檔案電子化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

文/何結(jié)芳，中山市古鎮(zhèn)人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)形成完善的體系，創(chuàng)新電子檔案管理工作的制度，著力構(gòu)建完善的電子檔案管理工作方法，從而針對性解決檔案電子管理的問題。

1 醫(yī)院檔案電子化管理的主要問題

1.1 缺乏科學(xué)的管理體系

現(xiàn)代醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，大型醫(yī)院的部門較多，與基層社區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聯(lián)系日益緊密，海量的數(shù)據(jù)信息需要推廣電子化檔案管理的工作方式。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的體系不健全，不少醫(yī)院未能建立起基于電子檔案的管理體系，部分職能部門還停留在紙制檔案管理的工作方式下。首先，醫(yī)院推動檔案管理電子化的投入不足，沒能根據(jù)醫(yī)院檔案管理電子工作的現(xiàn)實(shí)需要制訂工作計(jì)劃，沒能明確檔案管理全電子化的普及時(shí)間點(diǎn)，不能基于電子檔案管理需要大力引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，電子化檔案管理設(shè)施設(shè)備不足，影響檔案電子化的工作進(jìn)程。其次，當(dāng)前醫(yī)院還缺乏專職的檔案管理中心，電子檔案運(yùn)行的過程中缺乏必要的監(jiān)管機(jī)制與指導(dǎo)機(jī)制，不能及時(shí)對電子檔案運(yùn)行中的問題進(jìn)行有效治理。第三，當(dāng)前基層醫(yī)護(hù)人員沒能重視檔案管理的電子工作，電子檔案管理的意識不強(qiáng)，醫(yī)務(wù)人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，不能在電子化環(huán)境下有效的報(bào)送檔案信息，降低了醫(yī)院電子檔案的質(zhì)量。第四，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒能充分的重視開展電子檔案管理工作，不能加強(qiáng)電子檔案管理的宣傳工作，沒能形成良好的全員參與檔案電子化建設(shè)的氛圍。

1.2 人員技術(shù)素養(yǎng)的不足

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，為智能化的醫(yī)療數(shù)據(jù)共享打基礎(chǔ)，還要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。目前醫(yī)院的信息化檔案管理人才的數(shù)量有限，現(xiàn)有的檔案管理人員不具備較高的信息素質(zhì)。醫(yī)院沒能大力引進(jìn)高端檔案信息人才，現(xiàn)有檔案管理人員不掌握信息化時(shí)代電子檔案的應(yīng)用方法，檔案管理人才的質(zhì)量水平制約了檔案管理工作效率，沒能滿足未來檔案電子化建設(shè)需要。醫(yī)院還未能加強(qiáng)檔案電子化操作方法的普及，不能加強(qiáng)基層醫(yī)務(wù)人員電子檔案管理能力的培訓(xùn)，因此降低了檔案管理工作質(zhì)量，沒有提高檔案管理工作效率，影響了檔案管理工作水平。

1.3 缺乏優(yōu)化共享平臺

檔案管理電子化建立有效的工作平臺基礎(chǔ)之上，但是醫(yī)院的電子檔案管理平臺的開發(fā)水平較低，現(xiàn)有的電子檔案管理平臺的界面友好性不足，檔案電子管理的操作較為復(fù)雜，因此制約了電子檔案的供給與使用效率。首先，醫(yī)療缺乏足夠的資金對電子檔案管理平臺進(jìn)行不斷的優(yōu)化，現(xiàn)有電子檔案管理平臺不能實(shí)現(xiàn)多類型電子數(shù)據(jù)信息的有效存儲，檔案管理系統(tǒng)的糾錯(cuò)能力不足，因此不能有效的指導(dǎo)基層人員使用和上傳電子檔案。其次，檔案管理界定在的抽象性較強(qiáng)，一些基層醫(yī)務(wù)人員不具備豐富的信息技術(shù)知識，因此導(dǎo)致在操作電子檔案時(shí)體驗(yàn)較差，不利于實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效應(yīng)用，制約電子檔案系統(tǒng)的廣泛普及。第三，當(dāng)前電子檔案在使用的過程中還存在安全隱患，軟件漏洞容易導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)的丟失，在電子檔案的運(yùn)行過程中存在安全隱患。

