企業(yè)風險評估中的問題，保證內(nèi)部監(jiān)督和外部審計并行，在財務智能化管理的基礎(chǔ)上改進內(nèi)部控制制度中的缺陷，促進企業(yè)長效發(fā)展。

五、結(jié)束語

對財務共享中心的建設和控制是保證財務共享中心能否在企業(yè)高效運行的基本保障，因此，企業(yè)在建立財務共享中心之初就應該將內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設貫穿于財務共享中心的始終。而財務共享中心的建設對企業(yè)的內(nèi)部控制提出了更高的要求，在這一過程中，為了內(nèi)部控制與財務共享中心能夠更好地適應和融合，企業(yè)需要完善內(nèi)部控制體系，保證企業(yè)運行的業(yè)財融合，降低企業(yè)運行過程中的業(yè)務風險和人員風險，找出符合企業(yè)自身發(fā)展的一套管理模式，提升企業(yè)財務管理智能化水平，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益價值。