加強職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的思考

文/徐正娥，日照市科技中等專業(yè)學(xué)校

職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理工作對于保存學(xué)校的歷史、促進教育教學(xué)水平和管理服務(wù)水平的提高都有著非常重要的影響。因為檔案材料是職業(yè)教育學(xué)校全方位發(fā)展歷程中工作業(yè)績與經(jīng)驗教訓(xùn)沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發(fā)，對于為何以及如何提高職業(yè)教育學(xué)校檔案管理水平，談點自己的看法。

1 為何要加強職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作

學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案和基建設(shè)備檔案等四部分，對它們的管理不僅是職業(yè)教育學(xué)校管理工作的重要一部分，還在職業(yè)教育學(xué)校的全面發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用。

1.1 文書檔案發(fā)揮的作用。文書檔案是指在日常中學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、資料以及職能部門下發(fā)的各種教育教學(xué)政策性文件等。這些文書檔案記錄著學(xué)校發(fā)展歷史，記錄著學(xué)校曾經(jīng)取得的成績和榮譽。因此，通過文書檔案，既可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，又為學(xué)生了解學(xué)校的歷史和發(fā)展軌跡、增強認(rèn)同感和自豪感、萌生愛校情懷提供了教材。

1.2 教學(xué)檔案發(fā)揮的作用。通過教學(xué)檔案，可以衡量教師的教學(xué)質(zhì)量學(xué)生的學(xué)業(yè)水平，從而促進教學(xué)質(zhì)量的不斷提高；也可以作為教學(xué)評估的參考依據(jù)，反應(yīng)一個學(xué)科的整體水平，見證學(xué)科的建設(shè)發(fā)展歷史；還可以作為教學(xué)改革、教學(xué)研究的重要依據(jù)，為深入研究學(xué)生的學(xué)習(xí)實際、促進教學(xué)效率的提高發(fā)揮重要作用。

1.3 學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獲獎情況、綜合素質(zhì)等多方面的內(nèi)容。其一方面，也為社會甄別人才是否合格提供證明。

1.4 設(shè)備、基建檔案發(fā)揮的作用。設(shè)備檔案是指學(xué)校的教育教學(xué)設(shè)備的購置、維修等方面的相關(guān)檔案，當(dāng)學(xué)校的設(shè)備出現(xiàn)問題時，通過設(shè)備檔案可初步了解設(shè)備的性能，為下一步的維修奠定基礎(chǔ)?；n案是關(guān)于學(xué)?；A(chǔ)將設(shè)的檔案，其中施工圖紙、水電安裝示意圖等可為學(xué)校的翻修、改建等提供依據(jù)。

2 如何加強職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作

2.1 增強全員檔案意識。首先，要提高檔案管理人員的意識。雖然是專業(yè)的檔案管理人員，但是一些人的檔案管理意識不強，沒有意識到檔案管理工作的重要性，工作不認(rèn)真不細致、敷衍了事。因此，必須加強檔案管理人員的檔案意識。其次，要加強全體教職工的檔案意識。檔案管理的基礎(chǔ)工作就是檔案的收集，這就需要全體教職工的支持與幫助，將有用的資料及時歸檔。再次，要提高學(xué)生的檔案意識。學(xué)校在新生入學(xué)時就要宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生明白檔案的作用及意義，及時完善檔案信息。畢業(yè)時，要進行檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，確保學(xué)生明白畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、意義和去向。

2.2 加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度。要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，以保證檔案工作的科學(xué)發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)過程中，要尤其做好檔案館（室）的建設(shè)，規(guī)劃處獨立的區(qū)域用于檔案管理機構(gòu)的辦公，并且要解決好檔案資料存放場所的問題。檔案館（室）的建設(shè)要符合檔案管理的要求，設(shè)備配備要到位，辦公用品要齊全，檔案工作網(wǎng)絡(luò)的軟硬件問題都要解決好，以良好的外部環(huán)境來保證檔案管理的安全性。

2.3 建立健全規(guī)章制度。完善的檔案管理制度是提高檔案管理工作的重要保障。因此，在具體的實踐工作中，學(xué)校必須要依照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，制定出符合本學(xué)校實際的檔案管理制度，如《檔案人員管理職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》等，并細化各類檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。

2.4 深化信息管理制度。隨著這信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，職業(yè)教育檔案管理工作要想跟上時代腳步，必須深化檔案管理的信息化管理程度。首先，制定一個檔案管理信息化總體規(guī)劃，按照這個規(guī)劃逐步推進。其次，逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站，對檔案信息資源進行優(yōu)化調(diào)整，以便提高檔案管理工作的效率。

2.5 提高開發(fā)利用水平。首先做好收集工作，豐富檔案內(nèi)容。不管是會議紀(jì)錄、合同契約，還是圖紙、照片、錄音等，凡是和事件相關(guān)的材料，都要收集，用豐富的檔案內(nèi)容來充實提高檔案的價值。其次，提高檔案的質(zhì)量。對于收集來的檔案資料，要進行辨別、整理，去粗取精、去偽存真，使得檔案管理具備高水準(zhǔn)高質(zhì)量。再次，要通過展覽、編研、查閱等方式，增強檔案利用工作的活性，打開檔案利用的局面，吸引廣大師生走進檔案館（室），充分利用檔案信息資源。

2.6 提高檔案人員素質(zhì)。首先，提高檔案人員政治素質(zhì)和職業(yè)道德。檔案工作具有很強的政治性，因此，要求檔案管理人員必須具備堅定的政治素質(zhì)。同是，檔案管理又具有服務(wù)性的屬性，要求工作人員具有服務(wù)意識，具有良好的職業(yè)道德和奉獻精神。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。檔案管理人員要具備一定的專業(yè)知識，熟悉檔案管理工作的業(yè)務(wù)，并能夠通過培訓(xùn)、自學(xué)等方式不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力，以適應(yīng)新時代的要求。