從內(nèi)控視角論企業(yè)應(yīng)收賬款管理

文/朱芳莉，廣東德賽集團(tuán)有限公司

1 什么是應(yīng)收賬款管理

1.1 應(yīng)收賬款概念

應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售產(chǎn)品、材料、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)而向購(gòu)貨方、接收勞務(wù)的單位或個(gè)人收取的款項(xiàng)?？蛻糸_(kāi)立的承兌匯票、支票期票等也應(yīng)歸為應(yīng)收賬款范疇。

1.2 應(yīng)收賬款管理目的

應(yīng)收賬款管理目的是保證足額、及時(shí)收回應(yīng)收賬款，降低和避免信用風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)收賬款管理是信用管理的重要組成部分，它屬于企業(yè)后期信用管理范疇。

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，賒銷活動(dòng)在企業(yè)銷售中被廣泛使用，由此產(chǎn)生了數(shù)額巨大的應(yīng)收賬款，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有著重大的影響。應(yīng)收賬款作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的一個(gè)重要項(xiàng)目，其金額的大小將會(huì)影響到企業(yè)資金成本和管理費(fèi)用以及利潤(rùn)和企業(yè)的發(fā)展。因而，企業(yè)該如何規(guī)避應(yīng)收賬款信用風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理就顯得尤為重要。

2 應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)成因

目前，許多企業(yè)出現(xiàn)應(yīng)收賬款管理風(fēng)險(xiǎn)主要基于以下幾個(gè)方面：

2.1 缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，在賒銷貨物前未對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查或調(diào)查不充分。

一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)者片面追求高收入、高利潤(rùn)，為了搶占市場(chǎng)份額、爭(zhēng)奪銷售客戶和推銷更多的產(chǎn)品，在事先未對(duì)客戶資信作調(diào)查，未充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的情況下，盲目賒銷，加大了賬款回收的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 企業(yè)內(nèi)部控制不嚴(yán)，未設(shè)置或未嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收賬款管理規(guī)定。

在一些實(shí)行職工工資總額與效益掛鉤的企業(yè)中，銷售人員為了個(gè)人利益，只關(guān)心銷售任務(wù)的完成，采取賒銷、回扣等手段強(qiáng)銷商品，使應(yīng)收賬款大幅度上升。而對(duì)這部分應(yīng)收賬款，企業(yè)未要求相關(guān)部門(mén)和經(jīng)銷人員全權(quán)負(fù)責(zé)追款，導(dǎo)致應(yīng)收賬款大量沉淀，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)背上沉重的包袱。

2.3 缺少對(duì)應(yīng)收賬款的專門(mén)管理，公司內(nèi)部應(yīng)收賬款主管部門(mén)設(shè)置不當(dāng)。

應(yīng)收賬款的管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，它包括了客戶分析、信用信息管理、賬款控制、收賬等工作。目前我國(guó)企業(yè)的信用管理方式有兩種，一種是業(yè)務(wù)部門(mén)主管賒銷和收賬，另一種是由財(cái)務(wù)部門(mén)主管賒銷和收賬。這兩種方式都存在很多弊端。業(yè)務(wù)部門(mén)是以銷售業(yè)績(jī)?yōu)閷?dǎo)向，主要任務(wù)是爭(zhēng)取訂單，賣(mài)出產(chǎn)品，不能很好地承擔(dān)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的職責(zé)。財(cái)務(wù)部門(mén)往往由于不了解客戶背景和交易狀況，無(wú)法對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)作出準(zhǔn)確的判斷。

2.4 我國(guó)企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度落后，法律保護(hù)意識(shí)淡薄。

由于全民信用意識(shí)缺乏，社會(huì)信用體系不完備，使得失信帶來(lái)的收益往往大于成本。在這種情況下，形成嚴(yán)格還本付息的信用準(zhǔn)則，樹(shù)立成熟的信用競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)是很困難的。

3 基于內(nèi)控加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理必要性

3.1 內(nèi)部控制及控制要素

內(nèi)控是內(nèi)部控制的簡(jiǎn)稱，一般指公司企業(yè)內(nèi)部的控制運(yùn)作。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。

內(nèi)部控制要素是構(gòu)成內(nèi)部控制模式的各個(gè)方面。在會(huì)計(jì)學(xué)特別是審計(jì)學(xué)中，一般將內(nèi)部控制分為控制環(huán)境、會(huì)計(jì)制度和控制程序三項(xiàng)結(jié)構(gòu)要素，或者將會(huì)計(jì)制度并入控制程序中，分為控制環(huán)境和控制程序?？刂骗h(huán)境是內(nèi)部控制有效性的前提和保障，基本相當(dāng)于所謂"公司治理結(jié)構(gòu)" 的主要內(nèi)容，控制程序是內(nèi)部控制的主體，內(nèi)部控制的作用都是通過(guò)各項(xiàng)控制程序來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

