內(nèi)部審核的四個(gè)關(guān)鍵問題

賀瑋

（山西省晉城市晉城藍(lán)焰煤業(yè)股份有限公司鳳凰山礦，山西 晉城 048000）

內(nèi)部審核也稱為第一方審核，是組織自己或以組織的名義進(jìn)行的，管理體系是否滿足規(guī)定的要求進(jìn)行驗(yàn)證的活動(dòng)，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。某煤業(yè)集團(tuán)某礦自1995年開展質(zhì)量體系認(rèn)證以來，一直將內(nèi)部審核作為管理診斷和業(yè)務(wù)改進(jìn)的有效工具，但如同管理體系一樣，內(nèi)部審核需要根據(jù)企業(yè)管理的發(fā)展和變化而調(diào)整。就目前的管理而言，內(nèi)部審核的四個(gè)關(guān)鍵問題影響著審核的效率和質(zhì)量。

一、審核準(zhǔn)備如何開展

做好審核準(zhǔn)備不僅關(guān)系著整個(gè)審核工作是否能夠迅速和高效地開展，還影響著審核的深度和廣度。

首先，要對(duì)整個(gè)審核的流程和資料有所準(zhǔn)備，包括審核計(jì)劃和審核表。其中審核計(jì)劃需要以文件的形式下發(fā)至被審核單位及審核組成員；審核表由審核員編寫，審核組組長審核。其次，要組織審核組成員召開審核準(zhǔn)備會(huì)，將審核準(zhǔn)備工作分解至每位成員。審核員不僅要充分了解審核計(jì)劃和審核方法，還要對(duì)分解后的被審核單位有相應(yīng)的了解，比如收集被審核單位的績效考核結(jié)果、重點(diǎn)工程進(jìn)度、方針目標(biāo)和預(yù)算指標(biāo)的完成情況等，還包括被審核單位管理事項(xiàng)的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度修訂情況、相關(guān)方要求的改變、以往出現(xiàn)的不符合項(xiàng)等，讓審核組成員有準(zhǔn)備地編寫檢查表，避免審核工作“從零開始”。審核準(zhǔn)備應(yīng)本著“為審核的質(zhì)量和效率服務(wù)”原則開展。

二、審核組組長如何發(fā)揮作用

審核組組長是整個(gè)內(nèi)部審核中最重要的人員。審核組組長應(yīng)基本了解企業(yè)運(yùn)行狀況，具有一定的企業(yè)綜合管理經(jīng)驗(yàn)；應(yīng)具備參加內(nèi)部審核或外部審核的經(jīng)驗(yàn)，熟悉審核的方法和環(huán)節(jié)。

審核組組長應(yīng)從審核準(zhǔn)備開始、到審核問題驗(yàn)證完畢全程參與審核工作，其職責(zé)一般包括召集審核組成員并進(jìn)行分工；指導(dǎo)審核組成員編寫審核表；把握審核節(jié)奏并對(duì)審核問題進(jìn)行確認(rèn)和分類；在審核的各個(gè)階段處理溝通、協(xié)調(diào)方面的問題；編寫并發(fā)放內(nèi)部審核報(bào)告；組織審核問題的驗(yàn)證等。

在內(nèi)部審核開展過程中，審核組組長通過三個(gè)方面發(fā)揮自身作用。

第一是通過審核準(zhǔn)備了解并確定審核重點(diǎn)。在審核準(zhǔn)備中結(jié)合質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三方面的改進(jìn)事項(xiàng)，整理法律法規(guī)的更新情況和規(guī)章制度的制修訂情況，查找以往的不符合項(xiàng)，為審核組成員指出審核重點(diǎn)。

第二是在審核中與各審核組成員及被審核單位溝通，控制審核的節(jié)奏。企業(yè)內(nèi)部審核中，審核與被審核雙方出現(xiàn)“熟人”的概率很大，這在一定程度上會(huì)影響內(nèi)部審核的質(zhì)量和效率。審核組組長必須適時(shí)阻止審核組成員或被審核單位人員的不適當(dāng)行為，必要時(shí)與被審核單位負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，嚴(yán)肅工作氛圍，避免出現(xiàn)拖沓、隱瞞、拉關(guān)系等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

第三是判斷審核出的問題并對(duì)其分類。審核組組長應(yīng)及時(shí)了解審核組成員所查出的各個(gè)問題并對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量和性質(zhì)上的判斷，對(duì)于重點(diǎn)、關(guān)鍵問題，應(yīng)指導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行更深入的調(diào)查和分析，并適時(shí)調(diào)整審核組成員的分工。

