淺談信息化在工程檔案管理工作中的應(yīng)用

文/呂海燕，新疆圣雄能源股份有限公司

作為工程項目的重要組成部分，工程檔案主要是對企業(yè)從建業(yè)開始的工程建設(shè)成果及榮譽的記錄，同時，通過它也能很好地考察企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。所以說，一定要做好檔案管理工作，它能夠?qū)こ探ㄔO(shè)完工質(zhì)量產(chǎn)生影響，甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。而在當(dāng)前信息化日益發(fā)展的趨勢下，加強信息化在工程檔案管理工作中的應(yīng)用，則顯得尤為重要。

1 信息化手段應(yīng)用的意義

1.1 減少成本

在以往的工程檔案管理中，對人力物力的要求比較大。因為傳統(tǒng)的工程管理比較復(fù)雜，耗費時間較多，需要投入大量的人力、物力、財力。在管理過程中，如果工程管理量巨大，工程十分復(fù)雜，就會更加增加了工程檔案管理的成本。但是，如果通過信息化，能夠減少很多成本，能省去不必要的人工勞動與繁雜的管理過程。通過信息化的技術(shù)能夠使得管理流程變得更加便捷，管理投入變得精簡。信息化管理手段的應(yīng)用，降低了工程檔案管理的成本，提高了管理效率。

1.2 有利于提高工作效率

通過信息化，工程檔案管理工作的效率被大大提升了。在信息化技術(shù)中，主要通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等，實現(xiàn)工程檔案管理工作的快速化。在工程檔案管理中，需要面對很大的管理工程量，通過傳統(tǒng)的管理模式，是比較復(fù)雜的，因為主要是通過人工來進行處理。而人工操作比較容易產(chǎn)生失誤，更是影響工作效率。通過信息化的管理模式，在很大程度上減小了失誤，使工作效率得到了很大的提升。

2 工程檔案管理的信息化系統(tǒng)功能設(shè)計

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理的基本功能是重要的基石，一般有以下幾點：一是基礎(chǔ)信息設(shè)置功能。這是通過對工程檔案信息的參數(shù)設(shè)定、權(quán)限設(shè)定的管理方式，從而達到對工程檔案信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和維護。二是檔案文件信息化采集和整理。通過信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)的工程檔案電子化，在智能識別系統(tǒng)的依托之下，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的全時分析、實時更新、數(shù)據(jù)交流和共享。三是工程檔案文件日常管理。對工程檔案的日常管理要注重對相關(guān)數(shù)據(jù)的管理、綜合管理以及對檔案的統(tǒng)計、鑒定等管理內(nèi)容，使檔案文件及時更新，與工程建設(shè)同步，及時、全面、準(zhǔn)確地反映出工程建設(shè)的內(nèi)容。四是工程檔案文件利用功能。對工程檔案文件的信息化管理，還要實現(xiàn)對工程檔案的開發(fā)和利用，通過對工程檔案的借閱管理模塊、編輯模塊、信息服務(wù)子模塊等，更好地發(fā)揮出工程檔案的利用價值和效能。

2.2 擴展功能

工程檔案信息化管理系統(tǒng)要實現(xiàn)對功能的拓展，具有可兼容或可移植性。例如：可以擴展實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化加工和轉(zhuǎn)換處理，通過數(shù)據(jù)一體歸檔接口，實現(xiàn)對檔案信息的歸檔整理、全文檢索擴展。要注意的是，在實現(xiàn)工程檔案信息化擴展功能的同時，要保持業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

2.3 數(shù)據(jù)庫

在工程檔案的信息化技術(shù)運用過程中，數(shù)據(jù)庫是關(guān)鍵性的內(nèi)容，它涉及工程檔案數(shù)據(jù)的訪問規(guī)則、安全管理、存儲備份、系統(tǒng)擴展等方面，通過建構(gòu) E-R 模型，實現(xiàn)對檔案文件的收發(fā)、整理和編輯。在工程檔案的數(shù)據(jù)庫中，要實現(xiàn)對信息表的設(shè)計、數(shù)據(jù)表的設(shè)計、電子文件數(shù)據(jù)表的設(shè)計、描述數(shù)據(jù)表的設(shè)計，實現(xiàn)對工程檔案數(shù)據(jù)信息的提取、加工及管理。

3 信息化應(yīng)用于工程檔案管理工作的保障措施

3.1 加強電子信息化管理觀念

在信息化、電子化普及到各行各業(yè)的過程中，要引入新的信息化技術(shù)，實現(xiàn)對工程檔案的保管，要充分認識電子信息化工程檔案管理的趨勢和方向性，實現(xiàn)工程檔案信息的統(tǒng)一形式、標(biāo)準(zhǔn)和平臺，運用電子掃描的方式，實現(xiàn)工程檔案的永久存儲和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務(wù)。

3.2 完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)建設(shè)

在對工程檔案電子信息化管理過程中，要建構(gòu)和完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)，引入“互聯(lián)網(wǎng) +”的概念，統(tǒng)一電子信息化工程檔案的開發(fā)軟件制訂程序，實現(xiàn)工程檔案網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞和共享。同時，還要搭建高速、便捷的“云平臺”，實現(xiàn)工程檔案信息化管理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，并做好數(shù)據(jù)備份工作，確保工程檔案信息數(shù)據(jù)安全無誤。另外，要培養(yǎng)信息電子化工程檔案的管理技術(shù)團隊，實現(xiàn)對電子工程檔案信息的統(tǒng)一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質(zhì)量。

3.3 提升電子信息化工程檔案管理的安全性

在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子信息化工程檔案建設(shè)還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現(xiàn)對工程檔案資料信息的保管質(zhì)量?；趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)工程檔案向電子信息化工程檔案轉(zhuǎn)變過程中的不穩(wěn)定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，要建構(gòu)工程檔案的紙質(zhì)化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒感染現(xiàn)象和網(wǎng)絡(luò)攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時，還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網(wǎng)的原則和理念，使工程檔案數(shù)據(jù)庫信息安全通暢，實現(xiàn)高效的信息化檔案管理效果。

4 結(jié)語

總之，當(dāng)前我國已經(jīng)進入信息化時代，在我們的生活和工作中的方方面面都有信息化的應(yīng)用。而現(xiàn)在的工程檔案管理工作中，也廣泛應(yīng)用信息化，進而實現(xiàn)了工程檔案管理的全新改變。但是，結(jié)合當(dāng)前的情況來看，在進行工程檔案信息化管理時，總是會存在諸多的問題，這些問題的出現(xiàn)，嚴重影響了工程檔案管理水平。因此，我們要采取相應(yīng)的保障措施，通過采用完善檔案管理機制、提升信息化意識、提升電子信息化工程檔案管理的安全性等方式，來提升工程檔案管理信息化水平，從而推動企業(yè)更好地發(fā)展。