加強地勘單位人事檔案管理工作的探討

金宏鑫

摘 要：近年來，地勘單位加快了自身改革的力度，很多單位加快了企業(yè)化的發(fā)展進程，這無論是對地勘單位職工隊伍的穩(wěn)定性還是人事檔案管理工作都帶來了較大的影響。對于地勘單位而言，人事檔案是人力資源管理工作重要的基礎(chǔ)，因此在實際工作中需要對人事檔案管理工作給予充分的關(guān)注，全面提高人事檔案管理工作的水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。

關(guān)鍵詞：地勘單位;人事檔案;檔案管理;策略

人事檔案是針對單位工作人員的真實記錄，單位根據(jù)人事檔案資料可以更好的掌握員工的個人基本情況，并將其作為人才選拔的重要依據(jù)。近年來地勘單位加快了改革的步伐，人才選拔方式更為豐富，這也導(dǎo)致人事檔案管理工作中的不足更好的凸顯出來。這就需要針對人事檔案管理工作加大探索力度，以此來推進地勘單位人事檔案管理工作的合理化和規(guī)范化發(fā)展。

1 加強地勘單位人事檔案管理工作的重要性

隨著地勘單位的發(fā)展壯大，其檔案數(shù)量也隨之增加。人事檔案作為地勘單位檔案中重要組成部分，同時也是地勘單位員工信息記載的重要載體。從地勘單位人事檔案中能夠了解到單位職工的具體情況，可以說人事檔案是地勘單位員工的重要憑證，職工在職稱晉升及崗位調(diào)動過程中都需要以人事檔案作為重要依據(jù)。由于地勘單位人事檔案是職工在單位各項工作的了原始記錄，通過對人事檔案進行管理，能夠為地勘單位人力資源管理工作提供重要的信息支持，積極促進地勘單位各項工作的有序開展。

2 地勘單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理體制落后

在當(dāng)前地勘單位人事檔案管理工作中，由于部分單位仍延續(xù)傳統(tǒng)的管理體制，存在多頭管理的問題，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作較為混亂，對人事檔案管理質(zhì)量帶來了較大的影響。而且在實際人事檔案管理工作中，存在人員配置不足、管理手段陳舊等問題，再加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事檔案信息化建設(shè)相對滯后，這對于人事檔案管理工作的有序開展帶來了較大的制約。

2.2 人事檔案材料不全

在地勘單位人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員缺乏責(zé)任心，對于工作不認真，沒有及時收集材料和信息，因此人事檔案材料不全及內(nèi)容不完整的現(xiàn)象較為常見。在實際人事檔案管理工作中，對檔案信息收集和歸檔不及時，針對于收集到的材料沒有及時鑒別歸檔，檔案材料內(nèi)容審核不認真，這都是導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全的重要原因。另外，職工對檔案認識不足，如填寫敷衍，部分材料會在自己手里保管，覺得這樣用起來更方便。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

目前地勘單位人事檔案管理工作質(zhì)量直接受制于檔案管理人員綜合素質(zhì)的影響。地勘單位人事檔案管理人員存在兼職的情況，部分管理人員沒有專業(yè)知識和技能，對人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，這就對人事檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。另外，部分專業(yè)檔案管理人員在實際管理工作中，由于對人事檔案的重要性認識不到位，對于工作缺乏責(zé)任心，不愿意在工作中花過多的精力，從而影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 人事檔案管理工作的相關(guān)設(shè)施設(shè)備陳舊落后

地勘單位在不斷發(fā)展過程中，人事檔案數(shù)量不斷增加，再加之當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，地勘單位無論是檔案管理相關(guān)設(shè)施和設(shè)備還是檔案信息化水平都較為落后。即使一些單位已使用計算機來管理人事檔案，但管理系統(tǒng)落后，缺乏與信息化建設(shè)相匹配的軟硬件設(shè)施，這就嚴重制約了人事檔案管理工作的效率，導(dǎo)致人事檔案信息的安全得不到保障。

