構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制體系初探

文/何茹怡，廣西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 高職院校內(nèi)部控制的概念綜述

高職院校內(nèi)部控制定義為：高職院校內(nèi)部控制是為了確保學(xué)校各種經(jīng)營管理活動順利開展和有效執(zhí)行，保證資金財產(chǎn)的安全和合理利用，發(fā)現(xiàn)和糾正經(jīng)營管理過程中的錯誤和違規(guī)行為，減少學(xué)校管理活動中存在的風(fēng)險，為改善組織環(huán)境和實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)而實行的一套規(guī)范和控制措施，包括控制環(huán)境、控制活動、風(fēng)險評估、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五要素。

2 構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制體系的必要性

隨著“中國制造2025”、“工業(yè)4.0”等目標(biāo)的提出，職業(yè)技術(shù)人才需求量增加，為高職院校的發(fā)展帶來了機會，更帶來了挑戰(zhàn)。高職院校之間資源、生源、發(fā)展的競爭日益激烈，要想在競爭中占據(jù)有利地位，不僅需要先進的教學(xué)設(shè)備、良好的師資隊伍、社會認(rèn)可的教育質(zhì)量，更重要的是要有完善的內(nèi)部管理。然而，隨著高職院校資金投入的增長、新校區(qū)的建設(shè)、辦學(xué)規(guī)模擴大、經(jīng)濟業(yè)務(wù)增加、管理活動復(fù)雜，當(dāng)前的管理制度已經(jīng)無法幫助高職院校更好更快的發(fā)展。

構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制制度的意義：①健全的內(nèi)部控制制度，能夠監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部管理的各個環(huán)節(jié)，能夠盡早的發(fā)現(xiàn)管理活動中的風(fēng)險點，并及時采取控制措施，從而保證財經(jīng)法規(guī)、學(xué)校制度的有效落實和執(zhí)行。②健全的內(nèi)部控制制度，可以監(jiān)控會計信息的收集、分類和匯總的過程，第一時間找出問題和解決問題，確保會計信息質(zhì)量的客觀性和準(zhǔn)確性。③健全的內(nèi)部控制制度，可以有效地控制資金財物的每個環(huán)節(jié)，確保資金財物的安全性，資源配置的合理性。④健全的內(nèi)部控制制度，保障部門之間工作有序井然開展，充分發(fā)揮部門之間協(xié)調(diào)配合最大化優(yōu)勢。

3 構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制體系的主要障礙

3.1 內(nèi)部控制環(huán)境弱化

3.1.1 內(nèi)部控制意識淡薄

長期以來，高職院校的辦學(xué)經(jīng)費主要由政府財政撥款，成本核算要求低，會計處理簡單。因此，高職院校管理者沒有充分重視內(nèi)部控制制度建設(shè)，對內(nèi)部控制的相關(guān)知識認(rèn)識不足。要么只是簡單地制定了內(nèi)部管理規(guī)章制度，要么就是建立了內(nèi)部控制制度，但實施不到位，缺乏完善的考核體系。加上，財會工作者作為內(nèi)部控制制度的一線執(zhí)行人，業(yè)務(wù)水平不高，在處理會計業(yè)務(wù)和執(zhí)行管理活動時常常出現(xiàn)失誤，無法發(fā)揮內(nèi)部控制制度的作用。

3.1.2 人力資源管理發(fā)展滯后

完善的人力資源管理能夠有效團結(jié)學(xué)校員工，提升素質(zhì)，是落實內(nèi)部控制制度的重要因素。許多高職院校設(shè)置“人事處”，主要負(fù)責(zé)職工檔案、薪酬工資、級別晉升，依舊停留在過去簡單的人事管理模式，沒有開展真正的人力資源管理，缺少合理的獎懲考核、完善的培訓(xùn)機制、有效的人力資源開發(fā)。加上，一些高職院校職能部門設(shè)置不夠合理，部分機構(gòu)重疊，行政人員數(shù)量過多，專任教師比例過低。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有充分挖掘、利用和培養(yǎng)內(nèi)部人力資源，更樂于直接人才引進。平時日常管理和晉升偏向?qū)W歷和資歷優(yōu)先，教學(xué)和科研能力考慮不夠，大部分年輕教師待遇不高，沒有高效的激勵制度，制約年輕教師從事教育事業(yè)的積極性，導(dǎo)致人才流動頻繁。

