做好辦公室的文秘工作方法探析

朱寶欽

（福建省松溪縣自然資源局，福建 南平 353500）

前言

辦公室工作不僅非常煩瑣，同時(shí)系統(tǒng)性也比較強(qiáng)，表面看似平凡實(shí)際卻非常關(guān)鍵，即要有效執(zhí)行上級(jí)的相關(guān)指示，又要傳播重要的信息，作為辦公室文秘工作者，必須對(duì)上級(jí)指示進(jìn)行正確的解讀，同時(shí)還要對(duì)本部門的整體工作情況有正確的了解和認(rèn)識(shí)，才能靈活處理突發(fā)事件，提高應(yīng)變能力。即需要堅(jiān)守崗位，同時(shí)還要誠實(shí)有信用，采取科學(xué)、規(guī)范的方法進(jìn)行工作。

一、當(dāng)前辦公室文秘工作中存在的問題

近些年來，隨著工作人員的不斷學(xué)習(xí)，整體素質(zhì)得到了有效的提升，但是在實(shí)際工作中還存在很多的問題需要改進(jìn)和優(yōu)化[1]。

（一）工作目標(biāo)不明確

在辦公室文秘工作中，還沒有制定明確的工作目標(biāo)，使得工作在落實(shí)的過程中沒有合理進(jìn)行規(guī)劃，工作目標(biāo)不清晰，有些工作人員對(duì)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)缺乏了解，不知道自己究竟應(yīng)該做什么，采用何種方法去完成工作，辦公室工作人員自身崗位要求缺乏正確的認(rèn)知，只是聽從指示進(jìn)行工作，對(duì)工作沒有自身的計(jì)劃，不能對(duì)自身工作進(jìn)行深入的研究和分析。

（二）沒有合理創(chuàng)新工作方法

目前，辦公室文秘工作在開展的過程中，仍然使用以往的方法進(jìn)行工作；管理制度與實(shí)際工作內(nèi)容之間存在偏差，管理措施在執(zhí)行的過程中，沒有結(jié)合具體的工作需要進(jìn)行優(yōu)化，辦公效率提升受到阻礙[2]。主要就是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作制度落實(shí)沒有足夠重視，部分工作還停留于形式，沒有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行統(tǒng)一。這就導(dǎo)致辦公室文秘人員在實(shí)際工作中被輕視和忽略。

二、做好辦公室的文秘工作方法

（一）確定具體的辦公室工作規(guī)范

只有對(duì)辦公室工作進(jìn)行規(guī)范，才能使辦公室形成科學(xué)的管理體系，減少辦事的時(shí)間[3]。辦公室做為單位的主要窗口，需要將工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為工作卡站的重點(diǎn)，對(duì)所有工作內(nèi)容進(jìn)行明確，使每個(gè)工作人員都能對(duì)自身工作有正確的認(rèn)識(shí)。結(jié)合相關(guān)要求履行具體的工作責(zé)任，制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化與本單位的實(shí)際需求對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化[4]。另外，還需要結(jié)合具體實(shí)際，建立科學(xué)、規(guī)范的管理體系，使管理工作可以按照規(guī)章制度辦事，使管理工作更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化。對(duì)于管理效果比較好的工作方法繼續(xù)沿用，對(duì)于影響工作效率的方法進(jìn)行摒棄，同時(shí)還要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的變化性創(chuàng)新各項(xiàng)制度。在管理內(nèi)容中對(duì)于嚴(yán)令禁止的事務(wù)進(jìn)行明確，不斷加強(qiáng)工作力度。

同時(shí)在工作中還應(yīng)該在辦公室不同工作內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，綜合整體性的情況進(jìn)行監(jiān)督，才能使辦公室工作開展更加高效，約束相關(guān)工作人員的自身行為。另外，辦公室人員還應(yīng)該從整體出發(fā)考慮和分析問題，不斷提升服務(wù)水平，按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排進(jìn)行工作，合理處理問題；同時(shí)還需要注意工作的靈活性，積極主動(dòng)完成自身工作，使問題可以在最短的時(shí)間內(nèi)得到有效的解決[5]。

（二）在工作中對(duì)工作方法進(jìn)行有效的創(chuàng)新

創(chuàng)新是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要力量。文秘人員需要在國家各項(xiàng)工作要求的基礎(chǔ)上，不斷對(duì)自身工作進(jìn)行創(chuàng)新，才能與時(shí)代發(fā)展相協(xié)調(diào)，使文秘工作更加科學(xué)、規(guī)范。如果在工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，就會(huì)使工作陷入困惑，對(duì)工作效率提升產(chǎn)生限制。為此，如果想要對(duì)工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新，文秘人員必須以自身工作為基礎(chǔ)，增加學(xué)習(xí)時(shí)間，在工作中善于積累和總結(jié)，再結(jié)合具體的工作需要進(jìn)行深入的研究和創(chuàng)新，才能使文秘工作更加具有針對(duì)性，避免脫離實(shí)際，只有對(duì)實(shí)際需要有正確的了解，找到最合理的工作方法嗎，才能摒棄與自身工作不適應(yīng)的工作方式，進(jìn)行積極的探索，在工作中加強(qiáng)落實(shí)。