3 加強地勘單位人事檔案管理工作的策略

3.1 強化過程監(jiān)管，規(guī)范人事檔案管理

對于地勘單位人事檔案管理工作而言，由于整體工作較為繁瑣，這就需要檔案管理人員要具備高度的責(zé)任心和認真態(tài)度，這樣才能在實際工作中及時針對人事檔案信息和資料進行收集和整理，并做好歸檔和傳遞等工作，及時對人事檔案管理工作進行改進和規(guī)范。在實際工作中需要嚴把人事檔案收集關(guān)，針對于人事檔案收集范圍進行明確，及時對各類人事檔案信息進行收集，確保人事檔案的完整性。同時還要在收集時嚴格把控鑒別，確保每一個檔案材料的保存價值。針對于人事檔案材料進行整理和立卷，進一步規(guī)范人事檔案歸檔工作。另外，對于轉(zhuǎn)出和接收的人事檔案材料還要嚴格遵循具體的程序，確保轉(zhuǎn)出和接收的規(guī)范性。

3.2 加強人事檔案管理材料收集

通過建立完善的人事檔案管理工作制度，并確保制度的具體落實。在人事檔案信息材料收集工作中，需要嚴格按照制度要求開展收集工作。并建立暢通的人事檔案材料收集渠道，檔案管理人員需要具備良好的工作責(zé)任心和職業(yè)道德，各種人事檔案信息和資料要及時進行收集、整理，并針對于每一份材料進行鑒別，將符合歸檔要求的材料進行及時歸檔處理，保證材料的完整性、真實性和準確性。

3.3 加強人事檔案信息的保密管理，確保人事檔案信息的安全

在人事檔案具體查閱和使用時，要求在人事檔案相關(guān)制度下進行，針對于人事檔案查閱人員的資格進行限制，只有符合資格的人員才能進行查閱。而且在具體查閱過程中還要遵守保密制度，不得泄露人事檔案信息。而對于人事檔案管理人員，在實際管理工作中也不允許私自調(diào)閱相關(guān)的人事檔案信息。在實際工作中對于轉(zhuǎn)遞的人事檔案，為了保證轉(zhuǎn)遞過程中的信息的安全性，宜對檔案袋進行封口蓋章，并嚴格按照規(guī)定要求完成移交。另外，還要做好人事檔案監(jiān)交工作，以此來明確職責(zé)，避免出現(xiàn)人事檔案材料缺失的問題，確保人事檔案的安全性和有效性。

3.4 建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，推進檔案信息化建設(shè)

為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位人事檔案管理現(xiàn)代化，需要在實際人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，加快推進人事檔案信息化建設(shè)的進程。同時利用計算機來建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對人事檔案的立體化管理，為地勘人事工作的開展提供重要的信息依據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立具有長期性，要求專業(yè)技術(shù)人員要與檔案管理人員之間協(xié)調(diào)配合，并結(jié)合單位的自身實際情況，積極構(gòu)建開放的數(shù)據(jù)庫群，進一步提高地勘單位人事檔案管理的自動化水平，為地勘單位人事檔案信息化管理的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

3.5 提高人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

地勘單位人事檔案具有較強的規(guī)范性和嚴肅性要求，這也對檔案管理人員的要求十分嚴格。因此檔案管理人員需要重視自身專業(yè)知識和專業(yè)技能的提升，以此來提升人事檔案管理工作水平。同時人事檔案管理人員還要具備敬業(yè)精神，具有較強的責(zé)任感，在實際工作中積極參加地勘單位的專業(yè)化培訓(xùn)活動，全面提高自身的信息化技術(shù)水平，為檔案使用者提供更為準確的信息和便捷的服務(wù)。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前新形勢下，地勘單位發(fā)展過程中人事檔案發(fā)揮著重要的作用，這也對地勘單位人事檔案管理工作提出了新的要求。由于人事檔案直接關(guān)系到職工的發(fā)展，而且與地勘單位人力資源管理工作息息相關(guān)，這就需要不斷規(guī)范人事檔案管理工作，積極建立健全人事檔案管理制度，全面提升人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用，從而積極推動地勘單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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