新常態(tài)下油田小區(qū)加強物業(yè)管理信息化建設的思考

文/胡蘊慧，中國石化集團勝利油田勝北管理中心信息站

1 前言

油田的物業(yè)管理脫胎于油田的機構(gòu)改革,經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展,油田社區(qū)的物業(yè)服務逐步走向多元化、社會化，管理體制逐步實現(xiàn)市場公司制，但是由于油田物業(yè)源于多年的國企辦社會形態(tài)，當前物業(yè)管理工作很多方面與社會上已經(jīng)完全市場化的物業(yè)公司存在較大的差距，在信息化迅速發(fā)展的時代,已經(jīng)不能滿足工作的需要，尤其是物業(yè)涉及面廣、日常管理工作量大，如在采用信息化管理方面存在不少問題和短板。面對當前社區(qū)居民需求的多樣化和效率化，如何做到“精準高效服務”？怎樣能又快又好地解決居民的需求？新形勢下利用信息手段進一步提升物業(yè)資源的共享利用率,提高物業(yè)服務和管理效率，已成為物業(yè)單位尋求新發(fā)展、迫切需要解決的首要問題。

2 加強物業(yè)管理信息化建設的重要性和意義

物業(yè)管理的高效、便捷是衡量物業(yè)管理水平的重要依據(jù)，這其中除了工作人員的素質(zhì)和精神風貌決定著工作質(zhì)量外，信息化管理也是提高物業(yè)水平的一個重要方面。例如門禁系統(tǒng)的安裝、巡邏系統(tǒng)的定位、視頻監(jiān)控系統(tǒng)的全方位和無死角、繳費系統(tǒng)的便利程度等等，都是運用信息化手段為小區(qū)居民提供了安全、便利、高效、健全生活環(huán)境的重要體現(xiàn)。

近些年油田改革的深入，物業(yè)管理中不斷加快其規(guī)?；?、市場化的進程，物業(yè)公司管理的機構(gòu)也在不斷龐大。與此同時，油田小區(qū)在物業(yè)管理中由于涉及到眾多的方面和內(nèi)容，如保潔、綠化、維修、保安等等，這時候也需要合理運用信息化的手段和技術，以提高工作的質(zhì)量和效率。而在物業(yè)公司內(nèi)部，需要加強工作人員的有效溝通，合理的控制成本，運用信息化的網(wǎng)絡資源傳輸數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)資源共享，提高資源利用率。在工作沖推動無人管理、無紙化辦公和互聯(lián)網(wǎng)絡的服務。這些都要求物業(yè)管理需要進一步加強信息化建設，充分利用信息化的手段，建立物業(yè)管理的系統(tǒng)，實現(xiàn)工作過程的有序性、合理性、程序化，用科學的手段體現(xiàn)物業(yè)公司的服務意識和水平。

3 優(yōu)化加強物業(yè)管理信息化建設的措施

3.1 了解油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設的需求

油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設的需求就是通過物業(yè)服務信息化管理平臺的投用，可使企業(yè)的生產(chǎn)運行管理、服務質(zhì)量監(jiān)督、處理用戶報修投訴更加方便、快捷、直觀。工作人員坐在辦公室輕點鼠標，就可以一覽各方面運行情況，全面了解所屬單位員工服務執(zhí)行情況。因此，油田小區(qū)物業(yè)管理公司根據(jù)工作的需要、工作的業(yè)務范圍、資金的使用率，利用物業(yè)管理信息系統(tǒng)有效開展工作。這其中要考慮到軟硬件的兼容性、適應性，要注重工作的具體流程和彼此相關性；為日后的正常使用和系統(tǒng)維護奠定基礎。

3.2 明確油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設的目標

首先，油田小區(qū)物業(yè)公司在工作中要明確物業(yè)管理信息化系統(tǒng)的建設目標，逐步完善系統(tǒng)的功能和可操作性，避免因貪大求全而盲目建設；其次，系統(tǒng)在建設中要運用現(xiàn)代管理思想，內(nèi)容充分涵蓋物業(yè)公司的各項工作內(nèi)容，要根據(jù)實際工作需要定制個性化的系統(tǒng)。在領導層面引起高度重視，繼而投入足夠的人力、物力、財力資源，以保證系統(tǒng)的開發(fā)確有實效而又具有應用性；第三，物業(yè)管理系統(tǒng)經(jīng)專業(yè)人員和部門職工開發(fā)后要多次調(diào)整，對工作人員進行培訓，使物業(yè)工作者能力合理利用信息化的手段充分提高工作效率，而不僅僅是高價購買后無人問津，有效掌握系統(tǒng)的規(guī)程，充分發(fā)揮系統(tǒng)的價值。

3.3 優(yōu)化物業(yè)管理信息化建設模塊

油田小區(qū)物業(yè)管理中要利用信息化的手段建立新型系統(tǒng)，實現(xiàn)對人、財、物的日常管理和資源配置。物業(yè)公司信息化的管理包括內(nèi)部模塊和外部模塊。

3.3.1 油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設的內(nèi)部模塊

這是在辦公環(huán)境和場所中實現(xiàn)無紙化辦公和自動化辦公的模塊，有利于降低時間成本、提供工作效率、建設綠色環(huán)保的工作環(huán)境。以油田小區(qū)物業(yè)公司的收費環(huán)節(jié)為例，利用信息化的系統(tǒng)可以按照類別設定內(nèi)容，通過網(wǎng)絡購買水、電、煤氣等，每個項目之間可以建立起彼此聯(lián)系，可以利用網(wǎng)絡查詢某一居民的日常生活支出、繳費信息，這就大大節(jié)省了時間和人力成本。油田小區(qū)通過這一系統(tǒng)可以了解本區(qū)域內(nèi)居民的各項生活狀況，實現(xiàn)信息化的系統(tǒng)管理模式。

3.3.2 油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設的外部模塊

外部模塊是要建立一個豐富和立體資源庫，每個社區(qū)居民都有自己的用戶名和密碼，通過登陸窗口查詢自己個人信息，例如水、電、煤氣的度數(shù)和使用情況。當居民對自己家庭生活支出存在質(zhì)疑時，可以登錄網(wǎng)站要求物業(yè)公司給與解答，實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通，也便于油田小區(qū)物業(yè)公司掌握真實的數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

物業(yè)管理服務的根本是要使居民和使用人受益,為居民和使用人帶來方便、快捷、增值的“便利服務”,所以物業(yè)管理服務的發(fā)展趨勢就是信息化。新常態(tài)下的油田小區(qū)的物業(yè)管理要打造自身的品牌特色，要得到居民的肯定，就要利用信息化手段高效、準確、快速的為居民服務，要強化物業(yè)意識，提高物業(yè)的服務能力，建設資源節(jié)約型和環(huán)境友好型的管理體系，需要將現(xiàn)代企業(yè)管理思想融入到信息化建設中，從而推動油田小區(qū)物業(yè)管理的信息化程度，發(fā)揮信息化系統(tǒng)的最大效益。因此，在物業(yè)管理信息化建設進程中要正視存在的困難和短板，通過對現(xiàn)有物業(yè)管理系統(tǒng)進行全面分析、深入研究，進而制定出科學合理的信息化技術路徑，逐步推進工作的順利實施。