2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理電子化的措施

2.1 提高信息化管理水平

醫(yī)院檔案管理電子化建立在完善的信息技術(shù)體系之下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)大力倡導(dǎo)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷更新檔案管理技術(shù)設(shè)備，圍繞著醫(yī)院檔案的使用需要制定完善的檔案管理工作改進(jìn)計(jì)劃，切實(shí)把大數(shù)據(jù)、云存儲、智能化、互聯(lián)網(wǎng)+理念引進(jìn)到醫(yī)院檔案管理工作的體系當(dāng)中。首先，注重提高檔案信息化建設(shè)工作，持續(xù)性的加大檔案管理工作的投資，從長遠(yuǎn)考慮配置專業(yè)的檔案管理人才，提前為醫(yī)療檔案管理事業(yè)的改革做好規(guī)劃，在順應(yīng)時(shí)代潮流的基礎(chǔ)上不斷推動檔案管理的改革，進(jìn)一步在不斷的系統(tǒng)維護(hù)升級中做好基層性的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。其次，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院工作數(shù)據(jù)信息的全流程收集，注重在辦公自動化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)區(qū)分的基礎(chǔ)上構(gòu)建有效的檔案管理體系，推動檔案硬件設(shè)備的不斷升級，及時(shí)對各種流動信息進(jìn)行有效存儲，進(jìn)下完善基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系。

2.2 提高管理人員素質(zhì)

做好醫(yī)院檔案的電子化管理工作必須依靠強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍，只有提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，才能滿足醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息化水平，注重對信息技術(shù)進(jìn)行廣泛普及，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理專業(yè)技術(shù)人員和醫(yī)務(wù)人員熟悉檔案管理系統(tǒng)的使用方法。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理辦法，提高檔案管理人才的系統(tǒng)開發(fā)與綜合維護(hù)能力，注重根據(jù)用戶的個(gè)性化需要進(jìn)行智能化與個(gè)性化的檔案管理工作。第三，還要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作人才，注重在醫(yī)療與檔案管理兼顧的基礎(chǔ)上引進(jìn)高端的醫(yī)療檔案管理工作人才，著力提升電子檔案系統(tǒng)開發(fā)的能力。第四，還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化全員的檔案信息意識，注重由專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)或高校派員加強(qiáng)檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工操作的科學(xué)化水平。

2.3 健全檔案管理機(jī)制

解決醫(yī)院檔案管理工作的主要問題，還要健全醫(yī)院檔案管理工作的機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，不斷提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。首先，引進(jìn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理設(shè)備，著力健全醫(yī)院電子檔案管理機(jī)制，完善醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案管理的注意事項(xiàng)，達(dá)到檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化目標(biāo)，解決醫(yī)院檔案管理工作的具體問題。其次，對醫(yī)院檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)流程中的問題進(jìn)行梳理，根據(jù)電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度，在明確檔案管理崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)上，有效的落實(shí)各層級人員的檔案管理工作責(zé)任。第三，建立有效的電子檔案管理監(jiān)督考核機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理人員績效考核，在一系列獎(jiǎng)懲制度下促進(jìn)檔案電子化管理的順利實(shí)施。第四，還要建立有效的外部監(jiān)督體系，發(fā)揮相關(guān)專業(yè)供應(yīng)企業(yè)的評估作用，在專業(yè)檔案管理部門的監(jiān)督下促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 結(jié)論

檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)建立過關(guān)的信息化管理體系，強(qiáng)高檔案管理人員與應(yīng)用人員的電子意識，在一系列規(guī)范化的檔案管理制度下推動電子檔案的廣泛普及，提高電子檔案的應(yīng)用效率，解決檔案管理中的具體困難。