新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路解讀

文/湯家惠，中山市古鎮(zhèn)人民醫(yī)院

1 醫(yī)院檔案管理工作的主要問題

1.1 人員素質(zhì)能力不足

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量不足，不能服務(wù)于新醫(yī)改的順利實(shí)施，主要是因?yàn)闄n案管理人員專業(yè)技術(shù)水平有限，檔案管理人員不掌握信息環(huán)境下的檔案管理工作方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段制約了檔案管理工作的效率，沒能在海量的醫(yī)院數(shù)據(jù)信息中實(shí)現(xiàn)智能化的管理，一些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，檔案管理工作的程序混亂，檔案分類能力不足，相關(guān)辦事程序較為復(fù)雜。一些檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)較低，有時(shí)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息的泄露，因此影響了醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量。不少醫(yī)院不注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，不能引進(jìn)高級(jí)別的專業(yè)技術(shù)人才，因此制約了檔案管理工作的快速發(fā)展，降低了檔案管理效率。

1.2 管理制度不夠健全

目前醫(yī)院檔案管理處在深度改革階段，醫(yī)院的檔案管理工作制度還有待完善。不少醫(yī)院沒能重視醫(yī)院檔案管理工作，不注重從根本上改善醫(yī)院檔案管理工作的方法，沒有優(yōu)化檔案管理工作的制度，導(dǎo)致檔案管理工作存在一定的盲目性。檔案管理人員沒能設(shè)置科學(xué)化的管理體系，不能合理的進(jìn)行人員分工，沒能在信息化的環(huán)境下制定基層檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，因此導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的體系不流暢，工作標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案管理工作的秩序較為混亂，不利于體現(xiàn)醫(yī)院檔案有服務(wù)價(jià)值與科研作用。

2 完善醫(yī)院檔案管理工作的思路

2.1 更新檔案管理理念

新醫(yī)改背景下應(yīng)當(dāng)更新檔案管理理念，豐富檔案管理方法，主動(dòng)提高檔案管理工作意識(shí)。首先，明確檔案管理工作的建設(shè)思路，按照信息化、智能化、大數(shù)據(jù)與共享化的思路明確醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)方針，著力對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行全方位的整改。其次，優(yōu)化檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)手段，成立專門的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)縱橫聯(lián)系的檔案管理制度建設(shè)，明確檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，建立失責(zé)追究的工作機(jī)制。第三，還要做好檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化基層檔案管理工作的主動(dòng)意識(shí)，促進(jìn)院領(lǐng)導(dǎo)明確檔案管理的意義，形成全員參與的檔案管理工作氛圍，為醫(yī)院檔案事業(yè)建設(shè)形成良好的輿論空間，達(dá)到廣泛支持目標(biāo)。

2.2 健全檔案管理制度

提高醫(yī)院檔案管理的整體有效性，還要健全檔案管理工作的責(zé)任制度，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)化和系統(tǒng)性，注重強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)當(dāng)梳理醫(yī)院檔案管理的流程，圍繞著新醫(yī)改的工作需要優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的信息傳遞機(jī)制，保證檔案管理制度符合檔案管理需要。其次，梳理檔案管理運(yùn)行中的漏洞，廣泛的征求各部門的意見建議，合理的劃分崗位職責(zé)，重點(diǎn)減輕一線檔案管理人員與醫(yī)務(wù)工作人員的檔案負(fù)擔(dān)。第三，加大檔案管理制度的建設(shè)工作，著力由紙制檔案管理向信息化檔案管理制度快速發(fā)展，只有建立完善的檔案應(yīng)用制度，科室管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，形成全院上下有效的檔案交流機(jī)制，才能構(gòu)建協(xié)調(diào)一致管理體系，促進(jìn)檔案工作順利發(fā)展。通終依靠有效管理制度普及新型檔案管理方法，提高檔案工作的整體效率。

3 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 提升檔案管理人員水平

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定檔案工作質(zhì)量，只有從醫(yī)學(xué)檔案管理的需要出發(fā)加強(qiáng)檔案管理人員水平，才能在新醫(yī)改背景下提升檔案工作效率。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，建立有效的檔案管理人才機(jī)制，對(duì)檔案管理人才的工作經(jīng)歷、專業(yè)背景、科研能力等進(jìn)行綜合考評(píng)。其次，還要加強(qiáng)人才激勵(lì)，建立完善的檔案人才流動(dòng)機(jī)制，注重建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)和提高檔案人才的工作的積極性，促進(jìn)檔案管理人才有良好的晉升空間，調(diào)動(dòng)檔案人才安心于本職工作，給檔案管理人員提升良好的職業(yè)前景。第三，還要在有效績(jī)效考核的基礎(chǔ)上安排豐富的職業(yè)培訓(xùn)，針對(duì)性的對(duì)檔案人才進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人才個(gè)性化的發(fā)展，在一系列課題研究中提升檔案人才技術(shù)能力。

3.2 強(qiáng)化檔案信息技術(shù)建設(shè)

為了促進(jìn)醫(yī)院檔案管理符合時(shí)代需要，有效滿足醫(yī)務(wù)人員和患者使用醫(yī)院檔案的現(xiàn)實(shí)需要，還要加強(qiáng)快信息技術(shù)的建設(shè)步伐，著力促進(jìn)醫(yī)院檔案向著信息化方向發(fā)展。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作設(shè)備，豐富檔案管理技術(shù)手段，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的方案，不斷更新檔案管理硬件設(shè)備，推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化。其次，建立開放性的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，在樹立檔案服務(wù)理念的基礎(chǔ)上開發(fā)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理平臺(tái)，為全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第三，還要加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案在信息化環(huán)境下傳遞的安全性，建立檔案運(yùn)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，保證檔案資源在安全環(huán)境下運(yùn)行，有效的防止檔案被惡意篡改，檔案數(shù)據(jù)資料丟失等問題發(fā)生。

3.3 建立全員參與管理體系

做好醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立全員參與體系，注重構(gòu)建檔案管理體系的整體，在進(jìn)下促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基層員工與領(lǐng)導(dǎo)的雙向約束。首先，建立檔案管理約束機(jī)制，明確各級(jí)檔案管理人員與基層工作人員的檔案責(zé)任，保證日常辦公數(shù)據(jù)與存儲(chǔ)檔案的精準(zhǔn)性，在責(zé)任落實(shí)到人的基礎(chǔ)上確保檔案資料準(zhǔn)確性。其次，強(qiáng)化建立層層監(jiān)督機(jī)制，建立有效的檔案審核與督導(dǎo)機(jī)制，加強(qiáng)上級(jí)人員對(duì)基層檔案的審核力度，從而有效糾正和完善檔案管理，解決檔案管理過程中的漏洞。第三，還要建立互動(dòng)型和雙向約束機(jī)制，注重定期對(duì)檔案工作情況進(jìn)行匯總，及時(shí)廣泛的征求檔案管理工作意見，圍繞著檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，檔案使用過程中的問題，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行有效修改，建立優(yōu)化互動(dòng)的檔案管理體系，可以日臻完善檔案管理工質(zhì)量。

4 結(jié)論

提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，在新醫(yī)改下滿足患者和醫(yī)學(xué)研究的檔案應(yīng)用需要，還要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理人才的配置工作，根據(jù)檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)需要提高檔案管理工作的信息化工作水平。