基于信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

信息時(shí)代背景下的檔案管理工作，需要面臨更為復(fù)雜的管理內(nèi)容，這就對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求，既要保障檔案管理的效率，又要確保管理質(zhì)量，為相關(guān)部門提供良好的檔案服務(wù)，發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。為達(dá)成上述管理目的，就必須加大對(duì)信息技術(shù)和相關(guān)技術(shù)的引用力度，借助先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理成效已經(jīng)成為當(dāng)前提升檔案服務(wù)水平的重要手段。積極引進(jìn)先進(jìn)管理理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作，是保障檔案管理工作長期穩(wěn)定發(fā)展的重要舉措。

一、檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)分析

（一）資料獲取方便，且效率較高

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門發(fā)展信息的實(shí)時(shí)共享，檔案管理人員只需借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的全面獲取，同時(shí)借助信息處理技術(shù)，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行歸類與整合，從根本上提升了檔案管理的效率。此外，通過檔案管理信息系統(tǒng)的有效構(gòu)建，還可為相關(guān)部門提供檔案檢索的功能，使其在線上就可以查閱相關(guān)的資料文件，這也有助于檔案服務(wù)水平的提升。此種管理模式有效打破了原有的管理習(xí)慣，相關(guān)管理人員可以充分借助先進(jìn)技術(shù)來完成管理工作，管理人員的工作壓力也得到了有效的緩解。

（二）有助于增強(qiáng)檔案管理的成效

檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)變，就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程，在此過程中，應(yīng)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新梳理與歸類，在不破壞檔案信息的完整性的基礎(chǔ)上，將其轉(zhuǎn)變成電子檔案，輸入檔案管理系統(tǒng)。此種管理方式的轉(zhuǎn)變，不僅可以節(jié)約一定的空間，還可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的永久保存。信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，使得檔案管理的功能性得到逐步完善，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的大批量處理，較于以往的檔案處理工作來說，表現(xiàn)出更好的管理效率。信息技術(shù)的應(yīng)用也可有效避免原有人工操作時(shí)存在的失誤現(xiàn)象所引發(fā)的管理問題。可見，提升檔案管理的信息化進(jìn)程具有極為重要的意義。

二、傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端

首先，運(yùn)輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質(zhì)，這導(dǎo)致檔案在運(yùn)輸過程中，如果產(chǎn)生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴(yán)重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)運(yùn)輸提出了較高的要求；

其次，保存困難。針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作來講，對(duì)信息資源的保持常應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過程中，需要對(duì)影響、照片、絲織品等方式進(jìn)行利用，這些材質(zhì)對(duì)存放環(huán)境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點(diǎn)，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息資源的缺失。與此同時(shí)，在應(yīng)用這種方式進(jìn)行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對(duì)其進(jìn)行護(hù)理，而護(hù)理的過程也是非常復(fù)雜的，需要耗費(fèi)大量的人力和物力；

最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對(duì)較多的信息資源，工作人員對(duì)其進(jìn)行整理以及編輯的過程中，雖然耗費(fèi)了大量的時(shí)間，然而也不可能將其完全進(jìn)行分類，因此使用者在對(duì)其進(jìn)行利用的過程中，通常也需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找。同時(shí)，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進(jìn)行利用等，這一過程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間，同時(shí)檔案資源的利用率嚴(yán)重降低。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）管理模式創(chuàng)新

信息時(shí)代背景下的檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的最新要求，創(chuàng)新檔案管理模式，使其能夠真正發(fā)揮檔案服務(wù)的價(jià)值作用。對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的過程就是對(duì)原有分散模式的檔案管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新梳理與重組的過程，在此過程中，引入先進(jìn)的管理理念與管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理服務(wù)功能的全面提升。要求檔案管理工作應(yīng)能滿足不同部門的檔案服務(wù)需求，有針對(duì)性的制定檔案管理計(jì)劃，形成相對(duì)完善的檔案管理流程，對(duì)各個(gè)管理工作的落實(shí)進(jìn)行有效約束。將原有的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換為特定格式的電子檔案，經(jīng)過系統(tǒng)處理后，歸檔管理。為了確保管理系統(tǒng)的安全性，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)與升級(jí)，避免網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)檔案安全造成影響。

（二）創(chuàng)建信息共享機(jī)制

從傳統(tǒng)的檔案管理工作來看，進(jìn)行資料收集時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力，且受到檔案管理人員自身素質(zhì)的影響，檔案信息的準(zhǔn)確性和全面性很難保障，這就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的服務(wù)功能。而信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以全面實(shí)現(xiàn)信息共享，即通過檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)部門之間建立有效的聯(lián)系，相關(guān)管理人員僅需要通過管理系統(tǒng)就可實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資料信息的有效收集，借助數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與分類后，做好歸檔處理。為了提升檔案管理的效率，還可以在平臺(tái)內(nèi)部設(shè)置條件篩選與檢索功能，相關(guān)部門可以自行操作提取檔案信息，可見信息技術(shù)支持下的檔案管理工作更加便捷，且檔案服務(wù)水平也可得到有效提升。

（三）培養(yǎng)創(chuàng)新型管理人才

在信息時(shí)代，檔案管理人員不僅需要掌握基本的檔案管理知識(shí)與技能，同時(shí)還需要具備較高的信息素養(yǎng)與創(chuàng)新精神，從而可以不斷為檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新提供必要的幫助。管理人員在通過互聯(lián)網(wǎng)等積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面最新的技術(shù)理念、方法手段的同時(shí)，還需要積極同他人就檔案管理中存在的問題等進(jìn)行討論，通過集思廣益的方式為創(chuàng)新檔案管理工作、提升檔案管理水平提出有效建議。而管理人員在相互討論的過程中也能夠彼此相互吸收和借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)、管理措施等，為進(jìn)一步優(yōu)化自身管理工作提供便利。

結(jié)語：現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，迎來了信息化發(fā)展時(shí)代，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用也推動(dòng)了檔案管理工作的信息化發(fā)展。這主要是由于信息技術(shù)的應(yīng)用在推進(jìn)行業(yè)發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)各類工作提出了更高的要求。原有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案服務(wù)需求，要求相關(guān)人員應(yīng)積極了解新技術(shù)的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，創(chuàng)新檔案管理模式，形成全新的發(fā)展路徑，為檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。