機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略的分析

胡西春

摘 要：檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位有效進(jìn)行各項事務(wù)、做出管理決策的基礎(chǔ)。為了滿足當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理需要，應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化檔案管理工作入手，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理效率，加強檔案管理工作的實效性。本文簡要分析了當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并基于這些問題給出了強化檔案規(guī)范化管理的幾點策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;策略

當(dāng)前我國國民生活水平不斷提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所承擔(dān)的社會發(fā)展責(zé)任日益提升，其中，檔案管理工作的科學(xué)有效性，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的宏觀發(fā)展具有積極影響意義。應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，理性分析普遍存在于當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性及科學(xué)性。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)調(diào)整及改革，各部分的工作職能的劃分更為明確，檔案管理工作的內(nèi)容增多、復(fù)雜性加深，想要在有限的時間內(nèi)有效的完成檔案管理任務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，還存在一些有待進(jìn)一步優(yōu)化的內(nèi)容。

1）檔案管理形式落后。介于我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的特殊性，檔案管理工作的創(chuàng)新動力不足，且存在的競爭壓力較小，因而，大部分單位所采用的檔案管理模式都較為傳統(tǒng)，仍舊沿襲以往的工作模式，導(dǎo)致檔案管理工作很難產(chǎn)生新的發(fā)展或進(jìn)步。在這種模式下，落后的檔案管理形式難以滿足新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實際需求，人工作業(yè)難以均衡及統(tǒng)一，檔案管理水平參差不齊，檔案信息的傳遞及利用情況不佳，檔案信息存儲的速率及安全性較差，嚴(yán)重制約了檔案管理工作所能發(fā)揮的實效性。

2）檔案管理的制度及體系有待完善。此外，檔案管理制度及體系當(dāng)中均存在一定的問題。就制度方面而言，制度本身存在一些不夠明確的部分，導(dǎo)致權(quán)力、責(zé)任、工作內(nèi)容的劃分上界限模糊，當(dāng)出現(xiàn)工作失誤或其他問題時，很難進(jìn)行糾責(zé)，因而對于檔案管理人員的管控力度及威懾性較弱。而且，制度執(zhí)行的不徹底、管理制度對于組織內(nèi)部成員的約束性較差等因素，也對檔案管理工作存在消極影響。我國不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部尚未形成較為完善的、適合自身實際需求的檔案管理體系，對于日常的檔案管理工作的監(jiān)管力度有限，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)劃法及標(biāo)準(zhǔn)化水平普遍較低。

3）對于檔案管理的重視不足。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，日常工作當(dāng)中的重難點內(nèi)容往往以其服務(wù)內(nèi)容為主，而與其各項工作實踐均息息相關(guān)的檔案管理工作的重視卻往往不足。這種不夠重視與無法正確認(rèn)識檔案管理工作與各項事務(wù)之間的聯(lián)系，以及檔案管理工作本身的認(rèn)識偏差之間密切相關(guān)。而檔案規(guī)范化管理是檔案管理工作科學(xué)發(fā)展過程中的必由之路，對于檔案管理的不重視會導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理缺乏實踐依據(jù)，無論在思想認(rèn)識、信息資源還是后續(xù)的執(zhí)行當(dāng)中都是十分困難的。而且，相比于事業(yè)單位其他部門的工作人員而言，專業(yè)的檔案管理者的數(shù)量較少，由于不受重視或薪酬等方面的問題，人才持有量較少，且檔案管理部門的員工平均年齡較大，同樣影響檔案管理工作的進(jìn)一步突破創(chuàng)新。所以，可以說對于檔案管理工作認(rèn)識及重視方面的問題，直接或間接引發(fā)了人員、設(shè)備、制度等系列問題，是導(dǎo)致檔案管理工作水平止步不前的根本原因。

