對創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理工作的幾點思考

何懿

中國航發(fā)南京輕型航空動力有限公司 江蘇南京 211100

檔案材料客觀真實地記錄了單位過去的發(fā)展歷程，是開展各項工作的重要標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理對于本單位的健康發(fā)展具有非常重要的意義。在今天這樣一個飛速發(fā)展的時代，各單位要確保自身的持續(xù)健康發(fā)展，應(yīng)當(dāng)真正意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，通過科學(xué)合理的方法促進(jìn)檔案利用效率的提升。

1 研究背景

在現(xiàn)今社會，由于互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，計算機等數(shù)字化事物的出現(xiàn)，造成檔案的產(chǎn)生方式有了非常大的變化。最為明顯以及基礎(chǔ)的是檔案載體的變化，由單純的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C模式，其制作過程如起草、發(fā)送、接收和歸檔檔案都在計算機上執(zhí)行，所以最終所呈現(xiàn)的也應(yīng)該是機讀文件形態(tài)，這種形式的轉(zhuǎn)變，使得檔案的生成、歸納和保存都變得更為便捷。在這種大前提下，對檔案工作者的要求也隨之提高，檔案工作者所需提升的不僅僅是計算機操作的能力和信息的處理能力，還應(yīng)該有能力有選擇地提供有價值的檔案信息。檔案工作者真正將檔案信息處理的具有規(guī)范性，真實性，信息檢索者對于所需信息的檢索才能更具便利性，服務(wù)才能更加完善[1]。

2 建立健全系統(tǒng)的檔案組織管理體系

推動檔案管理創(chuàng)新，最重要的是用科學(xué)的管理方式代替經(jīng)驗管理。檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者，要自覺地用科學(xué)的管理方法破除慣性思維和指揮隨意性，建立集計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制為一體的組織管理體系。

2.1 樹立目標(biāo)，增添工作動力

根據(jù)實際情況制定長期目標(biāo)和短期目標(biāo)、部門目標(biāo)和全局目標(biāo)，用各項目標(biāo)構(gòu)成計劃，并使各項檔案工作為目標(biāo)實現(xiàn)服務(wù)。檔案人員要積極的參與到目標(biāo)制定過程中，要既是制定者也是執(zhí)行者。每一名檔案人員要自覺為自己制定的目標(biāo)承擔(dān)責(zé)任，使人的個性和創(chuàng)造力從傳統(tǒng)管理模式的束縛中解脫出來，以提高檔案工作效率和社會效益。

2.2 建立標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作規(guī)范

一方面是工作過程標(biāo)準(zhǔn)化。要歸納整理檔案工作者多年積累的經(jīng)驗知識和傳統(tǒng)的技巧，并進(jìn)行分析比較，從中找出其具有共性和規(guī)律性的東西，將其概括為規(guī)律和守則，進(jìn)而將其標(biāo)準(zhǔn)化，形成科學(xué)的方法加以推廣。另一方面是工作結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)化。工作何時達(dá)到何種程度，如何考評以及考評的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果的運用，都要做到心中有數(shù)，建立起普遍認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 落實責(zé)任，提高工作效率

檔案部門要明確責(zé)任范圍，確定工作人員的業(yè)務(wù)范圍，既各司其職、各負(fù)其責(zé)，又互相支持、密切配合。讓每一個檔案管理人員都承擔(dān)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任，做到工作定職、定責(zé)、定權(quán)、定考核標(biāo)準(zhǔn)，并用工作實績?nèi)ズ饬棵總€人的工作能力，獎罰分明，從而最大限度地提高工作效率[2]。

3 科學(xué)制定檔案規(guī)范化管理的發(fā)展規(guī)劃

隨著信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案規(guī)范化管理必須隨之協(xié)調(diào)發(fā)展，在實際工作中由于財力有限，往往把有限的資金用于其他“重點”部門的辦公自動化與現(xiàn)代化，檔案的發(fā)展與現(xiàn)代化的要求嚴(yán)重失衡。要改變這種被動局面就必須做到“三個堅持”。

3.1 堅持檔案工作

必要投入沒有現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程、實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理只能是紙上談兵。必須認(rèn)識到檔案工作的發(fā)展要與社會發(fā)展同步，要與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)，配置檔案管理信息化所必要的基礎(chǔ)實施是實現(xiàn)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件。

3.2 堅持推行文檔一體化建設(shè)

要樹立現(xiàn)行文件系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)同步進(jìn)行的建設(shè)理念，實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。同時將紙質(zhì)檔案的流程作業(yè)程序，按照簡化、科學(xué)、合理的原則，設(shè)計電子檔案流程作業(yè)。

3.3 堅持實施檔案網(wǎng)絡(luò)化工程檔案

僅僅保存在檔案館（室），是起不到它應(yīng)有的作用的。如何用檔案來服務(wù)社會才是檔案工作的本質(zhì)。要堅持在檔案應(yīng)用上下功夫，建立電子檔案，開發(fā)檔案網(wǎng)站，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，用強大的信息資源為社會提供更加方便快捷的服務(wù)。

4 培養(yǎng)造就高素質(zhì)的檔案人才隊伍

4.1 關(guān)注檔案工作者的需求

長期以來，重事輕人是檔案管理中的一大弊病，檔案干部在工作中缺乏激情，在一定程度上制約了其主觀能動性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案管理必須要轉(zhuǎn)變觀念，從注重人需求的角度尊重人、理解人、關(guān)心人、愛護(hù)人、幫助人，不僅要滿足人的生理、安全、情感的需求，更要滿足人受尊重、自我實現(xiàn)更高層次的需求。

4.2 挖掘檔案工作者的潛能

根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，建立干部人才教育培訓(xùn)計劃。堅持以公平、公正的原則，以工作實績?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)，建立評價考核機制，調(diào)動檔案干部自我加壓、自我開發(fā)。引入競爭機制，通過能進(jìn)能出、能上能下，雙向選擇、競爭擇優(yōu)的選人用人機制，增強檔案干部的危機意識、責(zé)任意識、競爭意識，煥發(fā)工作熱情

5 檔案規(guī)范化管理的意義

開展檔案管理工作，必須遵循國家檔案集中統(tǒng)一管理的原則，維護(hù)檔案的完整性與安全性。易用性是所有檔案管理活動的最終目標(biāo)，也是檢驗檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案記錄了真實的歷史，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實性也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。經(jīng)驗都是在實踐中積累出來的。檔案規(guī)范化管理的工作看似簡單，卻很繁瑣，所以管理檔案的時候就要用百分之百的耐心和細(xì)心，只有這樣才能做好檔案的規(guī)范化管理。在歷史發(fā)展的進(jìn)程中，也可以看出，只有堅持與時俱進(jìn)的思想路線，不斷實踐科學(xué)發(fā)展觀，遵循檔案工作規(guī)律，運用科學(xué)思維，采用現(xiàn)代手段，我國的檔案管理工作才能夠得到充分的發(fā)展，才能為社會主義事業(yè)的建設(shè)提供支持和依據(jù)[3]。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案管理屬于單位內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，單位管理者和檔案管理工作人員必須要真正結(jié)合本單位的發(fā)展實際，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，堅持與時俱進(jìn)，構(gòu)建更加規(guī)范化的檔案管理機制，同時針對過去檔案管理活動中的突出問題，尋求有針對性的處理對策，不斷促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化程度的提升，為單位未來的持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展帶來堅實保障。