淺談新時代檔案信息化建設(shè)

何云璐

（大同煤礦集團有限責(zé)任公司二醫(yī)院，山西 大同 037031）

信息化的工作開始滲入到我們的工作和生活當(dāng)中。這個時候必須要嘗試一種最新的檔案管理方式，就是所謂的信息化檔案的管理，簡單來說就是將以往的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂行聲r代氣息，成為信息化的檔案管理，使檔案管理起來變得更加便捷，操作起來也更加簡單[1]。要想實現(xiàn)檔案的管理進入信息化時代，使檔案的管理變得有效率，這是這個時代對我們檔案建設(shè)的要求?，F(xiàn)在的檔案管理，遠遠比我們想象中的問題還要多，所以，我們必須重視檔案的管理，還要完善檔案的管理制度，并且提高檔案的管理效率。

一、檔案管理應(yīng)用信息化的意義

檔案信息化管理建設(shè)的意義就在于要符合時代發(fā)展的步伐，因此在快速發(fā)展的大環(huán)境下，我國應(yīng)該快速推動檔案信息化建設(shè)，檔案管理必須適應(yīng)我們所處的新環(huán)境，進行信息化管理，做到規(guī)范管理，才能在新時代長期立足，由此可以看出建立信息化管理檔案的重要性。在當(dāng)今信息化時代，我們必須明白信息化管理檔案是非常重要的。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓人們在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下快速的應(yīng)用信息、接收資源、提供信息，這些都是檔案信息化建設(shè)的不變條件。檔案信息化管理具有獨立性，它包括技術(shù)性與保密性以及比較人性化的特征。獨立性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，管理檔案的資料利用信息化方法可以變得更有順序。第二，應(yīng)用電子檔案進行信息化的管理使用起來安全性更高。新時代的發(fā)展，檔案信息化管理的要求也就越高，必需緊隨時代步伐，利用先進技術(shù)與經(jīng)驗為實踐和理論做有力的支撐，并不斷完善與管理電子檔案。然而新時代的信息化檔案管理比較人性化，做到“以人為本”的理念，將這一特點落到實處，使服務(wù)能夠做到面面俱到，更好的服務(wù)廣大用戶。

二、檔案管理的問題做出相應(yīng)的分析

現(xiàn)在檔案的管理對我們來說越來越為必要，并且很多人都在關(guān)注，因為發(fā)展的時間比較短，所以問題也比較多，下面是對這些問題的探討。

（一）不完善的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理在信息化建設(shè)中屬于基礎(chǔ)性建設(shè)，我們完善基礎(chǔ)性建設(shè)就是對檔案管理的建設(shè)，不完善的基礎(chǔ)性建設(shè)有幾個表現(xiàn)：首先，檔案的管理設(shè)施中軟件與硬件還沒有那么完善，要想更好的完善檔案的管理我們就要進行完善檔案設(shè)施中的軟件與硬件，這是檔案管理的根本條件，也是必要條件，先進的技術(shù)能夠確保檔案的管理工作開展地更順利；其次，不完善的隊伍建設(shè)，大部分工作人員對檔案的管理知識比較缺乏，不了解信息化管理的意義，更不知道怎樣處理相關(guān)工作；最后，管理的制度不夠完善，管理制度的完善可以督促工作順利進行，但是目前的管理制度漏洞百出，存在許多不完善，從而影響了新時代檔案信息化建設(shè)的開展。

（二）資源利用率低

利用信息化進行檔案管理主要是為了改善檔案管理的效率，能夠更好地達到資源共享，從現(xiàn)在情況來看，一些資源信息沒有充分的被利用，無法體現(xiàn)信息化建設(shè)的作用，如今許多地方已經(jīng)建設(shè)檔案專門管理的信息化管理機制，但是管理模式上依然非常的傳統(tǒng)守舊，不去交流學(xué)習(xí)，使管理理念受到很多束縛，使資源利用率沒有辦法保證?，F(xiàn)在是一個信息發(fā)展迅速的時代，很多資源和信息都不需要在進行保密的情況下，應(yīng)該拿出來讓大家共享與交流，這樣就可以把資源很好地利用起來。

（三）信息水平低

雖然我國已經(jīng)意識到檔案管理比較薄弱，但是已經(jīng)做出了調(diào)整，進行改變有了很大的進步，但是檔案管理應(yīng)用信息化還是很低，比如：管理運用信息化處理的能力還是很弱，無法在短時間內(nèi)處理好檔案，儲存的設(shè)備不夠標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)極易丟失和改變，此管理沒有做到統(tǒng)一，使這些檔案數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)利用與共享。這些情況表現(xiàn)信息化的管理水平很低，我們必須做出相應(yīng)的改變。

二、檔案管理運用信息化的策略

對于管理檔案使用信息化所出現(xiàn)的現(xiàn)象，我們在以后檔案的管理中做出相應(yīng)創(chuàng)新與改革，提高檔案在管理中運用信息化的利用率。

（一）完善檔案的管理建設(shè)模式

檔案的管理使用信息化必須做出創(chuàng)新與改革，緊跟時代步伐，使管理的方式改進，只有這樣做才會使檔案的管理和信息化建設(shè)結(jié)合起來，讓信息化在檔案的管理中起到更大的作用。第一，在信息化的技術(shù)中，不僅需要提高先進的技術(shù)，還要重視技術(shù)的開發(fā)與適用，讓二者達到一個平衡的狀態(tài)，將信息化在檔案管理中呈現(xiàn)出做好的效果。第二，在這項工作中，我們要把收集過來的信息進行更深層次的整理，建立更完善的數(shù)據(jù)庫，使資源更好的被利用，體現(xiàn)其價值所在。

（二）培訓(xùn)檔案的工作人員

在檔案管理的工作人員，我們要對他們進行培訓(xùn)，這樣可以提高信息化在檔案管理中的效果，在檔案的管理中，我們需要改進兩方面：一方面，招聘專業(yè)的管理人才加入；另一方面，對檔案的管理人員實施素質(zhì)培訓(xùn)。第一，必須提升檔案的管理人員，讓他們理解什么是信息化，提高他們管理的能力，教他們怎樣使用軟件對信息進行處理及收集；第二，還要培養(yǎng)他們的管理能力，采用不同方法來提高培訓(xùn)及指導(dǎo)，時常對他們進行考核。

（三）資源的共享

檔案的資源在被人們使用的時候才會顯示出其價值，在當(dāng)今社會中，如果檔案的管理還是采用傳統(tǒng)的管理模式，我們不去更新，不去改變，把所有收集來的資源信息只是固定的放在那里，沒有人會去學(xué)習(xí)與搜尋，那么，這就是沒有用的資源，與此同時，也是對資源的一種浪費，這樣資源始終不能起到應(yīng)有作用，各部門必須提高檔案資源的交流與共享，把檔案的管理優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化運用在檔案管理中是一個比較全面、長期又艱巨的工作，它不僅僅是一個部門所要完成的工作任務(wù)，更加不只是單純只依靠計算機的人就可以完成的任務(wù)，這需要更多的檔案工作人員的配合與積極參與，檔案管理工作人員的素質(zhì)對信息化的檔案管理建設(shè)也起著重要的作用，只有不斷地努力，才可以使檔案信息化建設(shè)有一個美好的明天。