3.2 基于內(nèi)控加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的必要性

（1）提高企業(yè)的資金使用效率，提升企業(yè)效益。

應(yīng)收賬款占用流動(dòng)資金，如果不能及時(shí)回款，久而久之，勢(shì)必將影響企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際狀況被掩蓋，造成表面上盈利能力很好卻面臨資金周轉(zhuǎn)困難的現(xiàn)象。因此，通過(guò)內(nèi)控建設(shè)推動(dòng)應(yīng)收賬款及時(shí)回款，將極大提高企業(yè)的資金使用效率，提升了企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。

（2）保障了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果。

由于我國(guó)企業(yè)實(shí)行的記賬基礎(chǔ)是權(quán)責(zé)發(fā)生制（或應(yīng)收應(yīng)付制），當(dāng)期賒銷全部記入當(dāng)期收入。因此，企業(yè)賬上利潤(rùn)的增加并不表示能如期實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金流入。企業(yè)應(yīng)收款的大量存在，虛增了賬面上的銷售收入，在一定程度上夸大了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，增加了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)成本。因此，應(yīng)收賬款管理到位將保障了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，減少了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）一定程度控制了企業(yè)的現(xiàn)金流出。

賒銷雖然能使企業(yè)產(chǎn)生較多的利潤(rùn)，但是并未真正使企業(yè)現(xiàn)金流入增加，反而使企業(yè)不得不運(yùn)用有限的流動(dòng)資金來(lái)墊付各種稅金和費(fèi)用，加速了企業(yè)的現(xiàn)金流出，如企業(yè)流轉(zhuǎn)稅、所得稅的支出。因此，如果應(yīng)收賬款管理控制得當(dāng)，將使企業(yè)產(chǎn)生正的經(jīng)營(yíng)凈現(xiàn)流。

（4）縮短企業(yè)的營(yíng)業(yè)周期。營(yíng)業(yè)周期即從購(gòu)買(mǎi)原材料到生產(chǎn)、出貨、回款全過(guò)程，營(yíng)業(yè)周期的長(zhǎng)短取決于存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)和應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)，營(yíng)業(yè)周期為兩者之和。由此看出，合理應(yīng)收賬款的存在，使?fàn)I業(yè)周期縮短，減少了資金占用，有助于企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（5）減少了應(yīng)收賬款管理過(guò)程中的出錯(cuò)概率，避免給企業(yè)帶來(lái)額外損失。

企業(yè)面對(duì)龐雜的應(yīng)收款賬戶，核算差錯(cuò)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，不能及時(shí)了解應(yīng)收款動(dòng)態(tài)情況以及應(yīng)收款對(duì)方企業(yè)詳情，造成責(zé)任不明確，應(yīng)收賬款的合同、合約、承諾、審批手續(xù)等資料的散落、遺失有可能使企業(yè)已發(fā)生的應(yīng)收賬款該按時(shí)收的不能按時(shí)收回，該全部收回的只有部分收回，能通過(guò)法律手段收回的，卻由于資料不全而不能收回，直至到最終形成企業(yè)單位資產(chǎn)的損失。通過(guò)內(nèi)控建設(shè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，可大大減少應(yīng)收賬款管理過(guò)程中的出錯(cuò)概率，避免給企業(yè)帶來(lái)額外損失。

3.3 基于內(nèi)控應(yīng)收賬款管理的措施

（1）建立應(yīng)收賬款內(nèi)控管理制度及管理辦法

企業(yè)應(yīng)明確應(yīng)收賬款管理部門(mén)的職責(zé)分工與授權(quán)規(guī)定、關(guān)鍵風(fēng)控環(huán)節(jié)控制、客戶管理、賬款催收、壞賬管理等內(nèi)容。

（2）做好客戶資信調(diào)查

企業(yè)應(yīng)廣泛收集有關(guān)客戶信用資料，客戶資料可通過(guò)直接查閱該客戶財(cái)務(wù)報(bào)表或通過(guò)銀行提供該客戶信用資料取得，也可通過(guò)與該客戶的其它往來(lái)單位，交換有關(guān)信用資料。在實(shí)際中，通常借助第三方信用調(diào)查機(jī)構(gòu)出具該客戶資信調(diào)查報(bào)告，企業(yè)據(jù)此進(jìn)行對(duì)該客戶風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（3）建立適合企業(yè)的市場(chǎng)營(yíng)銷策略

