論新形勢(shì)下建筑工程檔案的有效管理

武建雯

（太原市長(zhǎng)風(fēng)商務(wù)區(qū)管理中心， 山西 太原 030000）

1 新形勢(shì)下建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程檔案在工程建設(shè)過(guò)程中形成，主要以文字、圖表、聲像等形式所保存下來(lái)的電子記錄或紙質(zhì)記錄。在城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)不斷加速的新形勢(shì)下，建筑工程檔案既記錄城鄉(xiāng)建設(shè)過(guò)程，同時(shí)也為城鄉(xiāng)建設(shè)以及管理進(jìn)行服務(wù)，這也是它所具有的實(shí)用價(jià)值。除此之外，建筑工程檔案是關(guān)于工程各個(gè)項(xiàng)目技術(shù)的文件匯總，以及工程建設(shè)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程里唯一的實(shí)際技術(shù)成果，這些成果與經(jīng)驗(yàn)為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)提供關(guān)鍵的依據(jù)作用，并且在建筑工程后續(xù)的管理、技術(shù)交流以及科學(xué)研究等方面起到促進(jìn)作用?？傮w來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案管理的價(jià)值、意義與及重要性體現(xiàn)為：①為建筑工程管理、修理、復(fù)原、改建等工作提供重要的參考依據(jù)；②為城鄉(xiāng)規(guī)劃審核、建筑工程施工和解決產(chǎn)權(quán)糾紛等提供真實(shí)的憑證材料；③是城鄉(xiāng)建設(shè)、經(jīng)驗(yàn)概括、技術(shù)交流以及考察歷史等的重要參考資源。

2 新形勢(shì)下建筑工程檔案的有效管理方案

2.1 強(qiáng)化工程檔案管理員的職責(zé)

建筑工程檔案要求在建筑工程施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行收集以及歸檔，在建筑工程建設(shè)中所形成的所有文件形式資料都要進(jìn)行全面審查。根據(jù)不同的項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)，及時(shí)、無(wú)誤、完備的進(jìn)行匯集與存檔。明確資料員的職責(zé)，職責(zé)有①收集所有與建筑工程有關(guān)的檔案資料；②整理預(yù)建設(shè)的表格、圖紙、文件等；③追查已審核過(guò)的施工單位施工進(jìn)度計(jì)劃情況；④追查其管理者在施工過(guò)程所記錄的、整理資料的情況；⑤對(duì)現(xiàn)場(chǎng)人員收集資料以及管理檔案情況進(jìn)行監(jiān)督；⑥追查建筑工程施工單位是否將資料進(jìn)行存檔情況；⑦嚴(yán)格保管好圖集、進(jìn)行規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理并記錄好借閱情況；⑧對(duì)于從外面借來(lái)的工程資料，更要嚴(yán)格保管好，以免到歸還日期找不到；對(duì)于想查閱資料室的人員要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記以及限制出入人員的身份，以防外來(lái)人員將建筑工程文件資料透露到外界；⑨做好備份工作，并作出清單進(jìn)行存檔；完成其他與建筑工程相關(guān)工作，嚴(yán)格對(duì)待本職相關(guān)工作等，檔案管理員要保證建筑工程的檔案能夠做到井井有條，讓隨時(shí)有需要的工作人員更順利的開(kāi)展工作。

2.2 檔案管理信息化的建設(shè)

檔案管理信息化具有提高整個(gè)建筑工程建設(shè)質(zhì)量的作用。但檔案管理信息化建設(shè)在以往相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里發(fā)展是比較落后的，這就意味著技術(shù)人員或部門(mén)之間缺乏交流，需要的新技術(shù)、檔案管理也沒(méi)有得到及時(shí)更新，造成今日檔案管理跟不上當(dāng)下快速發(fā)展的需求。意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題后，檔案管理人員就應(yīng)在信息化方面強(qiáng)化意識(shí)，整合、存儲(chǔ)并建立建筑工程資料統(tǒng)一的網(wǎng)站，保證建立過(guò)程的規(guī)范性，且在管理資料的便捷性，在使用網(wǎng)站時(shí)定期優(yōu)化和清理垃圾，不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)。 在網(wǎng)站上存檔，也要嚴(yán)格按照紙質(zhì)存檔方式進(jìn)行管理，不能圖方便而越過(guò)實(shí)際流程。對(duì)于明確規(guī)定的基建文件、設(shè)計(jì)文件等各類(lèi)文件依照分類(lèi)方法、編號(hào)原則，不得隨意變更模板文件編號(hào)，系統(tǒng)使用者可根據(jù)檔案檢索高效查找資料，利于促進(jìn)信息化的建設(shè)。

2.3 做好工程檔案管理的控制工作

首先，對(duì)于建筑工程檔案的傳遞和變更要及時(shí)記錄。如管理員應(yīng)對(duì)傳遞、變更、修改、作廢等情況了如指掌，避免傳遞、變動(dòng)記錄重復(fù)，以及避免檔案損毀、丟失、失效等不利于提高檔案管理效率。其次，定期與資料員、計(jì)量支付等進(jìn)行聯(lián)系。建筑工程項(xiàng)目在施工時(shí)，工作人員是非常忙的，施工人員大部分的精力都在在工地上，所以，對(duì)于檔案資料整理是出于被動(dòng)行為，為了保證資料的完整性，務(wù)必要定時(shí)與不定時(shí)地對(duì)建筑工程內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行檢查，引起工作人員的高度重視。避免堆積太多的工作量，有了強(qiáng)制的措施才能保證建筑工程檔案管理工作的完整性。最后，建筑工程檔案的驗(yàn)收是為了保證建筑工程檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，基于國(guó)家檔案局整體性驗(yàn)收原則，做好檔案驗(yàn)收操縱工作。如建筑工程檔案驗(yàn)收的關(guān)鍵點(diǎn)是檢查建筑工程前期文件和不易發(fā)現(xiàn)的工程資料等；對(duì)于建筑工程項(xiàng)目時(shí)間的長(zhǎng)短，長(zhǎng)期項(xiàng)目不可采取統(tǒng)一驗(yàn)收而要分階段進(jìn)行，這樣更能發(fā)現(xiàn)具體問(wèn)題，利于揚(yáng)長(zhǎng)避短；同時(shí)要做好預(yù)驗(yàn)收工作，保證檔案資料無(wú)誤、完整。 鑒于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展飛快，新形勢(shì)下的建筑工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展也更加迅速，建筑工程檔案管理在建設(shè)建筑工程里占有重要的地位，促使建筑工程事業(yè)向前發(fā)展具有重大的意義與價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

建筑工程檔案管理人在工作時(shí)務(wù)必提高建筑工程檔案管理的重要性意識(shí)，并且有足夠的能力管理檔案，做好檔案收集歸檔本職工作，明確檔案資料管理本身職責(zé)，對(duì)檔案管理人員信息化方面的意識(shí)要加強(qiáng)，有效推進(jìn)建筑工程檔案管理信息化建設(shè)；同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的傳遞與變更控制，對(duì)驗(yàn)收這一關(guān)更要嚴(yán)格把控，不斷提高與強(qiáng)化檔案管理控制效果與控制力度，最終提高建筑工程檔案管理質(zhì)量并且促進(jìn)建筑事業(yè)以及城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)更加健全的發(fā)展。