（三）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提升自身修養(yǎng)

文秘人員在工作中需要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接觸，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成重要的決策，在實(shí)際工作中，為了使工作落實(shí)地更加良好、高效，需要時(shí)刻堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)，與行政領(lǐng)導(dǎo)保持一致，避免出現(xiàn)與企業(yè)發(fā)展實(shí)際相偏離的行動(dòng)和語言。同時(shí)，還要對(duì)現(xiàn)有的各項(xiàng)政策有及時(shí)地了解，避免在工作中與政策要求相偏離，不斷提升對(duì)自己的要求。

文秘工作的主要工作內(nèi)容就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)意見進(jìn)行傳達(dá)，工作辦事直接代表著領(lǐng)導(dǎo)的意圖，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)精神進(jìn)行傳達(dá)，在實(shí)際工作中，需要時(shí)刻意識(shí)到自身工作的重要性，明確自身位置。樹立為基層服務(wù)的思想，才能發(fā)揮文秘工作的真正作用和價(jià)值，提升文秘工作人員帶動(dòng)整體素養(yǎng)。

辦公室是企業(yè)發(fā)展的主要部門，工作涉及的范圍非常廣泛，因此在實(shí)際工作中必須強(qiáng)化團(tuán)結(jié)意識(shí)，將相關(guān)部門的工作進(jìn)行融合，積極做好引領(lǐng)作用，完成實(shí)際的工作目標(biāo)。

文秘工作會(huì)接觸到很多的核心文件，參加決策性的會(huì)議，所以必須具有保密意識(shí)，才能對(duì)企業(yè)保持忠誠之心，避免利用職務(wù)便利竊取企業(yè)的核心機(jī)密，堅(jiān)持自己的工作原則，明確自身義務(wù)和責(zé)任，避免在利益中迷失自我，影響企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。

（四）與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念

作為企業(yè)發(fā)展的重要組成，文秘人員必須以時(shí)代發(fā)展需要為基礎(chǔ)，對(duì)自身的思想觀念進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新，加強(qiáng)理論研究，才能在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)提供先進(jìn)的經(jīng)營理念，做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作。

文秘工作人員不僅需要正確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)經(jīng)濟(jì)效益給予更多的關(guān)注和重視，經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查，并向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提升。另外，還需要以企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為核心進(jìn)行思考和研究，并提出針對(duì)性的鑒于，發(fā)揮文秘工作的督導(dǎo)作用。

同時(shí)文秘工作者還需要具有超前意識(shí)，在思想、觀念等方面都超前，始終關(guān)注國家的形勢(shì)變化，對(duì)市場(chǎng)動(dòng)向準(zhǔn)確進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)有正確的了解和認(rèn)識(shí)，才能在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中提出方向性的建議，更好地發(fā)揮文秘工作的職能作用。

信息化目前已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要特征，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為生活中的重要組成，企業(yè)各方面工作都需要依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并合理進(jìn)行應(yīng)用，才能從根本提升工作效率，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。

（五）高標(biāo)準(zhǔn)做好文秘工作

企業(yè)在傳達(dá)政令時(shí)一般會(huì)采取公文或者會(huì)議的方式。對(duì)文件進(jìn)行撰寫，是文秘工作人員必須旅行的工作內(nèi)容，也是文秘人員素質(zhì)提升的重要展示。在進(jìn)行重要公文撰寫時(shí)，需要文秘人員合理使用語言，表達(dá)鮮明的政治觀念，保證公文在執(zhí)行過程中具有可操作性性，為企業(yè)工作的開展提供正確的指導(dǎo)。

督導(dǎo)反饋是企業(yè)工作發(fā)展的重要方式，企業(yè)需要結(jié)合具體實(shí)際建立督導(dǎo)反饋制度，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰力度，并準(zhǔn)確進(jìn)行落實(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督，為工作質(zhì)量質(zhì)量的提升提供保證，加強(qiáng)與各部門之間的協(xié)調(diào)配合，順利解決存在的問題。并且針對(duì)工作的具體落實(shí)情況需要在第一時(shí)間進(jìn)行反饋。當(dāng)工作結(jié)束后還需要進(jìn)行總結(jié)，使每項(xiàng)工作內(nèi)容都能準(zhǔn)確落實(shí)。

三、結(jié)束語

綜上所述，文秘工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性日益凸顯，做好文秘工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中的重要內(nèi)容。在進(jìn)行文秘工作時(shí)，需要長時(shí)間的進(jìn)行總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)，并不是短時(shí)間之內(nèi)就能發(fā)生變化的，需要長時(shí)間進(jìn)行堅(jiān)持，才能更好地完成文秘工作內(nèi)容。