在合同中明確規(guī)定結(jié)算條件、品保規(guī)定及違約處罰等條款，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部建立賒銷審批制度，審批制度與企業(yè)的銷售政策、財(cái)務(wù)控制是互相連接的，也與企業(yè)的組織架構(gòu)相配合。

（4）強(qiáng)化應(yīng)收賬款的單個(gè)客戶管理和總額管理

企業(yè)對(duì)與自己有經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)管理，通過(guò)付款記錄、賬齡分析表及平均收款期判斷個(gè)別賬戶是否存在賬款拖欠問(wèn)題。同時(shí)對(duì)大客戶與小客戶區(qū)別進(jìn)行管理，對(duì)重點(diǎn)大客戶的資料進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，例如深入的信用調(diào)查、客戶的股本投資結(jié)構(gòu)、主要經(jīng)營(yíng)管理人、財(cái)務(wù)狀況等等。

（5）實(shí)行嚴(yán)格的壞賬核銷制度

應(yīng)收賬款因賒銷而存在，所以，應(yīng)收賬款從產(chǎn)生的那一天起就冒著可能收不回來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，即發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)對(duì)壞賬的處理有直接核銷法和備抵法兩種，而實(shí)行嚴(yán)格的壞賬核銷制度，不以方法的采用而區(qū)分，它主要包括準(zhǔn)確判斷是否為壞賬、對(duì)已核銷的壞賬仍要進(jìn)行專門(mén)的管理及對(duì)已核銷的壞賬又重新收回要進(jìn)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)處理等三個(gè)方面。

（6）建立銷售回款一條龍責(zé)任制

為防止銷售人員為了片面追求完成銷售任務(wù)而強(qiáng)行銷售，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部明確追討應(yīng)收賬款不是財(cái)務(wù)人員而是銷售人員的責(zé)任。同時(shí)，制訂嚴(yán)格的資金回款考核制度，以實(shí)際回款作為銷售部門(mén)的考核指標(biāo)，這樣就可使銷售人員明確風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，自覺(jué)加強(qiáng)貨款的回收。

4 應(yīng)收賬款管理案例探討

4.1 選擇的標(biāo)的簡(jiǎn)介

惠州市德賽自動(dòng)化科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱“自動(dòng)化公司”），成立于2016年5月，屬德賽集團(tuán)控股企業(yè)，主營(yíng)光學(xué)、新能源等自動(dòng)化設(shè)備的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售業(yè)務(wù)，2018年產(chǎn)值超3 億元，是一家中等規(guī)模自動(dòng)化設(shè)備生產(chǎn)廠商。

4.2 面臨的問(wèn)題

自動(dòng)化公司成立初期，由于企業(yè)內(nèi)部公司治理、經(jīng)營(yíng)與管理不協(xié)同等問(wèn)題，導(dǎo)致產(chǎn)品出貨驗(yàn)收周期長(zhǎng)，回款滯后，期末應(yīng)收賬款過(guò)高，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)達(dá)到2 次以上，壞賬率高達(dá)10%，而同時(shí)又需要資金備料生產(chǎn)，形成惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響了企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

4.3 解決方案

企業(yè)管理層通過(guò)深入剖析，認(rèn)識(shí)到面臨問(wèn)題癥結(jié)在于內(nèi)部應(yīng)收賬款管理缺失，缺乏相應(yīng)內(nèi)控制度制約機(jī)制，決定推行以下管理措施：

（1）擬定《銷售與收款管理制度》并落實(shí)到位

①建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

設(shè)立專門(mén)的崗位或部門(mén)負(fù)責(zé)制定本公司信用政策，監(jiān)督各部門(mén)信用政策執(zhí)行情況。信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位應(yīng)當(dāng)分設(shè)。

②銷售部門(mén)建立客戶管理系統(tǒng)，對(duì)客戶的基本情況（包括客戶名稱、營(yíng)業(yè)場(chǎng)所、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、經(jīng)營(yíng)的主要產(chǎn)品、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、主要負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話等）、提貨次數(shù)、提貨數(shù)量、銷售數(shù)量、銷售金額、回款準(zhǔn)時(shí)程度、服務(wù)水平、滿意程度、客戶意見(jiàn)或建議等項(xiàng)目進(jìn)行登記，并隨時(shí)備查。

③根據(jù)公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，制定本公司詳細(xì)的《應(yīng)收賬款管理辦法》、《退貨控制制度》、《索賠控制制度》、《質(zhì)量檢驗(yàn)控制制度》、《出倉(cāng)控制制度》等，并在實(shí)際銷售過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行。

