紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問題及其對(duì)策

摘 要：信息時(shí)代背景下，紙質(zhì)檔案信息化管理已經(jīng)成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代使命。但是，在這一過程中，這項(xiàng)革命性轉(zhuǎn)變工作還面臨著一些困難和挑戰(zhàn)。這就要求根據(jù)國(guó)家和地方的實(shí)際情況，創(chuàng)造出規(guī)范統(tǒng)一、可操作性強(qiáng)、科學(xué)有效的工作方法，以加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理;問題與對(duì)策

所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)檔案載體進(jìn)行數(shù)字化。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺重要組成部分，正在改變著人們收集、管控、組織、保管、傳遞及利用信息方式，對(duì)人們的生活與工作產(chǎn)生了革命性影響。為了有效滿足人們對(duì)檔案信息資源的需求，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理就顯得非常必要。然而，在借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，也面臨著一些困難與挑戰(zhàn)。這就需要結(jié)合我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃與地方檔案管理工作實(shí)際情況，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，不斷完善檔案管理工作。

1 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代使命。推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，“可以帶動(dòng)檔案整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，還可以保護(hù)紙質(zhì)檔案安全?！盵1]這是一項(xiàng)一舉多得的戰(zhàn)略舉措。

1）主動(dòng)適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需要。從2011年開始，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為我檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作。沒有紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求。一方面，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化，能夠擴(kuò)大檔案信息的儲(chǔ)存量，有效滿足信息時(shí)代人們對(duì)檔案信息的需求。同時(shí)，檔案存儲(chǔ)的空間及費(fèi)用將會(huì)降低，查閱檔案的時(shí)間成本也大大降低。另一方面，紙質(zhì)檔案信息化能夠“跨越時(shí)空障礙，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)服務(wù)?！盵2]即時(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息，能夠?yàn)椴殚喺咛峁﹥?yōu)質(zhì)便捷的多樣化服務(wù)，也能大幅度提高檔案管理工作的效率。

2）保存與保護(hù)紙質(zhì)檔案的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存相對(duì)比較零散，也容易出現(xiàn)紕漏和不全面的問題。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后，可以有效避免這一難題。而且，紙質(zhì)檔案資源是國(guó)家非常寶貴的資源，一旦丟失或遭受破壞將造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，不但能夠有效繼承原檔案的信息為查閱者提供查閱服務(wù)，還能夠減少因查閱對(duì)原檔案的損害，降低其老化的速度。這也是保護(hù)紙質(zhì)檔案的一個(gè)重要舉措。

2 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問題

2016年4月，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》發(fā)布，提出了“檔案信息化、數(shù)字化的戰(zhàn)略規(guī)劃，有效推進(jìn)檔案資源信息共享?！盵3]這為我國(guó)推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了發(fā)展方向。但是，在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，還面臨著一些實(shí)際問題亟待解決。

1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失。從2018年1月1日起，DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本依據(jù)正式實(shí)施，為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了重要的行業(yè)規(guī)范和技術(shù)規(guī)程。但是，并未對(duì)該項(xiàng)工作的具體工作流程、操作步驟做出明確要求，也沒有統(tǒng)一的、完整的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，雖然各個(gè)省份根據(jù)自己的實(shí)際情況制定了檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，但我國(guó)還缺乏國(guó)家層面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字化進(jìn)程中，不同類型的檔案對(duì)管理?xiàng)l件和技術(shù)的要求也不同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一勢(shì)必會(huì)造成數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中的差異性和無(wú)章可循，客觀上也制約了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，更不利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息資源共享的最終目的。

2）專職檔案人員的數(shù)字化技術(shù)缺乏。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)檔案管理人員有著較高的技術(shù)要求。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)使用在我國(guó)已經(jīng)普及，檔案管理人員也開始運(yùn)用信息化技術(shù)保管和處理檔案，效率大為提升。然而，會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行專門的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是兩個(gè)概念，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)技術(shù)。也就是說(shuō)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理既需要相關(guān)人員具備數(shù)字化專業(yè)技術(shù)背景，同時(shí)又需要懂檔案管理。在現(xiàn)實(shí)生活中，大部分一線檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)的和系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，難以熟悉掌握相關(guān)技術(shù)，特別是檔案掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方面等方面的技術(shù)。由于受專業(yè)知識(shí)和技能的限制，一線檔案工作人員的數(shù)字化管理專業(yè)技術(shù)較為匱乏，這遲滯了我國(guó)檔案管理的信息化進(jìn)程。