3.1.3 缺乏真正的校園文化

許多高職院校在發(fā)展中，常常只重視辦學(xué)規(guī)模的擴張，教學(xué)實訓(xùn)設(shè)備的升級，教學(xué)大樓等校園環(huán)境的美化，卻忽略了校園精神文化打造和提升。部分高職院校對校園文化建設(shè)內(nèi)涵的理解不夠全面，只是簡單地把校園文化建設(shè)理解為開展思政教育培訓(xùn)、組織學(xué)生參加課外活動，卻沒有從學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、人才培養(yǎng)宗旨、頂層設(shè)計、精神文化等方面來打造符合高職自身特色的校園文化。加之，上層領(lǐng)導(dǎo)和底層一線教職人員的交流不暢通和溝通不到位，不利于員工對學(xué)校的辦學(xué)宗旨、制度建設(shè)和發(fā)展計劃形成認(rèn)同感，員工缺乏忠誠和向心力，不利于高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 內(nèi)部控制活動執(zhí)行不力

3.2.1 會計控制系統(tǒng)薄弱

隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展不斷推動著會計領(lǐng)域的變革，管理會計的地位越來越凸顯，但高職院校對此并未足夠重視。在日常的會計工作中，只是簡單地核算和編制財務(wù)報表，沒有進一步對財務(wù)信息進行研究和分析，提取更多的價值，只停留在滿足部分行政部門的需要。有些高職院校在執(zhí)行內(nèi)部會計控制時，約束范圍不全面，對財務(wù)處經(jīng)費預(yù)算等業(yè)務(wù)約束較多，而對工會、后勤處、校園實體經(jīng)營等業(yè)務(wù)約束不夠。

3.2.2 預(yù)算管理不夠完善

隨著高職院校教學(xué)改革的深入，辦學(xué)規(guī)模擴大，資金來源途徑日益多樣化，有些高職院校的部分實體業(yè)務(wù)收入沒有被納入學(xué)校財務(wù)處實行統(tǒng)一管理。那么，這部分收入沒有受到合理的管理和有效的控制，也沒有參與學(xué)校的整體預(yù)算，導(dǎo)致學(xué)校預(yù)算收支口徑和會計記錄口徑有差異。沒有建立追蹤機制來監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況，無法進一步分析預(yù)算資金利用情況和對使用效果作出深入評價，通常只對表面情況進行簡單概括。有些高職院校甚至因為預(yù)算項目不合理，預(yù)算規(guī)格不準(zhǔn)確，致使預(yù)算沒有得到有效落實。

3.2.3 尚未形成風(fēng)險管理機制

近年來，高職院校為了謀求更好的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，負(fù)債也不斷加高，而相應(yīng)的風(fēng)險管理機制卻沒有建立起來。高職院校風(fēng)險控制意識淡薄，尚未建立合理的風(fēng)險控制機制。對于項目投資、評估、預(yù)算、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制薄弱，無法有效地識別和降低投資風(fēng)險?；I資活動不嚴(yán)謹(jǐn)，籌資規(guī)模不合理，籌資結(jié)構(gòu)不科學(xué)，籌資決策缺乏監(jiān)督，對財務(wù)風(fēng)險缺乏預(yù)見和防控。高職院校的資金鏈一旦斷裂，債務(wù)危機爆發(fā)，后果不堪設(shè)想。

3.3 內(nèi)部審計監(jiān)督乏力

很多時候，高職院校內(nèi)部審計職能無法有效發(fā)揮，致使會計信息質(zhì)量可信度下降。首先，高職院校內(nèi)部審計部門獨立性差，有些高職院校甚至沒有成立審計部門。其次，缺乏高素質(zhì)的內(nèi)部審計人員，審計方式滯后，不能有效完成對管理活動監(jiān)督的任務(wù)。第三，內(nèi)部審計的工作任務(wù)仍然集中在對學(xué)校各項經(jīng)費的合理性審查，財務(wù)信息客觀性的審查，領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)濟責(zé)任審計等事項上。這種事后審計方式?jīng)]有涉及到業(yè)務(wù)經(jīng)營模塊，而且缺少事前監(jiān)督和事中控制，導(dǎo)致內(nèi)部審計監(jiān)督乏力。