④公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)銷售工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)不符合審批手續(xù)或價(jià)格、收款期限等不合理現(xiàn)象及時(shí)提出糾正意見(jiàn)。

鼓勵(lì)采取現(xiàn)款、預(yù)收貨款銷售方式，公司依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)制訂《現(xiàn)款、預(yù)收貨款銷售獎(jiǎng)勵(lì)辦法》，以激勵(lì)加快資金回籠。

（2）加強(qiáng)合同條款審核，將風(fēng)險(xiǎn)控制在源頭

①公司在進(jìn)行交易之前應(yīng)當(dāng)先與客戶簽訂銷售合同。對(duì)于信用交易的客戶必須先嚴(yán)格按信用評(píng)估方法和流程確定新增客戶的臨時(shí)信用，否則，不得與客戶簽訂銷售合同。

②銷售合同簽訂前必須按公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行合同評(píng)審，合同評(píng)審資料包括不限于客戶導(dǎo)入可行性評(píng)估分析、審核批準(zhǔn)客戶信用額度等。

③明確銷售合同審批權(quán)限：300 萬(wàn)元以下的銷售額由銷售部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批；300 萬(wàn)元以上銷售額由公司總經(jīng)理簽批后提交董事會(huì)批準(zhǔn)。

（3）新客戶導(dǎo)入前要求先做資信調(diào)查，確定好授信額度

①要求對(duì)所有新增客戶由第三方信用機(jī)構(gòu)（如中信保、人保等）出具資信調(diào)查報(bào)告，存在風(fēng)險(xiǎn)客戶要謹(jǐn)慎評(píng)估導(dǎo)入。

②對(duì)于新增客戶，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)評(píng)估結(jié)果和審批程序確定客戶的信用額度，否則，不得與該客戶簽訂合同，不得向該客戶發(fā)貨。新增客戶的臨時(shí)信用三個(gè)月后可視與其合作交易情況進(jìn)行調(diào)整。

③規(guī)定授信額度超過(guò)500 萬(wàn)元以上（含），需要提交董事會(huì)審批通過(guò)。

（4）建立應(yīng)收賬款催收機(jī)制，業(yè)務(wù)人員考核制度與回款掛鉤

①業(yè)務(wù)人員作為應(yīng)收賬款的第一責(zé)任人，應(yīng)知悉所負(fù)責(zé)客戶的動(dòng)向，對(duì)快到期的應(yīng)收賬款應(yīng)及時(shí)跟客戶取得聯(lián)系，確認(rèn)回款時(shí)間，及時(shí)跟蹤。

②對(duì)超期15 天未回款的應(yīng)收賬款，出具書(shū)面的“催款通知”；對(duì)超期30 天未回款的應(yīng)收賬款，除出具書(shū)面的“催款通知”，還應(yīng)通知公司生產(chǎn)物料部門(mén)，控制生產(chǎn)及物料采購(gòu)；對(duì)超期60 天未回款的應(yīng)收賬款，除出具書(shū)面的“催款通知”外，還應(yīng)啟用呆賬、問(wèn)題賬款處理程序。

③超過(guò)結(jié)算期限的逾期賬款客戶，報(bào)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理同意后，停止對(duì)該客戶供貨，銷售部應(yīng)制定貨款催收方案，在限定期限內(nèi)收回貨款。

④制定業(yè)務(wù)人員銷售激勵(lì)考核管理辦法，明確激勵(lì)金額與實(shí)際回款金額、呆壞賬金額掛鉤。

（5）建立壞賬損失問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)給公司帶來(lái)?yè)p失業(yè)務(wù)人員進(jìn)行追責(zé)

①對(duì)于超信用額度部分而形成的壞賬，實(shí)行“誰(shuí)簽字，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，持否定意見(jiàn)的可以免責(zé)。

②辦理了正常的授信范圍內(nèi)出現(xiàn)壞賬損失，考慮損失大小、責(zé)任主次與相關(guān)人員實(shí)際承受能力，分別對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、銷售負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人等啟動(dòng)問(wèn)責(zé)程序。

4.4 實(shí)施效果

通過(guò)以上方案實(shí)施，不僅使銷售人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)大大提高，在公司內(nèi)部強(qiáng)化了內(nèi)控制度播種、開(kāi)花，同時(shí)目前應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)提高到3.5 次以上，壞賬率控制在1%以內(nèi)，企業(yè)資金使用效率提升明顯，實(shí)現(xiàn)了資金良性周轉(zhuǎn)和企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。