檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用途徑探討

徐桂珍

牡丹江師范學(xué)院檔案室，黑龍江 牡丹江 157011

在信息技術(shù)極為發(fā)達(dá)的當(dāng)下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在面臨諸多挑戰(zhàn)，很多行業(yè)已經(jīng)逐步完成信息化轉(zhuǎn)型，各類新型的通信技術(shù)也得到廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸趨于完善。各類新技術(shù)的應(yīng)用使檔案內(nèi)容信息化并實(shí)現(xiàn)海量存儲和快速傳輸，檔案室的管理工作也實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的飛躍，工作效率更是大大提升[1]。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理邁向現(xiàn)代化的必經(jīng)道路，能順利地將高科技技術(shù)與檔案室進(jìn)行整合，讓檔案事業(yè)得以順利邁向未來。近些年來，人們對檔案信息資源的需求量日漸增大，檔案管理工作也發(fā)生巨大的變化，面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)也充滿新的發(fā)展機(jī)遇，所以就需要檔案管理部門將現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案信息資源的利用相結(jié)合，完成數(shù)字化和信息化的轉(zhuǎn)型，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求量。目前的數(shù)字檔案建設(shè)已經(jīng)取得較好成績，但是仍面臨諸多的問題，檔案信息資源的利用途徑就是重要問題之一，本文將著重討論這一點(diǎn)。

1 利用檔案信息資源的必要性分析

將檔案信息數(shù)字化能實(shí)現(xiàn)快速檢索和瀏覽，且使用更加方便，還能節(jié)約儲存空間，其優(yōu)勢非常明顯，同時(shí)還能讓原件尤其是一些珍貴的檔案資料得到良好的保存，不至于因?yàn)檫^度翻閱而損壞。現(xiàn)實(shí)中對檔案資料進(jìn)行妥善保管和管理以及開發(fā)，其實(shí)也是為了充分利用檔案信息資源，這是檔案發(fā)揮自身價(jià)值的最佳途徑[2]。社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都有大量的檔案資料，并沒有專門的檔案館和企事業(yè)單位等，其種類和級別都非常復(fù)雜，同時(shí)社會(huì)各界人士對檔案信息資源的需求量又非常大，而且正在不斷增多。顯而易見，雙方是供需關(guān)系，并且存在諸多的合作空間和機(jī)會(huì)，為雙方搭建起溝通交流的橋梁是必然之舉，而檔案信息資源的利用價(jià)值也將得以體現(xiàn)，將海量的信息資源釋放出來不但是社會(huì)公眾所期盼的，也是檔案信息資源的利用方式，最終實(shí)現(xiàn)資源共享并造福社會(huì)，也讓檔案事業(yè)得到新的發(fā)展機(jī)會(huì)。

2 數(shù)字化背景下利用檔案信息資源的特征

2.1 提供信息更加準(zhǔn)確和快速

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案信息資源正在大量累積，有些領(lǐng)域更是呈現(xiàn)出幾何式增長的態(tài)勢，正可謂是海量信息資源。在這種情況下，傳統(tǒng)的手工檢索已經(jīng)無法應(yīng)對，由于人的記憶力又非常有限，不但低效而且非常耗費(fèi)時(shí)間和體力，顯然不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要[3]?？萍嫉陌l(fā)展帶來數(shù)字化和信息化，電子工具讓檢索工作更加方便和快捷，且更加準(zhǔn)確無誤，還有超大量的儲存功能，使工作效率得以大幅度提升，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足。

2.2 讓檔案原件得以妥善保存

數(shù)字化出現(xiàn)以前，檔案絕大部分由紙質(zhì)承載，對于一些非常珍貴的紙質(zhì)檔案來講，多次翻閱和調(diào)用都是對原件的極大損耗，整個(gè)過程中難免會(huì)有磨損甚至是損壞現(xiàn)象，更甚者可能會(huì)遺失，進(jìn)而造成不可挽回的損失。數(shù)字化技術(shù)很好地解決這一問題，使紙質(zhì)檔案尤其是一些珍貴的檔案資料得到妥善的保管，只要以電子形式展現(xiàn)給使用者即可，同時(shí)也提升了檔案信息資源的利用率。