4 構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制體系的解決措施

4.1 控制環(huán)境建設(shè)

4.1.1 樹立正確內(nèi)部控制意識

一方面，加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制重要意義的認(rèn)識。從院領(lǐng)導(dǎo)到中層領(lǐng)導(dǎo)、基層行政部門管理人員都要清晰全面的理解內(nèi)控制度的作用，完善各管理活動上每個環(huán)節(jié)的控制程序和措施，從制度設(shè)計層面上消除內(nèi)控制度執(zhí)行過程的隱患。

另一方面，高職院校應(yīng)定期組織全體職工接受內(nèi)控知識培訓(xùn)，普及內(nèi)控制度建設(shè)的必要性和其先進的管理作用，并且全員應(yīng)自律敬業(yè)，嚴(yán)格遵守各項內(nèi)控規(guī)章制度，確保內(nèi)部控制執(zhí)行到位。

4.1.2 完善人力資源管理

教職工素質(zhì)是保障內(nèi)部控制制度有效實施的重要因素。第一，完善崗位設(shè)置機制，梳理和闡明各個崗位的職責(zé)，包括任職工作范圍、崗位責(zé)權(quán)、上下級以及同級之間關(guān)系等內(nèi)容，確保員工的能力和技能水平能夠達到崗位的要求，并實行人員浮動管理，根據(jù)工作表現(xiàn)能上能下。第二，實行全員績效考核，根據(jù)員工工作成果和崗位貢獻度，來實行薪酬晉級和提拔升遷。從而激勵員工更好的完成工作任務(wù)，實現(xiàn)組織目標(biāo)。第三，加強教職工業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識技能繼續(xù)教育，不斷增強員工綜合素質(zhì)。第四，優(yōu)化職稱評審機制，確保“三公”評審原則（即公平、公正、公開），監(jiān)督人員要全方位追蹤監(jiān)控，防止評審錯弊、人為作假的情況出現(xiàn)。

4.1.3 加強校園文化建設(shè)

良好的校園文化可以團結(jié)師生、增強認(rèn)同感、熏陶靈魂、約束行為、激勵人心，提升學(xué)校文化軟實力。鑒于此，高職院校應(yīng)將校園文化建設(shè)作為內(nèi)部控制制度設(shè)計和構(gòu)建的基礎(chǔ)工程，健康的校園文化是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的環(huán)境支撐，也是高職院校提升競爭力，增強教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)服務(wù)，獲得良好社會認(rèn)可度的關(guān)鍵。

4.2 強化內(nèi)部控制活動

4.2.1 完善會計控制系統(tǒng)

內(nèi)部會計控制是最先執(zhí)行的內(nèi)控手段，是確?？刂朴行ж瀼芈鋵嵉牡谝坏榔琳?。會計控制程序是實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是高職院校內(nèi)控工作的重點。

第一，拓寬會計控制范圍。高職院校會計控制的范圍應(yīng)全面覆蓋各項業(yè)務(wù)活動，包括預(yù)算業(yè)務(wù)、經(jīng)營收入、二級部門財務(wù)收支等事項的控制。第二，加強會計控制對象的約束。高職院校在執(zhí)行會計控制活動時，不僅要約束好政府財務(wù)收支業(yè)務(wù)財會工作人員，對工會、學(xué)校自主經(jīng)營部門以及其他經(jīng)費職能部門的會計人員也要形成制約。全面加強對約束對象的控制，才能確保內(nèi)部控制活動執(zhí)行到位。第三，完善會計控制體系。完善的內(nèi)容有財務(wù)核算、財產(chǎn)物資管理、貨幣資金、崗位人事管理等制度。細(xì)化會計控制活動的各個執(zhí)行環(huán)節(jié)，包括事前審批、實施過程、崗位責(zé)任、事后評價等環(huán)節(jié)，將高職院校方方面面的管理活動，事無巨細(xì)的都會計監(jiān)控的視線里，從而有效扼制高職院校會計控制執(zhí)行環(huán)節(jié)的風(fēng)險。

