企業(yè)檔案安全價值觀的思考

文/楊國典，中國石油慶陽石化公司

在傳統(tǒng)環(huán)境下，紙質(zhì)、膠片等實(shí)體檔案直接由檔案管理員保管，安全保障相對可靠。隨著檔案信息化的快速發(fā)展, 電子檔案大量涌現(xiàn),在方便檔案查詢利用、提高檔案工作效率的同時,也給企業(yè)檔案部門長期安全管理這些海量檔案數(shù)據(jù)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。通過檔案安全價值觀等“軟”性因素約束企業(yè)員工的安全行為，配合技術(shù)、規(guī)章制度等“硬”性因素的約束與管理，對提升檔案安全保障會起到更強(qiáng)大、持久與深刻的作用。

1 企業(yè)檔案安全價值觀的引入

企業(yè)檔案安全問題一直以來是企業(yè)管理者和檔案工作人員討論的話題，針對檔案安全，在完善管理體系、制訂管理標(biāo)準(zhǔn)和制度、強(qiáng)化技術(shù)防范等方面做了不少工作，但還不能滿足新時代檔案安全保障的要求。存在這個問題不可忽視的一個原因是人的意識和思想的先進(jìn)性表現(xiàn)不一致，人的價值認(rèn)知和價值選擇不正確，人的能動性沒有充分發(fā)揮，也是企業(yè)文化和檔案工作人員的安全價值觀沒有融合在一起。企業(yè)檔案安全價值觀盡管無法看到，卻可以由其他層面外在表現(xiàn)為企業(yè)公認(rèn)的安全價值標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)化為企業(yè)檔案人員的內(nèi)心深處，指導(dǎo)其的安全行為，從而形成安全道德倫理和企業(yè)檔案安全管理風(fēng)俗習(xí)慣為主的安全行為規(guī)范。檔案安全價值規(guī)范決定著企業(yè)內(nèi)檔案安全文化方向，但不是一朝一夕能形成的，這也是企業(yè)當(dāng)前檔案安全保障的主要問題所在，需要把安全價值觀念內(nèi)化為自覺地重視與遵守，與企業(yè)文化很好地融合。

企業(yè)檔案安全價值觀是企業(yè)在檔案管理活動中圍繞檔案安全而產(chǎn)生的文化，是在檔案安全保護(hù)實(shí)踐中積累形成的，是經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是檔案管理過程中對檔案安全保護(hù)行為、方法、環(huán)境、原則等的基本態(tài)度，是保護(hù)檔案安全、抵抗外來一切風(fēng)險的重要手段，是在企業(yè)員工中形成的較為穩(wěn)定的包括安全意識、安全理念、安全價值標(biāo)準(zhǔn)等保護(hù)檔案安全的價值觀、行為規(guī)范、制度規(guī)范等的總和。

2 企業(yè)檔案安全價值觀實(shí)現(xiàn)途徑

企業(yè)檔案安全保護(hù)是一個系統(tǒng)工程，安全價值觀作為手段之一來提升檔案安全保障，應(yīng)由企業(yè)創(chuàng)造良好的實(shí)現(xiàn)環(huán)境和氛圍。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重視

數(shù)字化環(huán)境下，企業(yè)的信息化工作被看作是“一把手”工程，而檔案安全工作是企業(yè)信息化工作的重要組成部分，因而企業(yè)檔案安全價值觀文化的形成在一定程度上是“一把手”工程。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人更關(guān)注的是經(jīng)濟(jì)效益的增長，雖然也認(rèn)識到檔案安全的重要性，但對檔案安全價值觀的培育是需要花費(fèi)時間和精力的，這些無形的成本投入不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人是否有長遠(yuǎn)眼光，是否對檔案安全給予充分重視，在沒有看到直接經(jīng)濟(jì)效益的情況下是否能堅(jiān)持企業(yè)檔案安全文化的倡導(dǎo)，就顯得非常重要。因此，作為企業(yè)管理者、當(dāng)家人，應(yīng)了解企業(yè)的檔案安全需求，繪制檔案安全藍(lán)圖，制定檔案安全政策與制度，并且堅(jiān)定的支持和倡導(dǎo)企業(yè)檔案安全價值觀文化的傳播，為企業(yè)員工做出示范，從而帶動企業(yè)員工的檔案安全行為。