2.3 突破空間限制實(shí)現(xiàn)資源共享

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，各個(gè)檔案部門基本都獨(dú)立運(yùn)營，其中一些檔案屬于機(jī)密類資料，所以相互之間的溝通和交流非常少，因此帶來的重復(fù)保存和分散保管現(xiàn)象也在所難免，造成空間和人力以及財(cái)力的浪費(fèi)，更不可能實(shí)現(xiàn)資源共享。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，檔案目錄中心等一系列體系逐漸建成，從而打破檔案館之間的空間限制，增強(qiáng)彼此溝通和交流機(jī)會(huì)，為檔案信息資源的共享打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。使用者只需要通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就能隨時(shí)查找到自己想要的檔案信息資源，讓檔案從以往的封閉式環(huán)境中得以解脫，為公眾提供開放式的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享。

2.4 自動(dòng)化和更高效的整合分析

檔案管理工作的重點(diǎn)就是整合與分析，這兩項(xiàng)貫穿于檔案的收集、整理和保存以及利用環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要靠人力來完成整合與分析，非常耗費(fèi)時(shí)間和人力，還有較高的出錯(cuò)率，數(shù)字化讓這些問題都得以解決。檔案信息的整合與分析在各個(gè)軟件的幫助下可以快速實(shí)現(xiàn)，并且準(zhǔn)確率極高，自動(dòng)化的分析能力更是值得稱贊，還能自動(dòng)生成一些報(bào)表，從而讓檔案的整合分析工作更加有效和高效。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用途徑以及策略

3.1 確定服務(wù)方向并以用戶為中心

檔案管理部門屬于公共服務(wù)系統(tǒng)，其主要工作就是為公眾提供檔案信息資源，所以必須確定自身的服務(wù)方向并樹立正確的服務(wù)理念，即以用戶為中心。在確定自身的服務(wù)方向時(shí)應(yīng)該與黨和國家的工作重點(diǎn)保持一致，結(jié)合科學(xué)技術(shù)和自身的特點(diǎn)來公開檔案信息，為資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，也提升了檔案資源的利用率。此外還要樹立正確的服務(wù)理念，要以用戶為中心，傳統(tǒng)的服務(wù)理念已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展需要。由于過去的管理方式較為封閉，且不提供主動(dòng)服務(wù)，只等用戶上門即可，所以服務(wù)理念較為滯后。有些檔案館以往只為政府單位服務(wù)，與社會(huì)公眾處于隔絕的狀態(tài)，檔案資源的利用率非常低，更沒有體現(xiàn)出自身應(yīng)有的價(jià)值[4]。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們逐漸意識到檔案資源的重要性，對檔案資源的需求量更是與日俱增，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作必須要進(jìn)行全面改革才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，滿足社會(huì)公眾的需求。

3.2 更新服務(wù)方式并拓展檔案信息資源的利用途徑

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的支持下，檔案部門已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，比如利用建設(shè)網(wǎng)站為用戶提供檔案信息資源。這種在線服務(wù)方式為用戶帶來十分便捷的服務(wù)，用戶可以根據(jù)自己的需要隨時(shí)在線檢索和查閱，網(wǎng)站上可以設(shè)置明確的欄目分組，讓檢索和查閱以及閱覽都變得更加方便，同時(shí)檔案部門還及時(shí)更新資料和信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，從而為用戶提供更加及時(shí)和貼心的服務(wù)，也提升了檔案信息資源的利用率。

檔案部門不但要對過去的事件進(jìn)行記錄和保存，保持自身的權(quán)威性，還要對黨和國家目前的政策方針進(jìn)行宣傳，所以提供現(xiàn)行文件的共享服務(wù)也是檔案部門的工作重點(diǎn)之一。檔案管理部門需要一改往日的被動(dòng)服務(wù)理念，敢于面向社會(huì)和公眾，為文件和用戶搭建起暢通無阻的橋梁，同時(shí)充分利用多媒體和自媒體，盡可能地建設(shè)起電子文件閱覽室，讓現(xiàn)行文件的核心價(jià)值得以體現(xiàn)。

