企業(yè)采購檔案管理工作中存在的問題及對策

王選群

（國電四川發(fā)電有限公司南椏河水電分公司，四川 雅安 625400）

采購檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的重要一環(huán)，這個環(huán)節(jié)的工作記錄了許多有關采購的信息，并將采購工作相關信息進行了整合，對企業(yè)未來的發(fā)展、決策有著重要的借鑒意義。但目前，我國許多企業(yè)對采購檔案管理沒有足夠的認識，采購檔案管理制度流于形式，管理實務缺少一個可靠的參考規(guī)程，導致采購檔案資料無法發(fā)揮真正的價值，造成了一定的隱性損失。面對激烈的市場競爭，現(xiàn)代企業(yè)必須將規(guī)范采購檔案管理工作視為提升自身管理水平的重要抓手之一。因此，探討企業(yè)采購檔案管理工作中存在的問題及對策，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)采購檔案管理現(xiàn)存問題

目前，我國現(xiàn)行的法律、規(guī)范，多針對政府采購，而針對企業(yè)采購的卻少之又少。許多企業(yè)雖然制定了采購檔案管理制度，但是因缺少規(guī)范、法律方面的依據(jù)，所以制度存在諸多漏洞，同時制度的落實又受人員等因素的影響，采購檔案管理工作因此流于形式，企業(yè)在檔案管理方面的投入也無法發(fā)揮實際價值。下面就現(xiàn)代企業(yè)采購檔案管理存在的問題進行論述。

（一）人員問題

長久以來，“檔案管理”在許多企業(yè)都沒有受到應有的重視，尤其是中小型企業(yè)，管理模式粗放，許多管理人員認為“檔案管理”就是文件整理工作，這就導致企業(yè)內部缺少專業(yè)的、專職的檔案管理人員[1]。一方面，因企業(yè)管理人員、領導觀念上的問題，導致企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在崗人員素質無法應對采購檔案管理需求；另一方面，企業(yè)在采購檔案管理方面的投入也不足，檔案管理崗位缺少培訓教育機制，人員素質不能得到有效提高，檔案管理人員在實際工作中往往力不從心，工作效率、工作質量不盡人意。另外，部分企業(yè)為節(jié)省管理成本，讓行政崗位或者其余文職兼職采購檔案管理崗位，檔案管理沒有專門的辦公室，整體工作呈現(xiàn)出極強的粗放性、隨意性，在企業(yè)想要調用采購檔案時，常常出現(xiàn)檔案混亂、檔案丟失等問題[2]。如，某企業(yè)2015-2017年的采購檔案，采購檔案共計54卷，其中有21卷存在簽字、蓋章不完整，裝訂不規(guī)范等問題，而該企業(yè)的采購檔案管理人員由其他工作人員兼任，該工作人員在離職后，因制度上的問題，沒有進行有效的工作交接，企業(yè)在查閱檔案時，發(fā)現(xiàn)采購檔案混亂，但也無法找到相關責任人。

（二）管理混亂

目前，許多企業(yè)都開始效仿政府采購物資的模式，實行了集中采購。而集中采購中往往涉及到大量的物資，物資的種類繁多、專業(yè)性強。這些企業(yè)雖然實行了集中采購模式，但是卻未規(guī)范檔案管理工作，管理工作比較混亂。在集中采購結束后，采購文件不完整、不系統(tǒng)、不準確等問題較為嚴重，企業(yè)無法從采購檔案中了解采購全過程，一旦物資出現(xiàn)問題，企業(yè)也無法通過檔案判斷問題成因[3]。另外，多數(shù)企業(yè)的采購檔案管理工作都較為分散，許多檔案文件審批沒有考慮到檔案歸檔問題，采購檔案管理制度無法落到實處。

二、加強企業(yè)采購檔案管理的對策

（一）加強頂層建設

頂層建設是提高采購檔案管理水平的基礎，領導、管理人員對采購檔案管理工作的重視程度，直接決定了企業(yè)采購檔案管理工作的實際工作水平[4]。首先，企業(yè)領導、管理人員必須要認識到企業(yè)采購檔案管理的重要性，認識到采購檔案管理是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要工作；其次，企業(yè)需加大在采購檔案管理工作方面的投入，加強人力資源建設；最后，領導人員在決策中，要將采購檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展決策結合起來，并根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況，規(guī)范采購檔案管理工作建設方法。

（二）完善管理制度

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，采購工作也逐步趨于規(guī)范化、標準化。上文提到，目前許多現(xiàn)代企業(yè)都在效仿政府部門物資采購模式。筆者認為，針對目前國家法律、規(guī)范不夠健全的問題，企業(yè)采購檔案管理的制度建設，可充分參考政府采購相關法律條款，并以此為基礎逐步完善相關規(guī)章制度，就可有效提高采購檔案管理工作的規(guī)范性。在《中華人民共和國政府采購法》中規(guī)定“采購人、采購機構，應該妥善保管政府采購文件，不得存在偽造、銷毀等行為，采購文件保存期限從采購結束起，至少保存十五年。采購文件主要包括：采購活動記錄、采購預算文件、合同文本、驗收證明等。”在《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中又強調“物資采購審批手續(xù)、招投標文件、招投標合同、采購協(xié)議、來往文件、審批文件等，列入企業(yè)文件檔案管理范圍”。在《國有金融行業(yè)集中采購管理規(guī)定》中，也有著采購檔案管理的相關要求[5]。這些條款就可作為企業(yè)制定采購檔案管理規(guī)章制度的基礎，企業(yè)要將這些條款作為依據(jù)，設置專職的采購檔案管理崗位，并根據(jù)實際情況，逐步規(guī)范該崗位的權利、責任，完善采購檔案管理規(guī)程。

結束語：

綜上所述，企業(yè)采購檔案管理工作對于現(xiàn)代企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的促進作用，企業(yè)管理人員、領導需加強對采購檔案管理工作的認識，通過完善管理制度、加強人力資源建設、規(guī)范工作方法等對策，切實的提升企業(yè)采購檔案管理水平。不過，企業(yè)領導、管理人員必須要認識到，檔案管理工作水平的提升絕不是一個一蹴而就的過程，需要在實踐中不斷完善，才可切實的提高工作質量、工作效率。