企業(yè)做好差旅費(fèi)內(nèi)控管理主要措施探微

文/王亞蘭，中車大連機(jī)車車輛有限公司

1 引言

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)外部交往活動(dòng)更加密切，差旅費(fèi)成為必不可少的一部分。為了實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)化配置，要將費(fèi)用控制在合理范圍之內(nèi)，不能出現(xiàn)超支的情況。從企業(yè)自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定出一套完善的制度，可以起到很好的規(guī)范作用。

2 做好差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)額工作

根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，可以做一個(gè)預(yù)算，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行合理安排，保證順利開展下去。增量預(yù)算法主要是以上一年度差旅費(fèi)實(shí)際發(fā)生額作為預(yù)算編制的起點(diǎn)，刪除一些不合理方面，在根據(jù)今年的運(yùn)營情況制定計(jì)劃，這樣會(huì)更加具有針對(duì)性，保證能夠很好的落實(shí)下去，滿足企業(yè)差旅活動(dòng)的需求。零基預(yù)算法也是一種很好的方式，在編制中不受客觀條件的影響，主要是以實(shí)際情況為主。綜合考慮內(nèi)部的各個(gè)部門，對(duì)員工出差、旅游次數(shù)進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，制定出一份表格，再由企業(yè)預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組審核確認(rèn)。這兩種方法都可以起到很好的效果。

3 實(shí)行出差人員事先審批制度

為了更好的對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行管理，應(yīng)該提前制定好計(jì)劃，確保實(shí)現(xiàn)合理的支出。

出差申請(qǐng)單內(nèi)容應(yīng)該包括姓名、部門、路線、交通方式以及往返時(shí)間等具體項(xiàng)目，經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人同意之后才可以執(zhí)行。出差是一項(xiàng)非常復(fù)雜的活動(dòng)，要做好打算才可以減少不利因素的影響，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，有利于企業(yè)更好的發(fā)展。如果其中出現(xiàn)一些不合理情況要及時(shí)調(diào)整，例如對(duì)于交通工具的選擇，在確保規(guī)定時(shí)間達(dá)到目的地之外，要選擇價(jià)格相對(duì)較低的方式。審批是非常重要的，可以創(chuàng)建出穩(wěn)定環(huán)境，避免出現(xiàn)混亂局面，造成資金的不必要浪費(fèi)。

4 制定差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)制度

每個(gè)企業(yè)具體情況是不一樣的，所以要堅(jiān)持具體問題具體分析原則，制定內(nèi)部的報(bào)銷制度，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。例如對(duì)于剛成立的企業(yè)而言，由于資金非常有限，所以可以適當(dāng)削減差旅費(fèi)，有利于提高辦公效率。如果是員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，那就需要較長的時(shí)間，要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一安排，會(huì)追求更加優(yōu)惠的價(jià)格。當(dāng)然標(biāo)準(zhǔn)并不是一成不變的，因?yàn)槠髽I(yè)每年面臨情況是不一樣的，所以可以適當(dāng)做出調(diào)整，會(huì)和實(shí)際情況相符合。在出差的時(shí)候一定要嚴(yán)格遵守制度，按照具體規(guī)定去辦事，不能因?yàn)閭€(gè)人原因而增加費(fèi)用，這顯然是不合理的。

5 選擇合適的交通工具

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了各種各樣的交通方式，為人們出行帶來了極大的便利，有效縮短了時(shí)間。在外地出差的時(shí)候可以選擇乘坐火車，價(jià)格會(huì)相對(duì)比較低，如果距離過于遙遠(yuǎn)可以選擇飛機(jī)，這些都要根據(jù)實(shí)際情況而定。差旅費(fèi)管控不是一味的節(jié)省費(fèi)用，而是可以很好的完成任務(wù)。有的交通方式雖然比較便宜，但是時(shí)間長，很有可能會(huì)失去和其他商家合作的機(jī)會(huì)。所以出差交通工具現(xiàn)則要靈活應(yīng)變，要結(jié)合人員的職務(wù)、路程遠(yuǎn)近、任務(wù)緊急程度等方面來決定。通過全面考慮選擇合適的交通方式，不僅可以節(jié)省費(fèi)用，還能夠高效完成任務(wù)。

6 行政部門實(shí)施差旅費(fèi)包干制

為了確保差旅費(fèi)不超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒有直接關(guān)系的部門，例如辦公室、人事部門、財(cái)務(wù)部門等可以實(shí)行費(fèi)用包干制。在做預(yù)算的時(shí)候，要確定一個(gè)合理的限額，并且和績(jī)效考核掛鉤，會(huì)發(fā)揮出更好的作用。在綜合考評(píng)的時(shí)候，如果出現(xiàn)差旅費(fèi)剩余的情況，就可以將其獎(jiǎng)勵(lì)給所屬部門。對(duì)人員也是一個(gè)很好的激勵(lì)。如果費(fèi)用超支了，對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人要進(jìn)行懲罰，有利于整頓內(nèi)部紀(jì)律作風(fēng)，避免這種情況的出現(xiàn)。雖然這種方式看起來有點(diǎn)不合理，但是執(zhí)行效果卻非常好，對(duì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行合理使用。

7 加強(qiáng)差旅費(fèi)財(cái)務(wù)審核與監(jiān)督

首先原始票據(jù)的真實(shí)性和合法性是財(cái)務(wù)入賬的依據(jù)，也是稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)企業(yè)涉稅審查的重點(diǎn)。因此在出差的過程中，一定要保留好相關(guān)票據(jù)，內(nèi)容和本人信息相一致，不能出現(xiàn)偏差、錯(cuò)誤的情況。其次是票據(jù)簽批手續(xù)完整性的審核。人員在報(bào)銷差旅費(fèi)的時(shí)候，要根據(jù)所屬部門進(jìn)行嚴(yán)格的審批手續(xù)，同時(shí)要注意不能越級(jí)或者打亂次序進(jìn)行票據(jù)審核，對(duì)于上級(jí)部門沒有審核通過的票據(jù)，下級(jí)部門可以拒絕審批，票據(jù)一定要本人保管遞交，不能有他人來替代。最后是差旅費(fèi)報(bào)銷及時(shí)性的審核。為了提高工作效率，要在出差完成后的一段時(shí)間內(nèi)到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，對(duì)于違反規(guī)定的人員要由他們自己承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

8 做好差旅費(fèi)的宣傳培訓(xùn)工作

為了更好的對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行管控，要提高全體人員的意識(shí)，從自我做起，營造出良好的氛圍。對(duì)人事部門和財(cái)務(wù)部門員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的成本費(fèi)用意識(shí)，全面掌握制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于具體流程要熟練操作，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤給結(jié)果造成不利影響。提高員工對(duì)企業(yè)的忠誠度，將企業(yè)利益放在第一位，禁止出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，創(chuàng)建出穩(wěn)定有序的環(huán)境。外部環(huán)境是不斷變化的，所以要定期學(xué)習(xí)才能掌握最新動(dòng)態(tài)，為工作計(jì)劃制定提供重要的參考依據(jù)。

9 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)做好差旅費(fèi)內(nèi)控管理主要措施探微具有重要意義，可以大大改善效果。企業(yè)要立足于實(shí)際情況，制定出一系列的標(biāo)準(zhǔn)，做好差旅費(fèi)的管理，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。