4.2.2 實行全面預(yù)算控制

高職院校要充分重視預(yù)算控制，單獨設(shè)立預(yù)算編制機構(gòu)，核算學(xué)校層面和規(guī)格的事務(wù)，按照公平、合規(guī)、透明、節(jié)約等原則，規(guī)范預(yù)算收入和支出，實行全面預(yù)算管理。高職院校預(yù)算控制應(yīng)包括預(yù)算編制、預(yù)算實施、預(yù)算考核監(jiān)督、預(yù)算評價分析等環(huán)節(jié)，應(yīng)對涉及預(yù)算的活動實行全過程動態(tài)監(jiān)控。①實行責(zé)任人限額授權(quán)審批，超出審批限額范圍的金額則執(zhí)行集體審核，杜絕未經(jīng)過預(yù)算項目的資金流出。②一切管理活動的收入和支出事項都要列入預(yù)算范疇，保持核算口徑的一致性，收入和支出分開核算。③嚴(yán)格控制預(yù)算金額的調(diào)整變動和追加流程。④及時的、分階段地向上級反映和匯報預(yù)算執(zhí)行情況。⑤年底要對預(yù)算實施成果進行綜合分析和考核評價。

4.3 建立風(fēng)險防范機制

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，高職院校面臨的風(fēng)險越來越多，諸如專業(yè)建設(shè)發(fā)展瓶頸、生源不足、教學(xué)名師跳槽、部門機構(gòu)管理制度不合理、財務(wù)管理風(fēng)險等。為了有效控制風(fēng)險，高職院校可以成立校級規(guī)模的風(fēng)險評估機構(gòu)，主要職能是發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、分析規(guī)避風(fēng)險、防控風(fēng)險等。同時，建立風(fēng)險預(yù)警機制，在重大風(fēng)險突發(fā)時，能夠及時妥善應(yīng)對，控制降低風(fēng)險。在日常的管理活動中，梳理歸類風(fēng)險點及其變化的信息，建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，制定風(fēng)險應(yīng)對策略，減少校園風(fēng)險隱患的發(fā)生。

4.4 提高內(nèi)部審計地位和監(jiān)管力度

一方面，高職院校的內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)單獨設(shè)置，相關(guān)工作直接向分管財務(wù)的院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確保審計機構(gòu)的獨立性和權(quán)威性。一方面，內(nèi)部審計人員要不斷擴充知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，并且不得兼任其他職位，從而保證審計人員公正順利地完成審計清查任務(wù)，確保審計的質(zhì)量。開展內(nèi)部審計監(jiān)督時，要擴大監(jiān)控范圍，不斷健全領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責(zé)任審計，包括任期崗位審計和離任審計。同時，高職院校要持續(xù)提高全體教職工對內(nèi)部審計監(jiān)督重要性的認(rèn)識，審計監(jiān)督不單單是審計人員的工作，全民參與才能更好地執(zhí)行內(nèi)部控制，實現(xiàn)組織目標(biāo)。

4.5 建立信息溝通制度

高職院?？梢越柚畔⒒侄魏突ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)，保證上下級機構(gòu)之間、同級與同級部門之間信息傳達溝通無阻，搭建數(shù)字化校園，優(yōu)化溝通渠道，確保信息傳遞到位。高職院校應(yīng)當(dāng)公開年終預(yù)算收支、部門收入分配，財務(wù)管理報告等信息，增強機構(gòu)之間管理業(yè)務(wù)的透明度，以及內(nèi)部審計監(jiān)督執(zhí)行情況，從而有效控制凌駕于規(guī)章制度之上的行為和管理過程中存在的風(fēng)險。同時，注意對財務(wù)信息系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)記錄、信息存儲備份、線上業(yè)務(wù)的安全等環(huán)節(jié)控制。

5 結(jié)束語

構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制體系是一個龐大的系統(tǒng)工程，不是一朝一夕可以完成。我們應(yīng)結(jié)合高職院經(jīng)營管理業(yè)務(wù)活動的特點和規(guī)律，構(gòu)建出一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母呗氃盒?nèi)部控制體系，促進高職教育事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。