物資管理信息化遇到的問題及其實現(xiàn)策略

李小東

（中國石化管道儲運有限公司物資供應(yīng)中心，江蘇 徐州 221008）

一、信息化物資管理模式在企業(yè)發(fā)展中的意義

所謂的“物資管理”簡單來講，其實指的是在當前多元化的社會主義市場競爭環(huán)境下，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中所涉及到的，不同物資使用進行管理的作業(yè)類別。經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，在成本控制活動中，物資管理質(zhì)量的優(yōu)劣和管理效率的高低在一定程度上與企業(yè)生產(chǎn)成本和經(jīng)濟效益息息相關(guān)，而近年來伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，物資管理信息化已勢在必行，從某方面來講相較于傳統(tǒng)手工劃價、手工記賬等管理手段，物資信息化管理具有以下顯著優(yōu)勢：

其一，物資管理信息化能對信息進行有效的控制和統(tǒng)治。在當前多元化社會主義市場競爭環(huán)境下，財務(wù)管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，其管理質(zhì)量和管理效率在一定程度上對企業(yè)的整體發(fā)展具有重要影響。而在財務(wù)管理中，物資原理又占據(jù)了十分重要的地位，從某方面來講加強物資管理的科學(xué)性、合理性和有效性是推進企業(yè)進一步發(fā)展的重要途徑，而在當前信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，傳統(tǒng)手工劃價、手工記賬等管理手段在進行信息管理過程中，各種問題的錯誤發(fā)生率一直占據(jù)較高的比例，從某方面來講這種情況的發(fā)生在對于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的，而將計算機技術(shù)融入物資管理過程中，實現(xiàn)物資的信息化管理不僅可對企業(yè)物資的采購流程進行實時監(jiān)控，與此同時申請部門在檢查物資庫存是時，能在第一時間發(fā)現(xiàn)其中的紕漏申請，為企業(yè)正常有序運行奠定良好基礎(chǔ)的同時，進而為企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造了良好條件；

其二，加速信息的流通性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性。從目前來看，在當前經(jīng)濟全球化和一體化建設(shè)進程不斷加快的信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，各行各業(yè)在發(fā)展過程中不僅面對著國內(nèi)市場的競爭壓力，與此同時還承受著國際市場的強烈沖擊，故而為從根本上有效地提升企業(yè)的國際競爭優(yōu)勢，加快信息流動性，緊跟當前信息化產(chǎn)業(yè)時代的發(fā)展步伐是確保企業(yè)科學(xué)化管理與發(fā)展的重要手段，而經(jīng)大量相關(guān)數(shù)據(jù)分析可知，相較于傳統(tǒng)的企業(yè)物資管理，信息化管理方式的應(yīng)用極大地提高了物資管理質(zhì)量和管理效率。

二、企業(yè)物質(zhì)信息化管理中存在的問題

（一）文件大部分手工編制，統(tǒng)計分析質(zhì)量和速度受到了影響

在當前信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，手工處理仍是企業(yè)在進行物資管理時的基礎(chǔ)工作，而將信息技術(shù)融入物資管理過程中，使得兩種方式同時出現(xiàn)在一項管理過程中，不僅會使得數(shù)據(jù)處理過程變得復(fù)雜，此外也極大的影響力統(tǒng)計分析的質(zhì)量和速度，進而對企業(yè)的整體發(fā)展帶來了極為不利的影響。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查可知，在當前企業(yè)生產(chǎn)過程中，會經(jīng)常出現(xiàn)不同的單據(jù)和文件，而導(dǎo)致這種問題產(chǎn)生的原因，大多主要是因為在實際管理過程中手工編目歸檔的文件占據(jù)了大半部分，導(dǎo)致在進行信息化管理時，電子文檔與手工錄入文檔同時出現(xiàn)，進而降低管理效率的同時也給企業(yè)的整體發(fā)展帶來了極為不利的影響。除此之外，從某方面來講企業(yè)在物資采購前對質(zhì)量進行的內(nèi)審和外審的數(shù)據(jù)也十分重要，但是由于文件大部分是人工通過Excel完成信息錄入，導(dǎo)致在后續(xù)的應(yīng)用和管理過程中，需求人員和管理人員需輸入對應(yīng)編號才能查找到所需文檔，且在當前大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)表格越來越多，這種問題的存在極大地降低了管理質(zhì)量和管理效率。

（二）物資信息相對滯后，管理信息共享程度差

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)分析可知，在當前企業(yè)各部門之間，物資管理模式也存在差異，而這種差異的存在導(dǎo)致管理權(quán)限相對分散，再加之目前各企業(yè)采取粗放型的管理模式，使得各個部門之間形成信息“孤島”，信息的采集和分析工作容易受到影響，且當前部分企業(yè)由于受傳統(tǒng)管理理念根深蒂固的影響，在進行信息傳遞的過程中仍采取人工傳遞的方式，極易導(dǎo)致物資信息傳遞的滯后性，進而對物資資金整體使用效益也造成了一定影響。在傳統(tǒng)物資管理過程中，計劃員、驗收員、結(jié)算人員之間存在著較為嚴重的工作重復(fù)，在如此反復(fù)的抄錄與計算中，據(jù)調(diào)查不僅未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，還增加了數(shù)據(jù)抄錄過程中錯誤的產(chǎn)生率，進而給企業(yè)的整體發(fā)展帶來了極為不利的影響。

