淺談商貿(mào)企業(yè)應(yīng)收賬款管理及信用檔案建設(shè)

陳功林

（龍巖市博興貿(mào)易有限公司，福建 龍巖 364000）

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，商業(yè)信用在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的重要性越發(fā)凸顯，通過(guò)適當(dāng)?shù)馁d銷經(jīng)營(yíng)，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力可以得到提高，庫(kù)存的減少也能夠降低管理成本。不過(guò)伴隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化，商貿(mào)企應(yīng)收賬款問(wèn)題越發(fā)凸顯，如果應(yīng)收賬款數(shù)額過(guò)大，回款期限過(guò)長(zhǎng)，甚至產(chǎn)生壞賬，影響商貿(mào)企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)發(fā)展，并帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該在優(yōu)化自身信用政策，提升商業(yè)信用的同時(shí)，做好應(yīng)收賬款管理。

一、商貿(mào)企業(yè)特點(diǎn)及現(xiàn)狀

對(duì)于商貿(mào)企業(yè)而言，最為核心的經(jīng)營(yíng)方式就是批發(fā)和零售，對(duì)比生產(chǎn)企業(yè)，具有經(jīng)營(yíng)周期短、資金周轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，對(duì)于資金的周轉(zhuǎn)速度有著極高的要求，任何一個(gè)環(huán)節(jié)失誤，都可能會(huì)導(dǎo)致資金鏈斷裂，繼而給企業(yè)造成無(wú)法估量的損失。由于進(jìn)入門檻較低，所以大多數(shù)為中小型民營(yíng)企業(yè)，據(jù)統(tǒng)計(jì)2018年底其在我國(guó)市場(chǎng)主體中所占比例超過(guò)50%。其競(jìng)爭(zhēng)極為激烈，利潤(rùn)率較低，為國(guó)有資本和其他大資本所不屑，然而為我國(guó)生產(chǎn)制造企業(yè)提供了大部分生產(chǎn)所需材料，為我國(guó)成為制造大國(guó)奠定了基礎(chǔ)，亦為我國(guó)走向制造業(yè)強(qiáng)國(guó)繼續(xù)發(fā)揮著不可替代作用?？善浒l(fā)揮的作用和其所處地位極不相符，在產(chǎn)業(yè)鏈中所處位置極為尷尬，大都處于弱勢(shì)地位。

二、應(yīng)收賬款管理和客戶信用檔案的重要性

應(yīng)收賬款簡(jiǎn)單來(lái)講，指企業(yè)通過(guò)賒銷的方式來(lái)提供商品或者勞務(wù)，并由此形成的債權(quán)，屬于企業(yè)資金運(yùn)營(yíng)管理的一個(gè)重要組成部分。如果應(yīng)收賬款數(shù)額過(guò)大，會(huì)占用企業(yè)大量的流動(dòng)資金；如果應(yīng)收賬款回款周期過(guò)長(zhǎng)，可能引發(fā)壞賬損失，在無(wú)法及時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行回收的情況下，因商貿(mào)企業(yè)本身特點(diǎn)是固定資產(chǎn)占比低，從銀行金融機(jī)構(gòu)獲取貸款更難，就必須面對(duì)財(cái)務(wù)費(fèi)用更高、資金成本更大的問(wèn)題，企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都會(huì)受到影響，嚴(yán)重的還可能引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)甚至企業(yè)的破產(chǎn)。為了能夠?qū)?yīng)收賬款進(jìn)行及時(shí)回收，企業(yè)需要投入大量的人力物力資源，而這會(huì)導(dǎo)致其管理成本的增加。因此，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該從自身的實(shí)際情況著眼，制定出恰當(dāng)甚至比其他類型企業(yè)的更為嚴(yán)格信用政策，做好應(yīng)收賬款的及時(shí)回收，推動(dòng)資金周轉(zhuǎn)速度的加快，防止壞賬的發(fā)生，這樣才能保障企業(yè)的健康發(fā)展。

三、 商貿(mào)企業(yè)應(yīng)收賬款管理和信用檔案建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）為占領(lǐng)市場(chǎng)或不失去現(xiàn)有市場(chǎng)

市場(chǎng)是商貿(mào)企業(yè)生存的唯一基礎(chǔ)。因同質(zhì)競(jìng)爭(zhēng)激烈和本身所處的產(chǎn)業(yè)鏈地位，商貿(mào)企業(yè)處于明顯的弱勢(shì)及無(wú)奈。往往必須接受賒銷條件，才能穩(wěn)定和開(kāi)發(fā)客戶。很多商貿(mào)企業(yè)為了能夠拓展自身的市場(chǎng)占有份額，往往會(huì)采用寬松的信用政策。如龍巖市水泥建材企業(yè)，所有給其供貨的客戶，付款時(shí)間為三個(gè)月，還時(shí)有拖欠。你不愿供貨，自有他人肯供。這些較大型企業(yè)貨款是安全的，就是回收期太長(zhǎng)。相比給其他中小型企業(yè)供貨，風(fēng)險(xiǎn)小多了。這僅僅是店大欺客。筆者在龍巖鋼鐵廠時(shí)和銷售人員去推銷生鐵開(kāi)拓市場(chǎng)，幾乎給予鑄造企業(yè)都是賒銷政策，整個(gè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)好時(shí)，應(yīng)收貨款風(fēng)險(xiǎn)小，在經(jīng)濟(jì)形勢(shì)一旦轉(zhuǎn)弱，風(fēng)險(xiǎn)劇增。

