加強基層科技檔案管理工作的實踐分析

文/張巖，航天九院十六所7171 廠

1 引言

科技檔案包含十個種類，其內(nèi)容涵蓋設備、農(nóng)業(yè)科技、醫(yī)藥衛(wèi)生、環(huán)境保護等多個方面的內(nèi)容，但是當前，主要分為基建、科研、產(chǎn)品、設備等四個大類。我國多年前就開始了科技檔案的管理，到如今已經(jīng)有了很長的歷史?？茖W檔案與一般的檔案有很大的不同，其中最大的一個區(qū)別是，科技檔案管理過程十分復雜，因為科技檔案涵蓋多個方面的內(nèi)容，檔案管理工作者需具備一定的知識，鑒別出哪些檔案屬于哪個行業(yè)，這就對檔案管理人員提出了更大的挑戰(zhàn)。

2 基層科技檔案管理工作中存在的問題

我國基層科技檔案的管理雖然有了很多年的歷史，但其中仍然存在許多問題。下面簡要提出目前科技檔案管理中存在的幾個主要問題。

2.1 沒有健全的管理制度

當前大多數(shù)的事業(yè)單位和企業(yè)潛意識對檔案管理工作不重視，沒有對檔案管理建立健全的管理制度，例如對檔案的收集，保密和借閱方面的制度。還有一些單位和企業(yè)可能制定了檔案管理制度，但是實際操作時往往執(zhí)行力度不夠，甚至流于形式，對制定的檔案管理制度置若罔聞，沒有發(fā)揮出制定檔案管理制度的作用。

2.2 缺乏檔案保護意識

當前，我國還缺乏檔案保護安全意識，比如，檔案室的門窗很少安裝防盜窗設備，多人可以保管檔案室、檔案柜的鑰匙，這些做法都非常不利于對檔案的保護。從保護檔案不遺失、不被盜的角度考慮，檔案室不宜設在人員來往密的地方，比如說樓梯口，人員經(jīng)常走動的過道等，適宜設置封閉一點的地方。此外，調(diào)取胡傳遞檔案時應嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但這些安全舉措?yún)s很少在檔案管理工作中得到實施。

2.3 檔案保管環(huán)境差

一些檔案室的保管環(huán)境差，比如放置檔案的柜子是木質(zhì)的，時間長了之后，容易遭受蟲噬，毀壞檔案的完整性。此外，南方容易受潮，如果放置條件差會使檔案受到污染。還有一些檔案管理人員可能缺乏安全意識，在下雨天不關(guān)緊門窗，導致雨水進入室內(nèi)，污染檔案墨跡，造成檔案毀壞，甚至達到無法挽回的地步。還有一部分單位沒有建立專門的檔案室，而把檔案放置在辦公的地方，這不僅不利于檔案的存放，還會對日常的辦公工作產(chǎn)生影響。

2.4 檔案管理人員知識水平不高

當前我國有很大一部分的基層檔案管理員不是檔案管理相關(guān)的專業(yè)畢業(yè)的，這就導致檔案管理員對檔案分類等的相關(guān)知識沒有全面掌握，容易在檔案分類，檔案管理時出現(xiàn)錯誤。此外，由于科技檔案本身的特質(zhì)，科技檔案的管理人員應具備更深層次的科學知識，以分辨某些檔案屬于什么行業(yè)、屬于什么大類，從而進行分門存放。但很大一部分檔案管理人員缺乏這些知識，導致進行檔案管理工作時容易出現(xiàn)錯誤，工作效率低下。

3 加強基層科技檔案管理工作的對策

3.1 完善檔案管理制度

要促使企業(yè)和事業(yè)單位建立起完善的檔案管理制度，首先應當使檔案管理的領導意識到加強檔案管理可以促進經(jīng)濟和科技發(fā)展，對企業(yè)或單位自身的發(fā)展也有很大的益處。建立完善的檔案管理制度，才能使檔案管理工作更好的運行，使管理員心中明確自己的職責范圍，從而提高檔案管理的工作效率。此外，檔案管理的領導還應該經(jīng)常組織檔案管理人員進行相關(guān)法律法規(guī)的學習，使檔案管理員認識到檔案管理的重要性。事業(yè)單位或企業(yè)對管理成果好的檔案管理員可以提升或獎勵，提高管理員的工作積極性。

3.2 提高檔案保護意識

檔案管理員應不斷學習檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，適應社會的發(fā)展，做好檔案的歸檔、收集、整理工作。對于檔案的調(diào)用，借閱等應進行詳細的登記，對于檔案的日常保管應移交專人負責，安置防盜窗，從而防止檔案遺失。此外，管理員應裝訂好整理完成的檔案，方便存放和日后查找。再次，單位或企業(yè)應當加強對檔案管理員的培訓，在工作的方方面面中滲透檔案保護意識，以此使管理員養(yǎng)成檔案保護的好習慣。為做好檔案保護工作，單位和企業(yè)還應在每年的經(jīng)費中留用對檔案搶修、檔案保護的經(jīng)費。

3.3 結(jié)合實際情況，創(chuàng)造良好的檔案保存環(huán)境

事業(yè)單位和企業(yè)應當結(jié)合當?shù)睾妥陨砬闆r建立良好的檔案保存環(huán)境，缺乏經(jīng)濟基礎時應當積極向上級部門申請財政支持，購置專業(yè)的檔案存儲柜，做好檔案的防潮，通風，防火工作等，盡力保證檔案的完整性。

例如，檔案管理員在下班之前，應檢查門窗是否關(guān)好，從而保證在下雨刮風的天氣檔案室不會進入雨水，污染檔案；存在把檔案室和辦公室合二為一的單位或企業(yè)，應當創(chuàng)造條件，建立專門的檔案室，把檔案存放區(qū)域和辦公區(qū)域分離，這有利于檔案管理工作的進行，不影響正常的辦公工作，從而提升檔案管理和辦公工作的效率。

3.4 提高檔案管理員綜合素質(zhì)

基層檔案管理工作的工作量巨大的，如果檔案管理員不具備專業(yè)的檔案管理知識，就會對這些管理工作感到力不從心，身心俱疲。因此，檔案管理工作者應不斷學習檔案管理分類等的相關(guān)技能。

比如，檔案管理工作者在業(yè)余時間或者工作閑暇之余，可以閱讀一些專業(yè)的檔案管理方面的書籍，加強自己的專業(yè)技能，從而提高檔案管理的工作效率，做一個合格的檔案管理工作者。此外，由于科技檔案管理本身流程的復雜性，科技檔案的管理人員應提高自身的專業(yè)水平，不斷學習，以適應社會的發(fā)展。

4 總結(jié)

科技檔案管理是基層檔案管理中非常重要的一部分內(nèi)容，相關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)應對此加以重視。檔案管理工作者應不斷提高自身知識，管理檔案時，快速篩選、鑒別出某個檔案屬于哪個行業(yè)，并根據(jù)檔案管理規(guī)范，科學、合理的對檔案進行歸類分檔，以保證在日后需要查看某個檔案內(nèi)容時可以很快的找到，從而提高檔案管理的工作效率。