三、現(xiàn)階段企業(yè)物質(zhì)管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)路徑

（一）加大物資管理人員的培訓(xùn)力度

作為物資管理作業(yè)的實踐者，物資管理人員自身信息化意識和管理技能水平的高低，在一定程度上直接影響著企業(yè)物資信息化管理質(zhì)量和管理效率，故此為從根本上有效地解決上述問題，加強對物資管理人員的培訓(xùn)力度，增強其信息化管理意識是當前確保物資信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和根本前提，具體來看一方面企業(yè)的高層管理人員在日常生活中，需加強對物資管理信息化相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，了解在日常的物資管理過程中如何通過信息化手段和最新理論成果來指導(dǎo)企業(yè)的物資管理活動，而后需通過采取多樣化的有效措施，在企業(yè)內(nèi)部營造出良好的物資管理信息化的氛圍，以加強各級人員的物資信息化管理意識，而另一方面隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用熟練度對于信息化管理水平也具有重要影響，故此為從根本上提高企業(yè)物資管理的信息化效率，在日常工作生產(chǎn)建設(shè)過程中，企業(yè)高層管理人員還需加大對物資管理部門管理人員的計算機操作水平的培訓(xùn)力度，以確保物資管理工作能夠更好地適應(yīng)煤礦企業(yè)當前發(fā)展的需要。

（二）強化信息化在物資管理應(yīng)用上的創(chuàng)新

近年來，在我國多元化社會主義市場競爭環(huán)境下，各行各業(yè)的發(fā)展都有其屬于自己的發(fā)展規(guī)律，因此在將信息化技術(shù)融入企業(yè)管理過程中，管理人員系綜合考慮企業(yè)自身的發(fā)展實況，盡量避免盲目照搬照抄其他企業(yè)信息化建設(shè)與應(yīng)用的情況，而是應(yīng)當在學(xué)習(xí)先進理論的基礎(chǔ)上，加強對信息化在物資管理應(yīng)用上的創(chuàng)新，以來保障物資管理信息化應(yīng)用的科學(xué)性、合理性和有效性，具體來看信息化在各行各業(yè)的應(yīng)用過程中，企業(yè)管理人員需注意以下問題，即：

其一，信息化在應(yīng)用過程中，企業(yè)管理人員需結(jié)合企業(yè)物資管理的現(xiàn)狀，物資管理系統(tǒng)的優(yōu)化與創(chuàng)新要充分考慮企業(yè)自身的生產(chǎn)特點，以此通過將信息化管理貫徹于生產(chǎn)單位提報需求計劃、物資采購、入庫、驗收、結(jié)算等各個物資管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，避免人工數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，從而提高數(shù)據(jù)的科學(xué)性、合理性和針對性；

其二，信息化在應(yīng)用時，需保證企業(yè)內(nèi)部各部門之間能形成庫存信息共享。從目前來看，企業(yè)各部門在企業(yè)作業(yè)過程中，往往部門之間由于缺乏有效的溝通和交流，從而導(dǎo)致各個單位無法隨時了解庫存物資信息，給生產(chǎn)部門、銷售部門各項工作計劃的制訂造成了一定影響，而在企業(yè)內(nèi)部各部門之間建立庫存信息共享，從某方面而言在拓展供管部門倉庫的職能的同時，還顯著地提高了庫存結(jié)構(gòu)的科學(xué)性、合理性和有效性，進而避免了庫存資金不合理占用情況的發(fā)生，進而為全過程信息化管理目標的實現(xiàn)奠定了良好基礎(chǔ)。

（三）完善采購流程，確定工作標準

經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，在當前多元化的社會主義市場競爭環(huán)境下，為從根本有效地提高物資管理質(zhì)量和管理效率，通過內(nèi)部控制加強對企業(yè)物資供應(yīng)的管理也是目前進行物資管理的一種重要手段，而從某方面來講要想降低企業(yè)經(jīng)營成本，對物資供應(yīng)的采購流程進行規(guī)范化管理其作業(yè)的重要基礎(chǔ)和根本前提，具體來看，實現(xiàn)采購流程的規(guī)范管理主要有以下幾種，即：加強物資計劃的管理及控制；健全采購需求的提報；加強對供應(yīng)商管理；實行網(wǎng)上招標，保證整個內(nèi)部市場供求雙方能夠更有效的鏈接，以改善資源分配。健全采購定價機制；對擬簽訂框架協(xié)議或合同的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風(fēng)險評估，確保供應(yīng)商具備履約能力以及嚴控合同法律風(fēng)險。

四、結(jié)語

綜上所述，物質(zhì)管理作為企業(yè)在經(jīng)營和管理過程中的重要組成部分，伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，其管理的信息化已勢在必行，二從某方面來由于物資管理其涉及到企業(yè)全方位工作，故此其管理質(zhì)量和管理效率在一定程度上受到了社會各界及人們的廣泛關(guān)注和高度重視。但不可否認的是，在當前社會主義新市場經(jīng)濟常態(tài)下，部分企業(yè)受傳統(tǒng)管理理念根深蒂固的影響，在進行物資管理過程中仍采取傳統(tǒng)的管理手段，不僅極大地降低了企業(yè)管理的整體效益，此外也給社會的整體發(fā)展帶來了極為不利的影響，故此優(yōu)化現(xiàn)有物資的配置和管理成為了現(xiàn)階段突進企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和根本前提。