（二）內(nèi)控制度不完善和信用檔案建設(shè)缺失

在“大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新”新時(shí)代的大背景下，市場(chǎng)主體實(shí)行注冊(cè)制以來(lái)，競(jìng)爭(zhēng)更為激烈化，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提出了更加嚴(yán)格的要求，但僅將目光放在日常成本支出的管理方面，在應(yīng)收賬款管理中，沒(méi)有能夠建立起科學(xué)規(guī)范的內(nèi)控制度，即使有也沒(méi)有依照內(nèi)控制度的要求，開(kāi)展賒銷審批工作，影響了相關(guān)制度作用的發(fā)揮。同時(shí)，為節(jié)省管理成本，沒(méi)有設(shè)置專門的信用管理機(jī)構(gòu)和信用管理人員，沒(méi)有面向客戶制定出切實(shí)可行的信用政策，一些信用相對(duì)較差的客戶容易出現(xiàn)惡意拖欠賬款的情況。企業(yè)沒(méi)有構(gòu)建起相應(yīng)的客戶信用檔案管理部門，致賒銷政策無(wú)據(jù)可依，責(zé)任不明，應(yīng)收賬款的管理也無(wú)從抓起。

（三）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄

不少商貿(mào)企業(yè)在進(jìn)行銷售合同簽訂的過(guò)程中，都存在簡(jiǎn)化銷售流程的情況，沒(méi)有嚴(yán)格遵循《合同法》的相關(guān)要求，也沒(méi)有就合同條款進(jìn)行審核，出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)債權(quán)糾紛時(shí)，無(wú)法將合同作為糾紛處理的依據(jù)，也無(wú)法得到法律的保護(hù)，甚至于部分商貿(mào)企業(yè)即使面對(duì)壞賬，也無(wú)法得到相關(guān)法律法規(guī)對(duì)自身的合法權(quán)益的維護(hù)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相對(duì)薄弱，很容易給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。如龍巖市博興貿(mào)易有限公司為福安市善豐電機(jī)配件有限公司長(zhǎng)期供應(yīng)鑄造生鐵近十年，建立了良好的合作伙伴關(guān)系。開(kāi)始供貨時(shí)，每車合同、出廠運(yùn)輸單、收貨過(guò)磅加驗(yàn)收人簽字、增值稅專用發(fā)票俱全。因異地運(yùn)輸相距遠(yuǎn)，運(yùn)輸車輛都是外派物流回頭車，運(yùn)輸單、過(guò)磅驗(yàn)收單郵寄煩瑣，經(jīng)幾年的合作建立信任后，這些合同和單據(jù)就沒(méi)再重視，僅增值稅專用發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。到2016年，善豐公司改用廢鐵為原材料，沒(méi)再用鑄鐵，對(duì)所欠博興公司貨款近伍拾萬(wàn)元惡意拖欠，因僅有發(fā)票和賬戶往來(lái)憑證，致證據(jù)不足，合法權(quán)益沒(méi)有得到保護(hù)。所以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)絕不能因所謂信任而漸淡薄，不然惜字如金的社會(huì)主義核心價(jià)值觀中不會(huì)專門有“誠(chéng)信”二字。

（四）商品質(zhì)量問(wèn)題和售后服務(wù)不到位

就目前而言，商品質(zhì)量問(wèn)題和售后服務(wù)不到位而致應(yīng)收賬款的管理風(fēng)險(xiǎn)較為少數(shù)，絕大多數(shù)商貿(mào)企業(yè)為保證應(yīng)收賬款的安全，盡心盡力，若有瑕疵，也盡量提供折扣，換取客戶的理解以回收貨款。才不會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)，阻礙后續(xù)交易的順利進(jìn)行。

四、 加強(qiáng)商貿(mào)企業(yè)應(yīng)收賬款管理和客戶信用檔案建設(shè)的建議

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念和巧用“管理會(huì)計(jì)”創(chuàng)新管控方法

改變?yōu)檎碱I(lǐng)市場(chǎng)而墊貨的傳統(tǒng)觀念，巧用“二八”定律在銷售中的作用。如市場(chǎng)開(kāi)拓中對(duì)20%的國(guó)企或?qū)嵙?qiáng)大的其他企業(yè)可以賒銷供貨，實(shí)踐中這類企業(yè)資信好，能按合同行事；另外80%的企業(yè)又可以按訂單（金額要按實(shí)際情況掌握）給予20%的賒銷額度，為減少風(fēng)險(xiǎn)，其他80%的賬款最起碼要收取承兌匯票或現(xiàn)款，哪怕要失去市場(chǎng)份額也在所不惜。同時(shí)引用管理會(huì)計(jì)的“機(jī)會(huì)成本”概念，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析決策，以期獲取企業(yè)收益的最大化。