在考慮激勵(lì)政策時(shí)，應(yīng)適當(dāng)提高審核組組長的待遇。

三、內(nèi)部審核報(bào)告如何編寫

一般情況下，審核組組長在收集到所有審核小組提交的問題后開始編寫審核報(bào)告。在形成內(nèi)部審核報(bào)告的過程中，進(jìn)行了三個(gè)方面的探索。

（一）歸納性探索

內(nèi)部審核應(yīng)為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)緊密結(jié)合企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)行為。在企業(yè)長期運(yùn)作過程中，管理體系容易存在“兩張皮”，單位領(lǐng)導(dǎo)班子和員工經(jīng)常認(rèn)為業(yè)務(wù)出了問題只要糾正就可以了，但如果將問題逐一羅列出來，就會(huì)發(fā)現(xiàn)某些業(yè)務(wù)長期存在問題，或某類事項(xiàng)上普遍存在問題，并非是做不好，而是從管理層到執(zhí)行層的意識(shí)形態(tài)出了問題，或者是管理出現(xiàn)了系統(tǒng)問題。通過內(nèi)部審核，嘗試每次結(jié)合審核重點(diǎn)，將這種意識(shí)形態(tài)上的問題和管理系統(tǒng)問題在審核報(bào)告中體現(xiàn)出來，不僅提高審核的質(zhì)量，還可以達(dá)到傳遞壓力、改進(jìn)管理的作用。

（二）內(nèi)容上的探索

內(nèi)部審核中，每次審核的重點(diǎn)不同，在形成內(nèi)部審核報(bào)告時(shí)，也要有所區(qū)別調(diào)整。內(nèi)部審核報(bào)告一般包括審核范圍、審核目的、審核依據(jù)、審核組成員、綜述及問題分類描述等部分，可適當(dāng)刪減或增加。其中，綜述可選擇性描述管理體系運(yùn)行情況、管理經(jīng)驗(yàn)及亮點(diǎn)、普遍性問題等；問題分類描述一般以表格的形式出現(xiàn)，需將問題的具體情況（如何人、何時(shí)、何事）逐一描述清楚，并逐一寫明對(duì)照的制度或法律法規(guī)條款，以方便整改和借鑒。審核報(bào)告可對(duì)存在的某些問題提出整改建議，提出的建議應(yīng)該是科學(xué)可行的。審核建議最后需要被審核單位認(rèn)可后才可以實(shí)施，被審核單位亦可以不采納審核建議而采用其他糾正措施。

（三）格式上的探索

關(guān)于審核報(bào)告的格式，應(yīng)依據(jù)“描述清晰，方便整改”的原則，可在常規(guī)結(jié)構(gòu)上，嘗試采用表格、圖文等方式對(duì)存在問題進(jìn)行描述。

四、審核問題如何整改和驗(yàn)證

審核問題的整改是內(nèi)部審核的落腳點(diǎn)，審核問題驗(yàn)證則是內(nèi)部審核落到實(shí)處的最后一環(huán)。

（一）審核問題的整改

被審核單位問題的整改可能存在三類。第一類是可以直接糾正的問題，如某項(xiàng)內(nèi)部規(guī)章制度與上級(jí)要求不一致，直接修訂內(nèi)部規(guī)章制度就可以了；第二類是需要分析原因并制定糾正措施的，如某項(xiàng)制度的執(zhí)行出了問題，需要分析原因是“制度制定不合理”，還是“相關(guān)人員更換，對(duì)制度不了解”，或者是其他原因，然后根據(jù)具體原因制定糾正措施，如“修訂制度”或“組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)”等；第三類是需要跨部門解決的問題，需要提交業(yè)務(wù)分管部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，如所涉及的礦級(jí)制度需要被審核部門征詢規(guī)章制度牽頭管理部門再?zèng)Q定修訂時(shí)間。

（二）審核組現(xiàn)場驗(yàn)證復(fù)查

審核組現(xiàn)場驗(yàn)證復(fù)查一般安排在內(nèi)部審核報(bào)告下發(fā)10—15日左右，一般應(yīng)在大部分問題整改完成后，也可選擇再延遲一段時(shí)間，目的在于可以充分查驗(yàn)問題整改措施執(zhí)行一段時(shí)間后的情況?，F(xiàn)場驗(yàn)證可采用查閱資料、個(gè)別談話等形式，驗(yàn)證不應(yīng)只局限于所查問題本身，要通過整改措施的執(zhí)行觀察被審核單位管理運(yùn)行、規(guī)則意識(shí)等方面的改進(jìn)，并依此對(duì)整改做出評(píng)價(jià)。

內(nèi)部審核作為管理體系運(yùn)行的有效診斷工具，本著為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的原則，在不斷的摸索和實(shí)踐中，如能“不法?？伞?、與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地為企業(yè)發(fā)揮作用。