2 強化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的辦法

1）轉(zhuǎn)變管理觀念，強化重視程度。為從根本上解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方面存在的問題，進(jìn)一步強化檔案管理的規(guī)范化程度，應(yīng)當(dāng)從觀念及認(rèn)識轉(zhuǎn)變做起，正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性及強化檔案規(guī)范化管理的必要性，敦促檔案管理工作的不斷完善及發(fā)展。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作量增加、工作內(nèi)容出現(xiàn)一定變化且復(fù)雜性不斷提升，采用傳統(tǒng)的、人工的檔案管理手段的工作效率較低，且管理難度較大，應(yīng)結(jié)合國際國內(nèi)部分優(yōu)秀集體中的檔案管理經(jīng)驗，充分分析不同類型機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的現(xiàn)存檔案管理問題，進(jìn)行有針對性的調(diào)整。其次，作為分管檔案管理工作的各級管理者，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案管理的分量及價值，提升對檔案相關(guān)工作的重視力度，不斷更新先進(jìn)的檔案及管理知識，為檔案管理方面提供更多的政策、經(jīng)濟(jì)、人力及物質(zhì)支持。再次，在人員選擇方面，應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)實力及發(fā)展優(yōu)勢，利用物質(zhì)和精神雙重激勵的方法，多渠道、多方法，不斷吸納更多檔案管理專業(yè)人才進(jìn)入工作隊伍，提升當(dāng)前工作隊伍整體的精神面貌及專業(yè)素質(zhì)。用發(fā)展的眼光對檔案規(guī)范化管理進(jìn)行考量，結(jié)合規(guī)范化所需對制度及計劃進(jìn)行靈活調(diào)整與改革。而后，應(yīng)在工作間隙加入對員工的統(tǒng)一培訓(xùn)，引進(jìn)相關(guān)設(shè)備儀器，完善檔案管理工作的軟硬件配置，并使工作人員能夠進(jìn)行規(guī)范化的操作。

2）優(yōu)化改進(jìn)檔案信息管理體系。管理是各類工作得以有序、有效發(fā)展的根本之所在，想要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，應(yīng)從管理角度入手，對當(dāng)前檔案相關(guān)工作的管理體系進(jìn)行系統(tǒng)性優(yōu)化及改革，使之能夠更適用于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理實務(wù)。應(yīng)當(dāng)從電子化、信息化方面入手，使用檔案信息管理軟件，對檔案信息進(jìn)行批量化處理，能夠迅速提升工作效率，并為檔案信息的安全性及信息的迅速傳遞提供支持。因此，應(yīng)當(dāng)建立在電子信息化管理的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前的工作目標(biāo)進(jìn)行重新審視，并結(jié)合這一目標(biāo)進(jìn)行管理體系及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的重新架構(gòu)，加速實現(xiàn)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。應(yīng)采用先進(jìn)的管理方法及理念，依托專業(yè)的軟件系統(tǒng)的支持，建立機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案信息存儲系統(tǒng)，并逐步實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的信息聯(lián)動，建立檔案管理基礎(chǔ)。此外，應(yīng)不斷完善辦公自動化系統(tǒng)，結(jié)合本單位檔案管理所需，對軟件及系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新及調(diào)整，拓展實現(xiàn)更多功能，包括文書處理、文件管理和檔案管理等重要組成模塊，為后續(xù)的檔案信息整理及處理提供便利。

3）定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)及考核。除了引進(jìn)人才之外，為了提升檔案管理隊伍全體的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)，應(yīng)合理配置工作時間及人力物力資源，對組織內(nèi)部員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)及考核。而且，不止直接參與工作實踐的基層工作人員需要進(jìn)行培訓(xùn)，各級管理者也需要進(jìn)行不斷的進(jìn)修，把握管理新動態(tài)，掌握行業(yè)所需的各項新型技術(shù)知識，方能在實踐探索當(dāng)中，發(fā)掘出更為科學(xué)有效的管理手段及管理模式。對于具備內(nèi)部培訓(xùn)基礎(chǔ)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，可以從其他部門當(dāng)中引進(jìn)一定的專業(yè)人才，負(fù)責(zé)講授專業(yè)技術(shù)知識，考核專業(yè)技能等工作實務(wù);而沒有本方面專業(yè)技術(shù)人才的組織單位，也可以通過外聘、遠(yuǎn)程授課等方式，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)及考核。負(fù)責(zé)監(jiān)管的組織部門應(yīng)當(dāng)將本部分的考核與績效聯(lián)系起來，加強各部分工作人員對于檔案管理專業(yè)技能的重視，以起到一定的激勵作用。國家政府等監(jiān)管部門，可以選擇部分具有相關(guān)實踐經(jīng)驗的管理者，下派到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門當(dāng)中，以指導(dǎo)各項工作實踐不斷向規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作與記掛事業(yè)單位各部門、各項實踐及管理事務(wù)之間息息相關(guān)，規(guī)范化的檔案管理工作，能夠大幅提升當(dāng)前的工作效率，帶來更有效的工作成果，應(yīng)通過思想、理念、人員、設(shè)備、管理、培訓(xùn)等方面的不斷優(yōu)化，不斷強化檔案管理工作的規(guī)范化程度，針對性處理解決當(dāng)前工作中國存在的各類問題，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高效發(fā)展提供保障。

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