數(shù)字化和信息化讓人們的知識出現(xiàn)大幅度增長，各類信息一涌而出，并且還在不斷增多，信息量不但巨大而且內(nèi)容更為豐富和繁復(fù)。面對這種情況，靠單一的檔案部門很難將所有信息和資料全部收集起來，更談不上整合分析與利用，所以增強(qiáng)合作機(jī)制實(shí)現(xiàn)橫向聯(lián)合是未來的發(fā)展趨勢，只有這樣才能打破壁壘實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，讓檔案信息系統(tǒng)更加完善和完整，同時(shí)檔案的潛在價(jià)值也得到進(jìn)一步發(fā)揮。

檔案館作為公共服務(wù)體系也需要進(jìn)行合理宣傳，比如與科學(xué)文化類的公益性刊物進(jìn)行合作，也可以將檔案館列為重要的旅游景點(diǎn)進(jìn)行介紹，通過合作使檔案館進(jìn)一步走進(jìn)公眾的視野，宣傳得當(dāng)?shù)那闆r下會(huì)讓檔案館的用戶量大幅度增長。所以對本地區(qū)已有的且廣受讀者好評的刊物善加利用是可取的宣傳路徑，可以不斷提升檔案的利用率。

3.3 提升工作人員的綜合素養(yǎng)從而提升服務(wù)質(zhì)量

當(dāng)下的檔案管理工作需要提升服務(wù)質(zhì)量，而工作人員的綜合素養(yǎng)就是決定性因素。目前的檔案信息資源已經(jīng)初步完成數(shù)字化，且數(shù)量正在大幅度增加，同時(shí)公眾對檔案信息資源的需求量也在不斷上升，在這種大背景下，提升工作人員的綜合素養(yǎng)已經(jīng)迫在眉睫，只有這樣才能為公眾提供更加優(yōu)良和全面的服務(wù)。工作人員首先需要端正自己的態(tài)度，保持主動(dòng)積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的精神狀態(tài)來為公眾提供服務(wù)，還需要保持耐心，仔細(xì)傾聽用戶提出的要求，協(xié)助其盡快檢索和查閱到想要的檔案信息，對于用戶提出的問題也要耐心回答，并對相關(guān)意見做出及時(shí)反饋。還要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，工作人員要敢于創(chuàng)新，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新知識和新技能，并與自身的工作實(shí)現(xiàn)對接，這樣才能滿足數(shù)字化發(fā)展的需要。檔案工作說到底就是以服務(wù)為主，工作人員需要通過各種辦法來滿足用戶的需求，同時(shí)也就需要極高的責(zé)任感，堅(jiān)持以服務(wù)大眾為自己的工作準(zhǔn)則，并努力學(xué)習(xí)新知識，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。只有堅(jiān)持不懈的努力，才能為公眾提供更加全面和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為數(shù)字化檔案信息利用做出自身應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下時(shí)代背景中，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然之舉，也符號時(shí)代發(fā)展的需要，但檔案信息資源利用才是檔案管理工作的重點(diǎn)，需要與時(shí)代保持同步，結(jié)合自身特點(diǎn)和現(xiàn)代技術(shù)，提升數(shù)字化檔案信息的利用率，從而為公眾提供更加高效便捷的服務(wù)。提高檔案管理工作的效率要靠數(shù)字化來實(shí)現(xiàn)，而建設(shè)完善的數(shù)字化檔案室是目前的工作重點(diǎn)，盡管其建設(shè)和管理目前都存在一些困難和挑戰(zhàn)，只要通過樹立正確的服務(wù)理念，確定服務(wù)方向，增強(qiáng)合作機(jī)制，提升人員的綜合素養(yǎng)和服務(wù)質(zhì)量并不斷拓展利用途徑，就能有效提升檔案的利用率。