3）紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)管理缺位。目前，我國(guó)各個(gè)單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程參差不齊，最終取決于對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個(gè)投入大、見效慢的工作，往往得不到足夠重視。一些單位的檔案管理人員在信息技術(shù)發(fā)展迅猛的時(shí)代往往跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。而且，檔案管理者在思想上和行動(dòng)上，也不能適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的要求。我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展歷程短，還存在著監(jiān)督柔性多于剛性的問題，業(yè)務(wù)部門的檢查力度也不夠，數(shù)字化僅作為一項(xiàng)加分項(xiàng)，并未做出硬性規(guī)定，這也成為紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作長(zhǎng)期得不到重視的重要原因。

4）紙質(zhì)檔案數(shù)字化啟動(dòng)資金不到位。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅需要信息技術(shù)的支撐，也需要相應(yīng)的軟硬件輔助，比如說(shuō)，數(shù)碼相機(jī)、高速掃描儀、移動(dòng)硬盤、計(jì)算機(jī)等，這就離不開雄厚的資金支持。然而，當(dāng)前我國(guó)很多單位對(duì)檔案的資金投入力度都嚴(yán)重不足，這直接影響到檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度。

3 解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理問題的科學(xué)對(duì)策

根據(jù)國(guó)家的要求和地方工作的實(shí)際，加快尋找解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理困境的可操作性強(qiáng)的解決方案，是推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)要求。

1）制定全國(guó)統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)檔案發(fā)展史上，不同的時(shí)代對(duì)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)做出過相應(yīng)調(diào)整，這對(duì)實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化非常不利。這就要求加快制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)的統(tǒng)一的、科學(xué)的、全面的工作流程?！霸谧鹬貧v史的基礎(chǔ)上，制定出國(guó)家統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，”[4]指導(dǎo)各單位制定與自身實(shí)際相符合的規(guī)章制度與實(shí)施細(xì)則，有效明確各自的任務(wù)、指責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

2）全面提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。一線檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，是推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的前提和基礎(chǔ)，這就要求加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。從檔案數(shù)字化建設(shè)的角度來(lái)看，一方面，各相關(guān)單位要重視人才引進(jìn)工作，著力引進(jìn)掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)、操作技能的高校檔案學(xué)專業(yè)的相關(guān)人才，為推進(jìn)檔案數(shù)字化儲(chǔ)備人才。另一方面，立足于當(dāng)前各相關(guān)單位的一線工作人員，加強(qiáng)對(duì)其“在數(shù)字化知識(shí)與技能等方面進(jìn)行培訓(xùn)，”[5]提高他們的信息化專業(yè)素養(yǎng)，為順利推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理奠定人才基礎(chǔ)。

3）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的領(lǐng)導(dǎo)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化，才能順利推進(jìn)這項(xiàng)工作。這就要求各相關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭抓好這項(xiàng)工作，切實(shí)把紙質(zhì)檔案數(shù)字化納入到單位整體規(guī)劃中來(lái)，并成立專門的機(jī)構(gòu)或者人員來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。并且，單位領(lǐng)導(dǎo)要保證對(duì)此項(xiàng)工作在財(cái)力、物力方面的支持，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難與問題。同時(shí)，檔案行政部門要落實(shí)責(zé)任追究制度、加大執(zhí)法力度和檢查力度，切實(shí)激發(fā)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)紙質(zhì)檔案信息化管理工作的熱情，以全面提升該項(xiàng)工作的管理水平。

4）保證數(shù)字化建設(shè)的資金投入。經(jīng)費(fèi)是當(dāng)前制約紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。這就要求相關(guān)單位要設(shè)立專項(xiàng)資金支持此項(xiàng)工作的開展，還可以向社會(huì)募集資金，以全面確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)資金的投入。只有全方位籌措的資金到位，才能購(gòu)置數(shù)字化工作所必要的設(shè)備，或者為紙質(zhì)檔案信息化工作整體外包提供資金積累。因此，保證充足的資金投入，是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的首要任務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

李彩真（1974-），女，漢族，安徽阜陽(yáng)人，安徽省阜陽(yáng)市太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案室主任，館員，研究方向：檔案管理。