（二）完善內(nèi)控管理體系與建立完善的客戶信用檔案

在保證必要的管理費(fèi)用基礎(chǔ)上，建立符合商貿(mào)企業(yè)特點(diǎn)的內(nèi)控制度，強(qiáng)化應(yīng)收賬款分析，各部門能群策群力，通力協(xié)作又各司其職，盡量能在事前控制應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。構(gòu)建完善的信用檔案，對(duì)客戶基本信息進(jìn)行收集，做好資信調(diào)查工作，建立起每一個(gè)客戶的信用檔案，將之作為信用風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)和前提，能用專業(yè)的分析法，對(duì)客戶的資產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)狀況、抵押能力和財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)算方式，制定出對(duì)應(yīng)的信用政策，對(duì)客戶的信用等級(jí)進(jìn)行明確，做好風(fēng)險(xiǎn)防范；同時(shí)完善應(yīng)收賬款責(zé)任制度，將每一筆應(yīng)收賬款落實(shí)到部門和個(gè)人，使得銷售與回款掛鉤，作為部門和個(gè)人的業(yè)業(yè)績(jī)考核指標(biāo)。

（三）強(qiáng)化企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)及善用法律武器維護(hù)權(quán)益

應(yīng)該提升企業(yè)全體員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，借助大數(shù)據(jù)分析來(lái)對(duì)市場(chǎng)需求變化進(jìn)行跟蹤。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)照《合同法》的相關(guān)要求，對(duì)銷售合同的相關(guān)條款進(jìn)行完善，明確自身和客戶的權(quán)利及義務(wù)，在合同中對(duì)商品類型、銷售數(shù)量、交貨方式、付款方式、時(shí)間以及違約責(zé)任等進(jìn)行闡述，確保銷售合同、記賬發(fā)票、對(duì)賬清單等資料的完整性，確保在發(fā)生訴訟時(shí)不會(huì)因?yàn)橘Y料不全引發(fā)不必要的損失。實(shí)踐中，筆者認(rèn)為司法部門應(yīng)確認(rèn)“增值稅專用發(fā)票”作為最主要證據(jù)作用，不能因?yàn)槠渌C據(jù)的瑕疵而致企業(yè)維權(quán)困難。因?yàn)樵鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票作為經(jīng)濟(jì)往來(lái)交易憑證的法律屬性為我國(guó)法律嚴(yán)格確認(rèn)。

（四）強(qiáng)化商品質(zhì)量控制并做好售后服務(wù)管理

商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該做好商品質(zhì)量的源頭控制，將自身所具備的優(yōu)勢(shì)最大限度地發(fā)揮出來(lái)，做好銷售渠道的靈活選擇。企業(yè)應(yīng)該做好相應(yīng)的市場(chǎng)調(diào)研工作，選擇一些技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量可靠、功能豐富的產(chǎn)品，拉開(kāi)與同類型商品企業(yè)的差距，提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，也可以有目的地對(duì)用戶和訂單進(jìn)行選擇，對(duì)于已經(jīng)售出，但是發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)品，需要做好售后服務(wù)工作，結(jié)合用戶需求進(jìn)行退換，贏得客戶的信任。另外，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該樹(shù)立起良好的企業(yè)形象，創(chuàng)造品牌優(yōu)勢(shì)，盡可能降低應(yīng)收賬款帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該對(duì)售后服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)其樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，能夠認(rèn)真傾聽(tīng)客戶的投訴，幫助其對(duì)問(wèn)題進(jìn)行梳理，然后選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)，對(duì)自身觀點(diǎn)進(jìn)行表達(dá)。如果是商品本身存在質(zhì)量問(wèn)題，需要向客戶表達(dá)歉意，并在約定期內(nèi)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決；如果是人為因素引發(fā)的問(wèn)題，則需要向客戶說(shuō)明情況，為其提供合適的解決方案，提升售后服務(wù)的效果，以此來(lái)獲取更多的市場(chǎng)份額。

沉舟側(cè)畔千帆過(guò)，病樹(shù)前頭萬(wàn)木春。面對(duì)越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，商貿(mào)企業(yè)在很多時(shí)候并沒(méi)有自主選擇客戶的權(quán)利，不過(guò)卻可以通過(guò)有效的應(yīng)收賬款管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。在進(jìn)行應(yīng)收賬款管理的過(guò)程中，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該從自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r以及客戶信用狀況出發(fā)，制定出恰當(dāng)?shù)男庞谜?，?duì)應(yīng)收賬款管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，確保其收益最大的情況下，將可能出現(xiàn)的損失降到最低，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。如此，既能穩(wěn)定就業(yè)，又為我國(guó)經(jīng)濟(jì)從“中國(guó)制造”向“中國(guó)創(chuàng)造”的轉(zhuǎn)變提供不竭的動(dòng)力。