2.2 構(gòu)建檔案安全保護(hù)軟環(huán)境

檔案安全的保護(hù)不僅靠技術(shù)和成文的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度，更需要企業(yè)把安全保護(hù)的職責(zé)內(nèi)化為自覺的習(xí)慣，在遵守標(biāo)準(zhǔn)、制度基礎(chǔ)上，結(jié)合自身工作，自覺的、創(chuàng)造性的、持續(xù)的采取安全保護(hù)行為，實(shí)現(xiàn)檔案安全的動態(tài)的保護(hù)，這樣，才能很好的應(yīng)對復(fù)雜的內(nèi)外環(huán)境所帶來的檔案安全威脅。達(dá)到此目的，就需要借助企業(yè)檔案安全價值觀文化，把檔案安全思想在企業(yè)中慢慢滲透，把檔案安全目標(biāo)內(nèi)化為企業(yè)員工的潛意識或者心理，在企業(yè)員工中形成保護(hù)檔案安全的文化自覺，進(jìn)而指導(dǎo)員工在企業(yè)管理和工作中的檔案安全保護(hù)行為，構(gòu)建企業(yè)檔案安全保護(hù)的“軟”環(huán)境，提升檔案安全保護(hù)的軟實(shí)力，從而達(dá)到檔案安全保障的目的。

2.3 普及檔案安全保護(hù)知識

檔案安全價值觀文化要以檔案安全知識為基礎(chǔ)和支持，這也是實(shí)現(xiàn)檔案安全的先決條件。實(shí)體檔案安全知識主要包括“八防”（防盜、防火、防潮、防紫外線、防高溫、防有害氣體、防塵、防蟲霉），檔案利用、數(shù)字化、移交和接收等檔案流轉(zhuǎn)過程中的安全要求，檔案庫房突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)知識。電子檔案安全知識包括數(shù)字環(huán)境下電子文件保護(hù)相關(guān)的元數(shù)據(jù)(描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程)、數(shù)據(jù)備份、遷移，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、云環(huán)境下的數(shù)據(jù)安全等知識。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案工作人員也要不斷學(xué)習(xí)“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算和大數(shù)據(jù)等知識 ，不斷推進(jìn)檔案安全防范技術(shù)手段升級和創(chuàng)新。

2.4 發(fā)揮企業(yè)員工主觀能動性

對于檔案安全價值觀文化的形成，企業(yè)管理者固然重要，但畢竟企業(yè)工作的執(zhí)行要靠員工，企業(yè)員工對檔案安全價值觀的認(rèn)同與遵守也是檔案安全價值觀文化形成的重要組成。企業(yè)檔案安全價值觀文化的形成，就是企業(yè)中員工認(rèn)同企業(yè)文化，轉(zhuǎn)化為自覺的行為和心理的過程，就是不斷向員工灌輸檔案安全的價值觀念，使企業(yè)員工逐漸接受這些安全價值和行為準(zhǔn)則，進(jìn)而發(fā)揮員工的檔案安全管理主觀能動性，增強(qiáng)保護(hù)檔案安全意識。在大數(shù)據(jù)、云計算興起的大背景下，如果企業(yè)員工經(jīng)過安全價值觀文化的熏陶，真正把安全理念內(nèi)化，能動性調(diào)動起來，重新發(fā)現(xiàn)自身價值的意愿被激發(fā)，就會在日常工作中自覺約束、抵制不安全行為，避免信息泄露安全事件發(fā)生。

總之，企業(yè)通過自上而下與自下而上兩種途徑相結(jié)合形成企業(yè)檔案安全價值觀文化，再把檔案安全價值觀文化的影響作為一種檔案安全管理的手段為檔案安全服務(wù)，把檔案安全保護(hù)工作真正融入到企業(yè)發(fā)展過程中，以人為本，持之以恒，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案安全管理的目的。