電子檔案信息安全管理存在問題及對策

廉俊芳

（內(nèi)蒙古京隆發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012100）

引言

我國的網(wǎng)絡(luò)科技以及計算機技術(shù)發(fā)展速度是比較快的，所以電子檔案勢必會代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，它具有諸多優(yōu)點，比如說在操作簡單快捷，同時還可以大容量的儲存。然而因為網(wǎng)絡(luò)自身就有一定的缺陷，所以造成了電子檔案信息也同樣存在著不足。尤其是電子檔案信息開放性和資源共享性，使得電子檔案信息同樣隱藏著安全方面的威脅。文章基于電子檔案的概念還有特點，分析了電子檔案信息現(xiàn)有的問題，并提出了有效的優(yōu)化對策。

一、電子檔案的概念及特點

（一）電子檔案的概念

電子檔案的意思是帶著憑證特征并且可以通過關(guān)鍵詞快速查找，同時還有一定的保存價值的電子文件，但是這些電子文件必須交給有關(guān)部門實施統(tǒng)一歸檔保管的。在這些電子檔案中，要詳細(xì)地列出國家機構(gòu)、社會組織或者個人在辦理事物還有履行責(zé)任的時候，所生成的各個信息，這些信息會被電子信息設(shè)備完整地記錄下來。

（二）電子檔案的特點

電子檔案的第一個特點是對系統(tǒng)設(shè)備的依賴。電子檔案是使用系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行保存的，這就意味著其對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性比較大，電子檔案是建立在數(shù)字化信息技術(shù)的基礎(chǔ)上的，它在系統(tǒng)設(shè)備中，是采用數(shù)字編碼的方式得到保存的，所以說沒有了系統(tǒng)設(shè)備，那么電子檔案也就消失了。

第二個特點則是載體和信息可分離性。紙質(zhì)版的檔案信息，它的信息和載體是無法分割的，然而電子檔案信息卻可以實現(xiàn)載體和信息的分離，它能存儲在計算機上，也可以保存在硬盤等硬件設(shè)備上，甚至還可以利用不同的載體對其進(jìn)行復(fù)制或者使用網(wǎng)絡(luò)傳輸，這就說明了信息是獨立的，給電子檔案管理帶來了便利。

二、當(dāng)前電子檔案信息安全存在問題

（一）面臨網(wǎng)絡(luò)威脅

電子檔案是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)而構(gòu)建的信息管理平臺，而在網(wǎng)絡(luò)運用中，網(wǎng)絡(luò)安全是社會非常重視的焦點。電子檔案對信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性比較大，所以它的安全性受到威脅的概率就加大了?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問題越來越多，所以說電子檔案信息也同樣被網(wǎng)絡(luò)威脅。并且這個威脅主要來自于數(shù)據(jù)，如果電子檔案的數(shù)據(jù)被他人惡意盜取或者隨意篡改的話，將會讓檔案信息失去完整性。

（二）信息更改過于靈活

電子檔案被放置在計算機還有網(wǎng)絡(luò)中，為更改信息提供了便利條件，并且更改之后，也不會留下蛛絲馬跡。雖然說電子檔案為信息管理帶來了方便，但是它的過于靈活也會讓大家對電子檔案的真實性產(chǎn)生懷疑。這主要是因為電子檔案的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臅r候，受到網(wǎng)絡(luò)病毒或者木馬程序的侵害比較容易。如果信息不慎丟失或者出現(xiàn)破損，那么它就不具有價值了，它的真實性也就失去了意義。而且電子檔案信息和載體可以實現(xiàn)分離，它可以在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，這就使得網(wǎng)絡(luò)用戶無法辨別該文件是不是最初的文件，也同樣為電子檔案的管理增加了威脅。

（三）相關(guān)法律和規(guī)章制度不健全

我國現(xiàn)在所推行的法律法規(guī)中關(guān)于電子檔案管理信息安全的還不健全。雖然在2008年和2016年分別發(fā)布了相關(guān)的法律法規(guī)，但是因為信息化的發(fā)展速度比較快，產(chǎn)生的問題越來越多，導(dǎo)致了現(xiàn)行的法律法規(guī)已經(jīng)不能完全適應(yīng)目前的發(fā)展，存在的法律盲點也越來越多。同時現(xiàn)行法律一般都是在遇到問題之后，才會想解決的方式，再通過法律的形式明確下來，對于未出現(xiàn)的問題，做不到事先預(yù)測。

三、電子檔案信息安全優(yōu)化對策

（一）加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)

電子檔案對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還有信息技術(shù)的依賴性比較高，所以在運用電子檔案的時候，必須加大對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，讓電子檔案可以存在于比較安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時候，要最大程度地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的作用，提高檔案信息的安全系數(shù)?，F(xiàn)在新研發(fā)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)所包含的內(nèi)容比較多，比如說對計算機主機數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)保護(hù)，對密碼的保護(hù)等。在電子檔案信息安全管理過程中，可以采用多項安全保護(hù)技術(shù)，為網(wǎng)絡(luò)安全提供保障。從而使得檔案管理安全性比較高。除此之外，在電子檔案信息安全管理過程中，還要使用安全評估系統(tǒng)，加強對檔案信息安全的預(yù)測，對于隱藏或者潛在的危險提高預(yù)警，這也可以從一定程度上，提高信息安全。

（二）培養(yǎng)信息備份工作習(xí)慣

電子檔案信息管理人員，要養(yǎng)成信息備份的好習(xí)慣。因為電子檔案存在著一定的風(fēng)險，尤其是在存儲和傳輸環(huán)節(jié)，非常容易丟失以及破損，所以為了提高信息安全系數(shù)，工作人員要形成信息備份的好習(xí)慣。實現(xiàn)信息管理的規(guī)范化。同時還要注意在備份的時候，要注明備份人以及備份時間。對于備份檔案也要定期檢查，預(yù)防發(fā)生意外。有條件的檔案部門，可以設(shè)置一個專門負(fù)責(zé)備份檢查的人員，保障電子檔案信息的安全。

（三）健全相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)完全踏入了數(shù)字化時代，在數(shù)字化時代，給我們的工作和生活提供了便捷的同時，也加大了電子檔案信息管理的難度。所以說這就需要完善先關(guān)的法律法規(guī)，才可以為電子檔案管理提供法律保障。法律法規(guī)的制定是從我國的具體國情出發(fā)，并要按照發(fā)展的不同階段對法律法規(guī)進(jìn)行及時更新，促使著我國的電子檔案信息管理步入法制化。

四、結(jié)論

電子檔案管理已經(jīng)為我國的檔案管理做出了卓越的貢獻(xiàn)，但是我們也不能忽視其存在的安全風(fēng)險，通過修補現(xiàn)有的漏洞，讓電子檔案管理可以更好地發(fā)揮作用。加大對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)法維護(hù)，工作人員養(yǎng)成備份習(xí)慣，國家完善相關(guān)的法律法規(guī)，從而為電子檔案信息安全提高保障。